4. Một số hình thức phục vụ khách trong thời gian lưu trú
4.5. Giao nhận và bảo quản chìa khóa buồng của khách
a. Các loại chìa khóa buồng khách Chìa khóa kim loại
Hiện nay các khách sạn nhỏ, vừa và một số khách sạn lớn vẫn sử dụng hệ thống chìa khóa kim loại. Hệ thống chìa khóa kim loại tuy rẻ nhưng có những nhược điểm như cồng kềnh, dễ bị mất, dễ gây và đôi khi gây phiền hà cho khách khi khó mở cửa. Vì chìa khóa kim loại có số buồng kèm theo nếu mà kẻ gian nhặt được chìa khóa sẽ có thể đột nhập vào buồng khách để ăn trộm, gây không khí lo lắng cho cả khách và khách sạn.
Chìa khóa điện tử.
Ngày nay nhờ có sự tiến bộ vượt bậc của công nghệ thông tin, hầu như các khách sạn đã sử dụng hệ thống khóa điện tử. Khóa điện tử hoạt động giống như thẻ tín dụng để thay thế hoàn toàn hệ thống khóa truyền thống.
Những ổ khóa điện tử được lập chương trình tại bộ phận lễ tân và nối với hệ thống máy vi tính quản lý khách sạn. Khi khách làm thủ tục nhận buồng, khóa cửa của buồng đã xếp cho khách được lập trình lại để chấp nhận mã của thẻ chìa khóa, mã này được tạo bởi một máy vi tính đặc biệt của lễ tân. Mã của thẻ chìa khóa sẽ bị hủy bỏ khi khách thanh toán trả buồng. Chìa khóa buồng nào thì chỉ mở được chính buồng đó.
Ưu điểm của hệ thống khóa điện tử là khách sạn không cần thay khóa khi chìa khóa bị thất lạc hoặc khách muốn giữ chìa khóa làm kỷ niệm vì trên tấm thẻ chìa khóa không có số buồng.
- Thông báo số buồng cho khách (nói nhỏ vừa đủ để khách nghe vì vấn đề an ninh).
- Giao thẻ chìa khóa và chìa khóa cho khách
- Đề nghị khách giữ khách giữ chìa khóa cẩn thận và gửi lại quầy lễ tân khi ra khỏi khách sạn.
Nhận và trả lại chìa khóa cho khách
- Nhận và đặt chìa khóa của khách vào đúng nơi quy định. - Thủ tục trả lại chìa khóa cho khách
+ Hỏi tên khách và số buồng của khách
+ Hỏi mượn thẻ chìa khóa của khách để kiểm tra. + Trả lại chìa khóa cho khách
d. Một số tình huống về vấn đề chìa khóa buồng
- Khách đề nghị bộ phận buồng mở giúp cửa vì khách làm mất chìa khóa hoặc bỏ quên trong buồng. Nếu chưa nhận được mặt khác, nhà buồng cần kiểm tra lại tên khách với lễ tân trước khi mở khóa đề phòng kẻ gian trà trộn vào khách sạn mạo nhận là khách.
- Khách đến quầy lễ tân tự xưng là bạn của khách đang lưu trú trong khách sạn và xin được lấy chìa khóa buồng. Nhân viên lễ tân thông báo cho khách biết quy định của khách sạn và tuyệt đối không được giao chìa khóa cho khách.
- Một phụ nữ đến quầy lễ tân tự xưng là vợ hoặc người yêu của một khách đang lưu trú trong khách sạn và xin được lấy chìa khóa buồng của khách đó: Lễ tân cần thông báo cho khách biết nội quy của khách sạn và đề nghị khách đợi chủ nhân của chìa khóa.
- Khách có giấy ủy nhiệm của khách đang thuê buồng trong khách sạn đến quầy lễ tân yêu cầu lấy chìa khóa buồng: Nhân viên lễ tân cần kiểm tra cẩn thận giấy ủy nhiệm, so sánh chữ ký của khách trên giấy ủy nhiệm với một số loại giấy tờ nào đó của người ủy nhiệm và yêu cầu khách cho mượn giấy tờ
và ghi lại các thông tin cần thiết. Trước khi giao chìa khóa cho khách nhân viên lễ tân phải báo cho phụ trách và xin hướng giải quyết.