Chi phí sản xuất chung là những chi phí phục vụ sản xuất, kinh doanh phát sinh trong quá trình chế tạo sản phẩm, thực hiện lao vụ, dịch vụ.
Sử dụng tài khoản 627 để phản ánh các khoản chi phí sản xuất chung phát sinh trong sản xuất. Chi phí sản xuất chung ở khách sạn bao gồm:
+ Chi phí nhân viên các bộ phận. + Chi phí vật liệu.
+ Chi phí dịch vụ mua ngoài. + Chi phí khác bằng tiền.
+ Chi phí khấu hao tài sản cố định.
Chứng từ để hạch toán chi phí sản xuất chung là bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định các hoá đơn dịch vụ mua ngoàI, các phiếu chi.
- Chi phí quản lý nhân viên các bộ phận:
Lơng thời gian = số ngày công x hệ số lơng x Dt bình quân tháng .
………
Lơng thời gian: 1.132.500
Lơng trách nhiệm, ( phụ cấp): 54.000 Số lơng thực trả là: 1.186.500
Đối với các khoản trích theo lơng, cũng đợc tính nh đối với CPNCTT. Cuối quý căn cứ vào bảng phân bổ, kế toán ghi vào chứng từ ghi sổ.
Nợ TK 627: 11.820.990 (chi tiết: TK 338.2: 209.683 Có TK 334: 10.708.273 TK 338.3: 796.795 Có TK 338: 1.112.717 TK 338.4: 106.239)
Tuy nhiên có những quý chi phí của những nhân viên này lạI không đợc phản ánh vào chi phí sản xuất chung, mà chuyển vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Điều này sẽ làm sai lệch giá thành của doanh nghiệp.
- Kế toán tập hợp chi phí tổ giặt là:
- Do đặc thù khách sạn là cung cấp dịch vụ. Nên để thu hút khách, đơn vị có những chính sách miễn phí giặt là cho một số khách. Vì vậy chi phí cho giặt là đợc coi là chi phí gián tiếp.
Do đơn vị không trực tiếp giặt mà phảI đI thuê ngoàI nên số các bảng số liệu đợc nhân viên phụ trách giặt là cập nhật hàng ngày theo mẫu riêng và chỉ cuối tháng mới phảI làm báo cáo tổng hợp phát sinh trong tháng.
Trích báo cáo tổng hợp phát sinh giặt là tháng 3 năm 2002
Diễn giảI Phí giặt Phí giặt Giặt là Tổng số Ngày ga giờng đồng phục miễn phí VND USD
1/11/01 748,770 170,500 0 919,270 63.402/11/01 684,860 180,950 0 865,810 59.71 2/11/01 684,860 180,950 0 865,810 59.71 3/11/01 394,350 199,100 0 593,450 40.93 4/11/01 644,930 157,300 0 802,230 55.33 5/11/01 812,460 211,200 41,250 1,064,910 73.44 - - 30/11/01 679,140 190,850 - 906,850 62.54 Tổng số: 19,504,000 4,823,200 982,000 25,390,200 1,751.05 Ngời lập: Kế toán trởng:
Báo cáo này đợc kế toán kiểm toán nội bộ kiểm tra lạI mức độ chính xác một lần nữa sau đó chuyển cho kế toán tập hợp chi phí làm chứng từ.
Mẫu sổ
Capital Garden Hotel 48 A Láng hạ, Hà nội
No:_______________ Date/ Ngày: 5/3/02
Currence/ Loại tiền:_____
Jonal voucher
Date A/C Description Debit Amount Date A/C Description AmountCredit
Ngày TàI khoản Diễn giảI Tổng ghi nợ Ngày TàI khoản Diễn giảI Tổng ghi có
1 2 3 4 1 2 3 4
5/12/01 63213Tiền giặt là tháng 25,309,200 33111PhảI trả cho công ty 25,309,200
11 năm 2001 giặt là tiền tháng
11 năm 2001
25,309,200 25,309,200
Prepaired by: Checked by: Approved by:
Ngời lập: Ngời kiểm tra: Ngời duyệt:
___________ _______________ _______________
Kế toán tập hợp chi phí của tổ lái xe:
Những chi phí phát sinh ở tổ lái xe là những chi phí mua nhiên liệu, chi phí mua phụ tùng thay thế , chi phí khám xe định kỳ, chi phí bảo dỡng, chi phí vé cầu phà…
- Trờng hợp thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt cho phát sinh trong tháng:
Kế toán căn cứ vào sổ theo dõi riêng của bộ phận lái xe do tổ trởng tổ hành lý cung cấp tiến hành kiểm tra độ chính xác rồi viết lệnh chi tiền. Sau khi chi xong kế toán căn cứ vào lệnh chi tiền nhập số liệu vào sổ nhật ký cái VND. Đồng thời cũng nhập số liệu vào máy vi tính theo mẫu bảng VND.
Trích bảng theo dõi chi phí cho xe # 0260 trong tháng 3/2002
Ngà y
Nội dung Số tiền Ghi
chú Xăng dầu Phụ tùng Vé cầu phà Săm lốp 01/3 50 lit (149490km) 270,000 - - - - - - 15/3 Bơm lốp 12,000 16/3 50 lit (149840km) 270,000 30/3 50 lit (150190km) 270,000 Tổng cộng: 2,570,050
Ngời lập: Ngời kiểm tra:
- Trờng hợp trả chậm:
Cuối tháng nếu có khoản chi nào đã phát sinh trong tháng mà cha trả kế toán ghi sổ đặc thù JV. Đồng thời cập nhật số liệu vào máy vi tính theo mẫu:
Bảng tập hợp chi phí bộ phận lái xe tháng 3/2002 Diễn giải Xe số 0251 Xe số 0260 Xe số 0753 Xe số 0754 Ghi chú Tổng số
Tiền ngay Tiền chậm VNĐ USD
Bảo dỡng 350,000 350,000 350,000 350,000 1,400,000 1,400,000 96.55 Thay dầu 55,000 27,500 75,000 55,000 212,500 212,500 14.66 Mua xăng 2,156,200 1,562,100 2,156,000 1,982,000 7,856,300 7,756,300 541.81 Vé cầu phà 250,000 60,000 20,000 80,000 410,000 410,000 28.28 Phụ tùng thay thế 550,000 550,000 550,000 37.93 - - - - - - - - -
Ngời lập: Kế toán trởng:
- Kế toán tập hợp chi phí ở tổ điện máy: + Trờng hợp trả ngay trong tháng:
Những chi phí phát sinh ở tổ điện máy là những chi phí nh mua vật liệu để sửa chữa buồng, chi phí mua bóng đèn thay thế, chi phí bảo dỡng máy móc trang thiết bị, và những chi phí khác Những chi phí này chỉ khi nào có sự đồng ý phê…
duyệt của tổng giám đốc hay kế toán trởng mới đợc phép mua.
Trờng hợp thnah toán trực tiếp bằng tiền mặt cho những phát sinh trong tháng: Khi mua về nhân viên tổ máy phải trả hóa đơn cho phòng kế toán ngay để kế toán theo dõi căn cứ vào hoá đơn kế toán quỹ xuất tiền. Sau đó ghi vào sổ Nhật ký sổ cái chi tiền mặt (Cả vào sổ và trên máy)
+ Trờng hợp trả chậm:
Là những khoản chi phí cho bộ phận điện máy mà Khách sạn cha thanh toán trong tháng hoặc những chi phí theo hợp đồng ký kết bảo trì bảo dỡng mà Khách sạn ký vói các công ty này (thì tất cả các phí đều trả chậm sau 1 hoặc 2 tháng tuỳ thuộc vào thoả thuận) Trờng hợp này kế toán căn cứ vào hợp đồng và hoá đơn kế toán nhập vào sổ đặc thù JV. Đồng thời theo dõi chi tiết trên máy vi tính theo Bảng tập hợp chi phí riêng cho bộ phận kỹ thuật tổ máy. Những chi phí này chỉ đợc tổng hợp một tháng một lận do kế toán tập hợp. Khi nhập số liệu này vào bảng chi tiết máy vi tính sẽ tự động cập nhật số liệu vào bảng tổng hợp chi phí phải trả tính đến ngày 30 tháng 3 năm 2002.
Trích bảng tập hợp chi phí của tổ điện máy tháng 3/2002
Diễn giải Công ty Thiên na Công ty xăng dầu Công ty NHK - Ghi chú Tổng số
Tiền ngay Tiền chậm VNĐ USD
Bảo dỡng 850,000 850,000 1,850,000 127.59 Dầu Diezen 12,340,000 12,340,000 12,340,000 851.03 Cung cấp khác 8,506,340 8,506,340 8,506,340 586.64 Bóng đèn 2,548,000 2,548,000 2,548,000 175.72 Phụ tùng thay thế 450,000 450,000 450,000 31.03 56
Những chi phí khác 825,000 825,000 825,000 56.90 - - - - Tổng sổ: 26,519,340 1,828,92 Ngời lập: Kế toán trởng:
- Kế toán tập hợp chí phí hoa hồng cho khách đặt phòng:
Chi phí hó hông là chi phí mà trớc khí đặt phòng, khách đặt phòng đã đợc khách sạn chấp nhận trích một khoản chi cho giá phòng mà họ đặt. Giá đặt càng cao thì tiền hoa hồng cũng cao theo để khuyến khích ngời cung cấp đặt phòng. Giữa ng- ời cung cấp nguồn khách và khách sạn phải có hợp đồng ký kết đợc cả hai bên cùng xác nhận, Đặc biệt về phía khách sạn phải có chữ ký chuẩn duyệt của Tổng giám đỗc.
+ Trờng hợp phát sinh trong tháng trực tiếp trả bằng tiền mặt: Kế toán căn cứ vào số ngày và số phòng khách thực ở (đợc thể hiện trên hoá đơn có kèm theo hợp đồng ký kết hợp lệ ) tập hợp chi phí rồi viết lệnh chi tiền mặt. Sau khi trả tiền kế toán ghi sổ nhật ký sổ cái VND đồng thời vào máy vi tính . Kết cấu và nội dung trên máy đợc trình bày giống nh trên sổ cái .
+ Trờng hợp trả chậm: Những phát sinh không trả trong tháng mà nợ lại đến tháng sau kế toán cũng căn cứ vào hóa đơn và sổ theo dõi để tập hợp toàn bộ chi phí trên máy vi tính chi tiết cho từng đối tợng. Cuối tháng kế toán cộng tổng số rồi vào sổ đặc thù JV
Trích bảng theo dõi chi tiết tiền hoa hồng của công ty A
Tên khách Phòng số Ngày vào Ngày ra Tổng số ngày ở Hoa hồng 1 đêm Thành tiền Ông Nakataky 102 11/3/02 11/4/02 2 30,000 60,000 Ông Jhon Tuck 304 11/3/02 11/6/02 5 45,000 225,000 Bà Nina 217 11/5/02 15/11/02 10 35,000 350,000 - -
-- -
Tổng số: 3,500,000
Trích bảng tổng hợp chi phí hoa hồng tháng 3/2002
Tên công ty Ghi chú Tổng số
Trả ngay Trả chậm VND USD Công ty DMC 845,000 285,000 1,130,000 77.93 Chị Hơng 562,100 480,000 1,042,100 71.87 Công ty du lich A 2,500,000 - 2,500,000 172.41 Công ty B 294,000 - 294,000 20.28 Anh Tùng (HB) 789,000 1,125,000 1,914,000 132.00 Chị Hoa (NG. Son) - 120,500 120,500 8.31 Công ty du lich C - 789,700 789,700 54.46 Công ty A 1, 256,000 42,000 1,298,000 89.52 - - Tổng số: 4,526,800 6,380,780 10,907,580 752.25
Ngời lập: Kế toán trởng: Tổng giám đỗc:
Khi nhập số liệu vào bảng chi tiết máy cũng đồng thời tự nhập số liệu vào bảng Nợ phải trả. Cuối tháng kế toán căn cứ vào Bảng chi tiền mặt tập hợp trong tháng trên máy và sổ đặc thù JV để làm chứng từ tính giá thành.
- Kế toán tập hợp các khoản chi khác:
Đây là những khoản chi nhỏ không thờng xuyên mà đơn vị phải chi để phục vụ khách. Những chi phí này đợc bộ phận lễ tân hay bộ phận đặt phòng viết lệnh chi tiền. Kế toán căn cứ vào lệnh chi đã đợc duyệt chi. Hạch toán vào sổ Nhật ký sổ cái VND
Cuối tháng khoá sổ tiền VND còn trên máy sử dụng lệnh "SORT" và lệnh "SUB TOTAL" để tập hợp toàn bộ chi phí cho từng bộ phận đợc trả trực tiếp bằng tiền mặt. Sau khi sử dụng các lệnh này ta sẽ có bảng chi tiết chi tiền mặt đợc tập hợp theo từng nhóm chi phí riêng cho từng TK .
Sau khi sử dụng lệnh "SORT" , lệnh "SUBTOTAL" ta đợc bảng tập hợp :
Chi phí bằng tiền mặt trong tháng 3/2002 nh sau:
Chi tiền mặt tháng 3/2002
Rate/ tỉ giá: 15.000
Ngày ghi sổ
Mã số Số TK Diễn giải Thu Chi Số d Qui đổi 60,523,641 3/3/02 C 1101 13111 Doanh thu ngày
1/3/02 10,837,60 10,837,60 0 74 30/3/0 2