I. Đặc điểm kinh tế kỹ thuật của công ty ảnh hởng đến công tác kế toán và chi phí SX và tính giá thành sản phẩm.
2. Đặc điểm tổ chức kinh doanh: Hoạt động chính của công ty là kinh doanh dịch vụ lu chú, ăn uống
dịch vụ lu chú, ăn uống...
2.1. Đặc điểm tổ chức quản lý.
- T tởng quản lý: Kết hợp t tởng quản lý tiên tiến của nớc ngoài với hình thức thực tế trong nớc đa công tác giáo dục t tởng ăn sâu vào công tác quản lý, tạo ra nét đặc sắc về quản lý của Khách sạn Vờn Thủ đô.
- Nguyên tắc quản lý: Gồm các nguyên tắc sau:
* áp dụng chế độ trách nhiệm Tổng giám đốc, xây dựng hệ thống chỉ huy thống nhất có hiệu quả. Tổng giám đốc chịu trách nhiệm trớc hội đồng quản trị theo chế độ nhiệm kỳ dới hình thức ký hợp đồng về mục tiêu quản lý kinh doanh. Tổng giám đốc chịu toàn bộ trách nhiệm về quản lý kinh doanh, xác định mục tiêu phát triển khách sạn, phơng châm kinh doanh, biện pháp quản lý nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao nhất nh dự tính.
* Trong khách sạn áp dụng chế độ phân cấp quản lý, trách nhiệm rõ ràng, trách nhiệm và quyền hạn ngang nhau, cấp dới chịu trách nhiệm với cấp trên, cấp trên kiểm tra cấp dới, nhiệm vụ đợc quán triệt xuống theo từng cấp. Khi thực hiện nguyên tắc “cấp trên quản lý cấp dới trực tiếp”, “khách sạn đặc biệt nhấn mạnh
“cấp trên làm gơng cho cấp dới”. Khách sạn áp dụng chế độ hợp đồng lao động đối với tất cả mọi ngời từ nhân viên tới ngời quản lý các cấp, thời hạn hợp đồng là 1 năm.
- Phơng châm quản lý:
Phơng châm quản lý của Khách sạn là đối ngoại thì đẩy mạnh kinh doanh, đối nội thì tăng cờng bồi dỡng, đào tạo. Đẩy mạnh kinh doanh để nâng cao hiệu quả kinh tế, tăng cờng bồi dỡng, đào tạo để nâng cao chất lợng phục vụ.
• Đẩy mạnh kinh doanh: Mục đích là làm cho du khách yêu và a thích khách sạn, từ đó gây dựng hình ảnh tốt đối với khách, không ngừng nâng cao hiệu quả kinh tế và hiệu quả xã hội của khách sạn. Bộ phận phụ trách kinh doanh
• chủ yếu làm công tác đẩy mạnh kinh doanh, cũng là bộ phận có chức năng kinh doanh của khách sạn.
• Bồi dỡng đào tạo: Khách sạn khuyến khích nhân viên, nhất là bồi dỡng tiếng Anh giao tiếp dùng riêng cho các bộ phận tiếp nhận khách, hầu phòng, bồi bàn..
* Văn phòng tổng giám đốc: Nói chung, văn phòng đại diện hội đồng quản trị thông qua tổng giám đốc để quán triệt kế hoạch và nắm bắt, thẩm duyệt những quyết định qua trọng và tình hình kinh doanh của khách sạn. Nhng khi cần thiết có thể làm việc trực tiếp trong khách sạn.
Để phù hợp với các đặc điểm tổ chức kinh doanh, tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của công ty đợc bố trí nh sau:
* Tổng giám đốc: Là ngời có chức năng hành chính cao nhất về quản lý khách sạn. Chức năng chủ yếu là vạch kế hoạch công tác và các quy tắc, điều lệ tơng ứng xoay quoanh mục tiêu kinh doanh, quản lý khách sạn, đôn đốc, kiểm tra và chỉ đạo các bộ phận hoàn thành các công việc giao; phối hợp quan hệ và công việc với các giám đốc của từng bộ phận, thay mặt khách sạn liên hệ với các ngành ở bên ngoài và với các cơ quan nhà nớc giải quyết các công việc hành chính hàng ngày.. nhằm bảo đảm cho công việc của khách sạn diễn ra bình th- ờng, hoàn thành các nhiệm vụ và chỉ tiêu kinh tế của khách sạn
* Phó tổng giám đốc: Giúp tổng giám đốc vạch ra phơng châm sách lợc kinh doanh và kế hoạch công tác, tổ chức cho các bộ phận thực hiện nghiêm túc, định kỳ kiểm tra tình hình chấp hành.
Phối hợp với tổng giám đốc nắm chắc các công việc của các bộ phận, tìm hiểu, phân tích hoạt động và thông tin kinh tế ngành và tình hình kinh doanh, dự đoán xu thế phát triển kinh doanh khách sạn, đề ra những biện pháp cải cách.
* Th ký tổng giám đốc: Phụ trách công việc in ân, thu phát, trình duyệt và lu trữ các công văn, giấy tờ của văn phòng của giám đốc. Tiệp nhận điện thoại ghi chép các việc có liên quan và báo cáo tổng giám đốc. Tiêp và bố trí khách mà tổng giám đốc hẹn gặp. Tổ chức sắp xếp các công việc về hội nghị mà do tổng giám đóc triệu tập, ghi biên bản hội nghị, sắp xếp chỉnh lý tài liệu hội nghị. Khởi thảo lập báo cáo, báo biểu, hàng ngày chuyển sổ ghi chép của các ca làm việc hàng tuần, ngày cho tổng giám đốc phê duyệt. Thu nhập tài liệu nghiệp vụ cho tổng giám đốc tham khảo.
* Bộ phận tiếp khách (hay bộ phận tiền sảnh):
- Giám đốc điều hành tiếp nhận khách: Quản lý kinh doanh tại bộ phận tiếp nhận khách, cung cấp dịch vụ với chất lợng tốt cho khách, nâng cao tới mức tối đa tỷ lệ cho thuê phòng, thu nhập chi thuê phòng và giá cho thuê phòng bình quân. Chịu trách nhiệm toàn diện về công việc của bộ phận tiếp khách, tham gia hoạch định và thực hiện kế haọch, phơng châm kinh doanh của khách sạn
- Tổ lễ tân (tiếp nhận): Là ngời trực tiếp tiêp nhận đón khách làm thủ tục nhập phòng, hớng dẫn giúp đỡ khách, chịu trách nhiệm về chất lợng khách và thăm hỏi khách.
- Tổ nhận đặt phòng: Tiếp nhận và giải quyết yêu cầu đặt phòng của khách, khai thác nguồn khách, dự tính tình hình phòng trong tháng và những tháng tới. Phân loại khách nghỉ theo tiêu chuẩn đã quy ớc, sửa và huỷ đặt phòng theo yêu cầu của khách
- Tổ tổng đài: Đảm bảo nghe chắp nối điện thoại theo yêu cầu, thao tác một cách chính xác, nhanh, lễ độ, có chất lợng tốt. Nhận lời nhắn tin của khách và chuyển tới ngời nhận. Hoàn thành chu đáo công việc đánh thức khách
- Tổ hành lý: Ký gửi và vận chuyển hành lý của khách theo yêu cầu thao tác đã quy định, chuyển báo trí và các tài liệu khác cho khách và của các bộ phận trong khách sạn. Mở cửa chính của khách sạn và cửa xe cho khách, phục vụ một cách lễ độ lịch sự. Thực hiện các yêu cầu thuê có hẹn của khách, nhận và thông báo cho tổ xe nhu cầu thuê xe của khách.
- Đội xe: Phục tùng sự phân công, lái xe theo yêu cầu trong “lịch yêu cầu dùng xe”. Hàng ngày làm tốt công tác kiểm tra, lau rửa xe, đảm bảo xe sạch sẽ, vận hành bình thờng
- Tổ bảo vệ: Bảo vệ lợi ích của khách sạn, tăng cờng công tác bảo vệ nội bộ, đề ra các chế độ, quy định các biện pháp an toàn có hiệu quả, tiến hành tuyên truyền, giáo dục pháp luât, nâng cao ý thức bảo vệ an toàn của cán bộ, công nhân viên, phòng ngừa xảy ra các sự cố bất ngờ, thờng xuyên đi tuần phát hiện những khả nghi kịp thời. Theo dõi và dập thẻ nhân viên theo giờ làm, ghi chép đầy đủ những ngời ra vào cung câp hàng cho khách sạn. Quét dọn, sắp xếp, kiểm tra phòng sạch sẽ đảm bảo yêu cầu phục vụ cao nhất đúng tiêu chuẩn. Nhận và hoàn thành những yêu cầu của khách về giặt là, dọn dẹp vệ sinh các khu tiền sảnh, nhà hàng và các phòng ban cho khách sạn. Chăm sóc cây trồng trong khách sạn
- Bộ phận kỹ thuật: Hoàn thành công việc âm hình theo quy định của cơ quan Nhà nớc, hoàn thành công tác chuyển, phát truyền qua vệ tinh, truyền hình, phát thanh mặt đất, nhạc nền, ghi chép đày đủ những vận hành của thiết bị. Làm tốt công tác bảo dỡng, duy tu bảo đảm thiết bị hoạt động bình thờng
- Bộ phận nhà hàng: Điều hành trực tiếp là giám đốc nhà hàng: Phục vụ khách các món ăn và dịch vụ có chất lợng tốt. Tức là cung cấp các món ăn Âu, Trung Quốc, Nhật.. phục vụ các bữa tiệc lớn, cung cấp nơi nghỉ ngơi giải trí, phục vụ các hội nghị. Và trong các hoạt động ấy cung cấp cho khách các dịch vụ có chất lợng tốt. Điều tra thị trờng ăn uống, giới thiệu dịch vụ ăn uống của khách sạn.. - Bộ phận bếp: Điều hành trực tiếp là bếp trởng: Cung cấp các món ăn có chất l- ợng tốt, khống chế giá thành thực phẩm, phối hợp với bộ phận nhà hàng nắm bắt đợc nhu cầu và ý kiến của khách, nâng cao chất lợng, đổi mới món ăn. Chịu trách nhiệm hạch toán giá thành bếp ăn, thẩm duyệt thực đơn mới, duyệt mua thực phẩm..
- Tổ máy tính: Ngời lãnh đạo trực tiếp là tổng giám đốc giám sát tình hình vận hành hệ thống máy tính, phụ trách công việc bảo dỡng phần cứng, phần mềm bảo đảm hệ thống máy vận hành tốt, giải đáp các vấn đề do các bộ phận sử dụng máy tính, hớng dẫn nhân viên kiểm tra doanh thu ca đêm làm tốt công tác đổi mới dữ liệu hàng ngày
- Bộ phận tài vụ: Điều hành trực tiếp là kế toán trởng: Kịp thời hạch toán một cách chính xác việc kiểm tra tình hình tài vụ, hoạt động kinh tế và hiệu quả kinh doanh của khách sạn, cung cấp cho ngời quản lý khách sạn những thông tin kế
(dự toán); tăng cờng hạch toán kinh tế, làm tốt công tác kiểm soát chi tiêu, tiết kiệm chi phí, hạ giá thành, gia tăng doanh lợi; tăng cờng công tác phân tích tài vụ, kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, phản ánh tình quản lý kinh doanh; huy động và tích luỹ vốn, phân phối và sử dụng vốn có hợp lý để đạt hiệu quả kinh tế ngày càng lớn; tăng cờng giám sát kế toán, quán triệt chế độ tài vụ giữ gìn kỷ luật về kinh tế tài chính, bảo vệ tài sản và lợi ích khách sạn
- Bộ phận phụ trách nhân lực: Điều hành trực tiếp là giám đốc nhân sự: Xác định cơ cấu tổ chức của khách sạn; lập kế hoạch và thực hiện tuyển dụng cán bộ, công nhân viên; quy định chế độ và thực đánh giá công việc của cán bộ, công nhân viên, đề ra và chấp hành chế độ quản lý công nhân viên, tham gia biên soạn và sửa chữa “Quy chế, điều lệ “ của khách sạn; làm tốt công tác lao động tiền lơng, phúc lợi và bảo hộ lao động; quản lý công tác bồi dỡng và đào tạo cán bộ, công nhân viên, thực hiện các công tác quản lý hành chính khác
2.2. Đặc điểm qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm
Hoạt động chính của công ty là kinh doanh dịch vụ lu chú ăn uống, phục vụ cho khách lu trú tại khách sạn, bên cạnh đó còn cung cấp các sản phẩm về ăn uống cho thị trờng bên ngoài khách sạn. Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty gồm nhiều công đoạn đợc biểu diễn qua sơ đồ sau:
Bộ phận bếp và nhà hàng Bộ phận nhà buồng - Các loại thức ăn chín - Các loại bánh ngọt - Kem - Hoa quả - Bia, nớc ngọt xuất bán - Phòng nghỉ cho khách - Giặt là - Phiên dịch và in - Dịch vụ cho thuê
Do kết quả của mỗi bộ phận đều là thành phẩm, có thể tiêu thụ đợc nên việc tính giá thành các sản phẩm này đơn giản. Kế toán thờng tính đợc trực tiếp giá thành sản phẩm mà không phải thông qua phơng pháp tính giá thành phức tạp
Đặc điểm qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty vừa đơn giản, vừa khép kín nh trên nên việc tổ chức hạch toán kế toán tại công ty tơng đối đơn giản