III THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY
3. Công tác tổ chức thực hiện quản lý dự án
* Nhiệm vụ các phòng ban trong công tác quản lý dự án
Như đã nói ở trên mặc dù các phòng ban trong công ty được phân công chức năng và nhiệm vụ rõ ràng nhưng có mỗi liên hệ chặt chẽ với nhau nhằm hoàn thành nhiệm vụ chung. Trong công tác quản lý dự án đầu tư thì nhiệm vụ các phòng ban như sau:
+ Phòng kế toán:
Thực hiện chế độ tiền lương, tiền thưởng, phạt, BHXH, BHYT, CPCĐ cho toàn nhân nhân viên công ty. Kiểm tra các khoản thu, chi phục vụ cho công tác quản lý dự án, các thành viên trong phòng kế toán luôn sẵn sàng giúp đỡ ban quản lý dự án ở một số công việc quản lý dự án.
+ Phòng hành chính tổng hợp:
Tổ chức những buổi gặp của các thành viên tham gia quản lý dự án ở các nơi, sắp xếp công việc một cách hợp lý nhất.
* Tổ chức phân công công việc
Hiện nay, ban quản lý dự án có 10 người, 1 trưởng ban quản lý, 1 phó trưởng ban quản lý, 8 nhân viên trong ban dự án được đưa vào quản lý. Ban quản lý dự án của công ty trực tiếp quản lý kế hoạch hoạt động đầu tư của công ty mình, ngay từ khi tiếp nhận dự án họ bắt tay vào công việc chuẩn bị đầu tư cho tới khi thực hiện dự án đầu tư và vận hành kết quả đầu tư.
- Trưởng ban quản lý dự án tiến hành xem xét đánh giá kế hoạch chuẩn bị, bố trí thời gian, công việc cho nhân viên để thực hiện công tác nghiên cứu dự án, nghiên cứu thị trường, nghiên cứu về những số liệu cần thiết liên quan tới dự án.
- Tiếp đến trưởng ban quản lý dự án giao cho trưởng nhóm viết dự án chuẩn bị báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, trưởng nhóm sẽ xem xét phân công từng công việc cụ thể của dự án cho từng thành viên dựa trên các số liệu thu thập được, còn trưởng ban quản lý cùng phó ban trong giai đoạn này thực hiện liên hệ một số công việc khác với các cơ quan liên quan đến dự án. Sau khi công tác chuẩn bị đầu tư đã hoàn tất thông qua báo cáo nghiên cứu khả thi, thì ban quản lý dự án bắt đầu tiến hành công việc quản lý của mình
- Các cán bộ thuộc đối tượng hưởng lợi ích của công ty được phân công công việc rõ ràng trong quá trình thực hiện đầu tư, ở các địa phương có hoạt động của dự án.