4- Các khí thải khác:
4.12.KIỂM SỐT TÀI LIỆU
Các tài liệu của hệ thống quản lý mơi trường được nhận biết qua tên tài liệu, số hiệu cùng với ngày ban hành, lần ban hành/sửa đổi và do người cĩ thẩm quyền xem xét, phê duyệt trước khi ban hành.
Người kiểm sốt tài liệu chịu trách nhiệm cập nhật tài liệu vào danh much tài liệu nội bộ, photo, đĩng dấu theo qui định và tiến hành phân phối đến người sử dụng thơng qua danh mục tài liệu nội bộ. Lưu giữ danh mục tài liệu nội bộ để xác định được tình trạng ban hành và những nơi đang sử dụng những tài liệu đĩ.
Tài liệu được lưu giữ tại các vị trí thích hợp để tát cả các nhân viên cĩ thể dễ dàng tra cứu.
Việc thay thế, sửa đổi các tài liệu được thể hiện bằng phiếu đề nghị và do người cĩ thẩm quyền xem xét, phê duyệt.
Các tài liệu bên ngồi trước khi đưa vào sử dụng phải được sự chấp thuận của người cĩ thẩm quyền và được nhận biết, phân phối, kiểm sốt bằng danh mục tài liệu bên ngồi.
Người kiểm sốt tài liệu phải thu hồi hoặc đĩng dấu hết hiệu lực trên các tài liệu lỗi thời khi tiến hành phân phối các tài liệu mới/sửa đổi cùng với phiếu thơng báo thay đổi tài liệu.
Các hồ sơ liên quan đến quá trình kiểm sốt tài liệu được kiểm sốt theo qui định kiểm sốt hồ sơ.
Tham khảo: TT.01 Thủ tục kiểm sốt tài liệu
4.13. KIỂM SỐT HỒ SƠ
Trưởng các đơn vị liên quan trong cơng ty cĩ trách nhiệm xác định tồn bộ các loại hồ sơ cần lưu giữ thơng qua danh mục hồ sơ, nêu rõ phương pháp lưu giữ, thời gian lưu giữ, nơi lưu giữ, cách thức huỷ bỏ của từng loại hồ sơ.
Người chịu trách nhiệm lưu giữ hồ sơ phải quản lý sao cho cĩ thể truy cập dễ dàng, nhanh chĩng, tránh mất mát, hư hỏng và phải thực hiện việc kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ trước khi lưu giữ.
Hồ sơ phải được ghi chép rõ ràng, thời gian lưu giữ được qui định phù hợp với yêu cầu của luật định, với yêu cầu của khách hàng, với điều kiện thực tế tại cơng ty và do Tổng Giám đốc quyết định.
Khi cĩ yêu cầu, cơng ty sẽ cung cấp đầy đủ hồ sơ cho việc kiểm tra của các cơ quan hữu quan.