PPPhoPP Lớp HC4-21.08 29 Học viện tài chính Giám đốc Phó giám đốc
kỹ thuật Phó giám đốc kinh doanh
Phòng kỹ thuật-KCS Phòng tiêu thụ tiếp thị Phòng kế toán - tài vụ Phòng TC- HC- bảo vệ Phòng kế hoạch-vật tư
2.1.4-Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán của Công ty.
2.1.41.-Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty Cờng & Thịnh.
ở công ty Cờng & Thịnh, căn cứ vào quy mô sản xuất khối lợng công việc cụ thể của công ty. Phòng kế toán biên chế là 4 ngời. Đứng đầu là kế toán trởng. Các kế toán viên đều làm việc dới sự chỉ đạo và phân công của kế toán trởng.
Chức năng và nhiệm vụ cụ thể của từng ngời nh sau:
-Kế toán trởng: Phụ trách toán bộ công tác kế toán của công ty. Chịu trách nhiệm h- ớng dẫn chỉ đạo và kiểm tra công việc của kế toán viên.
-Kế toán vật t đồng thời kiêm kế toán tập hợp chi phí , tính giá thành sản phẩm và theo dõi tài sản cố định: Phụ trách kế toán vật liệu chính,vật liệu phụ và CCDC, tập hợp chi phí sản xuất của các phân xởng và tính giá thành sản phẩm, theo dõi tài sản cố định và sửa chữa lớn.
-Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm: Có nhiệm vụ theo dõi về nhập – xuất thành phẩm , bán hàng và quyết toán thuế, doanh thu và thuế GTGT.
-Kế toán tiền lơng BHXH và các khoản trích theo lơng đồng thời kiêm kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ tính lơng, thanh toán tiền lơng và các khoản khác cho CBCNV;theo dõi tiền mặt , tiền gửi ngân hàng, tiền vay, tiền tạm ứng và thanh toán khác; theo dõi công nợ, mua bán, phải thu phải trả.
-Thủ quỹ:Làm công tác thu chi tiền.
Hiện nay, Công ty Cờng &Thịnh áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung. Tại các phân xởng không có kế toán mà chỉ có nhân viên kinh tế phân xởng kiêm thủ kho có nhiệm vụ cùng với quản đốc phân xởng hàng tháng tập hợp và quyết toán về sản phẩm sản xuất, lao động, vật t sử dụng với các phòng ban liên quan chẳng hạn về vật t liên quan đến phòng kế hoạch- vật t và phòng kế toán; thành phẩm liên quan đến phòng tiêu thụ tiếp thị
Lớp HC4-21.08 30
Học viện tài chính
Sơ đồ 6:
Bộ máy kế toán của Công ty Cờng & Thịnh
2.1.4.2-Hệ thống tài khoản, chứng từ và sổ sách kế toán
Lớp HC4-21.08 31 Học viện tài chính Kế toán trưởng Kế toán vật tư, tập hợp CPSX và tính giá thành sản phẩm; theo dõi TSCĐ và sửa chữa lớn KT thành phẩm và tiêu thụ TP Kế toán thanh toán, tiền lương
BHXH và các khoản trích theo
lương
Thủ quỹ
Các nhân viên kinh tế ở các phân xưởng
Công ty Cờng & Thịnh hiện đang thực hiện chế độ kế toán theo quyết định số 1141- TC/QĐ- CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính và các thông t sửa đổi số 10TC/QĐ-CĐKT ngày 20/3/1994, số 120-1999/TT-BTC ngày 7/10/1999 của Bộ tài chính.
Hiện nay Công ty áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung.
Công ty sử dụng hình thức Nhật ký chứng từ, hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Niên độ kế toán là 1 năm, bắt đầu từ 01/01/ và kết thúc vào 31/12.
Nguyên tắc cơ bản của hình thức sổ Nhật ký chứng từ :
-Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ.
-Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế
( theo tài khoản)
-Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.
Toàn bộ công tác kế toán từ việc nhập số liệu kinh tế – tài chính chi tiết đến số liệu tổng hợp, lập báo cáo kế toán đều đợc thực hiện tại phòng kế toán.
Các loại sổ sách Công ty sử dụng bao gồm:
- Nhật ký chứng từ.
- Bảng kê.
- Bảng phân bổ.
- Các sổ cái tài khoản.
Các chứng từ Công ty sử dụng nhìn chung tơng đối đầy đủ và phù hợp với mẫu do Bộ tài chính phát hành.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ của Công ty ( trang sau)
Lớp HC4-21.08 32
Học viện tài chính
Sơ đồ Sơ đồ trình tự ghi sổ kế Toán
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
2.2-Thực trạng tổ chức công tác kế toán NVL ở Công ty Cờng & Thịnh.
2.2.1-Đặc điểm NVL của Công ty Cờng & Thịnh.
Sản phẩm của Công ty tơng đối phong phú, đa dạng, nó bao gồm hơn 60 loại sản phẩm các loại nh ổ cắm điện, bảng điện, công tắc điện, các loại chai lọ nhựa, ... do đó NVL
Lớp HC4-21.08 33
Học viện tài chính
Thẻ và sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Nhật ký chứng từ Bảng kê Sổ cái
cũng bao gồm rất nhiều loại khác nhau với số lợng lớn, nhất là nhựa dùng để ép vỏ nhựa, đế nhựa và thổi chai lọ ,... Các vật liệu chủ yếu là nhựa, đồng , tôn, ... chiếm một tỷ lệ lớn trong tài sản dự trữ thuộc TSLĐ của Công ty. Trong quá trình sản xuất tạo ra các sản phẩm mới, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và chuyển dịch toàn bộ giá trị vào giá trị sản phẩm mới tạo ra .Chẳng hạn khi nhựa qua một giai đoạn sản xuất sẽ thành vỏ nhựa, giá trị của nhựa sẽ chuyển dịch vào giá trị của vỏ nhựa và tạo thành giá thành sản xuất của vỏ nhựa.
Do Công ty đang hoạt động sản xuất- kinh doạnh trong nền kinh tế thị trờng các hãng, các công ty cạnh tranh gay gắt về chất lợng sản phẩm. Cho nên ngoài những vật liệu mua đợc trong nớc còn một số vật liệu đặc biệt mà trong nớc cha sản xuất đợc hay sản xuất đợc nhng cha đạt tiêu chuẩn chất lợng thì công ty phải nhập khẩu. Chính vì vậy giá mua vật liệu không ổn định, phụ thuộc vào giá cả thị trờng, phụ thuộc vào chính sách xuất- nhập khẩu của nhà n- ớc ... đây là một trong những nguyên nhân khó khăn về việc cung ứng vật liệu cho Công ty.
Mỗi loại NVL sử dụng có đặc tính kỹ thuật khác nhau; có yêu cầu quản lý khác nhau nên gây ra tình trạng rất phức tạp trong công tác bảo quản cũng nh công tác thu mua.
Mặt khác vì chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm ( chiếm tỷ trọng từ 60% - 70%), do đó giá thành sản phẩm biến đổi nhạy bén với chi phí vật liệu. Việc sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả NVL là biện pháp tích cực( thuộc về yếu tố chủ quan doanh
nghiệp) nhằm hạ thấp giá thành sản phẩm, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Muốn vậy phải quản lý chặt chẽ vật liệu từ khâu thu mua, bảo quản đến khâu sử dụng.
2.2.2-Phân loại NVL ở Công ty Cờng & Thịnh.
Vật liệu của công ty Cờng & Thịnh có rất nhiều chủng loại, mỗi loại có tính năng lý, hoá, vai trò, vị trí khác nhau. Để tổ chức tốt công tác quản lý NVL cũng nh công tác kế toán NVL công ty đã tiến hành phân loại NVL thành các loại khác nhau nh sau:
-NVL chính: là đối tợng lao động chính, là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm nh nhựa, đồng, tôn, ..
-NVL phụ: Không tham gia cấu thành thực thể sản phẩm nhng nó có tác dụng làm tăng chất lợng sản phẩm và tạo điều kiện cho quá trình sản xuất đợc tiến hành bình thờng nh thiếc hàn, mỡ chịu nhiệt, băng dính, …
Lớp HC4-21.08 34
Học viện tài chính
-Nhiên liệu: Nhiên liệu có tác dụng cung cấp năng lợng cho quá trình sản xuất- kinh doanh nh dầu thuỷ lực, điện, ...
-Vật liệu XDCB: Loại vật liệu này dùng để tu sửa và xây dựng cơ sở hạ tầng trong công ty nh sắt, thép, gạch, ngói ...
-Phụ tùng thay thế sửa chữa: Loại này đợc mua sắm dự trữ phục vụ cho việc sửa chữa các phơng tiện máy móc, thiết bị nh: bánh răng, máy khoan, vòng bi, các chi tiết máy ... -Phế liệu thu hồi: Những vật liệu này chủ yếu đợc thu hồi từ hoạt động sản xuất nh dây đồng hỏng, phôi bào, thép vụ,... đợc Công ty tận dụng và ghi giảm vào chi phí nguyên vật liệu.
Biểu 2: Bảng kê tên các loại vật liệu
TT Tên vật liệu Đơn vị tính
1 Thép tấm CT3 kg 2 Thép tấm CT45 kg 3 Thép gió kg 4 Thép lò xo kg 5 Gang kg 6 Đồng kg 4 Tôn kg 8 Nhựa kg 9 ốc vít Cái 10 Dây điện M
11 Dầu bôi trơn lít
12 Mỡ chịu nhiệt kg 13 Que hàn que 14 Dầu thuỷ lực Lít 15 Bầu bích bộ 16 Trụ dẫn bộ 17 Túi cái 18 Hộp cartong hộp Lớp HC4-21.08 35 Học viện tài chính
19 Thiếc hàn kg
2.2.3-Tính giá NVL ở Công ty Cờng & Thịnh: 2.2.3.1-Giá vật liệu nhập kho
Nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu là mua ngoài, gồm cả mua trong nớc và nhập khẩu. Công ty hạch toán thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khầu trừ, do đó giá trị thực tế vật liệu không bao gồm thuế giá trị gia tăng đầu vào.
- Đối với vật liệu mua trong nớc thì giá nhập kho là gía ghi trên hoá đơn và các chi phí thu mua nh chi phí vận chuyển, bốc dỡng vào kho của Công ty.
- Đối với vật liệu nhập khẩu, giá vật liệu nhập kho là giá ghi trên hoá đơn của đơn vị nhận uỷ thác, thuế nhập khẩu và các chi phí khác nh chi phí lu kho, chi phí hải quan, lu bãi....
- Đối với vật liệu tự chế biến, giá nhập kho là giá thực tế vật liệu xuất chế biến cộng với chi phí chế biến.
- Đối với phế liệu thu hồi, giá nhập kho tính theo giá bán.
2.2.3.2-Giá vật liệu xuất kho
Công ty Cờng & Thịnh hiện đang sử dụng phơng pháp nhập trớc xuất trớc trong việc tính giá vật liệu xuất kho.
Theo phơng pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trớc thì xuất trớc, xuất hết số nhập trớc mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất kho.
Nh vậy, cơ sở của phơng pháp này giá thực tế của vật liệu mua trớc sẽ đợc dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trớc và do đó, giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng.
2.2.4-Tổ chức kế toán vật liệu tại Công ty Cờng & Thịnh
2.2.4.1-Tổ chức chứng từ và hạch toán chi tiết nguyên vật liệu 2.2.4.1.1-Nghiệp vụ nhập NVL:
Công ty Cờng & Thịnh áp dụng phơng pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL. Việc hạch toán chi tiết NVL đợc thực hiện song song giữa thủ kho và phòng kế toán.
Lớp HC4-21.08 36
Học viện tài chính
Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phơng pháp ghi thẻ song song ở Công ty Cờng & Thịnh nh sau:
Ghi chú -Ghi hàng ngày
-Đối chiếu -Ghi cuối tháng.
Khi NVL về đến kho, cán bộ cung tiêu (nhân viên thu mua) đem hoá đơn ( hoá đơn đỏ) lên phòng kế hoạch vật t ( trong hoá đơn bên bán đã ghi rõ các chỉ tiêu, tên quy cách sản phẩm, hàng hoá, lao vụ dịch vụ, đơn vị tính, số lợng, đơn giá, tổng tiền hàng, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền phải thanh toán). Khi đó thành lập Ban kiểm nghiệm vật t, ban kiểm nghiệm tiến hành kiểm tra nội dung hoá đơn xem nội dung ghi trên hoá đơn có đúng với NVL mua về không. đúng với hợp đồng kinh tế không ? và Ban kiểm nghiệm tiến hành kiểm tra vật t về số lợng, chất lợng, chủng loại của từng loại NVL và ghi vào biên bản kiểm
Lớp HC4-21.08 37
Học viện tài chính
Thẻ kho
Chứng từ nhập Chứng từ xuất
Sổ kế toán chi tiết
Bảng kê tổng hợp N- X-T vật tư
nghiệm, nếu thoả mãn các điều kiện trên thì tiến hành làm thủ tục nhập kho, cán bộ cung tiêu đề nghị thủ kho nhập vật t vào kho.
Ban kiểm nghiệm vật t bao gồm: -Đại diện phòng kế hoạch – vật t -Đại diện phòng kỹ thuật- KCS -Thủ kho.
Trớc khi nhập kho, thủ kho phải xem xét cụ thể số vật t nhập kho về số lợng, chất lợng, chủng loại ... đã ghi trong phiếu nhập kho và ký nhận vào phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên, do phòng kế hoạch- vật t lập. Liên 1: Lu tại phòng kế hoạch –vật t
Liên 2: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán.
Liên 3: Cán bộ cung tiêu giữ để cùng với hoá đơn mua vật t lên phòng kế toán thanh toán.
Nhập vật t xong, thủ kho căn cứ vào cột “số lợng” của phiếu nhập kho để ghi vào cột “nhập” của thẻ kho.
Các loại NVL mua về đợc nhập kho theo đúng quy định, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các loại NVL trong kho 1 cách khoa học và hợp lý để tiện cho việc nhập –xuất kiểm kê NVL.
Quá trình nhập NVL có thể khái quát qua sơ đố sau: NVL Hoá đơn đỏ Phòng
KH-VT
Kiểm nghiệm
Phiếu nhập kho
Biên bản kiểm nghiệm Kho
Cụ thể, nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán theo phơng pháp ghi thẻ song song nh sau: +ở kho:
Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập –xuất- tổn của từng loại NVL . Mỗi loại NVL đợc ghi trên một thẻ kho cho từng tháng. Hàng ngày khi có nghiệp vụ nhập xuất vật t thực tế phát sinh, thủ kho thực hiện việc thu, phát vật t và ghi số lợng thực tế nhập , xuất vào các chứng từ nhập- xuất vật t. Căn cứ vào các chứng từ nhập , chứng từ xuất NVL, thủ kho ghi số lợng nhập, xuất vào thẻ kho của từng thứ vật t có liên quan. Sau khi đợc sử dụng để ghi thẻ kho, các chứng từ nhập, xuất đợc sắp xếp riêng sau đó giao cho phòng kế
Lớp HC4-21.08 38
Học viện tài chính
toán theo định kỳ 3 hoặc 5 ngày. Cuối tháng tính ra tồn kho để ghi vào cột “tồn” của thẻ kho. Thẻ kho đợc mở ra để theo dõi trong tháng tình hình nhập, xuất của từng loại NVL.
+ở phòng kế toán:
Định kỳ 3 hoặc 5 ngày, kế toán xuống kho nhận các chứng từ nhập, chứng từ xuất NVL và cũng kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của các chứng từ với số liệu ghi chép trên thẻ kho của thủ kho và ký xác nhận vào thẻ kho.
Sau khi nhận chứng từ nhập, chứng từ xuất NVL, kế toán tiến hành phân loại chứng từ theo từng danh điểm vật t để dễ dàng ghi vào sổ chi tiết vật t của từng loại vật t.
Chẳng hạn trong tháng 9/2002, Công ty Cờng & Thịnh mua một số NVL gồm các chứng từ liên quan đến việc nhập kho nh sau:
Biểu 3: Hoá đơn (GTGT)
Liên 2: (Giao cho khách hàng) Mẫu số 01-GTKT-3LL
Ngày 3/9/2002
Số 10.365 Đơn vị bán hàng: Công ty Xuất nhập khẩu Hai Bà Trng
Địa chỉ: Số tài khoản:...
Họ tên ngời mua hàng: Anh Dũng – KH-VT
Địa chỉ: Ngõ 109- đờng Trờng Chinh- Thanh Xuân - Hà Nội Hình thức thanh toán: Tiền mặt
Biểu 1 ĐVT: đồng
thị tr- ờng
Tên hàng hoá, dịch
vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền