3.1. Vài nét về công việc đăng ký khách sạn
Đăng ký khách sạn là công việc mà nhân viên lễ tân thực hiện trong giai đoạn khách đến khách sạn, khi giữa khách và khách sạn bắt đầu hình thành mối quan hệ kinh doanh.
Đăng ký khách sạn là việc thực hiện một số thủ tục để cho khách nhận buồng và lưu trú tại khách sạn. Thủ tục đăng ký khách sạn có liên quan đến thủ tục khai báo tạm trú với chính quyền sở tại.
- Như vậy, thực chất đăng ký khách sạn là thực hiện một số công việc chính sau:
- Đón tiếp khách khi khách đến: yêu cầu phải tạo cho khách ấn tượng tốt đẹp ngay từ ban đầu về khách sạn
- Làm các thủ tục theo yêu cầu của khách sạn để khách có thể nhận buồng (nếu đặt buồng) hoặc thuê buồng (nếu chưa đặt buồng).
- Thực hiện các thủ tục để khai báo tạm trú cho khách theo yêu cầu của chính quyền sở tại.
- Bước đầu hình thành mối quan hệ kinh doanh giữa khách và khách sạn.
3.2. Các loại sổ sách, biểu mẫu và trang thiết bị tại bộ phận đăng ký khách sạn khách sạn
Các loại sổ sách, biểu mẫu và trang thiết bị tại bộ phận đăng ký khách đóng vai trò rất quan trọng trong việc đăng ký khách và mang lại hiệu quả cao trong công việc. Mỗi loại hình khách sạn có các loại sổ sách biểu mẫu và trang thiết bị khác nhau song cùng chung một mục đích là hỗ trợ cho việc làm thủ tục đăng ký khách sạn.
a. Các loại sổ sách, biểu mẫu, tài liệu cung cấp thông tin Ở các khách sạn lớn
- Tờ rơi quảng cáo cho khách sạn - Biểu đồ đặt buồng
- Bảng hướng dẫn các bộ phận khách sạn - Phiếu đăng ký khách sạn
- Phiếu dịch vụ miễn phí - Thẻ chìa khóa buồng
- Danh sách dự định đến và đi hàng ngày - Bảng tính trạng buồng
- Các loại phiếu cào thẻ tín dụng - Một số loại biểu mẫu khác - Thư chào đón của khách sạn - Sổ nhận chìa khóa
- Sổ ghi phiếu ăn sáng - Sổ giao cao.
Ở các khách sạn nhỏ - Sổ đăng ký khách sạn - Phiếu báo buồng - Phiếu ăn sáng
- Phiếu lập hóa đơn cho khách lẻ và cho khách đoàn. - Các loại biểu bảng khác.
- Sổ giao ca
b.Trang thiết bị tại bộ phận đăng ký khách sạn Ở các khách sạn lớn
- Giá cung cấp thông tin: Cung cấp bảng danh sách tên khách theo trật tự anphabê và số buồng của khách sử dụng tại bộ phận tổng đài.
- Giá biểu diễn tình trạng buồng (room rack): cho ta biết tình trạng buồng, buồng có sẵn để bán, buồng đang có khách ở, buồng đang làm vệ sinh để bán, buồng đã có khách đặt…
- Giá đựng thư và chìa khóa của khách: giá có những ô nhỏ dùng để đựng thư và chìa khóa của khách.
- máy đóng dấu thời gian: máy được sử dụng để đóng dấu thời gian lên thư từ, nhắn tin, fax, phiếu đăng ký khách sạn, thời gian chuyển hành lý…
- Máy cào thẻ tín dụng: máy được sử dụng để cà số thẻ của khách nhằm mục đích kiểm tra và xin chấp thuận thanh toán.
- Máy nạp mã vào chìa khóa từ: máy được sử dụng để nạp mã vào chìa khóa buồng trong thời gian lưu trú.
- Điện thoại - Máy photocopy
- Hệ thống loa phát thanh công cộng - Các loại văn phòng phẩm và giá đựng - Tủ đựng sổ sách, biểu mẫu
Ở các khách sạn nhỏ - Điện thoại
- Máy thanh toán dịch vụ điện thoại - Máy fax
- Các loại văn phòng phẩm và giá đựng - Tủ đựng sổ sách, biểu mẫu