1. Những thành tựu
1.1.Về quy trình quản lý dự án:
Theo như sơ đồ về thứ tự quản lý dự án tại công ty, và qua thực tế trong quá trình quản lý dự án “trồng rừng kinh tế bằng cấy Jatropha lấy hạt ép dầu Diesel” và một số dự án mà công ty đã thực hiện, công ty đã thể hiện được mình là những nhà quản lý có khả năng để đưa dự án tới cái đích thành công với hiệu quả cao nhất, đặc biệt là ban quản lý dự án của công ty đã làm việc hết sức cố gắng và luôn đưa ra những phương pháp quản lý hợp lý nhất, khoa học nhất, trong quá trình quản lý dự án đầu tư ban quản lý dự án cũng đã phát huy được khả năng sáng tạo, thể hiện rất rõ trong mối quan hệ với bà con trong vùng dự án, vấn đề về thời gian, chi phí, chất lượng dự án cũng được quản lý hết sức chặt chẽ thông qua các kế hoạch, chiến lược thực hiện cụ thể. Trong công tác quản lý dự án thì việc quản lý theo từng lĩnh vực, theo chức năng của các phòng, ban và từng thành viên trong công ty. Công việc quản lý được thực hiện ngay từ khi tiếp nhận dự án cho tới khi vận hành kết quả đầu tư.
1.2. Về tổ chức thực hiện
Trong công tác tổ chức thực hiện quản lý dự án tại công ty đã được cải tổ một cách đáng kể. Mỗi liên hệ giữa các phòng ban trở nên mật thiết hơn. Phòng kế toán đã chủ động hơn trong việc thực hiện thu, chi, tạm ứng với ban dự án cho những công việc liên quan đến công việc của ban quản lý dự án. Việc thanh toán tiền lương cũng được phòng kế toán thanh toán đầy đủ cho nhân viên, tạo điều kiện tốt nhất cho các thành viên hoàn thành công việc của mình. Phòng hành chính tổng hợp thực hiện việc phân công bố trí nhân lực cho dự án khi cần, cùng với việc tiếp đón các cán bộ viên thuộc đối tượng
hưởng lợi từ công ty có hợp đồng lao động tại công ty, từ các vùng dự án về báo cáo, đã được phòng hành chính tổng hợp bố trí sắp xếp lịch một cách chu đáo chuyên nghiệp hơn, các công việc được phân rõ ràng, không còn tình trạng chồng chéo giữa các phòng ban, tạo điều kiện cho ban dự án tập trung vào công viêc chuyên môn giúp đạt được chất lượng cao hơn và quản lý được hiệu quả hơn.
Việc tổ chức thực hiện trong ban dự án do trưởng ban đứng ra chịu trách nhiệm quản lý và chịu trách nhiệm trước ban giám đốc công ty. Nhờ có sự phân công công việc rõ ràng nên trưởng ban dự án không tốn quá nhiều thời gian vào việc tổ chức cho các thành viên trong ban dự án quản dự án để dành thời gian cho việc lập dự án,
Như vậy trong công tác tổ chức thực hiện dự án thì công ty đã có những thành tựu đáng kể trong cải tổ cơ cấu làm việc và phân công lao động.
1.3. Về nội dung quản lý dự án:
Công ty đã chú trọng nhiều hơn vào công tác quản lý trong thời gian qua do đó, việc quản lý dự án đầu tư của công ty đã có nhiều kết quả đáng kể với những nội dung quản lý phù hợp với từng điều kiện cụ thể của từng dự án. Tuy nhiên với nội dung chính là thời gian, chi phí, chất lượng dự án luôn được ban quản lý chú trọng hàng đầu, vì thực tế qua nhiều dự án cho thấy rằng mối liên hệ mật thiết giữa 3 nội dung thời gian, chi phí, chất lượng dự án là những yếu tố quan trọng tạo nên sự thành công lớn nhất của quản lý dự án. Chính nhờ nắm bắt được nội dung quản lý chung như vậy mà việc quản lý của ban quản lý dự án đã không gặp nhiều khó khăn trong quá trình thực hiện đầu tư.
2. Những tồn tại
2.1. Về quy trình quản lý dự án
Mặc dù việc quản lý dự án đầu tư của công ty đã được chú trọng nhiều hơn, đã được phân công rõ ràng hơn. Tuy nhiên, do việc phân công và chia nhỏ công việc ở khâu quản lý trong giai đoạn chuẩn bị dự án đầu tư và giai đoạn thực hiện đầu tư nên nhiều khi đầu mối thông tin còn phải chờ đợi nhau, chưa tránh khỏi người của phòng này phải đi làm công việc của người kia. Ngoài ra, sự giám sát quản lý của ban giám đốc đối với sự quản lý công việc trong công tác thưc hiện đầu tư còn chưa thật sự chặt chẽ, một số nội dung quản lý đã bị bỏ sót trong nhiều khâu quản lý dẫn đến việc ảnh hưởng tới một số nội dung khác. Việc nghiên cứu thị trường liên quan đến dự án cũng chưa thật sự đựơc quản lý giám sát chặt chẽ, điều này cũng ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình quản lý dự án vì đôi khi thông tin thu thập tìm kiếm được cần được đưa vào để có những biện pháp khắc phục những vướng mắc trong dự án và trong việc đánh giá để đưa ra quyết định đầu tư. Còn về quỹ hoạt động cho công tác quản lý cũng có phần hơi eo hẹp do thực hiện chế độ tiết kiệm tuy nhiên điều này đã làm nên những khó khăn trong việc quản lý nhân sự của chính thành viên ban quản lý dự án. Việc quản lý như quy trình đã nói trên thì tuy đã có những thành công xong mức độ lý thuyết còn mang khá năng.
2.2. Tổ chức thực hiện:
Ngay từ khi công ty hoạt động trở lại sau một năm tạm ngưng hoạt động đã có nhiều thay đổỉ đáng kể, tuy nhiên trong việc tổ chức quản lý dự án của công ty còn nhiều bất cập làm cho tiến độ dự án đôi khi không mong muôn, còn bị ngưng trệ.
Số lượng và chất lượng của các thành viên dự án vẫn chưa đủ đáp ứng cho công việc quản lý vì luôn bị thiếu người thực hiện công việc khác nếu tham gia hết vào công tác quản lý dự án.
Đôi khi việc tổ chức các cuộc họp mặt với các cán bộ quản lý chưa được hợp lý, việc bố trí quản lý các công việc đôi khi còn nhiều hạn chế.
2.3. Về nội dung quản lý
Tuy đã có nhiều thay đổi trong công tác quản lý cả về nội dung lẫn hình thức xong đôi khi công việc quản lý này vẫn bị xem nhẹ ở một số khía cạnh quản lý như quản lý theo lĩnh vực, quản lý theo chức năng, ngoài ra việc quản lý rủi ro trong công tác quản lý cũng chưa thật sự được coi trọng điều này gây ảnh hưởng không nhỏ trong quá trình quản lý dự án.
PHẦN II
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG
QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ
XUẤT NHẬP KHẨU ĐOÀN MINH GIANG
I - ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY1. Định hướng phát tri ển của công ty
Trong chiến lược phát triển công ty giai đoạn 2006 – 2010, công ty sẽ phát triển, xây dựng công ty trở thành một tập đoàn kinh tế mạnh lấy hiệu quả kinh tế làm thước đo chủ yếu cho sự phát triển bền vững. Thực hiện đa dạng hoá ngành nghề, tiếp tục đầu tư và phát triển các nguồn lực để đảm bảo công ty là một tập đoàn kinh tế mạnh, có khả năng phát huy cao độ mọi nguồn lực để̉ nâng cao khả năng cạnh tranh. trong đó đặc biệt là công ty phải thực hiện đàu tư trồng 10.000ha rừng tại Sơn La.
Một số mục tiêu cụ thể như sau:
- Doanh thu trung bình hàng năm đạt: 6 tỷ đồng
- Số dự án nhận tư vấn được giải ngân trung bình hàng năm 6 – 10 dự án.
- Tuyển dụng xuất khẩu lao động hàng năm trung bình 20 – 30 người.
2. Đinh hướng trong công tác quản lý dự án tại công ty
Căn cứ vào định hướng phát triển chung của công ty ban giám đốc cũng đưa ra định hướng trong công tác quản lý dự án. Cụ thể như sau:.
- Số dự án giải ngân đạt : 6 – 10 dựa án.
- Quản lý dự án c ần đa d ạng h ơn v ề h ình th ức c ũng nh ư n ội d ung, đẩy mạnh quản lý rủi ro đối với c ông tác quản lý dự án
- Đến năm 2008 cần phải tiếp nhận thêm các dựa án ngoài nước.
- Hằng năm tuyển thêm 1 đến 3 người bổ xung vào ban dự án và đảm nhận các công việc khác nhau.
- Cải tổ cơ cấu làm việc theo hướng linh động hơn với thị trường.
- Phát triển ban dự án lên thành một phòng chức năng có hoạt động mạnh mẽ chuyên nghiệp mang tính quốc tế.
II - MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY ÁN TẠI CÔNG TY
1. Giải pháp chung
* Xây dựng các chiến lược và kế hoạch phát triển đúng hướng cho công ty nói
chung và công tác quản lý nói riêng
Xây dựng chiến lược phát triển đúng hướng cho công ty là việc làm hết sức quan trọng và cần thiết của bất cứ công ty nào, để đề ra được một chiến lược phát triển đúng đắn thì công việc trước hết là phải nghiên cứu chiến lược cũng như kế hoạch phát triển chung của cả nước, của các địa phương sau đó cần căn cứ vào thị trường cũng như thực tế của công ty mình mà lập ra được chiến lược phát triển hợp lý nhất cho công ty.
Xây dựng chiến lược phát triển thì cần phải tiếp tục xây dựng các kế hoạch để thực hiện các chiến lược đó thành hiện thực. Việc lập ra các kế hoạch phát triển đòi hỏi có sự tham gia của các phòng ban và nhân viên trong công ty và phải tham khảo ý kiến của các chuyên gia kinh tế.
Khi đã có được chiến lược và những kế hoạch phát triển đúng hướng thì công ty sẽ có cơ hội và tiềm lực rất lớn để phát triển, tất cả còn lại chỉ phụ thuộc vào việc thực hiện các kế hoạch đã đề ra. Trong việc thực hiện các kế hoạch nêu trên thì người lãnh đạo giữ vai trò rất quan trọng để điều chỉnh công viêc đi đúng hướng.
Trong công tác quản lý dựa án cũng cần có chiến lược và kế hoạch phát triển cho triêng mình căn cứ vào các nội dung của chiến lược và kế hoạch phát triển của cả công ty. Để đưa công tác đi lên và thích ứng với sự biến đổi
hiện công tác quản lý dự án cần có một tầm nhìn chiến lược và thêm vào đó là các giải pháp cụ thể mang tính thiết thực và hiệu quả cao.
* Thực hiện cải tổ công ty trong cơ cấu tổ chức, quy trình và tác phong làm việc.
Ban quản lý dự án là một bộ phận trong tổng thể toàn công ty để công tác quản lý dự án nâng cao được chất lượng cơ cấu và tác phong làm việc của các thành viên trong ban quan lý dự án, phải được cải tổ nhằm tạo ra sự phối hợp tốt nhất giữa các phòng ban và tác phong của nhân viên trở nên chuyên nghiệp hơn. Một số giải pháp được cần được nêu ra như:
- Ban giám đốc cần phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng phòng ban và cho chính từng thành viên trong ban giám đốc.
Hiện nay các phòng ban nhiều lúc làm việc chồng chéo với nhau, do vậy đôi khi công việc không rõ là của bộ phận nào, dẫn tới đùn đẩy công việc cho nhau và thực hiện không đúng chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban và của từng người. Do đó cần phân công nhiệm vụ cho từng phòng ban một cách rõ ràng là nhiệm vụ hết sức cần thiết hiện nay.
- Cần thiết lập cơ cấu điều hành tập trung và phát huy được thế mạnh của mỗi người.
Để thiết lập cơ cấu điều hành tập trung đồng thời lại phát huy được thế mạnh của từng người công ty cần đưa ra nội quy làm việc mới, cách thức làm việc mới, việc này cần có sự tham gia đóng góp của tất cả thành viên trong công ty và các chuyên gia. Cơ chế điều hành tập trung là cơ chế mà trong đó cấp dưới chịu sự điều hành của cấp trên, và được sự điều hành của một lãnh đạo cao nhất, tuy nhiên cơ chế này có thể gây đến tình trạng mất dân chủ trong các hoạt động tại công ty, do đó bên cạnh cơ chế tập trung cần thiết lập một cơ chế dân chủ cụ thể là khi các vấn đề liên quan tới quyền lợi của các nhân viên thì cần phải có sự đóng góp của các nhân viên này. Bên cạnh đó
tinh thần làm việc dân chủ cũng sẽ phát huy được thế mạnh của từng người. Các lãnh đạo của các phòng ban trong công ty cần nắm bắt được những thế mạnh riêng ở các nhân viên của mình, qua đó phân công lao động sao cho hợp lý nhất. Đồng thời công ty cũng cần phải thực hiện đúng luật lao động của Nước cộng hoà XHCN Việt Nam.
- Tuyển thêm các nhân viên có trình độ và thành lập một tổ bán hàng mới. Hiện nay công ty đang rất thiếu nhân lực để làm công tác thị trường, đội ngũ này cần năng động trong sự biến động của thị trường. Cần thành lập tổ bán hàng mới là công tác mang tính chiến lược trong công ty, hiện nay tổ do thiếu nhân viên thị trường, tổ bán hàng sẽ phụ trách việc tìm kiếm và lôi kéo khách hàng về cho công ty. Trong thời gian tới công ty sẽ mở rộng ngành nghề kinh doanh và tổ bán hàng này sẽ phụ trách, quản lý toàn bộ công việc chuyển giao sản phẩm tới người tiêu dùng.
- Quy trình làm việc cần được thiết lập lại, trong đó môĩ phòng ban chỉ làm chuyên môn của mình và chỉ chịu sự điều hành của một thủ trưởng duy nhất. Không để nhân viên của phòng này làm nhiệm vụ vủa phòng khác. Việc phân công công việc này tạo ra sự chuyên môn hóa trong các công việc tạị công ty, qua đó làm tăng chất lượng công việc.
- Thiết chặt giờ giấc làm việc, không để lãng phí thời gian của công nhân viên. Bên cạnh đó cần giao việc cho các phòng ban cũng như là các nhân viên một cách hợp lý hơn.
Hiện nay giờ giấc làm việc của các thành viêc trong ty được quản lý khá lỏng lẻo do vậy gây ra lãng phí cả về thời gian và tiền bạc cho công ty. Trong ban dự án tình trạng này vẫn còn xảy ra, các thành viên đôi lúc nghỉ việc không rõ lý do, việc này cần sớm được giải quyết bằng cách thiết lập một chế độ khên thưởng và sử phạt trong việc thực hiện giờ giấc làm việc.
Tiền lương, tiền thưởng cũng như tiền phạt trong công ty cần thực hiện nghiêm minh rõ ràng làm động lực cho nhân viên phấn đấu hết mình vì công việc. Để làm được điều này trước hết lãnh đạo phải gương mẫu, người thực hiện phải hết sức cương quyết.
- Triển khai được những nghị quyết của các cuộc họp thành hiện thực.
Một thực tế của công ty hiện nay là chưa biến được các nghị quyết của các cuộc họp vào thực tế làm việc của công ty. Các cuộc họp trong công ty diễn ra khá nhiều và cũng đã đề ra những cải tổ và biện pháp cho công ty nói chung ban dự án nói riêng song sau đó các biện pháp này dường như bị quên lãng mà không được triển khai. Thực trạng này ở trogn ban dự án tuy ít song đôi lúc vẫn diễn ra. Để khăc phục được điều này, điều quan trọng nhất là lãnh đạo phải chỉ đạo nhân viên thực hiện công việc của họ theo các kế hoạch trong các cuộc họp đã đề ra.
2. Giải pháp cụ thể
2.1. Các giải pháp đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Ban quản lý dự án của công hiện nay có 10 người kể cả trưởng ban, có thể
