a. Nhập kho do mua ngoài
2.2.4.1. Thủ tục nhập, xuất nguyên vật liệu
a. Thủ tục nhập kho
Tại Công ty rợu Hà Nội, nguyên vật liệu nhập kho chủ yếu là do mua ngoài, nguyên vật liệu mua về này có thể là từ giấy đề nghị mua vật t - Mẫu 01
(hoặc phiếu xin lĩnh vật t - nếu vật t ở kho không đủ cho sản xuất) của các xí nghiệp thành viên gửi lên cho phòng kế hoạch vật t hoặc là do phòng kế hoạch vật t biết đợc kế hoạch sản xuất của các xí nghiệp và biết đợc số lợng nguyên vật liệu đang tồn kho để có kế hoạch mua. Khi nguyên vật liệu về đến Công ty thì sẽ viết hoá đơn GTGT - Mẫu 02, ở trờng hợp mà trị giá hàng mua về có giá trị < 100.000đ thì không viết hoá đơn GTGT mà có hoá đơn bán hàng của các cửa hàng - Mẫu 03, sau đó bộ phận KCS sẽ tiến hành kiểm tra chất lợng của nguyên vật liệu đó, rồi ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật t - Mẫu 04, sau đó báo cáo với phòng kế hoạch vật t để viết phiếu nhập kho - Mẫu 05, thì mới đợc nhập kho.
Phiếu nhập kho đợc viết thành 3 liên có đầy đủ chữ ký của thủ trởng đơn vị, phụ trách cung tiêu, ngời giao hàng và thủ kho. Trong 3 liên này thì lêin 1 đ- ợc giữ tại phòng kế hoạch vật t, liên 2 giao cho thủ kho để làm căn cứ ghi thẻ kho, định kỳ hàng tháng thì thủ kho chuyển phiếu nhập kho này lên cho phòng kế toán, và liên thứ 3 thì giao cho ngời mua hàng để thanh toán.
Trớc khi cho nhập kho thì thủ kho phải kiểm tra, xem xét cụ thể về số l- ợng, chủng loại của hàng thực nhập với điều kiện ghi trong phiếu nhập kho và…
biên bản kiểm nghiệm vật t.
Tuy nhiên, đối với vật liệu tự gia công chế biến, ở trờng hợp này chỉ xảy ra khi Công ty tiến hành xuất sắn lát để xay thành sắn bột. Nghiệp vụ này khá phức tạp, trình tự đợc tiến hành nh sau: ban đầu Công ty nhập sắn lát khô mua ngoài vào kho Lĩnh Nam, sau đó xuất kho để xay xát thành sắn bột rồi nhập lại kho Lĩnh Nam. Công việc tiến hành dàn đều trong tháng nên Công ty không thực hiện viết phiếu nhập kho, xuất hàng ngày, đến cuối tháng tính ra tổng số l- ợng nhập, xuất. Khi đó phòng kế hoạch vật t mới viết một phiếu nhập kho cho tổng số lợng sắn bột nhập trong tháng, và viết một phiếu nhập kho cho tổng số lợng sắn bột nhập trong tháng, và viết một phiếu nhập kho cho tổng số lợng sắn
bột nhập trong tháng. sản phẩm sắn bột đợc lu tại kho Lĩnh Nam, khi nào xí nghiệp có nhu cầu sử dụng thì lập phiếu xin lĩnh vật t ghi số lợng sắn bột cần sử dụng. Lúc này sắn bột mới đợc tiến hành xuất từ kho Lĩnh Nam sang kho nguyên liệu. Trong quá trình vận chuyển, Công ty sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Mẫu 06 nhng không theo dõi chi tiết trên sổ sách kế toán mà chỉ dùng để đối chiếu trên báo cáo kho vào cuối tháng. Khi sắn bột đã nhập kho nguyên liệu, phòng kế hoạch vật t sẽ lập một phiếu xuất kho cho toàn bộ sắn bột đó ở kho nguyên liệu.
b. Thủ tục xuất kho
Vật liệu ở Công ty chủ yếu xuất kho cho sản xuất cồn, rợu,, ngoài ra còn xuất kho để phục vụ cho sản xuất bao bì, văn phòng.
ở các xí nghiệp khi cần vật liệu để phục vụ cho sản xuất thì viết "phiếu xin lĩnh vật t" gửi lên cho phòng kế hoạch vật t, phiếu này phải có xác nhận của giám đốc xí nghiệp cần lĩnh vật t đó, sau đó phòng kế hoạch vật t xem xét và gửi lên cho giám đốc ký xác nhận, rồi phòng kế hoạch vật t viết phiếu xuất kho
(mẫu 07) cho cán bộ của xí nghiệp đó xuống kho nhận vật t. Phiếu xuất kho đ- ợc lập thành 3 liên: liên 1 do phòng kế hoạch vật t giữ, liên 2 giao cho thủ kho giữ để ghi thẻ kho, định kỳ giao chuyển cho kế toán vật liệu để vào sổ sách, liên 3 giao cho ngời lĩnh vật t chuyển về cho bộ phận sử dụng.
Đối với nguyên vật liệu là sắn lát, sắn bột thì quá trình nhập, xuất đợc trình bày nh phần trên, tuy nhiên đến cuối tháng mới viết phiếu nhập kho, xuất kho cho tháng đó.
Ngoài ra, Công ty còn xuất vật liệu hoặc phế liệu thu hồi để bán, nghiệp vụ này không nhiều. Khi phát sinh, Công ty không lập phiếu xuất kho mà lập hoá đơn GTGT (Mẫu 08). Hoá đơn này vừa có giá trị nh một phiếu xuất kho vừa làm căn cứ để thanh toán.