a. Nhập kho do mua ngoài
2.2.3.2. Đối với nguyên vậtliệu xuất kho
Giá trị nguyên vật liệu xuất kho là chỉ tiêu quan trọng để làm cơ sở lập bảng phân bổ nguyên vật liệu, từ đó tập hợp chi phí và tính giá thành để xác định chính xác giá bán sao cho có lãi. Do đó, việc lựa chọn phơng pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho sao cho phù hợp với tình hình biến động của giá cả
trên thị trờng là rất khó.
Đối với những nguyên vật liệu quan trọng, nhập, xuất thờng xuyên, số l- ợng lớn nh đờng, các loại chai, nhãn, nút.. thì vật liệu xuất kho đợc tính theo ph- ơng pháp bình quân gia truyền. Vois phơng pháp tính giá nh thế này thì cứ đến cuối tháng doanh nghiệp mới tính giá cho vật liệu xuất kho
Giá bình quân =
Giá thực tế NVL xuất dùng = Giá bình quân x Số lợng NVL xuất dùng Trong tháng 1/2004 có các số liệu về hơng cốm nh sau:
- Trị giá thực tế tồn kho đầu kỳ : 42.503.327đ - Số lợng tồn kho đầu kỳ : 125,4kg
- Trị giá thực tế nhập kho trong kỳ : 158.554.339kg - Số lợng nhập trong kỳ : 500 kg
- Số lợng thực xuất trong kỳ : 160,243 kg
Khi đó kế toán xác định giá thực tế đờng xuất trong kỳ là: 54.313.083đ Đối với vật liệu xuất kho gia công chế biến nh sắn lắt để xay thành sắn bột thì cũng đợc tính nh phơng pháp trên.
Đối với nhiều loại vật liệu, do giá cả ít biến động và các nghiệp vụ nhập, xuất cũng ít phát sinh, lợng tồn kho nhỏ, thì để cho việc tính giá đợc kịp thời và đơn giản thì kế toán thờng lấy giá xuất chính là giá nhập kho của vật liệu đó luôn.
Theo phiếu nhập kho 7/1 ngày 12/01/2004 về việc nhập động cơ điện thì giá xuất của 02 động cơ điện này chính bằng 3.405.000đ
2.2.4. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Hiện nay, Công ty đang sử dụng phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu là phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển, việc ghi sổ đợc tiến hành ở phòng kế toán. Đó là phòng kế toán thu nhập số liệu từ các kho, các phân xởng, xí nghiệp. Căn cứ để ghi sổ là phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, báo cáo sử dụng vật t, báo cáo kho…
Trình tự hạch toán nhập, xuất vật liệu tại Công ty đợc tiến hành nh sau:
a. Thủ tục nhập kho
Tại Công ty rợu Hà Nội, nguyên vật liệu nhập kho chủ yếu là do mua ngoài, nguyên vật liệu mua về này có thể là từ giấy đề nghị mua vật t - Mẫu 01
(hoặc phiếu xin lĩnh vật t - nếu vật t ở kho không đủ cho sản xuất) của các xí nghiệp thành viên gửi lên cho phòng kế hoạch vật t hoặc là do phòng kế hoạch vật t biết đợc kế hoạch sản xuất của các xí nghiệp và biết đợc số lợng nguyên vật liệu đang tồn kho để có kế hoạch mua. Khi nguyên vật liệu về đến Công ty thì sẽ viết hoá đơn GTGT - Mẫu 02, ở trờng hợp mà trị giá hàng mua về có giá trị < 100.000đ thì không viết hoá đơn GTGT mà có hoá đơn bán hàng của các cửa hàng - Mẫu 03, sau đó bộ phận KCS sẽ tiến hành kiểm tra chất lợng của nguyên vật liệu đó, rồi ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật t - Mẫu 04, sau đó báo cáo với phòng kế hoạch vật t để viết phiếu nhập kho - Mẫu 05, thì mới đợc nhập kho.
Phiếu nhập kho đợc viết thành 3 liên có đầy đủ chữ ký của thủ trởng đơn vị, phụ trách cung tiêu, ngời giao hàng và thủ kho. Trong 3 liên này thì lêin 1 đ- ợc giữ tại phòng kế hoạch vật t, liên 2 giao cho thủ kho để làm căn cứ ghi thẻ kho, định kỳ hàng tháng thì thủ kho chuyển phiếu nhập kho này lên cho phòng kế toán, và liên thứ 3 thì giao cho ngời mua hàng để thanh toán.
Trớc khi cho nhập kho thì thủ kho phải kiểm tra, xem xét cụ thể về số l- ợng, chủng loại của hàng thực nhập với điều kiện ghi trong phiếu nhập kho và…
biên bản kiểm nghiệm vật t.
Tuy nhiên, đối với vật liệu tự gia công chế biến, ở trờng hợp này chỉ xảy ra khi Công ty tiến hành xuất sắn lát để xay thành sắn bột. Nghiệp vụ này khá phức tạp, trình tự đợc tiến hành nh sau: ban đầu Công ty nhập sắn lát khô mua ngoài vào kho Lĩnh Nam, sau đó xuất kho để xay xát thành sắn bột rồi nhập lại kho Lĩnh Nam. Công việc tiến hành dàn đều trong tháng nên Công ty không thực hiện viết phiếu nhập kho, xuất hàng ngày, đến cuối tháng tính ra tổng số l- ợng nhập, xuất. Khi đó phòng kế hoạch vật t mới viết một phiếu nhập kho cho tổng số lợng sắn bột nhập trong tháng, và viết một phiếu nhập kho cho tổng số lợng sắn bột nhập trong tháng, và viết một phiếu nhập kho cho tổng số lợng sắn
bột nhập trong tháng. sản phẩm sắn bột đợc lu tại kho Lĩnh Nam, khi nào xí nghiệp có nhu cầu sử dụng thì lập phiếu xin lĩnh vật t ghi số lợng sắn bột cần sử dụng. Lúc này sắn bột mới đợc tiến hành xuất từ kho Lĩnh Nam sang kho nguyên liệu. Trong quá trình vận chuyển, Công ty sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Mẫu 06 nhng không theo dõi chi tiết trên sổ sách kế toán mà chỉ dùng để đối chiếu trên báo cáo kho vào cuối tháng. Khi sắn bột đã nhập kho nguyên liệu, phòng kế hoạch vật t sẽ lập một phiếu xuất kho cho toàn bộ sắn bột đó ở kho nguyên liệu.
b. Thủ tục xuất kho
Vật liệu ở Công ty chủ yếu xuất kho cho sản xuất cồn, rợu,, ngoài ra còn xuất kho để phục vụ cho sản xuất bao bì, văn phòng.
ở các xí nghiệp khi cần vật liệu để phục vụ cho sản xuất thì viết "phiếu xin lĩnh vật t" gửi lên cho phòng kế hoạch vật t, phiếu này phải có xác nhận của giám đốc xí nghiệp cần lĩnh vật t đó, sau đó phòng kế hoạch vật t xem xét và gửi lên cho giám đốc ký xác nhận, rồi phòng kế hoạch vật t viết phiếu xuất kho
(mẫu 07) cho cán bộ của xí nghiệp đó xuống kho nhận vật t. Phiếu xuất kho đ- ợc lập thành 3 liên: liên 1 do phòng kế hoạch vật t giữ, liên 2 giao cho thủ kho giữ để ghi thẻ kho, định kỳ giao chuyển cho kế toán vật liệu để vào sổ sách, liên 3 giao cho ngời lĩnh vật t chuyển về cho bộ phận sử dụng.
Đối với nguyên vật liệu là sắn lát, sắn bột thì quá trình nhập, xuất đợc trình bày nh phần trên, tuy nhiên đến cuối tháng mới viết phiếu nhập kho, xuất kho cho tháng đó.
Ngoài ra, Công ty còn xuất vật liệu hoặc phế liệu thu hồi để bán, nghiệp vụ này không nhiều. Khi phát sinh, Công ty không lập phiếu xuất kho mà lập hoá đơn GTGT (Mẫu 08). Hoá đơn này vừa có giá trị nh một phiếu xuất kho vừa làm căn cứ để thanh toán.
2.2.4.2. Phơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu.
Với phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển nh Công ty đang áp dụng thì việc theo dõi chi tiết nhập, xuất, tồn kho của các loại nguyên vật liệu đợc thực hiện kết hợp giữa kho, xí nghiệp, và phòng kế toán.
a. Tại kho
Việc ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của nguyên vật liệu đợc thủ kho tiến hành ghi trên thẻ kho theo chỉ tiêu số lợng. Mỗi loại, thứ vật liệu cụ thể đợc ghi vào một thẻ kho riêng biệt. Đó là, hằng ngày khi nhận đ- ợc các chứng từ kế toán về nhập, xuất kho thì thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu thực tế nhập kho, xuất kho với số liệu ghi trên phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, sau đó ghi lợng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho - (mẫu 09). Mỗi chứng từ đợc ghi trên một dòng, cuối ngày tính ra số lợng tồn kho để ghi vào thẻ kho. Các chứng từ nhập, xuất hằng ngày đợc thủ kho phân loại thành các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho theo từng loại vật t để chuyển cho phòng kế toán.
Cuối tháng, căn cứ vào các thẻ kho này mà thủ kho lập báo cáo kho -
(mẫu 10) trên các chỉ tiêu số lợng nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, và tồn kho cuối kỳ để gửi lên cho phòng kế toán xem xét. Trên báo cáo kho thì mỗi loại vật liệu đợc ghi trên một dòng, số liệu của dòng này đợc lấy từ dòng tổng cộng trên các thẻ kho.
Việc lập báo cáo kho sẽ giúp cho kế toán đối chiếu số liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với số thực tế trong kho một cách nhanh chóng, thuận tiện mà không phải đối chiếu với thẻ kho, đặc biệt khi theo dõi số lợng nhập kho trong tháng thì số liệu ở sổ đối chiếu luân chuyển phải khớp với số liệu ở trên báo cáo kho, nếu có sự khác biệt thì cần xem lại thẻ kho và tìm ra nguyên nhân sai sót.
b. Tại xí nghiệp
Khi xí nghiệp có nhu cầu cần vật t cho sản xuất thì làm giấy đề nghị mua vật t - (mẫu 01) hoặc phiếu xin lĩnh vật t gửi lên cho phòng kế toán vật t, phòng kế hoạch vật t xem xét và gửi lên giám đốc, khi giám đốc đồng ý thì phòng kế hoạch vật t viết phiếu xuất kho để cho cán bộ của xí nghiệp đó xuống kho nhận hàng về nhằm đảm bảo cho sản xuất (nếu không đủ vật t trong khi thì phòng kế hoạch vật t tiến hành mua vật t về nhập kho rồi sau đó mới xuất kho cho sản xuất).
Các xí nghiệp khi lĩnh vật t về thì có thể không sản xuất hết số vật t đó, nhng xí nghiệp lại không nhập lại kho nữa mà để đấy cho lần sản xuất tiếp theo. Vì vậy, cuối mỗi tháng thì tại các xí nghiệp phải báo cáo sử dụng vật t - (mẫu 11) của xí nghiệp mình để gửi lên cho kế toán làm căn cứ đối chiếu và ghi sổ sách.
c. Tại phòng kế toán
Tại đây thì kế toán tiến hành mở sổ chi tiết vật liệu và sổ đối chiếu luân chuyển để theo dõi tình hình biến động của vật liệu trong Công ty về chỉ tiêu số lợng và giá trị.
• Đối với nghiệp vụ nhập kho
Cuối tháng, mỗi nhân viên tiếp liệu phải hoàn tất toàn bộ chứng từ liên quan đến việc thu mua nguyên vật liệu của mình trong tháng và gửi cho phòng kế toán, kế toán căn cứ vào các phơng thức thanh toán tiền mua nguyên vật liệu để ghi sổ cụ thể:
+ Nếu nguyên vật liệu đợc mua bằng tiền mặt hay tiền tạm ứng thì kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT, giấy báo chi - (mẫu 12), giấy thanh toán tiền tạm ứng - (mẫu 13) đề vào sổ chi tiết vật liệu và vào sổ…
đối chiếu luân chuyển.
Sổ chi tiết vật liệu - (mẫu 14) đợc mở cho cả tháng dùng để theo dõi tình hình mua vật liệu bằng tiền mặt hay tiền tạm ứng
Sổ chi tiết vật liệu bao gồm các cột: STT, đơn vị bán, số hoá đơn, ngày tháng, phiếu nhập, tên vật t, số lợng, đơn giá, thuế VAT đầu vào, TK Có và TK Nợ.
Cơ sở để ghi sổ chi tiết là các phiếu nhập kho, các hoá đơn GTGT, phiếu chi, giấy thanh toán tiền tạm ứng .…
Phơng pháp ghi nh sau:
- Mỗi chứng từ liên quan đợc ghi trên 1 dòng
- Căn cứ hoá đơn GTGT của vật liệu nhập kho ghi vào cột: đơn vị bán, số hoá đơn, ngày tháng.
- Căn cứ phiếu nhập kho để ghi vào cột: phiếu nhập, tên vật t, số lợng, đơn giá, thuế VAT đầu vào
- Sau đó ghi định khoản vào dòng, cột tơng ứng với các tài khoản. Tài khoản Có: 111, 141
Tài khoản Nợ: 152, 153, 154.6
- Trờng hợp có các chi phí phát sinh liên quan đến việc vật liệu thì căn cứ vào các phiếu chi tiền mặt để ghi.
Cuối tháng, kế toán tiến hành cộng các số liệu phát sinh liên quan đến từng tài khoản 111, 141. Sau đó kế toán vật liệu và kế toán thanh toán thực hiện đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết vật liệu với NKCT1, NKCT10 - phần ghi ở các cột 152, 153, 154.6
+ Nếu mua nguyên vật liệu bằng tiền gửi ngân hàng hay cha thanh toán thì kế toán vật liệu tiến hành vào sổ đối chiếu luân chuyển luôn nhng kế toán thanh toán lại vào NKCT2, NKCT5.
• Đối với nghiệp vụ xuất kho vật liệu
Cuối tháng, các xí nghiệp gửi lên phòng kế toán báo cáo sử dụng vật t của xí nghiệp mình, và kế toán tiến hành tính đơn giá cho nguyên vật liệu xuất kho, sau đó vào bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ - (Mẫu 15), bảng này cho biết nguyên vật liệu xuất dùng vào mục đích gì, cho xí nghiệp nào và sau đó thì bảng này đợc gửi cho kế toán chi phí và giá thành để tính ra chi phí cho sản phẩm sản xuất ra, từ đây thì kế toán vật liệu tiến hành ghi vào cột xuất của sổ đối chiếu luân chuyển.
Sổ đối chiếu luân chuyển đợc mở để theo dõi giá trị nhập, xuất, tồn kho của từng loại vật liệu. Việc ghi chép vào sổ đối chiếu luân chuyển - (Mẫu 16) đợc thực hiện nh sau:
- Cột A,B: lần lợt ghi số thứ tự, tên vật liệu theo từng thứ trong từng loại. - Cột 1,2: lần lợt ghi số lợng, số tiền vật liệu tồn kho đầu kỳ. Số liệu này đợc lấy từ số liệu tồn kho cuối kỳ của kỳ trớc đó. Ví dụ nh số tồn kho đầu kỳ của tháng 1/2004 đợc lấy từ số tồn kho cuối kỳ của tháng 12/2003
Số liệu này đợc lấy từ các phiếu nhập kho cụ thể.
- Cột 5: là cột ghi chi phí khác, bao gồm chi phí thu mua, vận chuyển…
- Cột 6,7: lần lợt ghi số lợng, số tiền của vật liệu xuất trong kỳ. Số lợng là số thực sử dụng do các xí nghiệp báo cáo lên
Số tiền đợc tính qua số lợng theo phơng pháp tính giá bình quân hay là theo phơng pháp đích danh.
- Cột 8,9: lần lợt ghi số lợng, số tiền tồn kho cuối kỳ. Cột 8 = Cột 1 + Cột 3 - Cột 6 Cột 9 = Cột 2 + Cột 4 + Cột 5 - Cột 7. - Cột 10: Ghi chú Ví dụ: Số liệu về sắn lát của tháng 1/2004 Tồn đầu kỳ: số lợng: 443.604 kg, số tiền: 483.765.422đ Nhập trong kỳ: số lợng: 1.197789 kg, số tiền: 1.535.337.266đ Chi phí khác: 0đ
Xuất trong kỳ: số lợng: 144.777kinh doanh, số tiền: 173.732.400đ
Tồn kho cuối kỳ: số lợng = 443.604 + 1.197.789 - 144.777 = 1.496.616 kg
Số tiền = 483.765.422 + 1.535.337.266 + 0 - 173.732.400 = 1.845.370.288đ
2.2.5. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
Song song với việc hạch toán chi tiết hàng ngày thì kế toán tổng hợp vật liệu không thể thiếu đợc trong công tác hạch toán vật liệu
Kế toán tổng hợp vật liệu là việc sử dụng các tài khoản kế toán để phản ánh, kiểm tra và giám sát các đối tợng kế toán có nội dung ở dạng tổng quát. Hiện nay, công tác hạch toán tổng hợp vật liệu ở Công ty Rợu Hà Nội đang đợc thực hiện theo phơng pháp kê khai thờng xuyên, theo phơng pháp này thì kế toán tổng hợp sử dụng tài khoản 152 là chủ yếu và các tài khoản liên quan khác.
- TK 152 - Nguyên liệu vật liệu: Theo dõi tình hình nhập, xuất tồn kho của nguyên vật liệu. Tài khoản này đợc chia thành các tài khoản cấp 2 nh sau:
+ TK 1522 - Vật liệu phụ + TK 1523 - Nhiên liệu
+ TK 1524 - Phụ tùng thay thế + TK 1527 - Vật liệu khác
- Các tài khoản liên quan nh TK 111, 112, 331, 621, 627, 641, 642…
2.2.5.1. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu
Tại Công ty Rợu Hà Nội, vật liệu nhập kho dới nhiều hình thức khác nhau nh do mua ngoài, tự gia công chế biến, thu hồi phế liệu trong sản xuất…
a. Nhập kho vật liệu từ nguồn mua ngoài.