2.2.1. Kế toán chi phí nguyên vật liệu chính
Công ty may Thăng long ngoài sản xuất gia công cho các hãng còn sản xuất một số hàng nội địa để phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng của xã hội. Tuy nhiên phần sản xuất nội địa chiếm tỷ lệ rất nhỏ trong toàn bộ hoạt động sản xuất một năm của công ty. Sản xuất hàng nội địa chủ yếu để tận dụng năng lực sản xuất (nguyên vật liệu tiết kiệm đợc từ hàng gia công). Chính vì công ty chuyên gia công hàng may xuất khẩu nên chủ yếu là sản xuất theo đơn đặt hàng. Mỗi đơn đặt hàng ký kết đều đợc công ty thống nhất với khách hàng trên nguyên tắc về tiêu chuẩn kỹ thuật, định mức. Trên cơ sở đó phòng kỹ thuật xây dựng hệ thống định mức cho từng công đoạn, chi tiết sản phẩm cho nguyên phụ liệu.
Nguyên vật liệu chính mà công ty sử dụng để sản xuất sản phẩm chủ yếu là các loại vải. Công ty nhập nguyên vật liệu theo hai hình thức: nguyên vật liệu do khách hàng cung cấp hoặc do công ty tự mua. Nếu bên đặt hàng cung cấp nguyên vật liệu thì toàn bộ nguyên vật liệu và bao bì (nếu có) đợc cung cấp tại cảng Hải Phòng theo điều kiện CIF. Chi phí nguyên vật liệu chính đợc tíng là
Kế toán trưởng Kế toán công nợ Kế toán tiền lư ơng Kế toán TSCĐ và công cụ Kế toán NVL Kế toán thanh toán Kế toán tiêu thụ Kế toán chi phí và Z Thủ quỹ
chi phí vận chuyển từ nơi cung cấp về công ty. Ngoài nguyên vật liệu đã tính theo định mức, bên đặt hàng có trách nhiệm chuyển cho công ty 3%- 5% số nguyên vật liệu để bù đắp số hao hụt trong quá trình sản xuất.
Nếu công ty tự mua thì chi phí nguyên vật liệu chính đợc tính là giá mua vào không có VAT.
Việc quản lý nguyên vật liệu đợc chia làm 2 khâu với 2 mảng kế toán t- ơng ứng. Khâu 1: Nguyên vật liệu về nhập kho công ty, căn cứ vào hoá đơn mua hàng, kế toán sẽ theo dõi nguyên vật liệu trên 2 mặt số lợng và giá trị. Khâu 2: nhập nguyên vật liệu ở kho công ty vào kho xí nghiệp, sau đó đa vào chế biến (bán thành phẩm) để tạo ra thành phẩm và nhập kho công ty, kế toán chỉ theo dõi về mặt số lợng.
- Về mặt hiện vật: dựa vào định mức tiêu hao nguyên vật liệu trực tiếp đã quy định, theo dõi tình hình tiêu hao thực tế, tính toán ghi sổ bớc đầu bằng “Phiếu theo dõi bàn cắt” và thực hiện công tác kế toán tập hợp chi phí cho từng phân xởng, mã hàng.
- Về mặt giá trị: Căn cứ vào lợng tiêu hao thực tế, khớp giá mua hoặc chi phí vận chuyển phân bổ cho nguyên vật liệu chính.
Giá trị nguyên vật liệu chính nếu do bên đặt hàng cung cấp đợc tính:
Tổng chi phí vận chuyển Tổng số mét vải
Giá trị nguyên vật liệu chính do công ty mua đợc tính là giá xuất kho theo phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ.
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức công ty giao cho các xí nghiệp, theo lệnh sản xuất thủ kho viết phiếu xuất kho theo từng loại vải của mỗi mã hàng.
Biểu số 2:
Công ty may Thăng Long
Số 250 Minh Khai Mẫu số: 02-VT
phiếu xuất kho
Ngày 1- 30 tháng 3/2001 Họ tên ngời nhận hàng: Chị Hoa- Địa chỉ: Phòng Kinh Tế Lý do xuất kho: Sản xuất
Xuất tại kho: Vật liệu
STT Tên, nhãn hiệu Mã Đơn Số lợng Đơn Thành
quy cách vật t số vị
tính Y/C Thực xuất giá tiền Hàng TEWINNINCT Vải ngoài m 9,5 Vải lót - 17,6 Vải nữ - 7 Len dạ c 11 Hàng công ty mua Vải bò xanh 6,5 m 30 Phụ trách bộ phận sử dụng (Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)Ngời nhận (Ký, họ tên)Thủ kho Dựa vào phiếu xuất kho và lợng vải chế biến nhân viên hạch toán xí nghiệp lập “Phiếu theo dõi bàn cắt”. Đây là phiếu theo dõi lợng vải chế biến cho từng mã hàng trên từng bàn cắt, có sự so sánh với định mức tiêu hao quy định trên mẫu thiết kế từ đó tính ra lợng vải thực tế còn có khả năng đa vào chế biến sau quá trình cắt. Phiếu này đợc hạch toán hàng ngày và từng bàn cắt.
Đặc trng của doanh nghiệp may mặc là dù số vải còn cha chế biến sau cắt còn nhiều và có giá trị khá lớn nhng chỉ là vải vụn, mảnh nhỏ không sử dụng đ- ợc nữa (Biểu số 3)
Trên phiếu theo dõi bàn cắt ta thấy ngày 13/3/2001 xí nghiệp I nhận 760,21 mét vải, trải đợc 88 lá, mỗi là dài 8,43 m. Số nguyên liệu chính thực tế là:
88 x 8,43 = 741, 84
Số nguyên liệu chính còn lại là:
760,21 - (741,84 + 1,76) = 16,61
Đây chỉ là số liệu tính toán, số vải nhập lại kho của xí nghiệp chỉ là 14,73. số còn lại là 16,61- 14,73 = 1,88 m là những mảnh vải nhỏ không sử dụng đợc nữa, phần này đợc gọi là thiếu do hạch toán bàn cắt.
Cuối tháng nhân viên hạch toán tổng hợp lập “Báo cáo nguyên liệu”. Báo cáo này theo dõi tình hình sử dụng nguyên liệu của toàn xí nghiệp. Bao gồm các yếu tố sau: mã hàng xí nghiệp nhận chế biến, nguyên liệu theo từng mã hàng, tồn đầu kỳ nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ. Cụ thể phần nhập bao gồm nhập từ kho nguyên liệu của công ty và nhập khác (nhập từ kho xí nghiệp số vải còn lại sau hạch toán bàn cắt có thể dùng để may chi tiết sản phẩm). Phần xuất bao gồm xuất chế biến xuất về kho nguyên liệu (nguyên liệu thiếu cha lập biên bản), xuất khác (thiếu do hạch toán bàn cắt) và đổi bán thành phẩm.
Nếu phần nguyên liệu dùng để chế biến cho mã khác hoặc khi nhập nguyên liệu cha đợc viết phiếu nhập thì loại nguyên liệu của những mã hàng đó đợc ghi ( - ) âm (Biểu số 4).
Căn cứ vào phiếu theo dõi bàn cắt cả tháng nhân viên hạch toán tổng hợp lập “Báo cáo chế biến” (Biểu số 5). Báo cáo này thể hiện số lợng bán thành phẩm cắt, lợng nguyên liệu dùng để chế biến cho từng mã hàng. Ví dụ mã 9J806746 sử dụng 2 loại vật liệu chính là vải ngoài và xốp, chế biến đợc 748 bán thành phẩm trong đó chi tiết lợng nguyên liệu. Ngoài rabáo cáo này cũng thể hiện định mức thực tế xí nghiệp so với định mức tiêu hao nguyên vật liệu công ty giao cho xí nghiệp; tỷ lệ phần trăm hao hụt của nguyên vật liệu theo từng mã hàng.
Cuối tháng dựa vào phiếu theo dõi bàn cắt trong tháng, dựa vào số lợng bán thành phẩm cắt và số sản phẩm hoàn thành nhập kho trong phiếu nhập kho, tổng hợp thành “Báo cáo hàng hoá” (Biểu số 6).
Báo cáo này thể hiện số lợng thành phẩm tồn đầu kỳ, số lợng sản phẩm nhận chế biến trong tháng bao gồm nhận chế biến và nhận khác; số lợng thành phẩm xuất gồm ba loại , B, C và xuất khác; số lợng thành phẩm tồn cuối kỳ.
Sau khi tổng hợp báo cáo trên, nhân viên hạch toán xí nghiệp gửi lên phòng kế toán công ty. Trên cơ sở đó, kế toán lập thành 3 loại báo cáo tổng hợp.
Các báo cáo của xí nghiệp mới chỉ phản ánh về mặt lợng, kế toán công ty phải dựa vào giá trị nguyên vật liệu thực tế xuất kho hoặc chi phí vận chuyển để phân bổ tính toán và hoàn chỉnh số liệu về mặt giá trị.
“Báo cáo tổng hợp chế biến” tổng hợp số liệu toàn công ty căn cứ vào báo cáo chế biến của các xí nghiệp. Báo cáo này đợc lập theo quý, thể hiện số l- ợng bán thành phẩm chế biến theo cả quý trong từng mã hàng. Số lợng nguyên vật liệu chính tiêu hao thực tế cho số bán thành phẩm đó. Chi phí nguyên vật liệu chính tính bằng tiền và chi phí bình quân đơn vị sản phẩm. (Biểu số 7).
Trên cơ sở báo cáo hàng hoá hàng tháng của xí nghiệp kế toán xây dựng “Báo cáo tổng hợp hàng hoá” (Biểu số 8) phản ánh số bán thành phẩm chế biến và thành phẩm nhập kho theo từng mã hàng và từng xí nghiệp, tổng hợp thành số liệu toàn công ty.
“Báo cáo nguyên liệu của công ty” dựa trên số nguyên liệu tiêu hao thực tế. Số bán thành phẩm chế biến đợc và số thành phẩm nhập kho (dựa trên báo cáo hàng hoá) đồng thời điều chỉnh với sổ chi tiết vật liệu (Biểu số 9).