V. Hệ thống sổ sách hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp
5. Bộ máy kế toán công ty xây dựng vận tảI MINH THANH
5.1. Hình thức tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán
Công ty xây dựng_ vận tảI MINH THANH tổ chức công tác kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán: ở các chi nhánh xí nghiệp trực thuộc có tổ chức kế toán riêng tiến hành hạch toán theo hình thức phân tán, tổ chức kế toán của đơn vị làm nhiệm vụ từ khâu hạch toán ban đầu, ghi sổ kế toán đến lập báo cáo kế toán gửi về phòng kế toán công ty. Các tổ đội trực thuộc không có bộ phận kế toán tiến hành hạch toán báo sổ theo hình thức tập trung: ở bộ phận này có các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu (thu thập, kiểm tra, xử lý chứng từ và gửi về phòng kế toán công ty) phòng kế toán công ty làm nhiệm vụ hớng dẫn, kiểm tra kế toán toàn đơn vị, nhận chứng từ của các đơn vị hạch toán tập trung ghi sổ kế toán, nhận báo cáo kế toán của các chi nhánh, xí nghiệp hạch toán độc lập tổng hợp số liệu để lập báo cáo kế toán toàn công ty.
Để phù hợp với đặc điểm tổ chức hoạt động SXKD và tổ chức công tác kế toán, bộ máy kế toán công ty đợc tổ chức theo sơ đồ sau:
Sơ đồ: 2.2 Bộ máy kế toán công ty xây dựng_ vận tảI MINH THANH
Nguyễn thị chi 42 Kế toán trư ởng Phó Kế toán trưởng KT thu chi KT TSCĐ VT CCDC KT TL & BHXH, BHYT, KPCĐ KT T.T NS NN KT tổng hợp & theo dõi công nợ KT ngân hàng Thủ quỹ Trưởng Ban kế toán
Nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong công ty, công việc phòng kế toán đợc chia thành các phần hành kế toán. Mỗi phần hành công việc kế toán đợc đảm nhiệm bởi một nhân viên kế toán riêng biệt, độc lập, đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm của kế toán. Vì mỗi phần hành công việc kế toán là một khâu của quá trình hạch toán nên chúng có quan hệ mật thiết với nhau. Để thấy đợc mối quan hệ đó ta đi tìm hiểu khái quát các phần hành công việc:
- Kế toán thu chi: hàng ngày căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán, đơn xin tạm
ứng, giấy nộp tiền đã có sự phê chuẩn của giám đốc và của kế toán trởng, lập các chứng từ thu chi, rồi chuyển cho thủ quỹ, theo dõi tình hình công nợ trong nội bộ công ty.
- Kế toán TSCĐ, vật t, CCDC: căn cứ vào hoá đơn chứng từ liên quan đến
nhập xuất kho công cụ dụng cụ, vật t, tăng, giảm tài sản cố định qua mua sắm mới, bán, thanh lý, điều chuyển nội bộ công ty nh: hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, giấy điều chuyển nội bộ tài sản cố định, biên bản thanh lý tài sản cố định... ghi sổ kế toán liên quan: sổ cái TK152, sổ cái TK 153, sổ cái TK 211, các sổ chi tiết tơng ứng, báo cáo nhập xuất tồn của từng kho, sổ tăng giảm tài sản cố định..., theo dõi tình hình sử dụng vật t, tài sản của đơn vị . Đầu năm, lập kế hoạch khấu hao cả năm cho toàn công ty. Hàng tháng, tính số tiền khấu hao TSCĐ toàn công ty, phân bổ cho các chi nhánh, xí nghiệp, rồi ghi vào các sổ nh sổ khấu hao, bảng chi tiết
khấu hao theo dõi tình hình thanh toán tiền khấu hao, tiền lãi do sử dụng vốn vay của công ty, lập báo cáo: báo cáo tổng hợp tăng giảm TSCĐ, báo cáo kiểm kê vật t, CCDC, thành phẩm, hàng hoá... giúp nhà quản trị công ty ra quyết định đúng đắn nâng cao hiệu quả sử dụng vật t tài sản.
-Kế toán tiền lơng, BHXH, BHYT, KPCĐ: hàng tháng căn cứ vào bảng
chấm công của tổ đội sản xuất, khối văn phòng, khối lợng công việc đã hoàn thành và mức lơng khoán, kế toán tiến hành tính lơng cho ngời lao động, tính các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ theo chế độ và ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các sổ kế toán liên quan. Định kỳ lập báo cáo tình hình sử dụng quỹ lơng và thu nhập bình quân của ngời lao động toàn công ty.
-Kế toán ngân hàng: căn cứ vào kế hoạch sử dụng vốn và nhu cầu vốn phát
sinh trong quá trình hoạt động SXKD của các chi nhánh xí nghiệp thành viên, lập giấy uỷ nhiêm thu, chi, lập hồ sơ xin vay vốn ngân hàng, rút tiền từ ngân hàng về quỹ. Định kỳ lập báo cáo sử dụng tiền gửi ngân hàng.
-Kế toán thanh toán với ngân sách nhà nớc: căn cứ vào các chứng từ có hoá
đơn thuế (cả đầu ra và đầu vào) ghi vào sổ kế toán liên quan. Hàng tháng, nhận bảng kê khai thuế của các chi nhánh, xí nghiệp, lập bảng kê khai thuế: tính số thuế đầu vào đợc khấu trừ và tính số thuế đầu ra phải nộp cho ngân sách nhà nớc căn cứ vào giá trị khối lợng công việc thực hiện trong tháng. Theo dõi tình hình thanh toán với ngân sách nhà nớc. Cuối năm quyết toán tổng số thuế đợc khấu trừ, tổng số thuế phải nộp với ngân sách nhà nớc, định kỳ lập báo cáo thuế.
-Kế toán tổng hợp và theo dõi công nợ: căn cứ vào các chứng từ kế toán do các bộ phận liên quan tập hợp và gửi tới tiến hành nhập số liệu vào máy, cuối mỗi kỳ kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển giữa các tài khoản liên quan, tính giá thành, xác định kết quả kinh doanh trong kỳ. Theo dõi tình hình thanh toán công nợ giữa đơn vị và các khách hàng, định kỳ lập báo cáo quản trị, báo cáo tài chính cho toàn công ty.
-Thủ quỹ: căn cứ phiếu thu, chi do kế toán lập tiến hành thu chi tiền mặt, ghi vào sổ quỹ. Cuối ngày tập hợp chứng từ chuyển cho kế toán nhật ký chung, khoá sổ quỹ, đối chiếu số liệu trên sổ quỹ với sổ cái và sổ chi tiết các loại tiền mặt tơng ứng.
-Ban kế toán của các chi nhánh, xí nghiệp hạch toán độc lập gồm có trởng
ban kế toán và các nhân viên kế toán.
5.2. Hệ thống chứng từ kế toán tại công ty xây dựng_ vận tảI MINH THANH
Căn cứ vào đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty và quyết định số 1141- TC/QĐ CĐKT ngày 01tháng 11 năm 1995 của Bộ tài chính công ty sử dụng các chứng từ sau:
Lao động tiền lơng
Bảng chấm công
Bảng thanh toán tiền lơng
Bảng thanh toan bảo hiểm xã hội Bảng thanh toán tiền thởng Hợp đồng giao khoán
Tiền tệ
Phiếu thu Phiếu chi
Giấy thanh toán tiền tạm ứng Biên lai thu tiền
Biên bản kiểm kê quỹ Uỷ nhiệm chi
Séc
Tài sản cố định
Biên bản giao nhận tài sản cố định Thẻ tài sản cố định
Biên bản thanh lí tài sản cố định
Biên bản giao nhận tài sản cố định sửa chữa lớn hoàn thành
Hàng tồn kho
Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho
Biên bản kiểm kê vật t
Bán hàng
Hoá đơn (GTGT)
Mỗi loại chứng từ có một chơng trình luân chuyển riêng: có thể là liên tiếp, song song, hoặc vừa liên tiếp vừa song song phù hợp với yêu cầu quản lý thông tin đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
5.3. Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng tại công ty xây dựng_ vận tảI MINH THANH
Căn cứ đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty còn bao gồm các chi nhánh, xí nghiệp, tổ, đội, Công ty áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán hàng tồn kho.
Căn cứ Quyết định số 1864/1998/QĐ - BTC ngày 16 tháng 12 năm 1998 của bộ tài chính về “Chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp xây lắp” đơn vị sử dụng các tài khoản sau:
Tên tài khoản Số hiệu
Tên tàI khoản Số
hiệu Loại 1: Tài sản lu động Loại 4: Nguồn vốn chủ sở hữu
Tiền mặt 111 Nguồn vốn kinh doanh 411
Tiền gửi ngân hàng 112 Quỹ đầu t phát triển 414 Phải thu khách hàng 131 Quỹ dự phòng tài chính 415 Phải thu nội bộ 136 Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm 416 Phải thu khác 138 Lợi nhuận cha phân phối 421 Dự phòng phải thu khó đòi 139 Quỹ khen thởng 431
Tạm ứng 141 Loại 5: Doanh thu
Chi phí trả trớc 142 Doanh thu 511
Ký cợc, ký quỹ ngắn hạn 144 Hàng bán bị trả lại 531 Nguyên vật liệu 152 Loại 6: CP SX- KD
Công cụ dụng cụ 153 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 621 Chi phí sản xuất kinh doanh dở
dang
154 Chi phí nhân công trực tiếp 622
Thành phẩm 155 Chi phí sản xuất chung 627
Hàng hoá 156 Giá vốn hàng bán 632
Loại 2: Tài sản cố định Chi phí bán hàng 641
Tài sản cố định hữu hình 211 Chi phí quản lý doanh nghiệp 642 Hao mòn tài sản cố định 214 Loại 7: Thu nhập hoạt động khác
Góp vốn kiên doanh 222 Thu nhập hoạt động tài chính 711 Đầu t dài hạn 228 Thu nhập hoạt động bất thờng 721 Chi phí XDCB dở dang 241 Loại 8: Chi phí hoạt động khác
Loại 3: Chi phí hoạt động tài chính 811
Vay ngắn hạn 311 Chi phí hoạt động bất thờng 821 Phải trả ngời bán 331 Loại 9: Xác định kêt quả kinh doanh Thuế và các khoản phải nộp
ngân sách
333 Xác định kết quả kinh doanh 911 Phải trả công nhân viên 334 Loại 0 : Tài khoản ngoài bảng cân
đối kế toán
Chi phí phải trả 335 Tài sản thuê ngoài 001
Phải trả nội bộ 336 Vật t nhận giữ hộ, gia công 002 Phải trả, phải nộp khác 338 Nợ khó đòi đã xử lý 004
Vay dài hạn 341 Nguyên tệ 007
Nguồn vốn khấu hao cơ bản 009
5.4. Hệ thống sổ sách, BCKT ở công ty xây dựng_ vận tảI MINH THANH.
Công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung, hình thức kế toán này phù hợp với đặc điểm, qui mô sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ của cán bộ quản lý, cán bộ kế toán cũng nh là điều kiện trang bị phơng tiện kỹ thuật tính toán xử
lý thông tin. Công tác kế toán của Công ty đợc sự trợ giúp của phần mềm kế toán HAS (Minh Thanh Accounting System). Căn cứ vào chứng từ gốc hay bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại hợp lệ để ghi vào sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự sau:
Sơ đồ: 2.3
Trình tự ghi sổ tại Công ty xây dựng_ vận tảI MINH THANH.
Chú ý:
: Ghi định kỳ : Ghi cuối kỳ
: Quan hệ đối chiếu
Các loại sổ sách trong công ty gồm: sổ nhật ký chung, sổ cái các tài khoản, sổ chi tiết (đợc mở theo qui định của bộ tài chính và yêu cầu quản lý của công ty), các loại bảng kê, bảng phân bổ, ví dụ nh TK 154" chi phí sản xuất kinh doanh dở dang " đợc mở chi tiết cho từng công trình:
15401: công trình Lạng Sơn 15402: công trình Hà Nội Chứng từ gốc và bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Chứng từ mã hoá nhập dữ liệu vào máy tính Nhật ký chung
Sổ cái tài khoản
Bảng cân đối thử Chứng từ mã hoá các bút toán Đ/C, K/C Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh BCĐKT và các BCKT
.
15405: Công Trình Quảng Ninh ...
Hàng quý, Phòng kế toán Công ty tổng hợp số liệu từ các báo cáo của các chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc lập các báo cáo tài chính toàn công ty: (Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo thuế, Thuyết minh BC7TC, các báo cáo quản trị: (Báo cáo chi tiết phải thu của khách hàng, báo cáo tình hình sử dụng quỹ l- ơng và thu nhập bình quân của ngời lao động, báo cáo vốn lu động, báo cáo nguồn vốn kinh doanh, báo cáo nguồn vốn chủ sở hữu, báo cáo kết quả kinh doanh theo công trình, ...) và tiến hành phân tích Báo cáo tài chính. Phòng kế toán công ty tiến hành kiểm tra chứng từ, sổ sách của các chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc mỗi năm một lần để kiểm tra tình hình thực hiện công tác kế toán, thực hiện chế độ, qui chế, nguyên tắc tài chính cũng nh đảm bảo số liệu trong các báo cáo của các chi nhánh, xí nghiệp là trung thực, hợp lý. Công tác kiểm tra đợc sự chỉ đạo trực tiếp của Kế toán trởng hoặc Phó kế toán trởng, nhân viên tham gia kiểm tra là kế toán của phòng kế toán công ty. Phơng pháp kiểm tra chọn mẫu đợc sử dụng trong quá trình kiểm tra: lấy mẫu một số hoá đơn chứng từ...và có thể là đối chiếu từ chứng từ, hoá đơn vào sổ cái, sổ chi tiết liên quan hoặc ngợc lại từ những số liệu trong sổ sách nghi ngờ có sai phạm đối chiếu với hoá đơn chứng từ gốc... Kết quả của cuộc kiểm tra đợc lập thành biên bản.
II.Thực trạng tổ chức hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại công ty xây dựng_ vận tảI minh thanh
1. Tổ chức kế toán chi phí sản xuất tại công ty
1.1. Đối tợng hạch toán chi phí sản xuất
Đối tợng tập hợp chi phí có liên quan trực tiếp đến tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp, ảnh hởng tới tính chính xác của thông tin kế toán cung cấp từ quá trình tập hợp chi phí. Vì vậy, xác định đối tợng tập hợp chi phí phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của Công ty có ý nghĩa rất lớn trong việc tổ chức kế toán tập hợp chi phí sản xuất, từ việc hạch toán ban đầu đến tập hợp chi phí, tổ chức tổng hợp số liệu, ghi chép trên các sổ kế toán.
Tại Công ty xây dựng_ vận tảI MINH THANH, đối tợng kế toán tập hợp chi phí đợc xác định là từng công trình, hạng mục công trình. Mỗi đối tợng kế toán tập hợp chi phí sản xuất từ khi khởi công xây dựng đến khi hoàn thành bàn giao đều đợc mở sổ chi tiết để tập hợp chi phí sản xuất. Các sổ chi tiết này sẽ đợc tổng hợp theo từng tháng và đợc theo dõi chi tiết theo từng khoản mục: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí sản xuất chung đợc theo dõi chi tiết theo từng yếu tố: chi phí nhânviên quản lý, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiềnkhác.
1.2. Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của Công ty xây dựng_ vận tảI MINH THANH không chỉ bao gồm chi phí nguyên vật liệu dùng cho hoạt động thi công xây lắp mà còn bao gồm cả chi phí nguyên vật liệu, nhiên liệu, CCDC dùng cho hoạt động đội máy, quản lý tổ đội sản xuất. Vật liệu sử dụng cho thi công có khoảng 160 danh mục vật liệu, với nhiều chủng loại khác nhau.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của Công ty xây dựng_ vận tảI MINH THANH bao gồm:
- Chi phí nguyên vật liệu: gạch, ngói, xi măng, sắt, thép, đá, cát, sỏi... - Chi phí vật liệu phụ: vôi, sơn, đinh, dây thừng...
- Chi phí vật liệu kết cấu: kèo cột, khung, tấm panel đúc sẵn... - Chi phí công cụ dụng cụ: cốp pha, ván đóng khuôn...
- Chi phí vật liệu trực tiếp khác.
Chi phí nguyên vật liệu phục vụ thi công xây lắp, máy thi công, công tác quản lý tổ đội phát sinh trong tháng đợc hạch toán trên TK 621, TK 621 đợc mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là loại chi phí chiếm tỷ trọng tơng đối lớn trong giá thành công trình (từ 60%-65% ). Do vậy, việc hạch toán chính xác, đầy đủ chi phí nguyên vật liệu có tầm quan trọng đặc biệt trong việc xác định lợng tiêu hao vật chất trong sản xuất thi công và đảm bảo tính chính xác của giá thành công trình xây dựng. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đợc hạch toán trực tiếp vào các đối tợng chịu chi phí theo giá trị thực tế của từng loại nguyên vật liệu xuất dùng.
Công ty xây dựng_ vận tảI MINH THANH áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên hàng tồn kho, cụ thể nh sau:
Chi phí nguyên vật liệu: