2.1.2.2 Chức năng nhiệm vụ các phòng, ban chi nhánh Công ty A&C tại Hà Nội
Ban Giám đốc: Giám đốc chi nhánh đồng thời là Phó Tổng Giám đốc Công ty, uỷ viên của Hội đồng thành viên, Ban Giám đốc chịu trách nhiệm điều hành, chỉ đạo mọi hoạt động của chi nhánh.
Phòng Quản trị - Tổng hợp:Thực hiện công tác hành chính, thư ký, phiên dịch, văn thư, tin học, lái xe, bảo vệ.
Các phòng nghiệp vụ kiểm toán BCTC (Phòng 1, 2 và 4): Thực hiện công tác kiểm toán BCTC của các khách hàng
Phòng nghiệp vụ kiểm toán XDCB (Phòng 3): Kiểm toán báo cáo quyết toán XDCB, thẩm định đầu tư, xác định giá trị doanh nghiệp.
Bộ phận kế toán:Tập hợp mọi chứng từ, ghi sổ kế toán, định kỳ lập báo cáo gửi Công ty.
Bộ phận Tư vấn - Kiểm soát chất lượng: Thực hiện dịch vụ tư vấn cho khách hàng, kiểm soát chất lượng báo cáo kiểm toán trước khi trình Giám đốc xem xét, ký phát hành.
Sơ đồ 1:
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY HOẠT ĐỘNG CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN (A&C)
Sơ đồ 2:
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY HOẠT ĐỘNG
CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN TẠI HÀ NỘI HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN (22 THÀNH VIÊN) BAN GIÁM ĐỐC CÁC PHÒNG KIỂM TOÁN BCTC. PHÒNG 1, 2, 3, 4, 5, 6 CHI NHÁNH TẠI HÀ NỘI CHI NHÁNH TẠI CẦN THƠ CÔNG TY TNHH ĐỒNG KHỞI CHI NHÁNH TẠI NHA TRANG PHÒNG KIỂM TOÁN XDCB PHÒNG DỊCH VỤ PHÒNG QUẢN TRỊ TỔNG HỢP PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG TƯ VẤN ĐÀO TẠO
2.1.3 Tổ chức bộ máy kiểm toán Công ty A&C
Sau 15 năm hoạt động (1992 - 2007), Công ty A&C tự hào có một đội ngũ nhân viên được tuyển chọn và đào tạo một cách liên tục và có hệ thống. Với 280/300 nhân viên trực tiếp phục vụ khách hàng, A&C đã mang đến kinh nghiệm, kỹ năng cùng tinh thần trách nhiệm rất cao để đáp ứng các nhu cầu dịch vụ ngày càng đa dạng của khách hàng.
Đội ngũ nhân viên của A&C gồm: Thạc sỹ Kinh tế và Kiểm toán viên quốc tế (ACCA): 12 người; Kiểm toán viên được cấp chứng chỉ KTV của BTC: 71 người; Thẩm định viên có thẻ thẩm định viên về giá: 13 người; Cử nhân có 2 bằng Đại học: 57 người; Cử nhân Đại học Luật: 45 người; Kỹ sư xây dựng, Cử nhân cao đẳng Thẩm định giá…44 người
Trong quá trình hoạt động, đội ngũ nhân viên liên tục được đào tạo nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ năng và bản lĩnh nghề nghiệp cùng các kiến thức bổ trợ về Pháp luật, Kinh tế, Kỹ thuật, Thị trường…để có khả năng
BAN GIÁM ĐỐC (GIÁM ĐỐC VÀ 2 PGĐ) PHÒNG QUẢN TRỊ TỔNG HỢP BỘ PHẬN KẾ TOÁN PHÒNG NGHIỆP VỤ 3 (KIỂM TOÁN XDCB) CÁC PHÒNG KIỂM TOÁN BCTC PHÒNG NGHIỆP VỤ 1, 2, 4 BỘ PHẬN TƯ VẤN KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG
đa dạng hoá các loại hình dịch vụ cung cấp cho khách hàng. Ngoài các chương trình đào tạo trong nước, các kiểm toán viên còn được đi tu nghiệp và đào tạo qua các hình thức khảo sát, huấn luyện, thực hành tại các nước Malaysia, Singapore, Philippines, Hongkong, Anh, Pháp, Bỉ, Ireland…do công ty tổ chức cũng như chương trình hỗ trợ của BTC, EURO TAPVIET và các tổ chức nghề nghiệp quốc tế khác.
2.1.4 Quy trình kiểm toán áp dụng tại chi nhánh Công ty A&C tại Hà Nội
2.1.4.1 Chuẩn bị kiểm toán
Khảo sát và chấp nhận khách hàng
Sau khi nhận được yêu cầu từ phía khách hàng, Công ty sẽ cử cán bộ (lãnh đạo hoặc kiểm toán viên) đến gặp khách hàng để tìm hiểu sơ bộ, thu thập thông tin, lập Báo cáo khảo sát. Trên cơ sở Báo cáo khảo sát, người đi khảo sát sẽ tính toán, đề xuất mức phí trình Giám đốc ký duyệt.
Sau khi nhận được chấp thuận của khách hàng, phòng Quản trị - Tổng hợp tiến hành soạn thảo và ký kết hợp đồng với khách hàng. Giám đốc phân công hợp đồng về các phòng nghiệp vụ, Lãnh đạo phòng phân công lại cho kiểm toán viên chịu trách nhiệm thực hiện.
Lập kế hoạch kiểm toán
Kiểm toán viên liên hệ với khách hàng để tìm hiểu kỹ hơn về đặc điểm, hoạt động kinh doanh của khách hàng phục vụ lập kế hoạch kiểm toán; Chuẩn bị bộ Hồ sơ kiểm toán chung và Hồ sơ kiểm toán năm; Lập kế hoạch, chương trình kiểm toán cho khách hàng; Liên hệ với khách hàng về thời gian chứng kiến kiểm kê, thời gian thực hiện kiểm toán; Gửi cho khách hàng danh sách các tài liệu cần cung cấp để khách hàng chuẩn bị trước.
Chứng kiến kiểm kê: Thu thập tài liệu, lập Báo cáo kiểm kê, lưu Hồ sơ kiểm toán
2.1.4.2 Thực hiện kiểm toán tại khách hàng
Họp triển khai: Nhóm kiểm toán họp với BGĐ, phòng kế toán và đại diện các phòng ban chức năng của khách hàng để thông qua về mục tiêu, nội
dung kiểm toán, trách nhiệm của các bộ phận liên quan đến cuộc kiểm toán.
Thực hiện kiểm toán: Theo sự phân công của nhóm trưởng, các thành viên thực hiện kiểm toán các phần hành được giao. Các thủ tục kiểm toán tại khách hàng: tổng hợp số liệu, thu thập tài liệu, kiểm tra đối chiếu số liệu, kiểm tra chứng từ gốc, phỏng vấn…Sau khi hoàn thành mỗi phần hành, thành viên chuyển lại cho nhóm trưởng kiểm tra, soát xét và tiếp tục hoàn thiện theo yêu cầu của nhóm trưởng. Kiểm toán viên điều hành (nếu có) sẽ xuống làm việc cùng nhóm kiểm toán vào ngày trước khi kết thúc kiểm toán tại khách hàng. Trưởng nhóm tổng hợp lại các nội dung tồn tại, các bút toán điều chỉnh và kiểm toán viên điều hành soát xét trước khi họp với khách hàng.
Họp kết thúc: Nhóm kiểm toán họp với BGĐ, phòng kế toán và đại diện các phòng ban chức năng của khách hàng để báo cáo kết quả kiểm toán, các vấn đề tồn tại, đề xuất xử lý, hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ…thống nhất các bút toán điều chỉnh với khách hàng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.1.4.3 Tổng hợp, lập Báo cáo kiểm toán
Bước này được thực hiện tại văn phòng Công ty kiểm toán. Nhóm trưởng đọc lại Hồ sơ kiểm toán, ghi nhận các vấn đề tồn tại và hướng xử lý. Nhóm trưởng đọc Báo cáo kiểm toán.
Hồ sơ kiểm toán, Báo cáo kiểm toán và BCTC đính kèm được chuyển cho KTV điều hành soát xét. Nếu không, tiếp tục chuyển cho Bộ phận Kiểm soát chất lượng.
2.1.5 Hệ thống Kiểm soát chất lượng
Sơ đồ 3:
MÔ TẢ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG CỦA CÔNG TY A&C
Các thủ tục kiểm soát chất lượng được xác định và thiết lập cho những lĩnh vực sau: Thủ tục đánh giá khách hàng; Thủ tục kiểm tra hồ sơ; Thủ tục đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng/nhân viên; Các thủ tục quản lý nội bộ khác; Thủ tục kiểm soát.
I. THỦ TỤC ĐÁNH GIÁ KHÁCH HÀNG.
Mục tiêu: Để đảm bảo tính độc lập của Công ty đối với khách hàng đó; Khả năng của Công ty đáp ứng những đòi hỏi của khách hàng; Sự liêm khiết của Ban Giám đốc khách hàng. Từ đó đảm bảo rằng Công ty không có rủi ro bị đặt trong một tình hình tế nhị hay khó khăn khi thực hiện hợp đồng hay khi lập và giao Báo cáo.
Thủ tục cần tiến hành
1. Việc đánh giá phải được thực hiện dưới trách nhiệm của một thành viên trong Ban Giám đốc.
Thủ tục đánh giá khách hàng Thủ tục kiểm tra hồ sơ Thủ tục đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG
2. Việc đánh giá phải được tiến hành trước khi có bất kỳ cam kết gì với khách hàng mới. Thực vậy, tất cả những thảo luận hay trao đổi thăm dò đều được khách hàng coi như bắt đầu thoả thuận và như vậy làm giảm khả năng từ chối kiểm toán của Công ty trong trường hợp những đánh giá tỏ ra không đạt yêu cầu.
3. Tiến hành đánh giá
a. Giao việc thăm dò cho một thành viên trong Ban Giám đốc thích hợp nhất cho việc đánh giá, có nghĩa người thăm dò nắm rõ nhất hoạt động của khách hàng hoặc giao cho người phụ trách kiểm soát chất lượng.
b. Thực hiện điều tra làm cơ sở cho việc đánh giá, bằng cách tìm kiếm những thông tin về danh tiếng của Công ty khách hàng, của những người lãnh đạo và những người chủ sở hữu. Việc điều tra có thể được thực hiện các phương tiện sau: phân tích Báo cáo tài chính, hỏi bên thứ ba như luật sư, ngân hàng, nhà cung cấp của khách hàng đó, hỏi các thông tin từ phía kiểm toán viên tiền nhiệm (nếu có), đọc các báo cáo chuyên môn. Các thông tin thu thập được từ những điều tra trên phải cho phéo hình thành ý kiến về hoạt động và tính liêm khiết của đối tượng được thăm dò. Điền vào bảng câu hỏi đánh giá khách hàng tiềm năng.
c. Người phụ trách đánh giá đưa ra ý kiến trên cơ sở những thông tin thu thập được để chấp nhận hay từ chối khách hàng. Ý kiến này phải được ghi rõ trên bảng câu hỏi, ý kiến này phải được Giám đốc kiểm tra lại trong trường hợp khách hàng là doanh nghiệp Nhà nước hay doanh nghiệp góp vốn rộng rãi. Nếu kết luận là tích cực, cần soạn hợp đồng kiểm toán. Nếu kết luận là tiêu cực, cần dừng mọi thoả thuận hay thăm dò đối với khách hàng và báo cho khách hàng qua thư rằng Công ty không thể chấp nhận hợp đồng này.
d. Lưu các đánh giá.
Các bản câu hỏi được đánh thứ tự trong một năm (chẳng hạn: 10/2006 tức là bản đánh giá số 10 thực hiện trong năm 2006). Các bản này được lưu
tại phòng Giám đốc và được phân loại theo loại chấp nhận và loại từ chối. Những bản chấp nhận được lưu giữ lâu hơn so với bản từ chối để tiện cho nhu cầu tham chiếu nếu cần. Đối với những khách hàng không thường xuyên, có thể nên giữ đánh giá trong nhiều năm để tránh phải đánh giá lại khách hàng nhiều lần khi tình hình của khách hàng không thay đổi nhiều.
Mỗi năm danh sách các đánh giá phải được cập nhật, danh sách này cũng được lưu giữ trong cùng một hồ sơ và phải bao gồm các thông tin: Tên của khách hàng thăm dò (chấp nhận hay không), số của bản đánh giá, ngày huỷ.
II. THỦ TỤC KIỂM TRA HỒ SƠ
Mục tiêu: Kiểm tra rằng công tác kiểm toán đã được thực hiện phù hợp với các Chuẩn mực quốc tế, quốc gia và của Công ty. Xác định những phần cần có đào tạo hoặc hỗ trợ thêm, xác định những người ở cấp quan trọng trong Công ty cần được đào tạo hay hỗ trợ thêm, đào tạo những người sau này sẽ đảm nhiệm việc kiểm soát chất lượng hồ sơ.
Thủ tục thực hiện
1. Chọn các hồ sơ từ danh sách các khách hàng của Công ty.
Việc lựa chọn được tiến hành theo tiêu chuẩn: Độ lớn của hồ sơ trên phương diện quỹ thời gian và phí kiểm toán, phòng thực hiện (ít nhất mỗi phòng phải có một hồ sơ được kiểm tra một năm), lĩnh vực hoạt động của khách hàng, hồ sơ thực hiện cùng với một Công ty khác, khách hàng mới, doanh nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp định giá trên thị trường chứng khoán. Việc lựa chọn hồ sơ phải làm sao cho phép thực hiện kiểm tra chất lượng trên một tập hợp mẫu là đại diện cho tất cả các hồ sơ mà Công ty đã làm. Lập ra một danh sách các hồ sơ được chọn
2. Chọn người sẽ tham gia
Người phụ trách bộ phận kiểm soát chất lượng thực hiện kiểm tra hồ sơ tuỳ theo: Hồ sơ được chọn, loại hồ sơ được chọn, kế hoạch của các trưởng phòng hay kiểm toán viên, tính độc lập của những người này đối với hồ sơ
kiểm tra (một trưởng phòng hay kiểm toán viên không thể là người kiểm tra hồ sơ mà họ chịu trách nhiệm hay đã tham gia thực hiện)
3. Họp giữa người phụ trách với những người kiểm tra để: Đảm bảo rằng tất cả đều nắm được mục tiêu, thủ tục và kế hoạch kiểm tra mà người phụ trách bộ phận kiểm soát chất lượng đã chuẩn bị, phân chia công việc cho mọi người, lập ra một danh sách các hồ sơ đã phân chia. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
4. Thực hiện kiểm soát chất lượng theo kế hoạch đề ra: Dùng đến bản câu hỏi đánh giá về nhóm kiểm toán.
5. Soạn thảo báo cáo của người làm kiểm tra trên hồ sơ được kiểm tra. Báo cáo này phải trình bày: các lĩnh vực mà tại đó các thủ tục kiểm toán không áp dụng đầy đủ hoặc chuẩn xác, đánh giá về việc áp dụng các thủ tục của Công ty về phương diện lên kế hoạch nhân sự và đánh giá khách hàng.
6. Nộp báo cáo cho người phụ trách bộ phận kiểm soát chất lượng.
7. Xem xét lại các báo cáo này bởi người phụ trách bộ phận kiểm soát chất lượng.
8. Thu thập và tổng hợp dữ liệu trong báo cáo này bởi người phụ trách bộ phận kiểm soát chất lượng (bao gồm cả việc xem lại hồ sơ của khách hàng bị mất nhằm phát hiện những yếu kém trong việc thực hiện công tác lẫn trong dịch vụ khách hàng đã dẫn đến việc mất mát này)
9. Họp giữa người phụ trách bộ phận kiểm soát chất lượng và các thành viên khác trong Ban Giám đốc để trao đổi về bản tổng kết này: rút ra các kết luận và quyết định về những thay đổi cần tiến hành để cải thiện chất lượng của hồ sơ kiểm toán trong lĩnh vực như năng lực và đào tạo kiểm toán viên, kỹ thuật và thủ tục kiểm toán áp dụng, sự phù hợp của nhóm kiểm toán với các hồ sơ.
10. Soạn thảo báo cáo bởi người phụ trách bộ phận kiểm soát chất lượng, trong đó nêu lại các kết luận và kế hoạch hành động để sửa chữa những điểm yếu đã phát hiện được trong quá trình kiểm tra, báo cáo này sẽ được trình cho Giám đốc. Các kết luận và kiến nghị này sau đó sẽ chuyển đến cho những người liên
quan để các kết luận và kiến nghị có thể được tính đến một cách thực sự.
11. Người phụ trách bộ phận kiểm soát chất lượng lập một báo cáo với từng hồ sơ kiểm tra về số thời gian thực hiện kiểm tra tỷ lệ với thời gian làm kiểm toán để kiểm tra tính thích đáng của việc kiểm soát chất lượng so với độ lớn của hồ sơ kiểm tra.
12. Cần lưu trữ danh sách các hồ sơ đã được kiểm tra, các báo cáo kiểm tra của từng hồ sơ riêng rẽ, báo cáo kiểm tra tổng kết và các kết luận mà Ban Giám đốc rút ra. Thời gian lưu trữ hồ sơ từ 3 đến 5 năm.
13. Khi quy trình kiểm tra chất lượng của niên độ kết thúc, bộ phận kiểm soát chất lượng phải theo dõi việc thực hiện các hoạt động cần thiết như đã nêu trong kết luận của báo cáo tổng kết
III. THỦ TỤC KIỂM SOÁT.
Cấp độ này thuộc trách nhiệm của Ban Giám đốc có thể được xem như một cấp độ đảm bảo an toàn. Cấp độ này có thể là bước đầu tiên hoặc cuối cùng và bao gồm trước hết là việc thành lập ra bộ phận kiểm soát nội bộ, sau đó luôn đảm bảo rằng bộ phận này hoạt động tốt.
Bản thân việc kiểm tra bộ phận kiểm soát chất lượng cũng nằm chính trong các thủ tục kiểm soát chất lượng, là bởi vì thông qua chính các cuộc họp giữa Ban Giám đốc và người phụ trách bộ phận kiểm soát nội bộ, Ban Giám đốc có thể kiểm tra sự hoạt động của bộ phận này.
2.1.6 Tổ chức Hồ sơ kiểm toán
Hồ sơ kiểm toán là các tài liệu do kiểm toán viên lập, thu thập, phân loại, sử dụng và lưu trữ trong một cuộc kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán bao gồm các thông tin cần thiết liên quan đến cuộc kiểm toán đủ làm cơ sở cho việc hình thành ý kiến của kiểm toán viên và chứng minh rằng cuộc kiểm toán đã được thực hiện theo đúng các Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (hoặc Chuẩn mực quốc tế được chấp nhận)
Tất cả các hồ sơ kiểm toán của Công ty A&C được quản lý và lưu trữ trên phần mềm máy tính nội bộ và giấy tờ làm việc của kiểm toán viên.