* Kế toán trởng: Kiểm tra tất cả chứng từ ghi nợ và chứng từ gốc kèm theo, bảo đảm số liệu chính xác, chân thực, hạch toán phân loại tổng nợ, giám sát và chỉ đạo việc lập sổ phân loại nợ chi tiết, bảo đảm sổ sách và thực nợ phù hợp với nhau. Lập báo biểu, phân tích tài vụ hàng tháng, hàng năm. Giám sát chỉ đạo thu chi tiền mặt, đổi ngoại tệ... khống chế giá thành, chỉ đạo công tác trả đòi nợ. Giúp giám đốc lập dự toán và phân phối vốn kinh doanh cho các bộ phận. Chịu trách nhiệm trớc Nhà nớc về chế độ kế toán đợc thực hiện ở dơn vị.
* Kế toán ngân hàng - Thủ quĩ và công nợ nội bộ: Phụ trách công tác thu phát tiền mặt của khách sạn, đối chiếu bảng tổng hợp thu hàng ngày. Lập báo biểu hàng ngày về tiền mặt, tiển gửi ngân hàng. Kiểm soát việc lu động tiền mặt và ngoại tệ của khách sạn. Cuối tháng lập báo cáo đối chiếu tiền gửi ngân hàng giữa ngân hàng với khách sạn
* Kế toán thanh toán và tiền lơng: Theo dõi tiền mặt, viết phiếu chi, thanh toán, bảo hiểm, nợ tạm ứng, nợ phải thu, phải trả. Tập hợp chi phí phát sinh trong tháng chi tiết cho từng đơn vị cung cấp hàng, đối chiếu số liệu với bộ phận kho hàng ngày, lên báo coá những khoản phải trả. Theo dõi những khoản đã thanh toán để kịp thời vào sổ. Đồng thời theo dõi tăng giảm TSCĐ và chi phí đầu t XDCB
Theo dõi các Tài khoản 152 (15211,15212,15213..); 331 (33111, 33112..); 632; 642;)
* Kế toán thu ngân tại tiền sảnh: Nắm vững các hình thức thanh toán (bằng thẻ tín dụng, séc du lịch..). Sắp xếp các biên lai nợ của khách hàng dự định trả phòng trong ngày, bảo đảm biên lai có đủ chữ ký của khách hàng và số d chính xác, thực hiện nhiệm vụ thanh toán, đổi ngoại tệ..
* Kế toán thu ngân tại nhà hàng: Nắm vững các hình thức thanh toán, đối chiếu, kiểm tra chính xác, thanh toán nhanh chóng cho khách.
* Kiểm toán nội bộ ban đêm: Kiểm tra đối chiếu doanh thu giữa doanh thu và báo cáo nộp tiền của nhân viên thu ngân, sửa chữa các lỗi sai sau khi nhân viên thu ngân nhập dữ liệu vào máy. Lập báo biểu có liên quan, kiểm tra số liệu trên máy vi tính, in các báo cáo trên máy vi tính làm tài liệu lu trữ trớc khi khoá số liệu trong ngày trên máy.
* Kế toán kho: Cập nhật số liệu thu phát trong ngày, viết lệnh xin mua hàng khi các bộ phận trong khách sạn yêu cầu, gọi hàng khi cần thiết, cung cấp số liệu hàng ngày cho kế toán.
Sơ đồ 7: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán khách sạn
3.Hình thức sổ kế toán đang áp dụng tại khách sạn .
KT Ngân Ngân hàng, Thủ quĩ Kế toán trưởng KT thu, tiền lư ơng, BHXH KT thanh toán Bộ phận thu ngân tại sảnh Bộ phận thu ngân tại nhà hàng Kiểm toán nội bộ ban đêm Kế toán vật liệu, Thủ kho
Do là một công ty hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ du lịch, nên việc hạch toán của công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ và việc tập hợp chi phí đợc sử dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ.
Hàng tháng, phòng kế toán lên Nhật ký chứng từ để hạch toán, tập hợp doanh thu chi phí, lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong tháng.
Hàng ngày căn cứ vào hứng từ gốc hoá đơn thu chi để ghi vào nhật ký chứng từ - Đối với những đối tợng cần theo dõi chi tiết thì chứng từ gốc ghi vào bảng kê. - Nếu chứng từ gốc liên quan đến sổ hạch toán chi tiết thì ghi vào thẻ hoặc sổ hạch toán chi tiết.
Cuối tháng cộng bảng kê lấy số liệu ghi vào nhật ký chứng từ có lên quan. Cộng nhật ký chứng từ để ghi vào sổ cái.
Cộng thẻ và sổ hạch toán chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết. Sau đó lập báo cáo tài chính. Hình thức kế toán này đảm bảo công tác kế toán đợc vận hành một cách thuận tiện, phản ánh chính xác tình hình biến động của các yếu tố và quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp kịp thời yêu cầu thông tin của lãnh đạo
Sơ đồ 8: Sơ đồ trình tự hạch toán theo hình thức Nhật ký chứng từ
Ghi chú:
Ghi cuối ngày Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu kiểm tra
42
Chứng từ gốc, hoá đơn thu chi hàng ngày
Sổ cái
Nhật ký chứng từ
Báo cáo tài chính
Bảng kê Thẻ và sổ kế
toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Sơ đồ 9: Sơ đồ luân chuyển chứng từ và tập hợp chi phí sản xuất
4. Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành
+ Tài khoản sử dụng: 154, 155, 621, 622, 627. + Chứng từ sử dụng:
- Bảng thanh toán lơng, BHXH.
- Bảng kê xuất vật t.
- Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ.
- Bảng kê hoá đơn dịch vụ đã mua.
- Bảng kê thuế, phí, lệ phí.
- Bảng kê chứng từ thanh toán khác. + Loại sổ sử dụng:
- Sổ chi tiết các TK: 154, 155, 621, 622, 627.