III Thu nhập chịu thuế tính trước 6,0% 12,029
2.1.2 Định hướng trong công tác đấu thầu.
Trước dự đoán về tính sôi động của thị trường xây dựng, để có được những dự án ( gói thầu ), công ty đã xây dựng định hướng nhằm tăng cường hiệu quả đấu thầu
- Tăng cường tham dự thầu, mở rộng lĩnh vực xây dựng, - Cố gắng đạt tỷ lệ thắng thầu đến 30%\
- Tăng cường quan hệ hợp tác đối với các chủ đầu tư, bên các nhà cung cấp đầu vào
- Chú trọng nâng cao năng lực của công ty - Dần hoàn thiện công tác Lập hồ sơ dự thầu. 2.2 Một số giải pháp.
2.2.1 Nhóm giải pháp hoàn thiện công tác lập Hồ sơ dự thầu.
2.2.1.1 Thành lập phòng Marketing.
Cơ sở của giải pháp.
Có người nói rằng không nhất thiết phải có một bộ phận chuyên trách marketing để làm công việc phân tích thị trường, lập kế hoạch và kiểm soát các vấn đề liên quan. Đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ, hoạt động không đa dạng nơi mà giám đốc đã có nhiều kinh nghiệm và hiểu biết về nhu cầu khách hàng. Quan điểm này thật nguy hiểm, vì muốn hay không muốn, do số lượng sản phẩm và thị trường của doanh nghiệp ngày càng phát triển, và do áp lực cạnh tranh cũng như yếu tố bất ổn định của môi trường kinh doanh ngày càng tăng, đòi hỏi phải có sự hiểu biết sâu, rộng và nghiên cứu thì
trường một cách thường xuyên. Chiến lược marketing là một chiến lược đóng vai trò quan trọng trong cuộc chạy đua giành ưu thế và nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Hiện nay, hoạt động marketing trong ngành xây dựng vẫn chưa được định hình ở bất kì công ty nào, một phần cũng do những đặc điểm riêng của sản phẩm ngành xây dựng, một phần là di không được quan tâm đúng mức. Và công ty xây dựng 123 cũng nằm trong tình trạng chung đó. Trong hồ sơ dự thầu công ty chỉ quan tâm đến thông tin nội bộ mà không tìm hiểu những biến động trên thị trường xây dựng, cũng như thông tin về chủ đầu tư, đối thủ cạnh tranh…Vì vậy công tin cần thành lập một phòng Marketing chuyên nghiên cứu về các thông tin liên quan đến hoạt động đấu thầu để cung cấp thông tin chính xác và nhanh nhất cho các cán bộ, các phòng ban chịu trách nhiệm lập Hồ sơ dự thầu có chất lượng cao.
Nội dung của giải pháp
Đây là việc thành lập một phòng ban mới, nên vấn đề trước tiên đó là việc bố trí nhân lực của phòng Marketing. Trước đây nhiệm vụ Marketing của công ty được hiểu đó là việc tìm kiếm thông tin về gói thầu, nghiên cứu thị trường đầu vào…Nhiệm vụ này chủ yếu là do cán bộ phòng Kinh tế - kế hoạch đảm nhận, nên ngoài ra họ còn phải thành trách nhiệm của mình ở phòng kinh tê – kế hoạch dẫn đến Marketing không được quan tâm đúng mức, kiến thức về Marketing thì sơ sài, chưa qua lớp đào tạo. Vì vậy công ty phải có kế hoạch đào tạo những cán bộ này đi học tại các trường có chuyên ngành Marketing để nâng cao kiến thức. Bước tiếp theo sẽ thành lập phòng Marketing và tuyển thêm một số nhân viên khác có kiến thức trong lĩnh vực này.
- Thu thập các thông tin về việc tổ chức đầu thầu của chủ đầu tư.
- Thu thập thông tin về sự biến động của thị trường giá cả nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thiết bị… để Phòng Kinh tế - kế hoạch tính toán và có biện pháp điều chỉnh giá dự thầu kịp cũng như thông báo cho chủ đầu tư biết để đàm phán lại tránh các rủi ro cho công ty.
- Thu thập các thông tin về chủ đầu tư, đặc biệt là về nguồn vốn, khả năng thanh toán… đảm bảo cho công ty có thể thu hồi vốn nhanh khi công trình được hoàn tất
- Thu thập các thông tin về đối thủ cạnh tranh như năng lực,.. để có thể có kế hoạch tranh thầu hợp lý đảm bảo khả năng thắng thầu cũng như hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty
- Đề xuất các chiến lược marketing nhằm nâng cao uy tín của công ty. Như tuyên truyền quảng bá hình ảnh công ty trên các phương tiện thông tin đại chúng, đặc biệt là cần xây dựng 1 website riêng. Bên cạnh đó duy trì mối quan hệ tốt đẹp với bạn hàng, các tổ chức tín dụng, các cơ quan quản lý nhà nước, các chủ đầu tư…
Hiệu quả của giải pháp.
Tất nhiên là việc thành lập phòng marketing sẽ khiến công ty tốn mất một khoản chi phí, nhưng lợi ích của nó đem lại thì quả là không nhỏ. Nó sẽ giảm bớt khối lượng công việc cho phòng Kinh tế - kế hoạch khi lập Hồ sơ dự thầu, cung cấp được thông tin có tính chính xác, kịp thời nhất từ đó giảm bớt được chi phí tổn thất, đồng thời nó còn giải quyết được nhiều vấn đề còn tồn tại của công ty. Cụ thể những hiệu quả chính mà phòng Marketing đem lại là:
- Thông tin được tập trung về một mối, được tiến hành nghiên cứu, phân tích trong mối liên hệ tổng thể, từ những người có trình độ chuyên môn.
Giảm bớt được việc kiêm nhiệm nhiều công việc trong công tác lập Hồ sơ dự thầu.
- Với các thông tin mà về chủ đầu tư, đối thủ cạnh trạnh, thị trường các yếu tố đầu vào … sẽ giúp việc lập Hồ sơ dự thầu được tiến hành dựa trên thông tin đầy đủ nhất, từ đó nâng cao khả năng thắng thầu và hiệu quả kinh doanh của công ty,
2.2.1.2 Nâng cao năng lực của cán bộ nhân viên lập Hồ sơ dự thầu. Cơ sở của giải pháp.
Những cán bộ tham gia công tác lập Hồ sơ dự thầu sẽ thay mặt công ty làm bài thi nộp cho chủ đầu tư vì vậy năng lực của họ đóng vai trò rất quan trọng. Một bộ Hồ sơ dự thầu có được hoàn thiện với chất lượng tốt hay không sẽ phụ thuộc rất nhiều vào năng lực của những người làm ra nó. Vì vậy,việc nâng cao năng lực của cán bộ nhân viên lập Hồ sơ dự thầu có tính chất chiến lược, và mang ý nghĩa kinh tế sâu sắc mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng nhận thức được điều đó. Đây là một đòi hỏi tất yếu khi mà thực tế công tác lập Hồ sơ dự thầu của công ty còn bộc lộ nhiều thiếu xót.
Nội dung của giải pháp.
- Trước hết, công ty phải xác định nhu cầu đào tạo hợp lý, công bố chương trình đào tạo và chỉ tiêu đào tạo cho toàn thể cán bộ nhân viên lập Hồ sơ dự thầu biết.
- Xem xét và lựa chọn đúng đối tượng đào tạo , lựa chọn chương trình đào tạo phù hợp với từng đối tượng để tránh lãng phí về thời gian và tài chính của công ty. Như đào tạo người mới tuyển trên cơ sở phân công người có kinh nghiệm kèm cặp, hướng dẫn.
- Công ty cần đầu tư để nâng cao trình độ ngoại ngữ, tin học, ứng dụng các phần mềm xây dựng, kế toán, quản lý dự án… cho nhân viên
- Tạo môi trường làm việc thi đuâ, cạnh tranh lành mạnh, cơ hội thăng tiến cho để nhân viên cố gắng làm việc…
Hiệu quả của giải pháp
Đầu tư vào con người là hoạt động đầu tư mang tính chiến lược vì vậy nó tốn kem và chỉ phát huy hiệu quả sau một thời gian dài, tuy nhiên tác động của nó là lớn và mang tính lâu dài.
- Nâng cao năng lực độ ngũ cán bộ nhân viên lập Hồ sơ dự thầu sẽ giảm bớt những sai sót do sơ xuất như lỗi số học, những thiếu xót trong hồ sơ hành chính pháp lý…
- Năng lực nhân viên được nâng cao đương nhiên sẽ tác động đến chất lượng Hồ sơ dự thầu tăng khả năng thắng thầu và hiệu quả kinh doanh của công ty.
2.2.1.3 Có chính sách giá dự thầu linh hoạt trong Hồ sơ dự thầu. Cơ sở của giải pháp
Giá dự thầu là một trong những tiêu chí quan trọng để bên mời thầu đánh giá hồ sơ dự thầu. Nó là kết quả của việc nghiên cứu thông tin, của các biện pháp thi công mà công ty đã lập…Hiện nay sự cạnh tranh về giá bỏ thầu rất gay gắt, tuy là phương thức cạnh tranh cổ điển nhưng tương đối hiệu quả mà bất cứ nhà nhà thầu nào cũng đều theo đuổi. Có những gói thầu mà giá dự thầu chỉ chênh nhau có mấy trăm ngìn thôi cũng đã khiến người thắng, kẻ bại. Không chỉ là việc đem lại cơ hội thắng thầu cho công ty mà giá dự thầu còn ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của công ty ( cụ thể là hiệu quả đấu thầu ). Không thể theo đuổi mục tiêu thắng thầu với mọi giá. Thắng thầu đem lại công trình, công ăn việc làm cho nhân viên và cũng phải đem lợi nhuận cho công ty. Vì vậy, công ty phải chính sách giá dự thầu linh hoạt vừa đảm bảo trúng thầu đi đôi với hiệu quả.
Thực trạng từ nguyên nhân thiếu thông tin thị trường giá cả, việc lập giá dự thầu cứng nhắc, chủ yếu dựa vào bảng tiên lượng có trong Hồ sơ mời thầu của chủ đầu tư… nên vấn đề cấp bách đặt ra ở đây là phải tính toán để đưa ra giá bỏ thầu hợp lý.
Nội dung của giải pháp.
•Hạ chi phí nguyên vật liêu. Điều này không có nghĩa là dùng những vật liệu kém chất lượng, giá thành thấp, hay bớt xén làm ảnh hưởng đến chất lượng công trình...Có thể nói đây là biện pháp không mấy khả quan và cũng không được các chủ đầu tư hoan nghênh vì họ lo ngại sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng công trinh.Nhưng ta vẫn có thể tiết kiệm bằng cách
- Khỏa sát thị trường giá cả nguyên vật liệu, nghiên cứu kỹ khối lượng công việc để xác định mức nguyên vật liệu cần dùng một cách chính xác nhất có thể.
- Ổn định nguồn cung cấp bằng việc tạo mối quan hệ tốt với các đại lý vật liệu xây dựng ở các địa phương để có thể mua với giá rẻ, không tốn chi phí vận chuyển, Bên cạnh đó vẫn phải duy trì mối quan hệ với các nhà cung ứng truyền thống.
- Nên tận dụng việc thi công nhiều công trình cùng một lúc để mua một khối lượng lớn với giá ưu đãi, bên cạnh đó phải có kế hoạch dự trữ hợp lý, tránh tình trạng vì dự trữ mà làm chi phí lưu kho, lưu bãi tăng cao.
- Luôn cập nhât và phân tích những biến động trên thị trường nguyên vật liệu để có những quyết định kịp thời.
•Hạ chi phí nhân công: Chi phí nhân công được xác định trên cơ sở cấp bậc thợ, giá nhân công trên thị trường và định mức. Có thể hạ chi phí nhân công bằng các cách sau:
- Có kế hoạch phân công lao động hợp lý, đảm bảo công việc được tiến hành nhịp nhàng không làm chậm tiến độ thi công mà công nhân có việc làm
đều đặn., tránh tình trạng lúc thừa, lúc thiếu và dự tính số công nhân dự phòng hợp lý,
- Tận dụng nguồn lao động ở địa phương nơi có công trình thi công để giảm chi phí ăn ở, đi lại, xây dựng lều lán tạm…
- Sử dụng cấp bậc thợ đúng với từng công việc
•Hạ chi phí máy móc thiết bị: Có thể hạ chi phí này bằng cách:
- Nghiên cứu thì trường giá cả cho thuê máy móc thiết bị ở địa phương, nếu thấy phù hợp thì tiến hành thuê một số máy móc để giảm chi phí vận chuyển.
- Bố trí sử dụng máy móc thiết bị hợp lý, sử dụng tối đa công suất của máy nhằm tiết kiệm nguyên vật liệu, năng lượng
- Công ty nên xác định mức giá riêng cho mỗi loại máy thi công tùy theo chức năng lực của công ty để có thể tận dụng thế mạnh về máy móc thiết bị
•Điều chỉnh mức giá dự thầu linh hoạt. Cùng với phương án giảm
chi phí nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, nhân công công ty cần có biện pháp linh hoạt trong việc đưa ra giá dự thầu trong các tình huống
- Nếu công ty đang rất cần công trình đó là giải pháp cho tình huống khó khăn về công ăn việc làm cho công nhân thì cần phải chấp nhận mức lợi nhuận thấp, thậm trí là lỗ để duy trì sản xuất, nâng cao năng lực kinh nghiệm…
- Trong trường hợp muốn giảm giá dự thầu một cách bảo mật, tránh việc rò rỉ thông tin về giá dự thầu công ty có thể gửi thư giảm giá kèm theo Hồ sơ dự thầu.