II. Thực tế công tác kế toán tài sản cố định tại công ty TNHH Nguyễn
2. Kế toán chi tiết tài sản cố định tại Công ty TNHH Nguyễn Dũng
a. Chứng từ, thủ tục kế toán tăng tài sản cố định
Hầu hết tài sản cố định ở công ty TNHH Nguyễn Dũng tăng lên là do đầu t xây dựng cơ bản thành bàn giao đa vào sử dụng hoặc coong ty mua sắm
mới. Trong từng trờng hợp cụ thể mà các bớc công việc tiến hành cũng nh các chứng từ liên quan khác nhau.
- Do đầu t xây dựng cơ bản hoàn thành
Sau khi kết thúc quá trình thi công, công ty sẽ lập hội đồng nghiệm thu công, tiếp theo cũng thu công trình để đánh giá về mặt chất lợng thi công, tiếp theo cùng với bên nhận thầu sẽ làm biên bản thanh lý và bàn giao công trình xây dựng hoàn thành, và đây sẽ là căn cứ để kế toán ghi rõ nghiệp vụ này
Các chứng từ sử dụng
+ Hợp đồng kinh tế giao nhận thầu xây lắp + Biên bản nghiệm thu và bàn giao công trình + Biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng
+ Hoá đơn GTGT + Phiếu chi
+Ví dụ: ngày 28 tháng 8 năm 2000 công ty đã nghiệm thu công trình xây dựng nhà kho bãi. Công ty TNHH ND với giá quyết toán toàn công trình là 186.900.000đồng
Phiếu Chi
Số:36 Mẫu số: 02TT
Nợ TK241 Ngày01/01/1999của BTC Có Tk111
Ngời nhận tiền: Hoàng Anh Tuấn Địa chỉ: Công ty xây dựng số 1
Lý do chi: Thanh toán tiền xây dựng nhà kho công ty TNHH Nguyễn Dũng biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng
Số tiền : 186.900.000đ
Viết bằng chữ: Một trăm tám sáu triệu chín trăm nghìn đồng
Kế toán trởng Ngời lập phiếu Thủ quỹ
(ký, họ và tên) (ký, họ và tên) (ký, họ và tên)
Tổng công ty xây dựng Hà Nội Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Công ty Xây dựng số 1 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 1-7-2000
Hợp đồng giao nhận thầu xây lắp
Số 644-HĐKT
Công trình: xây dựng nhà kho Công ty TNHH Nguyễn Dũng
- Căn cứ yêu cầu xây dựng và hoàn thành cải tạo xây dựng công trình nhà kho - công ty TNHH Nguyễn Dũng
- Căn cứ vào pháp lệnh hợp đồng kinh tế do Hội đồng Nhà nớc ban hành ngày 25 tháng 9 năm 1989
- Căn cứ vào nghị định số 17/HĐBT ngày 16/01/1990 của Hội đồng bộ trởng quy định chi tiết thi hành pháp lệnh hợp đồng kinh tế.
- Căn cứ vào quy chế về hợp đồng kinh tế trong xây dựng cơ bản theo quy định số 29 ngày 01/06/1992 của Liên Bộ xây dựng trọng tài kinh tế Nhà n- ớc
- Căn cứ vào giấy phép kinh doanh số 108095 cấp ngày 17/04/1993 của công ty xây dựng số 1
Chúng tôi gồm có:
I. Bên A: Công ty TNHH Nguyễn Dũng Đại diện ông Nguyễn Trần Dũng
Chức vụ: Giám đốc
Địa chỉ: 163 Ngô Gia Tự - Gia Lâm - Hà Nội
II. Bên B: công ty xây dựng số 1 - Tổng công ty xây dựng Hà Nội Đại diện : ông Ngiêm Sỹ Ninh
Địa chỉ: 59 Quang Trung - Hà Nội
Hai bên thoả thuận ký kết hợp đồng kinh tế bao gồm các điều khoản sau:
Điều 1: Nội dung và giá trị hợp đồng
Bên A giao cho bên B thi công xây dựng nhà kho - Công ty TNHH Nguyễn Dũng
Giá trị : 180.830.000đ ĐIều 2: Thời gian thi công Khởi công ngày 8/7/2000 Điều 3: Trách nhiệm mỗi bên Trách nhiệm bên A
- Giao mặt bằng cho bên A, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho bên B trong quá trình thi công
- Cử cán bộ kỹ thuật thờng xuyên giám sát tại hiện trờng cùng bên B giải quyết kịp thời mọi vớng mắc
Trách nhiệm bên B
- Lập kế hoạch tổ chức thi công theo hồ sơ thiết kế đợc bên A chấp nhận - Thi công đảm bảo đúng tiến độ và yêu cầu kỹ thuật theo đúng quy trình, đảm bảo an toàn lao động
Điều 4: Phơng thức thanh toán Cơ sở thanh toán
- Căn cứ thiết kế đợc duyệt - Căn cứ dự toán đợc duyệt
- Căn cứ khối lợng phát sinh bên B thực hiện đợc giám sát viên bên A xác nhận
Hình thức thanh toán Bằng tiền mặt, chuyển khoản Điều kiện thanh toán
Bên A sẽ thanh toán cho bên B hoàn thành xong hợp đồng, có biên bản nghiệm thu và bàn giao cho dự toán công trình là các phát sinh khác đợc bên A chấp nhận.
Điều 5: ĐIều khoản chung
- Hai bên cam kết thực hiện nghiêm chỉnh các điều khoản trong hợp đồng ký kết. Trong quá trình thực hiện hợp đồng có gì khó khăn trở ngại hai bên thông báo cho nhau cùng bàn bạc giải quyết
- Hợp đồng có hiệu lực pháp lý kể từ ngày ký và đợc lập thành 6 bản, mỗi bên giữ 03 bản, đều có giá trị ngang nhau.
Đại diện bên A Đại diện bên B
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Hà Nội, ngày 28 tháng 8 năm 2000
Biên bản nghiệm thu và bàn giao công trình Tên công trình: Công ty TNHH Nguyễn Dũng Hạng mục: Nhà kho
Căn cứ vào hợp đồng số 644 ngày 01 tháng 07 năm 2000 hội đồng nghiệm thu bao gồm có:
Chủ tịch: ông Nguyễn Trần Dũng : Giám đốc Đại diện: Công ty TNHH Nguyễn Dũng
Phó Chủ tịch: ông Lê Đắc Hậu : Phó Giám đốc Đại diện: Công ty xây dựng số 1
Bà Hoàng Kim Liên Trởng phòng kỹ thuật
Bà Trần Thu Hơng Trởng phòng TVKT
ông Tạ Văn Sử Giám sát kỹ thuật B
Ngày khởi công trình 8/7/2000
Ngày hoàn thành công trình: 28/8/2000
Giá trị thanh toán thực tế: theo quyết toán đợc duyệt - Hội đồng nhất trí bàn giao đa vào sử dụng công trình - Hồ sơ gồm có: Thiết kế và dự toán đợc duyệt
Hợp đồng kinh tế
Biên bản giao nhận sử dụng Quyết toán thanh lý hợp đồng Biên bản nghiệm thu kỹ thuật Biên bản phát sinh
Đại diện bên A Đại diện bên B
(ký và đóng dấu) (ký và đóng dấu)
Hoá đơn GTGT
Mẫu số 01 GTKT3Lào
Đơn vị bán hàng: Công ty xây dựng số 1 Địa chỉ: 59 Quang Trung - Hà Nội Mã số: 01.001005782-1
Đơn vị mua hàng: Công ty TNHH Nguyễn Dũng Địa chỉ: 163 Ngô Gia Tự - Gia Lâm - Hà Nội Mã số 0100101107-1
Tên hàng hoá: Thanh toán khối lợng thi công nhà kho công ty TNHH Nguyễn Dũng theo hợp đồng sô s644 ngày 1-7-2000
Số tiền : 177.858.500đ Thuế GTGT: 9.041.500đ
Tổng số tiền thanh toán 186.900.000đ
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 30-08 -2000
Biên bản thanh lý hợp đồng
Tại công ty TNHH Nguyễn Dũng 163 Ngô Gia Tự - Gia Lâm Hà Nội Chúng tôi gồm có
1. Đại diện bên A
Chức vụ: Giám đốc Công ty TNHH Nguyễn Dũng 2. Đại diện bên B
ông : Nguyên Sỹ Minh
Chức vụ: Gíam đốc công ty xây dựng số 1
Căn cứ vào hợp đồng số 644/HĐKT đợc ký kết ngày 1/7/2000 giữa công ty TNHH Nguyễn Dũng và công ty xây dựng số 1
Về việc thi công nhà kho công ty TNHH Nguyễn Dũng với giá trị dự toán: 180.830.000đ
Giá trị hợp đồng: 180.830.000đ Giá trị thanh toán: 186.900.000đ
Đến nay công trình đã hoàn thành đảm bảo chất lợng kỹ thuật theo yêu cầu thiết kế
Nay chúng tôi cùng nhau lập biên bản thanh lý hợp đồng này làm cơ sở để bên A thanh toán cho bên B số tiền là 186.900.000đ
Biên bản này đợc lập thành 6 bản, có giá trị nh sau
Đại diện bên A Đại diện bên B
(ký và đóng dấu) (ký và đóng dấu)
- Tăng do mua mới
Căn cứ vào nhu cầu trang bị và đổi mới máy móc thiết bị sản xuất của công ty, giám đốc quyết định cho mua sắm một số máy móc thiết bị văn phòng. Cùng với bên đối tác công ty sẽ ký kết hợp đồng kinh tế mua tài sản cố định. Sau khi các tài sản cố định nói trên đợc lắp đặt, công ty cùng bên bán tài sản cố định lập biên bản nghiệm thu và bàn giao máy móc. Đồng thời bên bán sẽ viết hoá đơn làm cơ sở thanh toán và đây là căn cứ để kế toán hạch toán ghi sổ
Các chứng từ sử dụng
- Bản nghiệm thu và bàn giao máy móc thiết bị - Hoá đơn
- Phiếu chi
Ví dụ: Ngày 18/7/2000 công ty TNHH Nguyễn Dũng đã ký kết hợp đồng kinh tế mua 02 máy vi tính với công ty TNHH điện tử Hng Hoà, Gía trị của hợp đồng là 1.659.000đ đã bao gồm cả thuế GTGT.
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 25-09 -2000
Hợp đồng mua máy vi tính
- Căn cứ vào pháp lệnh hợp đồng kinh tế ngày 25 tháng 09 năm 2000 Nhà nớc và các văn bản hớng dẫn thi hành.
- Căn cứ vào công văn ngày 03/07/2000 của công ty TNHH Nguyễn Dũng ký
Bên bán (A) Công ty TNHH Điện tử Hng Hoà Địa chỉ: 146 Tôn Đức Thắng Hà Nội
Đại diện: ông Phạm Xuân Hng Giám đốc Bên Mua (B) Công ty TNHH Nguyễn Dũng Địa chỉ: 163 Ngô Gia Tự Gia Lâm - Hà Nội Địa diện: ông Nguyễn Trần Dũng
Hai bên thống nhất thoả thuận hợp đồng Điều 1: Nội dung công việc
Bên A bán cho bên B 02 chiếc máy tính mới 100% do Hàn Quốc sản xuất
Tên hàng Số lợng Đơn giá Thành tiền
Máy vi tính 02 7.900.000 15.800.000
Điều 2: Chất lợng và quy cách hàng hoá Máy mới 100% nhập khẩu
Điều 3: Phơng thức giao nhận Bên A giao cho bên B tại Bên B Điều 4: Phơng thức thanh toán
Bên B thanh toán cho bên A bằng hình thức thanh toán ngay bằng tiền mặt
Điều 5: Hiệu lực của hợp đồng
hợp đồng có hiệu luqcj từ ngày 3/7/2000 đến ngày 3/9/2000 Hai bên sẽ tổ chức họp và lập biên bản thanh lý hợp đồng này sau khi hết hiệu lực không quá 30 ngày hợp đồng làm thành 2 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị nh sau
Đại diện bên A Đại diện bên B
(ký và đóng dấu) (ký và đóng dấu)
Biên bản bàn giao nghiệm thu máy tính
Hôm nay ngày 26/8/2000 tại công ty TNHH Nguyễn Dũng chúng tôi gồm
Bên bán hàng: Công ty TNHH điện tử Hng Hoà ông: Nguyễn Xuân Hng
Chức vụ: Giám đốc
Bên mua hàng: Công ty TNHH Nguyễn Dũng ông: Nguyễn Trần Dũng
Chức vụ: Giám đốc
Hai bên cùng nhau tiến hành nghiệm thu bàn giao máy vi tính. Số lợng 02 chiếc còn mới 100%
Giá cả: 7.900.000đ*2chiếc = 15.800.000đ Bên bán đã lắp đặt hoàn chỉnh
Biên bản lập thành 4 bản có giá trị nh nhau mỗi bên giữ 02 bản
Đại diện bên A Đại diện bên B
(ký và đóng dấu) (ký và đóng dấu)
Hoá đơn GTGT
Ngày 26/8/2000 Đơn vị bán hàng Công ty TNHH Điện tử Hng Hoà Địa chỉ: 146 Tôn Đức Thắng - Hà Nội
Mã số: 01.00102798-1
Đơn vị mua hàng: công ty TNHH NGuyễn Dũng Địa chỉ: 163 Ngô Gia tự - Gia Lâm Hà Nội Mã số 01.000101107-1
Tên hàng hoá dịch vụ
Số lợng Đơn giá Thành tiền
Máy vi tính 02 7.900.000 15.800.000 Cộng 15.800.000 Thuế GTGT 7.900.000 Cộng 16.590.000 Phiếu chi Mẫu số: 02-TT QĐ1141-TC/CĐKT Ngày 1/11/1995 Nợ TK331 Có TK111
Họ tên ngời nhận: Đặng thị Ngọc Anh
Địa chỉ: Phòng kinh doanh công ty TNHH Điện tử Hng Hoà
Lý do chi: Thanh toán tiền mua hai máy vi tính của công ty TNHH Hng Hoà theo hợp đồng kinh tế và hoá đơn ngày 3/7/2000
Số tiền: 16.590.000đ
Viết bằng chữ: Mời sáu triệu năm trăm chín mơi nghìn
b. Thủ tục, chứng từ khi tài sản cố định giảm
Các nghiệp vụ về giảm tài sản cố định hữu hình ở công ty TNHH Nguyễn Dũng chủ yếu do nhợng bán còn việc mất mát hòan toàn không xảy ra.
* Trờng hợp do nhợng bán
ở công ty TNHH Nguyễn Dũng việc nhợng bán tài sản cố định là việc không diễn ra thờng xuyên do vậy nó đợc coi là hoạt động bất thờng của công ty.
Chứng từ sử dụng
+ Hợp đồng kinh tế bán thiết bị + Biên bản bàn giao thiết bị + Hoá đơn thanh toán
+ Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế
Tổng công ty TNHH Nguyễn Dũng Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 18-06-2001
Hợp đồng nhợng bán ô tô
Số 02/MĐMB - Căn cứ vào pháp lệnh HĐKT ngày 25 tháng 09 năm 1989 của Hội đồng Nhà nớc và các văn bản hớng dẫn thực hiện và thi hành.
- Căn cứ vào sự thoả thuận của hai bên Hôm nay ngày 18 tháng 06 năm 2001 Chúng tôi gồm có:
Bên A (bên bán hàng) Công ty TNHH Nguyễn Dũng Địa chỉ : 163 Ngô Gia Tự - Gia Lâm - Hà Nội
Bên B(Bên mua hàng) Công ty TNHH Tiến Đạt Địa chỉ : 354 Ngô Gia Tự - Gia Lâm - Hà Nội Đại diện : ông Lâm Văn Hùng
Chức Vụ : Phó Giám đốc
Hai bên thống nhất thoả thuận nội dung hợp đồng nh sau: Điều 1: Nội dung công việc giao dịch
Bên A bán cho bên B chiếc ô tô hiệu TOYOTA biển KS90T-0649. Tổng số tiền là : 215.775.000đ đã gồm cả thuế VAT
Điều 2: Chất lợng quy cách hàng hoá Đã quy sử dụng đợc 5 năm
Điều 3: Phơng thức giao nhận
- Bên A giao cho bên B chiếc TOYOTA tại công ty TNHH Tiến Đạt - Khi nhận hàng bên B phải có trách nhiệm kiểm tra phẩm chất quy cách hàng hoá nếu phát hiện có sai sót phải báo cho bên A xử lý
Điều 4: Phơng thức thanh toán
Bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản một lần Thời gian thanh toán vào quý IV năm 2001 Điều 5: Cam kết chung
Hai bên cam kết thi hành nghiêm chỉnh hợp đồng này tròng hợp có khó khăn hoặc thay đổi hợp đồng, hai bên cùng bàn bạc giải quyết.
Hợp đồng này có hiệu lực từ ngày ký
Hợp đồng đợc lập thành 4 bản, có giá trị nh nhau, mỗi bên giữ 02 bản
Đại diện bên A Đại diện bên B
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 30 tháng 8 năm 2001
Biên bản bàn giao
Hôm nay ngày 30 tháng 8 năm 2001 tại Công ty TNHH Tiến Đạt chúng tôi gồm:
- ông Đinh Văn Tâm : Trởng phòng kinh doanh
- ông Nguyễn Hồng Minh : Lái xe cho công ty TNHH Tiến Đạt - ông Đăng Văn Tín : Trởng phòng kỹ thuật
- ông Lê Văn Quang : Lái xe cho công ty TNHH Nguyễn Dũng
Đã tiến hành bàn giao chiếc ô tô hiệu TOYOTA cho công ty TNHH Tiến Đạt
Kết luận: Hội đồng đã giám sát, kiểm tra và xác nhận chiếc TOYOTA trên chấp nhận đợc bàn giao.
Biên bản đợc lập thành 4 bản mỗi bên 2 bản có giá trị nh nhau
Đại diện bên A Đại diện bên B
Hoá đơn GTGT
Ngày 28 tháng 8 năm 2001
- Đơn vị mua hàng: Công ty TNHH Nguyễn Dũng
- ĐIều kiện thanh toán: Tiền mặt hoặc chuyển khoản một lần - Thời gian thanh toán: Quý bốn năm 2001
- Nội dung thanh toán: Thanh toán tiền mua chiếc ô tô hiệu TOYOTA - Thành tiền : 205.200.000
Thuế GTGT (5%) 10.275.000 Tổng cộng : 215.775.000đ
Ngời mua Kế toán trởng Giám đốc
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 15 -10 -2001
Biên bản thanh lý Hợp đồng
Căn cứ vào hợp đồng mua ô tố số 02/MĐMĐ ngày 18 tháng 06 năm 2001
Đại diện bên A: ông Nguyễn Trần Dũng: Giám đốc Công ty TNHH Nguyễn Dũng
Đại diện bên B: ông Lâm Văn Hùng Phó Giám đốc Công ty TNHH Tiến