- Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra (Mẫu 02 - GTGT) - Phiếu xuất kho (Mẫu 02 - VT)
- Thẻ kho (Mẫu 06 - VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03/VT - 3LL) - Các chứng từ gốc phản ánh thu hồi tiền hay công nợ:
+ Phiếu thu (Mẫu 01 - TT): khi thu bằng tiền mặt, ngân phiếu nhập quỹ của khách hàng.
+Giấy báo có: khi thu tiền qua ngân hàng.
* Đối với phơng thức bán hàng qua đại lý, bán trả góp, kế toán sử dụng các chứng từ:
- Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (Mẫu 04/XKĐL - 3LL) - Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi (Mẫu 14 - BH)
2. Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán vào kế toán nghiệp vụ bán hàng. hàng.
Hệ thống tài khoản là danh mục các tài khoản đợc hệ thống hoá và đợc kế toán sử dụng trong các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá. Hệ thống tài khoản này bao gồm các quy định thống nhất về: số lợng tài khoản, điều khoản sử dụng, ký hiệu tài khoản, tên tài khoản, nội dung, kết cấu tài khoản...
Kế toán bán hàng sử dụng các tài khoản chủ yếu sau:
2.1. Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán của hoạt động sản xuất kinh doanh từ các giao dịch và các nghiệp vụ sau:
- Bán hàng: Bán sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra và bán sản phẩm mua vào.
- Cung cấp dịch vụ: Thực hiện công việc đã thoả thuận trong hợp đồng trong một kỳ hoặc nhiều kỳ kế toán, nh cung cấp dịch vụ vận tải, du lịch, cho thuê TSCĐ theo phơng thức cho thuê hoạt động...
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là toàn bộ số tiền thu đợc, hoặc sẽ thu đợc từ các giao dịch và nghiệp vụ phát sinh doanh thu nh bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ cho khách hàng bao gồm cả các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có).
Trờng hợp doanh nghiệp có doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ bằng ngoại tệ thì phải quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt nam theo tỷ giá thực tế phát sinh hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trờng ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nớc Việt nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế.
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thuần mà doanh nghiệp thực hiện đợc trong kỳ kế toán có thể thấp hơn doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ ghi nhận ban đầu do các nguyên nhân: Doanh nghiệp chiết khấu thơng mại, giảm giá hàng đã bán cho khách hàng hoặc hàng đã bán bị trả lại (do không đảm bảo điều kiện về quy cách, phẩm chất ghi trong hợp đồng kinh tế), và doanh nghiệp phải nộp thuế tiêu thu đặc biệt hoặc thuế xuất khẩu, thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp đợc tính trên doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thực tế mà doanh nghiệp đã thực hiện trong một kỳ kế toán.
Hạch toán tài khoản này cần tôn trọng một số quy định sau:
* Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” chỉ phản ánh doanh thu của khối lợng sản phẩm, hàng hoá đã bán; dịch vụ đã cung cấp đợc xác định là tiêu thụ trong kỳ không phân biệt doanh thu đã thu tiền hay sẽ thu đ- ợc tiền.
* Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp đ- ợc thực hiện theo nguyên tắc sau:
- Đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tợng chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là giá bán ch- a có thuế GTGT.
- Đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ không thuộc diện chịu thuế GTGT, hoặc chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp thì doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng giá thanh toán.
- Đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tợng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, hoặc thuế xuất khẩu thì doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế xuất khẩu).
- Những doanh nghiệp nhận gia công vật t, hàng hoá thì chỉ phản ánh vào doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ số tiền gia công thực tế đợc hởng, không bao gồm giá trị vật t, hàng hoá nhận gia công.
- Đối với hàng hoá nhận bán đại lý, ký gửi theo phơng thức bán đúng giá hởng hoa hồng thì hạch toán vào doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ phần hoa hồng bán hàng mà doanh nghiệp đợc hởng.
- Trờng hợp bán hàng theo phơng thức trả chậm, trả góp thì doanh nghiệp ghi nhận doanh thu bán hàng theo giá bán trả ngay và ghi nhận vào doanh thu hoạt động tài chính về phần lãi tính trên khoản phải trả nhng trả chậm phù hợp với thời điểm ghi nhận doanh thu đợc xác nhận.
- Những sản phẩm, hàng hoá đợc xác định là tiêu thụ, nhng vì lý do về chất lợng, về quy cách kỹ thuật... ngời mua từ chối thanh toán, gửi trả lại ngời bán hoặc yêu cầu giảm giá và đợc doanh nghiệp chấp thuận; hoặc ngoiừ mua mua hàng với khối lợng lớn đợc chiết khấu thơng mại thì các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng này đợc theo dõi riêng biệt trên các tài khoản 531 “Hàng bán bị trả lại”, hoặc tài khoản 532 “Giảm giá hàng bán”, tài khoản 521 “Chiết khấu thơng mại”.
- Trờng hợp trong kỳ doanh nghiệp đã viết hoá đơn bán hàng và đã thu tiền bán hàng nhng đến cuối kỳ vẫn cha giao hàng cho ngời mua hàng, thì trị giá số hàng này không đợc coi là tiêu thụ và không đợc ghi vào tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” mà chỉ hạch toán vào bên Có Tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng” về khoản tiền đã thu của khách hàng. Khi thực giao hàng cho ngời mua se hạch toán vào Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” về giá trị hàng đã giao, đã thu trớc tiền bán hàng, phù hợp với các điều kiện ghi nhận doanh thu.
- Đối với truờng hợp cho thuê tài sản, có nhận trớc tiền cho thuê của nhiều năm thì doanh thu cung cấp dịch vụ ghi nhận của năm tài chính là số tiền cho
thuê đợc xác định trên cơ sở lấy toàn bộ tổng số tiền thu đợc chia cho số năm cho thuê tài sản.
- Đối với doanh nghiệp thực hiện nhiệm vụ cung cấp sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ theo yêu cầu của Nhà nớc, đợc Nhà nớc trợ cấp, trợ giá theo quy định thì doanh thu trợ cấp, trợ giá là số tiền đợc Nhà nớc chính thức thông báo, hoặc thực tế trợ cấp, trợ giá. Doanh thu trợ cấp, trợ giá đợc phản ánh trên TK 5114 “Doanh thu trợ cấp trợ giá”.
- Không hạch toán vào tài khoản này các trờng hợp sau:
+ Trị giá hàng hoá, vật t, bán thành phẩm xuất giao cho bên ngoài gia công chế biến.
+ Trị giá sản phẩm, bán thành phẩm, dịch vụ cung cấp giữa các đơn vị thành viên trong một công ty, tổng công ty hạch toán toàn ngành (sản phẩm, bán thành phẩm, dịch vụ tiêu thụ nội bộ).
+ Số tiền thu đợc về nhợng bán, thanh lý TSCĐ.
+ Trị giá sản phẩm, hàng hoá đang gửi bán, dịch vụ hoàn thành đã cung cấp cho khách hàng nhng cha đợc ngời mua chấp thuận thanh toán.
+ Trị giá hàng gửi bán theo phơng thức gửi bán đại lý, ký gửi (cha đợc xác định là tiêu thụ).
+ Các khoản thu nhập khác không đợc coi là doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Nội dung ghi chép của tài khoản nh sau: Bên Nợ:
- Khoản giảm giá, bớt giá hàng bán và hàng bán trả lại
- Số thuế phải nộp tính theo doanh thu bán hàng thực tế (thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu)
- Kết chuyển doanh thu thuần
Bên Có: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thực tế trong kỳ trong đó doanh thu bán hàng là doanh thu không có thuế GTGT (nếu hàng hoá thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ) và là doanh thu có thuế GTGT
(nếu là hàng hoá dịch vụ không thuộc đối tợng chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp)
TK 511 cuối kỳ không có số d + TK 511 có bốn TK cấp 2
TK 5111 “ Doanh thu bán hàng hoá”. Tài khoản này đợc sử dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp kinh doanh thơng mại
TK 5112 “ Doanh thu bán thành phẩm”. Tài khoản này đợc sử dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp sản xuất vật chất nh công nghiệp, nông nghiệp, xây lắp ...
TK5113 “Doanh thu cung cấp dịch vụ”. Tài khoản này đợc sử dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ, nh du lịch, vận tải, bu điện, dịch vụ văn hoá, dịch vụ khoa học kỹ thuật, dịch vụ may đo, dịch vụ sửa chữa đồ dùng...
TK 5114 “ Doanh thu trợ cấp, trợ giá”. Tài khoản này đợc sử dụng để phản ánh khoản Nhà nớc trợ cấp, trợ giá cho doanh nghiệp thực hiện nhiệm cung cấp hàng hoá dịch vụ theo yêu cầu của Nhà nớc.
2.2. TK 512 - Doanh thu nội bộ
Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu của số sản phẩm hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ trong nội bộ doanh ngiệp.
Kết cấu TK 512 tơng tự nh kết cấu TK 511 Tài khoản 512 có 3 tài khoản cấp 2
TK 5121 “ Doanh thu bán hàng hoá” TK 5122 “Doanh thu bán thành phẩm” TK 5123 “Doanh thu cung cấp dịch vụ”
2.3. Tài khoản 531 - Hàng bán bị trả lại
Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá của số hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ đã tiêu thụ, bị khách hàng trả lại do không đúng quy cách phẩm chất hoặc do vi phạm hợp đồng kinh tế
Nội dung ghi chép của TK 531 nh sau: Bên Nợ: Trị giá của hàng bán bị trả lại.
Bên Có: Kết chuyển trị giá của hàng bị trả lại sang tài khoản liên quan để xác định doanh thu thuần.
Tài khoản 531 không có số d.
2.4. Tài khoản 532 - Giảm giá hàng bán
Tài khoản này dùng để phản ánh khoản giảm giá cho khách hàng với giá bán đã thoả thuận.
Nội dung ghi chép của tài khoản 532 nh sau:
Bên Nợ: Khoản giảm giá đã chấp nhận với ngời mua.
Bên Có: Kết chuyển giảm giá sang tài khoản liên quan để xác định doanh thu thuần.
Tài khoản 532 không có số d.
2.5. Tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng
Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của khách hàng về tiền bán hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ.
Nội dung ghi chép của tài khoản 131 nh sau: Bên Nợ:
- Số tiền phải thu của khách hàng về bán hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ.
- Số tiền thừa phải trả lại cho khách hàng. Bên Có:
- Số tiền đã thu của khách hàng.
- Số tiền giảm trừ cho khách hàng về chiết khấu, giảm giá, bớt giá và hàng bán bị trả lại.
Số d bên Nợ: Phản ánh số tiền còn phải thu của khách hàng
Tài khoản 131 có thể có số d bên Có. Số d bên Có (nếu có) phản ánh số tiên ứng trớc hoặc thu thừa của ngời mua.
2.6. Tài khoản 157- Hàng gửi đi bán .
Tài khoản này đợc dùng để phản ánh trị giá hàng hoá, thành phẩm chuyển bán, gửi bán đại lý, ký gửi, dịch vụ đã hoàn thành nhng cha đợc xác định là tiêu thụ.
Bên Nợ:
- Trị giá thực tế hàng hoá thành phẩm đã chuyển bán hoặc giao cho bên nhận đại lý, ký gửi.
- Giá dịch vụ đã hoàn thành nhng cha đợc chấp nhận thanh toán. Bên Có:
- Trị giá thực tế hàng hoá, thành phẩm đã chuyển bán gửi đại lý, ký gửi, dịch vụ đã hoàn thành đã đợc xác định là tiêu thụ.
- Trị giá thực tế hàng hoá, thành phẩm bị ngời mua, ngời nhận đại lý, ký gửi trả lại.
Số d bên Nợ: Trị giá thực tế hàng hoá, thành phẩm đã gửi đi cha đợc xác định là tiêu thụ.
Tài khoản 157 phải đợc tổ chức hạch toán chi tiết theo từng loại hàng hoá, từng lô hàng gửi đi cho đến khi xác định tiêu thụ.
2.7. Tài khoản 521 - Chiết khấu thơng mại
Tài khoản này dùng để phản ánh khoản chiết khấu thơng mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho ngời mua hàng do việc ngời mua hàng đã mua hàng (sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ) với khối lợng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thơng mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết mua bán hàng.
Hạch toán tài khoản này cần tôn trọng một số quy định sau
- Chỉ hạch toán vào tài khoản này khoản chiết khấu thơng mại ngời mua đợc hởng đã thực hiện trong kỳ theo đúng chính sách chiết khấu thơng mại của doanh nghiệp đã quy định.
- Trờng hợp ngời mua hàng nhiều lần mới đạt đợc lợng hàng mua đợc h- ởng chiết khấu thì khoản chiết khấu thơng mại này đợc ghi giảm trừ voà giá bán trên “ Hoá đơn GTGT”, hoặc “Hoá đơn bán hàng” lần cuối cùng. Trờng hợp khách hàng không tiếp tục mua hàng, hoặc ghi số chiết khấu thơng mại ngời mua đợc hởng lớn hơn số tiền bán hàng đợc ghi trên hoá đơn lần cuối cùng thì phải chi tiền chiết khấu thơng mại cho ngời mua. Khoản chiết khấu thơng mại trong trờng hợp này vào TK 521.
- Trờng hợp ngời mua hàng với khối lợng lớn đợc hởng chiết khấu thơng mại, giá bán phản ánh trên hoá đơn là giá đã giảm giá( đã trừ chiết khấu thơng mại ) thì khoản chiết khấu thơng mại này không đợc hạch toán vào TK 521. Doanh thu bán hàng phản ánh theo giá đã trừ chiết khấu thơng mại.
- Phải theo dõi chi tiết chiết khấu thơng mại đã thực hiện cho từng khách hàng(sản phẩm, hàng hoá), dịch vụ.
- Trong kỳ chiết khấu thơng mại phát sinh thực tế đợc phản ánh vào bên nợ TK 521 “ Chiết khấu thơng mại”. Cuối kỳ khoản chiết khấu thơng mại đợc kết chuyển sang TK 511 “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” để xác định doanh thu thần của khối lợng sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ thực tế thực hiện trong kỳ hạch toán.
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 521
Bên Nợ: Số chiết khấu thơng mại đã chấp nhận thanh toán cho khách hàng.
Bên Có: Kết chuyển toàn bộ số chiết khấu thơng mại sang khoản “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” để xác định doanh thu thuần của kỳ hạch toán.
Tài khoản 521 không có số d cuối kỳ. Tài khoản 521 có 3 tài khoản cấp 2
- Tài khoản 5211 “Chiết khấu hàng hoá”: Phản ánh toàn bộ số tiền chiết khấu thơng mại (tính trên khối lợng hàng hoá bán ra) cho ngời mua hàng hoá.
- Tài khoản 5212 “Chiết khấu thành phẩm”: Phản ánh toàn bộ số tiền chiết khấu thơng mại tính trên khối lợng sản phẩm đã bán cho ngời mua thành phẩm.
- Tài khoản 5213 “Chiết khấu dịch vụ”: Phản ánh toàn bộ số tiền chiết khấu thơng mại tính trên khối lợng dịch vụ đã cung cấp cho ngời mua dịch vụ.
Phải theo dõi chi tiết chiết khấu thơng mại đã thực hiện cho từng khách hàng và từng loại hàng bán nh bán hàng (sản phẩm, hàng hoá), dịch vụ.
2.8. Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán
Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vốn của hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ.
Kết cấu, nội dung phản ánh của tài khoản 632 nh sau: Bên Nợ:
- Phản ánh giá vốn của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ - Phản ánh chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công vợt trên mức bình thờng và chi phí sản xuất chung cố định không phân bổ không đợc tính giá trị hàng tồn kho mà phải tính vào giá vốn hàng bán của kỳ kế toán .