Tại công ty hàng ngày có rất nhiều nghiệp vụ phát sinh về tiêu thụ sản phẩm. Vì vậy kế toán tiêu thụ sản phẩm phải biết sắp xếp công việc một cách khoa học, hợp lý nhằm giảm bớt tính căng thẳng và bận rộn trong phòng kế toán tiêu thụ sản phẩm. Để phản ánh và giám đốc tình hình tiêu thụ sản phẩm một cách có năng suất và hiệu quả cao nhất, tại công ty có sử dụng một số tài khoản sau dùng để hạch toán quá trình tiêu thụ sản phẩm và phải thu của khách hàng.
TK 511 - Doanh thu bán hàng: TK này dùng để phản ánh toàn bộ doanh thu ghi trên hoá đơn của sản phẩm đợc coi là tiêu thụ và các khoản giảm trừ doanh thu để cuối kỳ kết chuyển vào TK xác định kết quả kinh doanh, phần doanh thu thuần tính ra.
Ngoài ra để giúp cho việc tiêu thụ hàng nhanh công ty còn sử dụng các TK sau:
TK 521 - Chiết khấu bán hàng: áp dụng đợc với khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc ngân phiếu.
TK 532- Giảm giá hàng bán: là khoản giảm trừ cho khách hàng khi lỗi thuộc về doanh nghiệp nh giao hàng không đúng nh quy cách trong hợp đồng. Trờng hợp này việc giảm giá bao nhiêu và nh thế nào là phải do giám đốc quyết định.
TK 531 - Hàng bán bị trả lại: phản ánh doanh thu hàng bị trả lại do kém phẩm chất hoặc do lỗi của công ty.
Để theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng công ty sử dụng:
TK 131 - Phải thu của khách hàng. TK 111 - Tiền mặt.
TK 112 - Tiền gửi ngân hàng.
Xuất phát từ điều kiện đó, để tổ chức ghi chép kịp thời, chính xác, đầy đủ tình hình tiêu thụ và cách xác định sản phẩm đợc coi là tiêu thụ quan trọng đối với công ty. Do vậy đối với công ty hiện nay với sản phẩm xuất kho giao cho khách hàng coi nh sản phẩm đó là tiêu thụ và hạch toán doanh thu bán hàng luôn.
- Sổ theo dõi bán hàng: là loại sổ dùng để theo dõi tình hình bán hàng hàng ngày. Về mặt kết cấu, sổ này đợc lập thành các cột số lợng, đơn giá thành viên và chi tiết cho từng loại sản phẩm. Mỗi loại sản phẩm mở một trang sổ. Cuối mỗi trang sổ có cột tổng cộng để căn cứ vào ghi vào các sổ có liên quan.
- Bảng kê 9: bảng kê này của công ty lập không theo đúng mẫu quy định của Bộ Tài chính (tức là chỉ theo dõi tình hình tiêu thụ hàng ngày, theo từng hoá đơn, chứng từ của ngời mua, cơ quan mua và số tiền bán hàng theo từng hoá đơn, theo các hình thức thanh toán, các hoá đơn này đợc sắp xếp theo thứ tự thời gian).
- Tờ tiêu thụ: đợc kết cấu theo từng phơng thức bán hàng, xuất bán bình thờng, xuất nội bộ, xuất tái chế và chi tiết theo từng loại sản phẩm theo cả chỉ tiêu số lợng và giá trị tờ tiêu thụ đợc lập vào cuối tháng.
- Sổ chi tiết số 4: thanh toán với ngời mua. Sổ này dùng để theo dõi TK 131 chi tiết theo từng khách hàng mỗi lần xuất. Mỗi khách hàng mở một trang sổ mới riêng. Cuối trang có ghi số tổng cộng chi tiết theo các cột.
- Bảng kê công nợ phải thu của khách hàng: bảng này đợc lập vào cuối tháng để theo dõi nhanh số nợ còn phải thu của khách hàng. Bảng có kết cấu chi tiết theo từng khách hàng và số tiền còn phải thu của từng khách hàng đó.
- Nhật ký chứng từ số 8: đợc lập vào cuối tháng để theo dõi quá trình tiêu thụ sản phẩm từ lúc xuất kho thành phẩm (giá vốn hàng bán) để khi thu đợc tiền của khách hàng.
* Quá trình tiêu thụ sản phẩm: Chứng từ ban đầu đợc sử dụng là các hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu thanh toán báo có của ngân hàng,... Tuỳ theo các nghiệp vụ phát sinh mà sử dụng chứng từ luân chuyển hợp lý, phòng kinh doanh khi có yêu cầu của khách hàng sẽ tiến hành một số thủ tục xác định số sản phẩm tồn kho tại thời điểm mua hàng (các loại sản phẩm). Xác định số d nợ của khách hàng (nếu là đại lý). Nếu trong kho có đủ số sản phẩm cần thiết và số d nợ của các đại lý còn hợp lý thì sẽ tiến hành lập hoá đơn kiêm phiếu xuất kho .
Khi kế toán trởng nhận đợc hoá đơn kiêm phiếu xuất kho do khách hàng mang sang sẽ tiến hành kiểm tra tính pháp lý của hoá đơn rồi ký nhận. Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho đợc đóng thành từng tập dùng để theo dõi trong tháng và cả năm. Căn cứ vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho trên kế toán tiêu thụ sản phẩm xác định doanh thu bán hàng, số còn lại phải thu của khách hàng. Số liệu sẽ coi nh là căn cứ để ghi vào sổ theo dõi bán hàng hàng ngày, bảng kê 9, sổ chi tiết
thanh toán với ngời mua để cuối tháng ghi vào tờ tiêu thụ, bảng kê công nợ phải thu của khách hàng, sổ chi tiết lãi lỗ, và nhật ký chứng từ số 8.
a-/ Sổ theo dõi bán hàng:
Quá trình tiêu thụ đợc bắt đầu với sổ theo dõi bán hàng, đây là một loại sổ chi tiết dùng để theo dõi việc bán hàng ngày, chi tiết theo từng loại sản phẩm, mỗi loại sản phẩm mở một trang sổ riêng căn cứ để ghi vào sổ theo dõi bán hàng là các hoá đơn kiêm phiếu xuất kho nếu trên hoá đơn kiêm phiếu xuất kho có nhiều loại sản phẩm thì phải ghi tách ra từng dòng đối với từng loại sản phẩm để các cột số lợng, đơn giá, thành tiền trên từng trang sổ riêng. Cuối mỗi trang sổ có ghi dòng tổng cộng số lợng và số tiền thu đợc, các khoản giảm trừ (chiết khấu bán hàng và giảm giá hàng bán) cũng đợc theo dõi ở đây theo từng hoá đơn. Và ở công ty chiết khấu bán hàng đợc tính:
Chiết khấu = 3% * Doanh thu bán hàng
Biểu số 1: (Trích)- Kem HS (xuất khẩu)
Số lợng Đơn giá Thành tiền Chiết khấu Giảm giá
420,0 3.915,6 1.644.552 985,5 3.915,6 3.858.823 1450,0 ... 5.677.620 540,0 ... 2.114.414 320,0 3.915,6 1.252.922 10.240,0 ... ... 87.477,0 342.524.942 ... ... b-/ Bảng kê 10 (Biểu số 2):
Song song với việc lập hồ sơ theo dõi bán hàng, kế toán tiêu thụ lập bảng kê 10 nhằm mục đích theo dõi tình hình tiêu thụ từng loại sản phẩm chi tiết theo từng khách hàng, theo từng hình thức thanh toán, theo trình tự thời gian.
Việc lập bảng kê 10 ở công ty đợc thực hiện trên máy vi tính hàng ngày theo chứng từ gốc. Bảng này đợc chia thành các cột theo từng loại sản phẩm tổng số tiền thu đợc và các hình thức thanh toán bảng này theo dõi việc tiêu thụ sản phẩm đối với từng khách hàng. Chính vì vậy mỗi một dòng trên bảng thể hiện
mua hàng của mỗi khách hàng theo từng ngày, khách hàng có thể mua một loại hàng hay nhiều loại hàng khác nhau, cuối mỗi tờ kê có tổng cộng số lợng bán mỗi loại sản phẩm và số tiền hàng của các hoá đơn trong tờ kê đó.
Cuối tháng kế toán tiến hành cộng tổng số tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải thu của khách hàng để lấy số liệu ghi vào nhật ký chứng từ số 8 đồng thời tổng cộng số lợng theo từng loại sản phẩm để lấy số liệu ghi vào tờ tiêu thụ ở cột bán hàng bình thờng.
Ví dụ:
Ngày 02 tháng 02 năm 2000
Tên khách hàng: Hoàng Hiệp Hình thức thanh toán: trả chậm.
Tên sản phẩm Số lợng (kg) Đơn giá (đ) Tổng số tiền
1. Xà phòng giặt Bạch Đằng 260 6.103,0 1.586.780
2. Kem HS (XK) 15.200 3.915,6 59.517.120
3. Kem Bạch Lan 15.000 3.785,0 56.775.000
Biểu 2: Bảng kê 10 - Phơng thức bán bình thờng
Tháng 6 năm 1999
Ngày
mua Ngời mua
Xà phòng giặt 72% Xà phòng bào Kem H/S (xk) Kem Haso Kem Bạch Lan (cao cấp) ... Tổng số
tiền Tiền mặt TGNH Phải thu
2/2 Anh Bình 260 5.200 1.500 .... 27.625.400 27.625.400 ... Anh Hng 850 80 12.200 120 9.870 .... 66.364.525 25.100.000 2.310.000 38.954.252 .... Cộng tờ kê 1 Anh Linh 120 75 10.500 210 12.000 .... 67.543.200 27.324.400 5.400.000 34.818.800 Cộng tờ kê 3 Chị Lan 350 54 540 80 14.000 .... 105.100.000 54.400.520 12.100.000 38.599.400 Cộng tờ kê 7 Cộng 1.480 600 87.054 944 80.558 896.671.862 204.721.223 20.337.500 671.613.139
c-/ Tờ tiêu thụ (Biểu số 3):
Nếu nh bảng kê 10 chỉ theo dõi đợc tình hình tiêu thụ từng loại sản phẩm theo chỉ tiêu số lợng thì tờ tiêu thụ, có thể theo dõi tình hình tiêu thụ của Công ty theo từng loại sản phẩm cả về số lợng và số tiền thu đợc. Chính vì vậy tờ tiêu thụ chỉ đợc lập vào cuối tháng.
Tờ tiêu thụ đợc kết cấu chi tiết theo từng loại sản phẩm theo cả chỉ tiêu số lợng và giá trị chỉ tiêu giá trị trong tờ tiêu thụ ở phơng thức bán bình thờng đợc coi là cơ sở để ghi vào sổ chi “tiền lãi lỗ” Căn cứ vào đó để lập các tờ thu là các chứng từ gốc, bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn và bảng kê 10. Phơng pháp để lấy tờ tiêu thụ nh sau:
Căn cứ vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho cho từng sản phẩm và bảng kê 10 kế toán phân biệt các trờng hợp:
- Nếu mặt hàng nào đó trong tháng vừa có nhập trả lại vừa có xuất bán thì --> Nếu đơn giá sản phẩm đó trớc đây bằng đơn giá tại thời điểm lập tờ tiêu thụ thì trên tờ tiêu thụ ghi một dòng cho sản phẩm với số lợng xuất bán trên bảng tổng hợp “nhập xuất tồn” trừ số sản phẩm trả lại.
- Nếu đơn giá bán sản phẩm đó trớc đây khác với đơn giá bán sản phẩm đó tại thời điểm lập tờ tiêu thụ thì trên tờ tiêu thụ phải ghi tách hai dòng cho sản phẩm đó một dòng ghi đỏ cho số lợng và doanh ghu bán hàng của số sản phẩm bị trả lại, một dòng ghi cho số sản phẩm xuất bán của số sản phẩm đó.
- Nếu mặt hàng nào trong tháng chỉ có nhập trả lại không có xuất bán thì trên tờ tiêu thụ ghi đó toàn bộ số sản phẩm xuất bán bằng với số nhập trả lại đó. Nếu hàng nhập trả lại thuộc phơng thức bán nào thì số lợng và giá trị của phơng thức bán đó, việc ghi chép giống nh việc ghi chép cột “số lợng” và “giá trị” đối với trờng hợp có hàng nhập trả lại.
Biểu 3 - Tiêu thụ tháng 6/1999
6/1999
Tên thành phẩm
Bán bình thờng Xuất tái chế Xuất nội bộ
Số lợng Thành tiền Số l- ợng Thành tiền Số l- ợng Thành tiền Xà phòng giặt 4.927 35.412.775 Xà phòng giặt 72% 4.327 26.412.775 Xà phòng bào 600 9.000.000
Kem giặt cao cấp 198.16
1 772.929.00 0 Kem HS (XK) 87.054 340.869.66 2 25.411 Kem Haso (XK) 944 3.990.576 115.056 Kem Bạch Lan (CC) 80.588 304.902.71 3 6.818 Kem hạ cấp 13.713 24.713.330 Kem Bạch Lan 7.373 14.569.330 108.000 Kem Hà Nội (0,5kg) ... Tổng cộng 23.919.283
d-/ Sổ chi tiết số 4: Thanh toán với ngời mua - TK 131 (Biểu số 4). Với Công ty Xà phòng Hà Nội có rất nhiều đại lý quan hệ thờng xuyên với công ty trong công tác tiêu thụ sản phẩm. Do vậy kế toán tiêu thụ sản phẩm phải theo dõi sít sao và chính xác tới từng đại lý. Điều đó đòi hỏi ngời kế toán phải biết sắp xếp bố trí công việc sao cho vừa thuận lợi cho việc ghi chép, theo dõi phản ánh vừa có thể cung cấp những thông tin cần thiết cho ngời quản lý xuất phát từ những yêu cầu trên tại công ty để theo dõi chính xác tình hình thanh toán theo từng khách hàng mỗi khách hàng mở trang sổ riêng. Đầu tháng kế toán tiến hành lập sổ chi tiết số 4 chuyển số d cuối tháng của sổ chi tiết tháng trớc sang chỉ tiêu số d đầu tháng của sổ chi tiết số 4 tháng này. Cuối tháng kế toán tiến
hành tập hợp các hoá đơn kiêm phiếu xuất kho cha thanh toán (đã lu trớc) và các chứng từ đã thanh toán phiếu thu để ghi.
- Phần ghi nợ tài khoản 131, có tài khoản 511 căn cứ vào các hoá đơn kiêm phiếu xuất kho cuối tháng cha đợc thanh toán để ghi mỗi hoá đơn ghi trên một dòng. Nếu cuối tháng có nhập trả lại mà trớc đây số hàng này trớc đây khách hàng cha thanh toán tiền hàng thì căn cứ vào các phiếu nhập trả lại, kế toán ghi đó vào sổ chi tiết số 4 phần ghi nợ TK 131 ghi có tài khoản 511 để giảm số phải đòi của ngời mua.
Biểu 4: Thanh toán với ngời mua
Số hoá đơn Tên ngời mua D đầu tháng Nợ TK 131 Có TK Có TK 131 Nợ TK D cuối tháng Nợ Có 511 Nợ TK 111 Nợ TK 112 Nợ Có ... Chị Lan Sơn Tây 20.750.76 0 Cộn g 20.750.7 60 ... Anh Dũng Bắc Ninh 18.971.00 0 98.190.000 18.971.000 28.790.000 8.971.000 Cộn g .... ... ... ... ... .... ... ... ... ... Chị Nga Nam Định 713.000 7.713.000 Cộn g Cộn g 1.217.603.835 115.603.745 671.613.139527.837.020 236.260.800 1.889.216.974 879.701.565
e-/ Bảng kê công nợ phải thu của khách hàng:
Bảng kê công nợ phải thu của khách hàng, về thực chất chỉ là một loại sổ phụ đợc căn cứ vào sổ chi tiết số 4 nhằm mục đích theo dõi nhanh số nợ còn
phải thu của khách hàng. Cuối tháng dựa vào sổ chi tiết số 4 kế toán lấy số liệu dòng d nợ tài khoản 131 trừ số liệu dòng d có tài khoản 131 ứng với từng khách hàng để lập bảng công nợ phải thu của khách hàng.
Bảng kê khai công nợ phải thu của khách hàng
STT Tên khách hàng Số tiền (đ)
1 Xuân Bách - Thanh Xuân 20.750.760
2 Đại lý 198 - Sơn Tây 15.729.100
3 Bằng Việt - Thái Nguyên 31.459.700
4 Văn Tài - 127 Cầu Giấy 22.062.200
5 Quốc Việt - Ninh Bình 7.713.000
6 Hồng Nhung - Vĩnh Phúc 9.891.000
7 Nguyễn Văn Hng - Bắc Giang 197.654.530
8 ...
9 ...
Cộn g
g-/ Sổ chi tiết lãi lỗ:
Sổ chi tiết lãi lỗ dùng để theo dõi tình hình nhập xuất tồn của từng loại sản phẩm theo các chỉ tiêu số lợng và giá trị các loại chi phí. Từ đó xác định kết quả tiêu thụ cho từng loại.
- Cột doanh thu: đợc lấy từ số liệu của cột giá trị từ tờ tiêu thụ sang cho từng loại sản phẩm.
- Cột thuế giá trị gia tăng: đợc tính bằng cách lấy doanh thu tiêu thụ nhân với 10% cho từng loại sản phẩm.
- Cột chiết khấu đợc lấy theo số tổng cộng cột chiết khấu theo từng loại sản phẩm ở sổ theo dõi bán hàng.
- Cột chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, số liệu tổng cộng của 2 cột này đợc lấy từ số liệu của bảng tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp (trình bày ở phần sau). Chi phí bán hàng và quản lý tính cho từng sản phẩm đợc áp dụng theo công thức sau:
Chỉ tiêu “lãi, lỗ” đợc tính nh sau: = - - - - -
Nếu kết quả âm thì kế toán ghi đỏ hoặc đóng khung ở cột lãi (lỗ) cho từng loại sản phẩm.
Ví dụ: Sản phẩm Kem HS (xuất khẩu).
Cột doanh thu = 340.869.662 Cột thuế GTGT = 340.869.662 x 10% = 34.086.966,2 Cột chi phí bán hàng = 29.762.800 x 340.869.662/896.671.862 = 11.316.873 Cột chi phí quản lý DN = 157.162.477x430.869.662/896.671.862 = 59.652.191 Cột lãi (lỗ) = 340.869.662 - 34.086.966,2 - 251.658.476 - 11.316.873 - 59.652.191 = 14.833.455,8
* Kế toán chi phí bán hàng - chi phí quản lý doanh nghiệp:
- Chi phí bán hàng ở đơn vị sản xuất kinh doanh là tất cả những phát sinh trong quá trình bán hàng và chi phí. Là đơn vị có nhiều đại lý trên khắp đất nớc sản phẩm của công ty có mặt mọi nơi và trong cơ chế thị trờng, thông tin quảng