III. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại công ty Sản xuất và Dịch vụ Cơ Điện Hà Nội.
1.1. Xây dựng sổ danh điểm vật t:
Để đảm bảo cho công tác đối chiếu giữa kế toán nguyên vật liệu và thủ kho đợc diễn ra dễ dàng, nhanh chóng, chính xác và có thể phát hiện nhanh khi có sai sót, công ty cần xây dựng “Sổ danh điểm vật t”. Danh điểm vật t xây dựng cho từng loại nguyên vật liệu chính, phụ, nhiên liệu. . . Sổ danh điểm vật t tạo nên một bộ mã về các loại nguyên vật liệu, giúp cho công ty áp dụng kế toán máy vào công tác hạch toán đợc thuận lợi.
Sổ danh điểm vật t có thể xây dựng theo mẫu sau:
Biểu số 21: Đơn vị:
Sổ danh điểm vật t
Danh điểm
vật t Tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất NVL Đơn vị tính Ghi chú 152.C.01.01 Inox Φ 31,8x1,2ly x 2m57 Kg
. . . 152.C.02.01 Inox 22x22x1,2ly x1m9 Kg 152.C.02.02 Inox 30x60x1,2ly x1m9 Kg . . . 152.P.01.01 Bu lông M8*60 Cái 152.P.01.02 Bu lông M 10*30 Cái . . . . 152.P.02.01 Vít M8* 60 Cái 152.P.02.02 Vít M6*30 Cái . . . . . . . .
1.2.Lập phiếu giao nhận chứng từ nhập- xuất
Về giao nhận chứng từ giữa thủ kho và kế toán: Vì nguyên vật liệu của công ty phải nhập xuất làm nhiều lần nên số lợng chứng từ về nhập xuất nguyên vật liệu ở công ty tơng đối nhiều, để nâng cao trách nhiệm bảo quản chứng từ, có cơ sở pháp lý để quy kết trách nhiệm khi chứng từ bị mất, công ty nên lập sổ giao nhận chứng từ. Mẫu phiếu giao nhận chứng từ có thể lập nh sau:
Biểu số 22: Phiếu giao nhận chứng từ Từ ngày. . . đến ngày. . . STT Mã vật t Tên vật t Số lợng chứng từ Số hiệu chứng từ Ghi chú
Ngời giao Ngời nhận
1.3.Lập bảng kê chứng từ nhập, bảng kê chứng từ xuất NVL
Do đặc điểm chủng loại nguyên vật liệu của công ty rất nhiều, nguyên vật liệu phải xuất nhập làm nhiều lần do vậy khả năng sai sót nhầm lẫn dễ xảy ra. Có những trờng hợp chứng từ vào sổ chi tiết bị bỏ sót, hoặc có trờng hợp chứng từ bị thất lạc dẫn đến tình trạng cuối tháng kế toán và thủ kho đối chiếu số liệu không trùng khớp với nhau hay giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết số liệu cũng không thống nhất, lúc đó rà soát rất phức tạp và mất nhiều thời gian. Kế toán nguyên vật liệu nên lập các bảng kê chứng từ nhập và bảng kê chứng từ xuất để nâng cao tính đối chiếu. Các bảng kê chứng từ nhập , xuất có thể xây dựng nh sau:
Biểu số 23:
Đơn vị:
Bảng kê chứng từ nhập nguyên vật liệu
Tháng 1 năm 2001 Kho: vật t kim khí Chứng từ
SH NT Diễn giải tínhĐV ĐƯTK Số l-ợng (đồng)Đ.giá Thành tiền (đồng) 01 4.1 Inox USU 304 o,4ly*1020*cuộn Kg 111 584,4 27.619 16.140.543
Inox USU 304 o,6ly*1020*cuộn Kg 111 240,2 24.286 5.833.497 02 4.1 Vít M6*30 Cái 331 7.500 1.018 7.653.000 Bu lông M10*30 Cái 331 2.500 2.666 6.665.000 . . . . . . . Tổng cộng 712.666.018 Ngời lập biểu ( Ký, ghi rõ họ tên) Biểu số 24: Đơn vị: Bảng kê chứng từ xuất Tháng 1 năm 2001 Kho: vật t kim khí Chứng từ SH NT Diễn giải ĐV
tính ĐƯTK Số l-ợng (đồng)Đ.giá Thành tiền (đồng) 01 2.1 Inox φ31,8*1,2*2m57 - PX1 Kg 621 156 29.557,85 4.611.024 02 2.1 Bu lông M8*60 - PX2 Cái 621 50 2.580 129.000 03 2.1 Que hàn- PX 3 Kg 627 20 66.666 1.333.320 . . . . Tổng cộng 653.561.798 Ngời lập biểu ( Ký, ghi rõ họ tên)
Số liệu tổng công trên Bảng kê chứng từ nhập và Bảng kê chứng từ xuất đ- ợc dùng để đối chiếu với số liệu tổng cộng trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn và đối chiếu với kế toán tổng hợp. Trên các bảng kê này các số hiệu chứng từ đợc liệt kê theo trình tự đánh số của các phiếu nhập, xuất nên nếu xảy ra tình trạng thất lạc chứng từ sẽ phát hiện đợc ngay.Nếu số liệu tổng cộng giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp có sai lệch thì tiến hành rà soát trên các bảng kê này sẽ nhanh hơn là rà soát với từng sổ chi tiết.
1.4.áp dụng kỹ thuật tiên tiến vào công tác quản lý NVL:
Công ty sử dụng giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá NVL xuất kho, phơng pháp này tuy dễ làm nhng độ chính xác không cao, công việc tính
toán vật t phải kiêm nhiệm các việc khác do vậy ảnh hởng tới hiệu quả công việc. Để hoà nhập với sự phát triển của nền kinh tế, xu hớng tiến bộ của thế giới và góp phần hơn nữa trong việc phát triển kinh doanh, đặc biệt là nâng cao hiệu quả của công tác kế toán, trong thời gian tới công ty nên trang bị máy tính cho phòng kế toán. Công ty có thể mua một phần mềm phần hành kế toán đang đợc sử dụng trên thị trờng để giảm bớt công việc ghi chép của kế toán. Kế toán nhập dữ liệu vào máy, máy tính sẽ theo dõi chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu nh sổ chi tiết vật t. Cuối tháng kế toán thực hiện các lệnh lọc đa ra các bảng kê nhập , bảng kê xuất, bảng kê tổng hợp. Mặt khác sử dụng máy tính, kế toán có thể sử dụng giá bình quân sau mỗi lần nhập để thay cho giá bình quân cả kỳ dự trữ mà công ty đang sử dụng để phản ánh chính xác hơn giá trị nguyên vật liệu xuất kho.
2.Về hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu:
2.1. Kiến nghị về Bảng kê số 3
Trong quá trình hạch toán nguyên vật liệu công ty đã sử dụng bảng kê số 3 để hạch toán. Điều này là không hợp lý, bởi vì trong kỳ công ty không sử dụng giá hạch toán để ghi giá trị nguyên vật liệu xuất kho mà sử dụng giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ tính đợc cuối kỳ để ghi sổ. Trên thực tế nội dung của Bảng kê số 3 doanh nghiệp sử dụng tơng tự nh sổ cái TK 152. Mặt khác theo chế độ Bảng kê số 3 chỉ dùng ở các doanh nghiệp có sử dụng giá hạch toán để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Nh vậy việc lập bảng kê số 3 là không cần thiết, công ty nên bỏ việc lập Bảng kê số 3 để tập trung vào các công việc khác.
2.2.Công tác hạch toán Hàng đang đi đ“ ờng .”
Việc hạch toán hàng đi đờng cha đúng với chế độ kế toán hiện hành, công ty cần mở tài khoản 151 để theo dõi. Khi nhận đợc hoá đơn của ngời bán nhng hàng cha về đến công ty, kế toán lu hoá đơn vào tập hồ sơ “ Hàng đi đờng”. Nếu trong tháng hàng về thì làm thủ tục nhập kho nh bình thờng. Đến cuối tháng hàng vẫn cha về, kế toán căn cứ hoá đơn, hợp đồng mua hàng ghi:
Nợ TK 151: Nợ TK 133:
Có TK 331:
Và ghi chép trên nhật ký chứng từ số 6. Tháng sau khi hàng về nhập kho ghi:
Nợ TK 152:
Có TK 151:
Ví dụ: Ngày 26/2/2001 công ty mua Inox của cửa hàng Vinh Vợng nhận đ- ợc hoá đơn sau:
Biểu số 25:
Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01 GTKT-3LL
Liên 2: Giao cho khách hàng CD/00-B Ngày 26 tháng 2 năm 2001
Đơn vị bán hàng: Cửa hàng Inox Vinh Vợng
Địa chỉ: 36 Thuốc Bắc - Hà Nội Số tài khoản: 710A- 0036.0908 Ngân hàng công thơng Hoàn kiếm Điện thoại:... MST:
Họ tên ngời mua hàng: Hoàng Văn Tú
Đơn vị: Công ty Sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội Địa chỉ: 20 Bích Câu- Hà Nội Số TK:710A-00130
Sở giao dịch I NHCTVN Hình thức thanh toán: Trả chậm
Số
TT Tên hàng hoá dịch vụ tínhĐV Số l-ợng Đơn giá(Đồng) Thành tiền(Đồng)
A B C 1 2 3=1x2
1 Inox 22x22x1m9 kg 394,4 27.620 10.893.3282 Inox 31,8x1,2ly x2m57 kg 429,2 28.730 12.330.916. 2 Inox 31,8x1,2ly x2m57 kg 429,2 28.730 12.330.916.
Cộng tiền hàng 23.224.244
Thuế suất thuế GTGT 5%: Tiền thuế GTGT 1.161.212
Tổng cộng tiền thanh toán 24.385.456
Số tiền bằng chữ: (Hai mơi bốn triệu ba trăm tám lăm ngàn bốn trăm năm sáu đồng).
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên)
Nhng do xe vận chuyển của cửa hàng bị tại nạn nên cả xe bị giữ chờ giải quyết. Vì vậy đến ngày 28/2 số hàng trên vẫn cha về đến công ty. Căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán ghi bút toán:
Nợ TK 151: 23.224.244đ. Nợ TK 133: 1.161.212đ.
Có TK 331: 24.385.456đ. Và ghi vào NKCT số 6
Đến ngày 6.3 số hàng trên đã về đến công ty, phòng Kế hoach vật t viết phiếu nhập kho số 42 ngày 6/3/2001. Kế toán ghi bút toán:
Nợ TK 152: 23.224.244đ.
Có TK 152: 23.224.244đ.
Biểu số 26:
Cơ điện Hà Nội
Nhật ký chứng từ số 6
Ghi có TK 151- Hàng mua đang đi đờng Tháng 3 năm 2001
T