VI. CÔNG CỤ PHÁT TRIỂN
6.4.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2003
a. Access là một hệ quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ thực sự
Access cung cấp hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu thực sự, hoàn thiện với những định nghĩa khóa chính, khóa ngoại lai, các loại luật quan hệ, các mức kiểm tra sự toàn vẹn của dữ liệu cũng như định dạng và những định nghĩa mặc định cho mỗi trường trong một bảng.
Access cung cấp tất cả các dữ liệu cần thiết cho trường, bao gồm kiểu văn bản, kiểu số, kiểu tiền tệ, kiểu ngày/giờ, kiểu ký ức, kiểu có/không và các đối tượng OLE. Access cũng hỗ trợ cho các giá trị rộng khi các giá trị này bị bỏ quan.
Việc xử lý quan hệ trong Access đáp ứng được những đòi hỏi với kiến trúc mềm dẻo của nó. Nó có thể sử dụng như một hệ quản lý cơ sở dữ liệu độc lập, hoặc theo mô hình Clien/Server. Thông qua Open Database Connectivity (ODBS) ta có thể kết nối với nhiều dạng dữ liệu bên ngoài, thậm chí với cả những cơ sở dữ liệu trên máy tính lớn.
Với Access, ta có thể phân quyền cho người sử dụng và cho các nhóm trong việc xem và thay đổi rất nhiều các kiểu đối tượng dữ liệu.
b. Sử dụng các WIZARD
Với WIZARD thì các công việc tốn hàng giờ đồng hồ có thể giảm xuống chỉ còn ít phút. WIZARD hỏi một vài câu hỏi, sau đó sẽ tự động xây dựng các đối tượng. Dùng WIZARD, ta có thể thiết kế rất nhiều các loại biểu mẫu, báo cáo, đồ họa, các kiểm tra và các thuộc tính.
c. Xuất nhập và kết nối các tập tin ngoài
Access cho phép chúng ta xuất - nhập nhiều dạng thường gặp, bao gồm: Dbase, Paradox, Lotus 1-2-3, Excel, SQL server, Oracle, và nhiều dạng ASCII khác. Trong khi việc nhập là tạo ra một bảng trong Access thì việc xuất một bảng trong Access sẽ tạo ra một tập tin dạng như chúng ta đã xuất ra.
d. Các biểu mẫu và các báo cáo được thiết kế
Khi thiết kế các Form và các báo cáo như thế nào thì lúc hiện ra sẽ hoàn toàn như vậy. Chúng ta có thể nhìn các biểu mẫu và báo cáo theo chế độ xem trước, có thể nhìn các báo cáo với các dữ liệu ví dụ mà không mất thời gian chờ đợi dữ liệu của một tập tin lớn khi ta ở chế độ thiết kế. Đặc biệt là bộ tạo báo cáo rất mạnh, có thể tạo ra được một loạt các dạng báo cáo rất chính xác và mang tính thẩm mỹ cao.
e. Các truy vấn liên quan đến nhiều bảng
Đây là một trong những điểm mạnh của Access. Với một cửa sổ đồ họa có thể dễ dàng tạo ra liên kết các bảng với nhau, cho dù đó là bảng của Access hay của một hệ cơ sở dữ liệu nào khác. Ngoài ra có thể chọn những trường hợp cụ thể
của bảng, định nghĩa một thứ tự sắp xếp, tạo các biểu thức tính toán, đưa ra các điều kiện để chọn các bảng ghi phù hợp. Kết quả của tra vấn có thể được xem thông qua Datasheet, Form hay báo cáo.
Hơn nữa, các tra vấn có thể tạo được các bảng mới từ dữ liệu nhận được, có thể tính tổng, có thể cập nhật dữ liệu trong bảng, xóa các bảng ghi, chèn thêm dữ liệu từ bảng này sang bảng khác.
f. Khả năng DDE và OLE
Với khả năng DDE và OLE, có thể chèn một đối tượng vào Form và báo cáo của Access. Những đối tượng này có thể là âm thanh, hình ảnh đồ hoạ, thậm chí cả Video. Có thể nhúng các đối tượng của OLE như ảnh Bitmap, các văn bản được tạo ra từ Word hay Word Perfeet, hoặc nối với một số ô trong Excel hay trong Lotus 1-2-3. Bằng việc nối các ứng dụng này vào các bản ghi của Access có thể tạo ra được một cơ sở dữ liệu và chia sẻ thông tin với giữa các ứng dụng của Windows.
g. Macro
Đối với những người không phải là lập trình viên hay đơn giản là không muốn lập trình, Access cung cấp một công cụ mạnh đó là Macro (lập trình mà không phải là lập trình). Với Macro rất nhiều nhiệm vụ thường gặp có thể thực hiện được mà không cần sự can thiệp của con người. Gần 60 Macro sẽ giúp xử lý dữ liệu Menu và hộp thoại, mở Form và các báo, thực hiện tự động các công việc mà người sử dụng nghĩ ra. Macro có thể thực hiện được 90% việc xử lý.