bằng phương thức tín dụng chứng từ tại Chi nhánh NHNo & PTNT Thăng Long
3.2.1 Bám sát thị trường, theo dõi sự biến động tỷ giá
Trong thời gian vừa qua, cùng với sự biến động kinh tế trên toàn thế giới, giá đôla Mỹ cũng thay đổi lên xuống thất thường. Hơn nữa hoạt động mua bán ngoại tệ ngoài “chợ đen” tuy chỉ chiếm 20% tổng khối lượng giao dịch mua bán ngoại tệ của Việt Nam nhưng lại có tác động, vai trò không nhỏ đến việc xác định tỷ giá hối đoái chính thức. Bởi thị trường “ngầm” này luôn phản ánh theo cung – cầu ngoài thị trường, mà ở Việt Nam nhu cầu đôla Mỹ luôn cao hơn nguồn cung do đó tạo áp lực tăng tỷ giá. Tỷ giá “bên ngoài” cao sẽ càng hút nguồn cung đôla Mỹ ra ngoài hệ thống ngân hàng. Từ đó, không chỉ NHNo & PTNT Việt Nam, mà ngay tại chính Chi nhánh Thăng Long cũng cần phải luôn luôn theo dõi, bám sát thị trường để đưa ra được dự báo về tỷ giá và ra quyết định mua – bán ngoại tệ cho thích hợp. Điều này không chỉ giúp cho hoạt động kinh doanh ngoại hối của Chi nhánh thu được lãi, mà còn đáp ứng nhu cầu về ngoại tệ trong thanh toán cho khách hàng, từ đó đảm bảo yên tâm, hạn chế rủi ro cho khách hàng. Với nguồn ngoại tệ được chuẩn bị chu đáo thì đây cũng là điều kiện để thu hút khách hàng mới, khách hàng truyền thống sử dụng tối đa các dịch vụ mà Chi nhánh cung cấp.
3.2.2 Tích cực marketing mở rộng phạm vi khách hàng
Hiện nay, Việt Nam ta đang vấp phải nhiều khó khăn xuất phát từ nội tại nền kinh tế như đầu tư còn kém hiệu quả, lạm phát cao... và chịu sự tác động của cuộc khủng hoảng kinh tế trên toàn cầu. Với tình hình thực tế như vậy một trong những chủ trương chỉ đạo của Nhà nước, Chính phủ là tiếp tục thúc đẩy, tạo điều kiện cho hoạt động xuất nhập khẩu để tăng thu ngoại tệ cho đất nước, đồng thời đáp ứng được nhu cầu sản xuất cũng như tiêu dùng của người dân. Chính vì vậy mà hoạt động xuất nhập khẩu trong năm 2009 cũng như trong thời gian tới vẫn được chú trọng phát triển ở Việt Nam. Xuất phát từ tình hình này, Chi nhánh NHNo & PTNT Thăng Long cần chú trọng tới công tác marketing tiếp thị những khách hàng mới và cũng để duy trì ổn định mối quan hệ lâu dài với những khách hàng cũ, truyền thống của Chi nhánh.
Chi nhánh đã có phòng Marketing nhưng vẫn nên có bộ phận chuyên trách tìm hiểu về thị trường tiền tệ và nhu cầu khách hàng, đặc biệt là khách hàng doanh nghiệp trong đó có khách hàng của phòng Kinh doanh ngoại hối.
- Tiến hành nghiên cứu thị trường
Ngân hàng cần tiến hành tổ chức nghiên cứu thị trường định kỳ, hoặc khi có thay đổi phát sinh (ví dụ như những thay đổi trong chính sách của Nhà nước...) bởi hoạt động này sẽ giúp ngân hàng nắm bắt được tình hình thị trường thực tế, hiểu được đối thủ cạnh tranh từ đó sẽ giúp cho ngân hàng có những những chính sách hợp lý trong từng thời kỳ, thời điểm.
Trước tiên việc điều tra thị trường sẽ giúp cho ngân hàng nắm bắt được nhu cầu tiềm năng về xuất nhập khẩu trên các lĩnh vực mà các khách hàng thường xuyên của Chi nhánh đang tiến hành sản xuất, kinh doanh nói riêng và các lĩnh vực có điều kiện phát triển trên địa bàn Hà Nội nói chung. Từ những thông tin có được, ngân hàng có thể thống kê để lên kế hoạch chuẩn bị ngoại tệ cung ứng cho khách hàng. Ngoài ra, khi tìm hiểu khách hàng ta cũng nắm
bắt được nhu cầu của họ về các sản phẩm của ngân hàng cũng như mức giá cả dịch vụ. Hiện nay, đã có nhiều ngân hàng cung cấp các sản phẩm thanh toán quốc tế mới như: quyền chọn (option), bao thanh toán... trong khi Chi nhánh chưa triển khai sản phẩm này. Vì vậy ngân hàng cần tìm hiểu rõ về các sản phẩm này, rồi đối chiếu với nguyện vọng của khách hàng để xem có nên đưa vào những sản phẩm này không, và nếu có thì thời điểm nào và cách tiến hành ra sao.
Một đối tượng nữa Chi nhánh cũng cần tiến hành điều tra, theo dõi sát sao hoạt động kinh doanh đó chính là các ngân hàng cạnh tranh. Số lượng các ngân hàng cổ phần tăng lên rất nhiều, khi mở ra hoạt động thanh toán quốc tế họ đã có rất nhiều ưu đãi; còn các ngân hàng nước ngoài đang vào Việt Nam theo đúng lộ trình cam kết hội nhập WTO tuy họ chưa thật sự hiểu rõ hết về các doanh nghiệp xuất nhập khẩu của Việt Nam nhưng họ lại rất có kinh nghiệm trong việc triển khai các dịch vụ thanh toán xuất nhập khẩu, cũng như trình độ nghiệp vụ của nhân viên thông thạo. Do đó, hướng đến đối tượng này trong marketing là một trong những hoạt động không thể thiếu để giúp cho ngân hàng nhận ra được các ưu điểm để phát huy và hiểu rõ được nhược điểm của mình để khắc phục, từ đó có được các quyết sách, chính sách phủ hợp vào những thời điểm phù hợp.
- Tiếp thị khách hàng
Quầy giao dịch đã được Chi nhánh sửa sang, sắp xếp lại để mang lại hình ảnh mới trong con mắt khách hàng. Tuy nhiên, ngân hàng cần chuẩn bị những tở rơi để ngay tại quầy để trong lúc khách hàng chờ thanh toán viên thực hiện các thao tác nghiệp vụ, họ có thể tham khảo, tìm hiểu thêm về các sản phẩm mà có thể họ chưa sử dụng tới, hoặc chưa tận dụng hết tính năng trong các dịch vụ mà họ đã dùng trước kia (ví dụ như đối với L/C nhập khẩu, khách hàng của Chi nhánh Thăng Long thường xuyên sử dụng là L/C không
hủy ngang, L/C không hủy ngang có xác nhận, mà họ rất ít khi dùng loại L/C tuần hoàn, L/C chuyển nhượng với nhiều tính năng và được sử dụng rộng rãi trên thế giới).
Bên cạnh đó, Chi nhánh có thể triển khai hoạt động khuếch trương qua mạng internet. Đây là loại phương tiện được sử dụng rất phổ biến ở Việt Nam, cũng được các doanh nghiệp sử dụng thông thạo. Trên loại hình này, Chi nhánh không những có thể quảng bá hình ảnh, giới thiệu về các sản phẩm cung ứng với quy trình và hướng dẫn rõ ràng mà còn nhanh chóng giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng, và cũng là để khách hàng có nguồn dữ liệu để tìm hiểu kỹ lưỡng và nắm vững yêu cầu khi sử dụng dịch vụ của phòng, tránh những sai sót không đáng có (đặc biệt trong khâu chuẩn bị chứng từ) và tiếp kiệm được thời gian đi lại đến ngân hàng.
Ngoài ra, Chi nhánh cũng cần chú ý và hướng tới khách hàng tiềm năng (ví dụ như những khách hàng đang sử dụng các dịch vụ khác tại ngân hàng như mở tài khoản tiền gửi, vay vốn kinh doanh, bảo lãnh... có nhu cầu mà chưa sử dụng sản phẩm thanh toán quốc tế). Ngân hàng cần đưa ra và giới thiệu chủ trương, chính sách ưu tiên rõ ràng với đối tượng này.
- Tăng cường quảng bá thương hiệu của NHNo & PTNT
Hoạt động thanh toán quốc tế là một trong những hoạt động mang lại nguồn thu lớn cho ngân hàng. Tuy nhiên do mang đặc thù riêng liên quan đến hoạt động ngoại thương – là một trong những thế mạnh của một số ngân hàng như Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank), ngân hàng xuất nhập khẩu (Eximbank)... Do đó NHNo & PTNT nói chung và Chi nhánh Thăng Long nói riêng phải không ngừng quảng bá thương hiệu Agribank, khẳng định chất lượng dịch vụ để thu hút khách hàng, để họ tin tưởng hơn, quen thuộc hơn với dịch vụ thanh toán quốc tế tại nơi này.
3.2.3 Củng cố sự liên kết giữa các phòng ban trong toàn Chi nhánh
Khi đến giao dịch với ngân hàng, người duy nhất mà khách hàng tiếp xúc là các giao dịch viên, thanh toán viên, cán bộ ở các phòng ban liên quan. Vì vậy chính các cán bộ này sẽ là một nhân viên marketing nhanh nhạy nhất, đáng tin cậy nhất nếu họ có thể gợi ý, tư vấn cho khách hàng sử dụng các sản phẩm của phòng ban khác (trong đó có phòng Kinh doanh ngoại hối). Muốn làm được điều này, trước tiên cần đào tạo, nâng cao trình độ hiểu biết về toàn bộ hoạt động của ngân hàng. Tiếp theo, phải xây dựng chính sách rõ ràng cho các khách hàng sử dụng nhiều dịch vụ tại Chi nhánh này. Hơn nữa, chế độ khen thưởng cho các nhân viên có thể thực hiện việc “bán chéo” cũng cần phải cụ thể hóa thể động viên, khích lệ từng cán bộ thực hiện hoạt động này.
Một trong những phòng ban có quan hệ chặt chẽ nhất với phòng Kinh doanh ngoại hối tại Chi nhánh Thăng Long là phòng Tín dụng bởi phần lớn khách hàng mở L/C ký quỹ <100%, số tiền còn lại là do họ đi vay. Chính vì vậy, hai phòng này càng cần có sự liên kết chặt chẽ hơn nữa, đặc biệt là khâu thời gian thẩm định chứng từ, thời gian giải ngân vốn vay... để tránh ảnh hưởng đến hoạt động thanh toán quốc tế vì hai bên xuất nhập khẩu có thống nhất, thỏa thuận với nhau về thời gian thực hiện hợp đồng, thời gian mở L/C... trong khi đó thời gian gửi điện đi qua phòng Swift thuộc Sở giao dịch để chuyển qua cho ngân hàng nước ngoài bị giới hạn (4 giờ chiều các ngày làm việc). Việc liên kết này không những giúp cho việc giải quyết công việc được nhanh chóng, tránh ảnh hưởng, phụ thuộc lẫn nhau của hai phòng khi khách hàng sử dụng nhiều dịch vụ ngân hàng cùng một lúc mà còn giữ vững được uy tín của Chi nhánh khi phục vụ khách hàng.
3.2.4 Tiếp tục công tác đào tạo và tự đào tạo cán bộ
Con người luôn là nhân tố quyết định, quan trọng nhất trong cả quá trình thực hiện nghiệp vụ tại phòng Kinh doanh ngoại hối nói riêng, và cả Chi nhánh nói chung. Yêu cầu đặt ra là nếu muốn phát triển hoạt động thanh toán xuất nhập khẩu bằng phương thức tín dụng chứng từ thì cần phải nâng cao năng lực đội ngũ thanh toán viên bằng cách tiếp tục công tác đào tạo và tự đào tạo cán bộ.
Tại Chi nhánh Thăng Long, việc đào tạo cán bộ vẫn được quan tâm thực hiện thường xuyên. Tuy nhiên, quá trình này mới chỉ diễn ra trong nội bộ Chi nhánh, chủ yếu là những thanh toán viên lâu năm, đã nắm vững nghiệp vụ chỉ bảo, hướng dẫn những cán bộ mới tuyển, còn non kinh nghiệm. Trong khi đó hoạt động thanh toán quốc tế diễn ra rất đa dạng, các quy định mới luôn được thay đổi cập nhật cho phù hợp với tình hình thực tiễn nên chỉ mới đào tạo trong ngân hàng thôi thì chưa đủ, thiết nghĩ ngân hàng Nông nghiệp chi nhánh Thăng Long cần đề xuất với NHNo & PTNT Việt Nam cho phép cử cán bộ ra nước ngoài để học hỏi kinh nghiệm xử lý nghiệp vụ và trình độ quản lý hoạt động thanh toán tiên tiến của nước bạn.
Thanh toán quốc tế nói chung và thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ nói riêng là loại nghiệp vụ yêu cầu sự tỷ mỷ, cẩn thận, nhanh chóng với độ chính xác cao. Không chỉ như vậy, yêu cầu của công việc này còn liên quan đến hoạt động kinh tế đối ngoại, đòi hỏi thanh toán viên không những nắm chắc quy trình nghiệp vụ, mà còn phải linh hoạt, có tinh thần trách nhiệm cao và thông thạo ngoại ngữ để đọc hiểu các hợp đồng ngoại thương, các văn bản luật quốc tế... Do vậy, bên cạnh đào tạo về chuyên môn, ngân hàng cũng cần chú trọng khuyến khích cán bộ phòng Kinh doanh ngoại hối nâng cao trình độ ngoại ngữ, giúp họ nhận thức một cách đúng đắn và tự giác đức tính, phẩm chất quan trọng của một thanh toán viên.
3.2.5 Hiện đại hóa công nghệ trong ngân hàng
Ngày nay, công nghệ tin đóng vai trò ngày càng quan trọng, không thể thiếu đối với sự phát triển của các doanh nghiệp kinh doanh. Có được công nghệ tiên tiến các doanh nghiệp trong đó có các ngân hàng thương mại sẽ giảm bớt được khối lượng công việc rất nhiều. Hơn nữa, công nghệ máy móc sẽ giúp cho người lao động thực hiện công việc được chính xác hơn, và họ có thể tập trung, giành nhiều thời gian hơn cho những công việc mà “máy móc không thể thay thế”. Đặc biệt với đặc thù của lĩnh vực ngân hàng đó là có rất nhiều khách hàng, mỗi khách hàng lại có nhiều thông tin, thông số cần phải quản lý, vì vậy nếu không có được công nghệ tốt thì việc quản lý khách hàng sẽ rất khó khăn, ảnh hưởng đến tiến độ công việc và khả năng đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng.
Hoạt động thanh toán xuất nhập khẩu bằng phương thức tín dụng chứng từ có yêu cầu cao về công nghệ, bởi hiện nay các thư tín dụng (L/C) đều được mở trên mạng Swift (chứ không còn mở dưới dạng thư nữa). Thực tế cho thấy, phần mềm IPCAS hiện nay mà Chi nhánh đang sử dụng có nhiều điểm chưa tốt, đó là tình trạng nghẽn mạng, treo máy... ảnh hưởng đến thời gian, tiến độ công việc mở L/C hay thanh toán bộ chứng từ cho khách hàng. Với lý do trên, để phát triển hơn nữa hoạt động này, Chi nhánh cần chú trọng tới công tác hiện đại hóa công nghệ. Chi nhánh Thăng Long cần đề xuất lên NHNo & PTNT Việt Nam nhanh chóng triển khai đề án IPCAS giai đoạn II để phục vụ tốt hơn nữa hoạt động của phòng cũng như tăng khả năng cạnh tranh với các ngân hàng thương mại khác.