- Kế toán căn cứ vào hoá đơn xuất ra khi bán hàng và các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng như giấy báo chiết khấu,giảm giá hàng bán, hàng bán bị
3. Kế toán tổng hợp bán hàng tại Công ty thương mại Phú Bình
3.2 Về thanh toán công nợ:
Trong điều kiện kinh doanh hiện nay, công ty phải cạnh tranh gay gắt với các công ty cung ngành hàng, việc tìm kiếm và thu hút khách hàng là vấn đề mang tính sống còn đối với sự tồn tại và phát triển của công ty.
- Khách hàng của Công ty chủ yếu là khách hàng thương xuyên, mua hàng với khối lượng lớn và chủ yếu là thanh toán chậm, điều này dẫn đến Công ty bị chiếm dụng vốn.
- Khi Công ty bán lẻ cho các cửa hàng, thường các chủ cửa hàng không thanh toán ngay mà chấp nhận nợ. Khi nào bán hết hàng thì mới thanh toán cho công ty. Điều này đã gây rất nhiều khó khăn cho công ty trong việc thu hồi vốn ( vì nó phụ thuộc vào thời gian bán hàng nhanh hay chậm )
Do vậy, Công ty bán hàng theo phương thức trả chậm có thể tăng doanh số bán hàng nhưng khả năng an toàn về mặt tài chính thấp. Vì vậy, công ty cần có biện pháp để quản lý và thu hồi các khoản nợ nhanh hơn, đảm bảo đúng quy định hợp đồng giữa hai bên.
Trong hoạt động kinh doanh của công ty, để giữ khách hàng được thường xuyên và cạnh tranh hiệu quả thì không doanh nghiệp nào tránh được trường hợp bán chịu. Tuy nhiên để nâng cao chất lượng bán hàng, vừa nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, công ty nên có nguyên tắc sau:
- Tất cả các khách hàng của công ty mua không thanh toán ngay đều phải ký hợp đồng kinh tế, trên cơ sở định mức công nợ bán hàng chung của toàn công ty mà điều tiết linh hoạt đối với từng khách hàng cho phù hợp. Phòng kinh doanh căn cứ lượng hàng tiêu thụ bình quân hàng tháng phối hợp với phòng kế toán xây dựng định mức dư nợ cụ thể cho từng khách hàng. Đối với khách hàng gần đến hạn trả tiền công ty nên gửi thông báo yêu cầu trả tiền trước 2-3 ngày để nhắc nhở khách hàng trả đúng hẹn. Trong trường hợp khách hàng không thanh toán đúng hạn công ty có thể thi hành lãi xuất trả chậm, ngừng cung cấp hàng hoá có hiện tượng thường xuyên thanh toán không đúng hạn, dây dưa nợ hoặc không có khả năng trả.
- Tuỳ thuộc vào từng đối tượng khách hàng mà công ty quyết định có nên bán chịu hay không, thời hạn nợ là bao nhiêu. Đối với khách hàng mà công ty không nắm chắc tình hình tài chính của họ thì công ty không nên bán chịu.
- Kế toán tiến hành lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi để tránh gây thất thoát trong quá trình kinh doanh.
- Phải thương xuyên có sự trao đổi về công nợ của khách hàng giữa phòng kế toán và phòng kinh doanh, để phòng kinh doanh căn cứ vào hạn mức nợ cho phép của mỗi khách hàng để quyết định viết hoá đơn cung cấp hàng hay không. Đây là một phương pháp quan trọng đảm bảo dư nợ an toàn
- Kế toán công nợ định kỳ gửi giấy báo công nợ đến khách hàng vừa để đối chiếu công nợ,vừa để kiểm tra việc hạch toán kế toán. Phải thương xuyên đôn đốc khách hàng thanh toán nợ. Công ty nên có những chính sách thưởng cho khách hàng thanh toán trước hạn hoặc đúng hạn quy định.
- Công bố rộng rãi chính sách tín dụng của công ty cho khách hàng biết. Chính sách tín dụng biểu hiện sự quan tâm của công ty đối với khả năng thanh toán của khách hàng đặc biệt là khách hàng mới, công ty nên nêu rõ những quy định về thời hạn thanh toán, lượng hàng được hưởng chiết khấu, hồi khấu…
- Tổ chức quản lý chặt chẽ từng khoản nợ, cụ thể kiểm tra thời hạn nợ chi tiết đối với từng khách hàng, từng hoá đơn, từng hợp đồng mua bán hàng hoá để phát hiện ra những trường hợp khách hàng nợ quá hạn và từ đó có biện pháp thu hồi công nợ.
KẾT LUẬN
Trong quá trình chuyển đổi nền kinh tế từ cơ chế kế hoạch hoá tập trung sang cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, tiêu thụ hàng hoá đã trở thành vấn đề đóng vai trò quyết định đối với sự sống còn và quá trình phát triển của doanh nghiệp thương mại nói chung, với công ty thương mại Phú Bình nói
riêng. Do vậy việc hoàn thiện công tác tổ chức kế toán bán hàng đã trở thành một yêu cầu tất yếu trong điều kiện hiện nay. Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra kiểm soát các hoạt động kinh doanh của công ty, kế toán bán hàng thực sự là công cụ đắc lực cho việc phản ánh, giám đốc chặt chẽ tình hình bán hàng phục vụ cho lãnh đạo quản lý điều hành hoạt động chung toàn công ty. Hiện nay, những quy định về hạch toán quá trình bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại đã được Bộ Tài Chính sửa đổi, bổ sung nhằm đáp ứng tốt hơn yêu cầu quản lý và nhiệm vụ hạch toán bán hàng trong nền kinh tế thị trường.
Với mục tiêu nghiên cứu công tác kế toán bán hàng để nhằm hoàn thiện, chuyên đề của em chỉ đề cập đến 1 số vấn đề cơ bản nhất trong một doanh nghiệp thương mại và mới chỉ đưa ra những ý kiến ban đầu.
Do trình độ có hạn, bài viết của em sẽ có nhiều thiếu sót. Kính mong sự góp ý của cô giáo, của các bạn và những người quan tâm đến công tác kế toán bán hàng để bài luận văn của em được hoàn thiện hơn.
Cuối cùng em xin cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của cô giáo : Nguyễn Như Hoa ( khoa kế toán trường ĐHDL Phương Đông) và các cán bộ phòng kế toán tài chính cùng ban lãnh đạo của công ty thương mại Phú Bình đã giúp em hoàn thành bài chuyên đề thực tập này.