Bước này được thực hiện tại văn phòng Công ty kiểm toán. Nhóm trưởng đọc lại Hồ sơ kiểm toán, ghi nhận các vấn đề tồn tại và hướng xử lý. Nhóm trưởng đọc Báo cáo kiểm toán.
Hồ sơ kiểm toán, Báo cáo kiểm toán và BCTC đính kèm được chuyển cho KTV điều hành soát xét. Nếu không, tiếp tục chuyển cho Bộ phận Kiểm soát chất lượng.
2.1.5 Hệ thống Kiểm soát chất lượng
Sơ đồ 3:
MÔ TẢ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG CỦA CÔNG TY A&C
Các thủ tục kiểm soát chất lượng được xác định và thiết lập cho những lĩnh vực sau: Thủ tục đánh giá khách hàng; Thủ tục kiểm tra hồ sơ; Thủ tục đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng/nhân viên; Các thủ tục quản lý nội bộ khác; Thủ tục kiểm soát.
I. THỦ TỤC ĐÁNH GIÁ KHÁCH HÀNG.
Mục tiêu: Để đảm bảo tính độc lập của Công ty đối với khách hàng đó; Khả năng của Công ty đáp ứng những đòi hỏi của khách hàng; Sự liêm khiết của Ban Giám đốc khách hàng. Từ đó đảm bảo rằng Công ty không có rủi ro bị đặt trong một tình hình tế nhị hay khó khăn khi thực hiện hợp đồng hay khi lập và giao Báo cáo.
Thủ tục cần tiến hành
1. Việc đánh giá phải được thực hiện dưới trách nhiệm của một thành viên trong Ban Giám đốc.
Thủ tục đánh giá khách hàng Thủ tục kiểm tra hồ sơ Thủ tục đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG
2. Việc đánh giá phải được tiến hành trước khi có bất kỳ cam kết gì với khách hàng mới. Thực vậy, tất cả những thảo luận hay trao đổi thăm dò đều được khách hàng coi như bắt đầu thoả thuận và như vậy làm giảm khả năng từ chối kiểm toán của Công ty trong trường hợp những đánh giá tỏ ra không đạt yêu cầu.
3. Tiến hành đánh giá
a. Giao việc thăm dò cho một thành viên trong Ban Giám đốc thích hợp nhất cho việc đánh giá, có nghĩa người thăm dò nắm rõ nhất hoạt động của khách hàng hoặc giao cho người phụ trách kiểm soát chất lượng.
b. Thực hiện điều tra làm cơ sở cho việc đánh giá, bằng cách tìm kiếm những thông tin về danh tiếng của Công ty khách hàng, của những người lãnh đạo và những người chủ sở hữu. Việc điều tra có thể được thực hiện các phương tiện sau: phân tích Báo cáo tài chính, hỏi bên thứ ba như luật sư, ngân hàng, nhà cung cấp của khách hàng đó, hỏi các thông tin từ phía kiểm toán viên tiền nhiệm (nếu có), đọc các báo cáo chuyên môn. Các thông tin thu thập được từ những điều tra trên phải cho phéo hình thành ý kiến về hoạt động và tính liêm khiết của đối tượng được thăm dò. Điền vào bảng câu hỏi đánh giá khách hàng tiềm năng.
c. Người phụ trách đánh giá đưa ra ý kiến trên cơ sở những thông tin thu thập được để chấp nhận hay từ chối khách hàng. Ý kiến này phải được ghi rõ trên bảng câu hỏi, ý kiến này phải được Giám đốc kiểm tra lại trong trường hợp khách hàng là doanh nghiệp Nhà nước hay doanh nghiệp góp vốn rộng rãi. Nếu kết luận là tích cực, cần soạn hợp đồng kiểm toán. Nếu kết luận là tiêu cực, cần dừng mọi thoả thuận hay thăm dò đối với khách hàng và báo cho khách hàng qua thư rằng Công ty không thể chấp nhận hợp đồng này.
d. Lưu các đánh giá.
Các bản câu hỏi được đánh thứ tự trong một năm (chẳng hạn: 10/2006 tức là bản đánh giá số 10 thực hiện trong năm 2006). Các bản này được lưu
tại phòng Giám đốc và được phân loại theo loại chấp nhận và loại từ chối. Những bản chấp nhận được lưu giữ lâu hơn so với bản từ chối để tiện cho nhu cầu tham chiếu nếu cần. Đối với những khách hàng không thường xuyên, có thể nên giữ đánh giá trong nhiều năm để tránh phải đánh giá lại khách hàng nhiều lần khi tình hình của khách hàng không thay đổi nhiều.
Mỗi năm danh sách các đánh giá phải được cập nhật, danh sách này cũng được lưu giữ trong cùng một hồ sơ và phải bao gồm các thông tin: Tên của khách hàng thăm dò (chấp nhận hay không), số của bản đánh giá, ngày huỷ.
II. THỦ TỤC KIỂM TRA HỒ SƠ
Mục tiêu: Kiểm tra rằng công tác kiểm toán đã được thực hiện phù hợp với các Chuẩn mực quốc tế, quốc gia và của Công ty. Xác định những phần cần có đào tạo hoặc hỗ trợ thêm, xác định những người ở cấp quan trọng trong Công ty cần được đào tạo hay hỗ trợ thêm, đào tạo những người sau này sẽ đảm nhiệm việc kiểm soát chất lượng hồ sơ.
Thủ tục thực hiện
1. Chọn các hồ sơ từ danh sách các khách hàng của Công ty.
Việc lựa chọn được tiến hành theo tiêu chuẩn: Độ lớn của hồ sơ trên phương diện quỹ thời gian và phí kiểm toán, phòng thực hiện (ít nhất mỗi phòng phải có một hồ sơ được kiểm tra một năm), lĩnh vực hoạt động của khách hàng, hồ sơ thực hiện cùng với một Công ty khác, khách hàng mới, doanh nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp định giá trên thị trường chứng khoán. Việc lựa chọn hồ sơ phải làm sao cho phép thực hiện kiểm tra chất lượng trên một tập hợp mẫu là đại diện cho tất cả các hồ sơ mà Công ty đã làm. Lập ra một danh sách các hồ sơ được chọn
2. Chọn người sẽ tham gia
Người phụ trách bộ phận kiểm soát chất lượng thực hiện kiểm tra hồ sơ tuỳ theo: Hồ sơ được chọn, loại hồ sơ được chọn, kế hoạch của các trưởng phòng hay kiểm toán viên, tính độc lập của những người này đối với hồ sơ
kiểm tra (một trưởng phòng hay kiểm toán viên không thể là người kiểm tra hồ sơ mà họ chịu trách nhiệm hay đã tham gia thực hiện)
3. Họp giữa người phụ trách với những người kiểm tra để: Đảm bảo rằng tất cả đều nắm được mục tiêu, thủ tục và kế hoạch kiểm tra mà người phụ trách bộ phận kiểm soát chất lượng đã chuẩn bị, phân chia công việc cho mọi người, lập ra một danh sách các hồ sơ đã phân chia.
4. Thực hiện kiểm soát chất lượng theo kế hoạch đề ra: Dùng đến bản câu hỏi đánh giá về nhóm kiểm toán.
5. Soạn thảo báo cáo của người làm kiểm tra trên hồ sơ được kiểm tra. Báo cáo này phải trình bày: các lĩnh vực mà tại đó các thủ tục kiểm toán không áp dụng đầy đủ hoặc chuẩn xác, đánh giá về việc áp dụng các thủ tục của Công ty về phương diện lên kế hoạch nhân sự và đánh giá khách hàng.
6. Nộp báo cáo cho người phụ trách bộ phận kiểm soát chất lượng.
7. Xem xét lại các báo cáo này bởi người phụ trách bộ phận kiểm soát chất lượng.
8. Thu thập và tổng hợp dữ liệu trong báo cáo này bởi người phụ trách bộ phận kiểm soát chất lượng (bao gồm cả việc xem lại hồ sơ của khách hàng bị mất nhằm phát hiện những yếu kém trong việc thực hiện công tác lẫn trong dịch vụ khách hàng đã dẫn đến việc mất mát này)
9. Họp giữa người phụ trách bộ phận kiểm soát chất lượng và các thành viên khác trong Ban Giám đốc để trao đổi về bản tổng kết này: rút ra các kết luận và quyết định về những thay đổi cần tiến hành để cải thiện chất lượng của hồ sơ kiểm toán trong lĩnh vực như năng lực và đào tạo kiểm toán viên, kỹ thuật và thủ tục kiểm toán áp dụng, sự phù hợp của nhóm kiểm toán với các hồ sơ.
10. Soạn thảo báo cáo bởi người phụ trách bộ phận kiểm soát chất lượng, trong đó nêu lại các kết luận và kế hoạch hành động để sửa chữa những điểm yếu đã phát hiện được trong quá trình kiểm tra, báo cáo này sẽ được trình cho Giám đốc. Các kết luận và kiến nghị này sau đó sẽ chuyển đến cho những người liên
quan để các kết luận và kiến nghị có thể được tính đến một cách thực sự.
11. Người phụ trách bộ phận kiểm soát chất lượng lập một báo cáo với từng hồ sơ kiểm tra về số thời gian thực hiện kiểm tra tỷ lệ với thời gian làm kiểm toán để kiểm tra tính thích đáng của việc kiểm soát chất lượng so với độ lớn của hồ sơ kiểm tra.
12. Cần lưu trữ danh sách các hồ sơ đã được kiểm tra, các báo cáo kiểm tra của từng hồ sơ riêng rẽ, báo cáo kiểm tra tổng kết và các kết luận mà Ban Giám đốc rút ra. Thời gian lưu trữ hồ sơ từ 3 đến 5 năm.
13. Khi quy trình kiểm tra chất lượng của niên độ kết thúc, bộ phận kiểm soát chất lượng phải theo dõi việc thực hiện các hoạt động cần thiết như đã nêu trong kết luận của báo cáo tổng kết
III. THỦ TỤC KIỂM SOÁT.
Cấp độ này thuộc trách nhiệm của Ban Giám đốc có thể được xem như một cấp độ đảm bảo an toàn. Cấp độ này có thể là bước đầu tiên hoặc cuối cùng và bao gồm trước hết là việc thành lập ra bộ phận kiểm soát nội bộ, sau đó luôn đảm bảo rằng bộ phận này hoạt động tốt.
Bản thân việc kiểm tra bộ phận kiểm soát chất lượng cũng nằm chính trong các thủ tục kiểm soát chất lượng, là bởi vì thông qua chính các cuộc họp giữa Ban Giám đốc và người phụ trách bộ phận kiểm soát nội bộ, Ban Giám đốc có thể kiểm tra sự hoạt động của bộ phận này.
2.1.6 Tổ chức Hồ sơ kiểm toán
Hồ sơ kiểm toán là các tài liệu do kiểm toán viên lập, thu thập, phân loại, sử dụng và lưu trữ trong một cuộc kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán bao gồm các thông tin cần thiết liên quan đến cuộc kiểm toán đủ làm cơ sở cho việc hình thành ý kiến của kiểm toán viên và chứng minh rằng cuộc kiểm toán đã được thực hiện theo đúng các Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (hoặc Chuẩn mực quốc tế được chấp nhận)
Tất cả các hồ sơ kiểm toán của Công ty A&C được quản lý và lưu trữ trên phần mềm máy tính nội bộ và giấy tờ làm việc của kiểm toán viên.
Trên phần mềm máy tính: Hồ sơ kiểm toán năm của từng khách hàng được sắp xếp theo thứ tự chữ cái tên khách hàng và theo năm kiểm toán.
Giấy tờ làm việc của kiểm toán viên được đóng thành file riêng (Hồ sơ kiểm toán năm) cho mỗi khách hàng, sắp xếp theo thứ tự chữ cái tên khách hàng và theo năm kiểm toán. Trong file riêng của từng khách hàng các khoản mục được sắp xếp theo thứ tự của khoản mục đó trong danh mục hệ thống tài khoản kế toán danh nghiệp.
Hồ sơ kiểm toán chung được để riêng và được sắp xếp theo thứ tự chữ cái tên khách hàng. Việc để riêng Hồ sơ kiểm toán chung giúp kiểm toán viên dễ dàng tìm hiểu những thông tin pháp lý về khách hàng nếu Công ty kiểm toán khách hàng đó trong nhiều năm.
2.2 Thực trạng kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty ABC và Công ty XYZ .
2.2.1 Thực trạng kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty ABC.
*Giới thiệu về khách hàng
Công ty ABC là doanh nghiệp tư nhân hoạt động trong lĩnh vực thương mại. Hoạt động chính của Công ty là kinh doanh sắt thép xây dựng, phục vụ cho các ngành như điện, cơ khí, xây dựng… Sản phẩm thép của công ty gồm các loại thép chữ I, U, V. Công ty ABC được thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 1701000194 do Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Thái Nguyên cấp ngày 10/5/2003. Số vốn ban đầu: 1.500 triệu đồng. Số lượng lao động của Công ty trong 2 năm 2006 – 2007 thể hiện qua bảng:
Biểu 4: Tình hình lao động Công ty ABC qua 2 năm 2006 – 2007
Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Số lượng (người) Cơ cấu (%) Số lượng (người) Cơ cấu (%) 1. Tổng số lao động 34 100 31 100 Lao động gián tiếp 8 22,53 10 32,26 Lao động trực tiếp 26 76,47 21 67,74
2. Trình độ lao động
Đại học 1 2,94 2 6,45
Cao đẳng, trung cấp 8 23,35 9 29,03 Lao động phổ thông 25 73,53 20 64,52
2.2.1.1 Chuẩn bị kiểm toán
2.2.1.1.1 Tìm hiểu ngành nghề hoạt động kinh doanh của khách hàng.
Đây là công việc đầu tiên giúp kiểm toán viên có những hiểu biết sơ bộ về khách hàng để từ đó xây dựng chương trình kiểm toán cho phù hợp, đồng thời trong quá trình kiểm toán chính những hiểu biết về khách hàng giúp kiểm toán viên xác định những đặc thù về ngành nghề kinh doanh của họ để từ đó có những thủ tục kiểm toán riêng biệt.
Hoạt động chính của Công ty ABC là kinh doanh sắt thép xây dựng. Trong điều kiện kinh tế thị trường, hoạt động kinh doanh của Công ty có nhiều thuận lợi: lực lượng lao động trẻ, bộ máy tổ chức quản lý chặt chẽ, hoạt động hiệu quả, cán bộ quản lý có trình độ được đào tạo bồi dưỡng thường xuyên, hàng hoá của Công ty ngày càng đáp ứng tốt hơn nhu cầu thị trường tạo tiền đề cho Công ty ngày càng phát triển lớn mạnh.
2.2.1.1.2 Tìm hiểu môi trường kinh doanh
Hiện nay nhu cầu về xây dựng cao, nhu cầu sắt thép tăng, giá sắt thép trong năm tăng mạnh, xuất hiện nhiều Công ty hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực này do đó tính cạnh tranh trong ngành nghề này cao. Bên cạnh đó Công ty cũng chưa tiến hành tự quảng cáo mình cho nên nhiều khách hàng vẫn chưa biết đến Công ty, số lượng khách hàng mới còn hạn chế.
2.2.1.1.3 Tìm hiểu hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ
Chính sách kế toán: Công ty áp dụng Chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/3/2003, các Chuẩn mực kế toán Việt Nam do BTC ban hành và các văn bản sửa đổi bổ sung, hướng dẫn thực hiện kèm theo. Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, tính VAT
theo phương pháp khấu trừ. Đơn vị tiền tệ sử dụng Việt Nam Đồng (VNĐ). Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 đến ngày 31/12 hàng năm.
Bộ máy kế toán của Công ty gồm 7 người, 1 kế toán trưởng và 6 nhân viên kế toán. Mỗi nhân viên được chuyên môn hoá làm từng phần hành kế toán riêng.
Trong kỳ Công ty ABC chỉ có các khoản phải thu ngắn hạn, không có khoản phải thu nào có số dư quá lớn hoặc tồn tại quá lâu, các khoản nợ đều được thanh toán đúng hạn, không có khoản nợ nào là khó đòi và không phải lập dự phòng. Các khoản phải thu ngắn hạn sẽ được thanh toán toàn bộ khi đến hạn sau khi đã trừ đi khoản ứng trước của người mua. Khách hàng thanh toán trước hạn sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán.
Trong kỳ doanh thu của Công ty ABC là doanh thu từ việc bán 3 loại sản phẩm thép chữ I, U, V. Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi chuyển giao toàn bộ quyền sở hữu, quyền sử dụng và rủi ro của mặt hàng đó cũng như khách hàng đã chấp nhận thanh toán. Chính sách kế toán mà Công ty đang áp dụng là phù hợp với Chế độ kế toán ban hành và nhất quán với năm trước.
Hệ thống kiểm soát nội bộ: Vào ngày đầu tháng Ban Giám đốc tổ chức cuộc họp để nghe báo cáo kết quả kinh doanh từng tháng của Công ty, bên cạnh đó cũng tổ chức những cuộc họp bất thường nếu có những hoạt động bất thường xảy ra làm ảnh hưởng đến tình hình tài chính của Công ty từ đó đưa ra phương án giải quyết tốt nhất. Kiểm toán viên đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty là tương đối tốt.
Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục phải thu khách hàng và doanh thu: cuối tháng kế toán trưởng tiến hành kiểm tra đồng thời hai khoản mục này vì đây là hai khoản mục gắn liền với nhau. Nếu phát hiện khoản mục