6 AM – 10 AM PM – 10 PM
2.3.3.1 Giai đoạn nhận đặt và tổ chức tiệc 1 Quy trình nhận đặt tiệc
2.3.3.1.1 Quy trình nhận đặt tiệc
Công việc này sẽ do các quản lý của nhà hàng Phố Nướng đảm trách và sẽ chịu hoàn toàn trách nhiệm trước trưởng bộ phận nhà hàng Phố Nướng.
Chào hỏi khách
Mời khách ngồi, lấy nước mời khách Hỏi thăm lý do đến liên hệ phòng tiệc. Nếu đặt giữ chỗ, hỏi trước thông tin sau: Ngày tháng năm, giờ tổ chức ( dương/âm lịch)
Số bàn dự định tổ chức ( để sắp xếp cho từng khu vực)
Kiểm tra số liệu xem có đáp ứng được nhu cầu của khách hàng không.
Nếu không còn chỗ, thực hiện quy trình sau:
Thuyết phục khách dời ngày hoặc dời buổi tổ chức.
Cập nhật thông tin khách hàng ( tên, số điện thoại) để trong trường hợp nếu có tiệc hủy hoặc thay đổi thì liện hệ với khách.
Nếu còn chỗ, thực hiện quy trình sau: Dẫn khách xem mặt bằng.
Giới thiệu dịch vụ ( giá thực đơn, phần ưu đãi, dịch vụ…). Diễn giải ngắn gọn xúc tích cho khách hiểu.
Nhận đặt và tổ chức tiệc
Giai đoạn phục vụ Giai đoạn chuẩn bị
Giai đoạn thanh toán và tiễn khách Giai đoạn thu dọn
Khi khách đã hài lòng và đồng ý, viết thỏa thuận giữ chỗ ( đặt cọc lần một) và ghi thông tin vào sổ nhận tiệc. Sau đó, gọi thu ngân nhận cọc và bàn giao biên nhận cho khách.
2.3.3.1.2 Những điểm cần lưu ý khi nhận đặt và tổ
chức tiệc
Khi tiến hành làm hợp đồng:
Nhanh nhẹn, chính xác không làm mất nhiều thời gian của khách Tư vấn khách về số lượng đặt bàn: bàn dài, bàn tròn…
Tư vấn về thực đơn, các món ăn phù hợp với từng đối tượng, số lượng, cách phục vụ, nguyên liệu, cách nấu nướng các món ăn cân đối, đủ chất bổ dưỡng cần thiết, tránh hai nguyên liệu chính trùng nhau, món ăn hợp thời tiết.
Khi khách đưa ra giá phải chọn thực đơn phù hợp với giá tiền và mang lại lợi nhuận cho nhà hàng.
Thực đơn tối thiểu phải gồm: món khai vị, món mặn, món tráng miệng. Giá tiền phải rõ rang và phù hợp.
Tư vấn các dịch vụ và chi phí: bao ghế, bong bóng, dàn âm thanh, nghi thức chúc mừng của đội văn nghệ…
Tư vấn về thức uống: số lượng các loại. Giới thiệu quy trình phụ vụ nước, phí nước đá, các chi phí phát sinh khi có yêu cầu thêm hoặc khi khách mang thức uống vào.
Kiểm tra lần cuối tất cả các thông tin tiệc, giao cho khách ký xác nhận, gọi thu ngân nhận tiền. Kết thúc một hợp đồng đối với khách.
Ghi vào bảng chi tiết về tiệc
Ghi vào sổ nhận hợp đồng, giao cho bếp ký tên
Kiểm tra các chi tiết có trong hợp đồng đã đầy đủ chưa
Tiếp xúc và hỏi thăm chủ tiệc trước và sau tiệc: những gì đáp ứng cho khách đã đáp ứng đầy đủ không? Theo dõi sự hài lòng của khách.Ghi nhận tất cả các ý kiến của khách vào sổ ý kiến khách hàng.
Nói tóm lại đây là giai đoạn đầu và là giai đoạn quan trọng, gây ấn tượng mạnh mẽ nhất cho khách đến đặt tiệc.
Giai đoạn này quyết định cho các giai đoạn sau. Do đó, đòi hỏi người quản lý đảm nhận công việc nhận tiệc cần phải có cách nói chuyện thuyết phục khách. Bằng cách đưa cho khách xem các hợp đồng mà nhà hàng đã tổ chức và hợp đồng trong thời gian sắp tới sẽ thực hiện để khách tham khảo.
Tùy đối tượng khách mà người quản lý giới thiệu cách tổ chức cho phù hợp với kinh tế của họ. Đối với khách thượng lưu có thể giới thiệu thêm các dịch vụ bổ sung hay đáp ứng theo những sáng kiến độc đáo của khách mà nhà hàng có khả năng thực hiện được.