4. Một số hình thức phục vụ khách trong thời gian lưu trú
4.8. Cung cấp thông tin theo yêu cầu của khách
Một trong những nhiệm vụ quan trọng của nhân viên lễ tân là sẵn sàng cung cấp thông tin theo yêu cầu của khách một cách chính xác và kịp thời.
a. Một số thông tin và điện thoại của các ngân hàng, đại sứ quán, các hãng hàng không, các nhà hàng đặc sản.
- Địa chỉ một số rạp hát, rạp chiếu phim, rạp xiếc…
- Những địa điểm tham quan, các khu vui chơi giải trí tại địa phương. - Những danh thắng ở địa phương các khu vực lân cận.
- Các đền chùa, miếu mạo, nhà thờ.
- Các bể bơi sân quần vợt, sân gôn, câu lạc bộ sức khỏe… - Các bộ ngành, văn phòng đại diện…
- Lịch trình, tuyến điểm, giá vé, giờ bay, điểm dừng ở các nước, thời gian bay của các hãng hàng không.
- Thông tin về các phương tiện giao thông đường bộ, đường thủy, đường sắt.
- Địachỉ những nơi chăm sóc sắc đẹp
- Thông tin về các đoàn khách chính phủ, các lễ hội, các hoạt động vui chơi giải trí tại địa phương.
- Thông tin về các triển lãm, chủ đề triển lãm, ngày giờ khai mạc và kết thúc triển lãm tại địa phương.
- Thông tin về các chương trình ca nhạc nước ngoài biểu diễn tại Việt Nam và các chương trình ca nhạc Việt Nam: chủ đề, địa điểm tổ chức, giá vé, ngày giờ biểu diễn.
- Thông tin thể thao: các trận bóng đá, quần vợt, thời gian và địa điểm tổ chức.
- Thông tin về những cửa hàng sửa chữa đồ dùng: giầy túi… - Thông tin về giá cả một số mặt hàng
- Thông tin thời tiết. - Và các thông tin khác
b. Làm thế nào để đáp ứng tốt nhu cầu thông tin cho khách.
Muốn đáp ứng nhanh và chính xác nhu cầu thông tin cho khách, nhân viên lễ tân nói chung và nhân viên thuộc bộ phận phục vụ đồng nhất nói riêng cần phải:
- Tìm mọi cách để có một lượng thông tin lớn, chính xác và cập nhật. + Luôn luôn trau dồi và bổ sung kiến thức của bản thân
+ Sử dụng thông tin từ nhiều nguồn như: sách báo, internet, truyền hình, truyền thanh..
+ Thường xuyên liên lạc với các cơ quan hữu quan để nắm bắt thông tin kịp thời,nhằm cung cấp cho khách thông tin mới nhất.
+ Luôn mang theo một cuốn sổ tay để ghi chép lại những thông tin cần thiết phục vụ cho nhu cầu thông tin của khách.
- Biết cách sắp xếp và giới thiệu thông tin chính xác và cuốn hút khách. - Khi cung cấp thông tin cho khách phải đảm bảo tính chính xác kịp thời của thông tin. Có nghĩa là phải nhanh chóng cung cấp cho khách thông tin mà họ yêu cầu và tránh cung cấp thông tin sai lệch cho khách. Trường hợp không biết có thể thông báo với khách sẽ tìm hiểu và cung cấp cho khách sạn.