Theo chế độ hiện hành, trong hỡnh thức kế toỏn nhật ký chứng từ, kế toỏn tổng hợp nhập- xuất vật liệu được thực hiện trờn nhiều sổ: gồm nhật ký chứng từ, bảng kờ, sổ cỏi, sổ (thẻ) kế toỏn chi tiết.
- Sổ chi tiết Tk 331 “ Phải trả cho người bỏn”. Sổ này cú hai phần chớnh: + Phần 1: “Ghi cú TK 331- Ghi nợ tài khoản cú liờn quan”
+ Phần 2: “ Theo dừi thanh toỏn- Ghi nợ Tk 331- Ghi cú TK liờn quan” - Nhật ký chứng từ số 5: Sổ này được dựng để phản ỏnh tổng quỏt quan hệ thanh toỏn giữa doanh nghiệp với cỏc đơn vị bỏn vật tư, hàng húa....hoặc cung cấp lao vụ dịch vụ cho doanh nghiệp.
Nhật ký chứng từ số 5 được tiến hành vào cuối thỏng, trờn cơ sở số liệu cộng sổ cuối thỏng của sổ chi tiết số 2. Mỗi người bỏn được ghi trờn một dũng.
- Nhật ký chứng từ số 6: Ghi cú TK 151 “Hàng mua đang đi đường”. Sổ này phản ỏnh cỏc nghiệp vụ kinh tế cú liờn quan đến bờn cú TK 151. Nguyờn tắc cơ bản ghi Nhật ký chung từ số 6 là ghi theo húa đơn chứng từ và phải theo dừi liờn tục cho đến khi nhận được hàng. Đối với kế toỏn tổng hợp xuất vật liệu, hạch toỏn cỏc nghiệp vụ xuất được phản ỏnh trờn bảng phõn bổ số 2. Sổ này dựng để phản ỏnh giỏ trị thực tế của vật liệu được phõn bổ cho cỏc đối tượng sử dụng. Căn cứ vào bảng phõn bổ số 2 ghi vào bảng kờ số 4, 5. Cuối thỏng số liệu tổng cộng của cỏc bảng trờn được ghi vào nhật ký chứng từ số 7. - Hiện nay tại cụng ty cổ phần kỹ thuật ELCOM đang ỏp dụng hỡnh thức chứng từ ghi sổ.
- Hàng ngày căn cứ vào cỏc chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toỏn lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đú được dựng để ghi vào sổ cỏi. Cỏc chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dựng để ghi vào sổ thẻ kế toỏn chi tiết. - Cuối thỏng, phải khúa sổ tớnh ra tổng số tiền của cỏc nghiệp vụ kinh tế tài chớnh phỏt sinh trong thỏng trờn sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tớnh ra tổng số phỏt sinh nợ, tổng số phỏt sinh cú và số dư của từng tài khoản trờn sổ cỏi. Căn cứ vào sổ cỏi lập Bảng cõn đối số phỏt sinh.
- Sau khi đối chiếu khớp đỳng số liệu ghi trờn sổ cỏi và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ cỏc bảng chi tiết) được dựng để lập bỏo cỏo tài chớnh.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra đảm bảo tổng số phỏt sinh nợ và tổng số phỏt sinh cú của tất cả cỏc tài khoản trờn bảng cõn đối số phỏt sinh phải bằng nhau và bằng số tiền phỏt sinh trờn sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư nợ và tổng số dư cú của cỏc tài khoản trờn bảng cõn đối số phỏt sinh phải bằng nhau và số dư của từng tài khoản trờn bảng cõn đối số phỏt sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trờn bảng tổng kết chi tiết.
Sơ đồ 1.6. Sơ đồ trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức chứng từ ghi sổ.
Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối thỏng 1.4.3.5. Hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh Chứn S Sổ Bả Chứ S Bản Bỏo Sổ Bản
Đặc trưng cơ bản của hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh là cụng việc kế toỏn thực hiện theo một chương trỡnh phần mờm kế toỏn trờn mỏy vi tớnh. Phần mềm kế toỏn được thiết kế theo nguyờn tắc của một trong năm hỡnh thức kế toỏn hoặc kết hợp cỏc hỡnh thức kế toỏn quy định trờn đõy. Phần mềm kế toỏn khụng hiển thị đầy đủ quy trỡnh ghi sổ kế toỏn, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toỏn và bỏo cỏo tài chớnh theo quy định.
Cỏc loại sổ Hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh: Phần mềm kế toỏn được thiết kế theo hỡnh thức kế toỏn nào sẽ cú cỏc loại sổ của hỡnh thức kế toỏn đú nhưng khụng hoàn toàn giống mẫu sổ kế toỏn ghi bằng tay.