Chương 3 Một số giải pháp nhằm xây dựng quan hệ hợp tác giữa công ty Vietran tour và các doanh nghiệp lữ hành
3.2.4. Phân tích bước 4: Hợp tác với đối tác.
3.2.4.1. Những thuận lợi, khó khăn mà Vietran tour gặp phải trong qúa trình làm việc cùng các doanh nghiệp lữ hành nước ngoài.
- Thuận lợi:
+ Khả năng ngoại ngữ của nhân viên tốt.
Tại Vietran tour, tiếng Anh và tiếng Nga là hai thứ tiếng được sử dụng khi liên lạc với đối tác nhiều nhất. Các nhân viên có trình độ tiếng Anh tương đối đồng đều và có thể giao tiếp lưu loát, chuẩn xác với đối tác. Đây là điểm thuận lợi cho Vietran tour do tránh được những hạn chế trong hợp tác do bất đồng ngôn ngữ. Một điểm thuận lợi cho Vietran tour khi hợp tác với đối tác đến từ Nga đó là công ty có một nhân viên người Nga đang làm việc chính thức và một nhân viên đã tu nghiệp tại Nga 7 năm.
+ Công ty trang bị công nghệ liên lạc hiện đại.
Tất cả các nhân viên đều được trang bị một máy tính màn hình tinh thể lỏng, kết nối Internet 8/8 giờ làm việc và đều gắn thiết bị tai phone để dễ dàng gọi điện thoại quốc tế qua Internet và một điện thoại bàn cá nhân. Công ty sử dụng hệ thống phần mềm Skype để tạo điều kiện cho nhân viên liên lạc với đối tác. Những trang thiết bị nhỏ gọn đó rất hữu ích cho Vietran tour và cho phép nhân viên nâng cao tính sáng tạo, linh hoạt khi xử lý công việc. Máy fax được sử dụng đúng mục đích và luôn trong trạng thái tốt, mực đẹp, sắc nét, đảm bảo giữ nguyên gốc định dạng ban đầu của văn bản cần fax.
+ Đã có kinh nghiệm.
Nhân viên làm việc tại Vietran tour đã có kinh nghiệm làm việc với đối tác nên rất linh hoạt trong khâu liên lạc bàn bạc, khẳng định lại những yêu cầu Vietran đưa ra với đối tác trước khi gửi khách sang. Phía Vietran tour chuẩn bị hướng dẫn viên, vé máy bay và chịu trách nhiệm thông báo cho phía công ty nhận khách về ngày, giờ đoàn tới sân bay (nước ngoài), họ tên hướng dẫn viên người Việt, số lượng khách, và mọi thông tin cá nhân của khách du lịch.
- Khó khăn:
+ Chịu các mức phạt theo chuẩn quốc tế khi báo hoãn, huỷ đặt phòng hay những sự cố bất ngờ…
Đây là khó khăn chung của mọi công ty lữ hành. Nhiều trường hợp xảy ra mà phía Vietran tour không kiểm soát được như: lùi giờ bay, hoãn bay do thời tiết hay sự cố kỹ thuật mà đoàn khách của Vietran tour đến chậm hơn so với dự kiến. Trong tình huống khẩn cấp, nhân viên của Vietran tour liên lạc để thông báo với đối tác ngay lập tức. Phía đối tác sẽ thông báo lại với nhà cung cấp nước đó để sắp xếp lại phòng ở, dịch vụ ăn uống và các dịch vụ khác. Nhiều trường hợp, phía nhà cung cấp không thể sắp xếp lại do đã lên kế hoạch phục vụ nhiều đoàn khách trong những khoảng thời gian cụ thể. Nhờ quan hệ tốt với công ty nhận khách, công ty này sẽ giúp Vietran tour tìm nhà cung cấp thay thế mà có chất lượng dịch vụ và giá cả tương đương. Thông thường, sau mỗi lần sự cố xảy ra, Vietran tour và đối tác lại cùng nhau xem xét lại những chi phí phát sinh và tìm cách giải quyết sao cho có lợi cho cả hai bên nhất. Chắc chắn phía Vietran tour sẽ phải chịu những mức phạt theo như trong hợp đồng cam kết. Nè, lấy cái thông tin chị Nhung cho mình ra nhé.
+ Đôi khi công ty thanh toán không đúng hạn do lỗi từ phía ngân hàng, chuyển phát hoá đơn…
Như trên đã đề cập tới, Vietran tour sử dụng 3 cách thức thanh toán, đó là:
Hướng dẫn viên thanh toán trực tiếp với đối tác. Thanh toán bằng chuyển khoản.
Thanh toán qua người đại diện của công ty nhận khách tại Việt Nam ( nếu có )
Phương thức thanh toán thứ 3 là thuận tiện cho Vietran tour nhất và an toàn nhất. Tuy nhiên, Vietran tour có nhiều đối tác không có văn phòng đại diện tại Việt Nam nên vẫn phải duy trì phương thức thanh toán bằng chuyển khoản. Thực tế, trên thế giới, hầu hết các công ty đều sử dụng dịch vụ này của ngân hàng. Các công ty của Việt Nam trong tương lai cũng sẽ phải chấp nhận cách thanh toán này dù phí chuyển khoản hơi cao. Với phương thức chuyển khoản này, Vietran tour không thể tránh khỏi những trục trặc từ phía ngân hàng hay chuyển phát hoá đơn gây ra. Khi đó, Vietran tour có thể bị phía đối tác quy trách nhiệm là thanh toán chậm và chịu mức phạt. Nhưng nếu Vietran tour chứng minh được lỗi từ phía ngân hàng thì sẽ được xoá bỏ mức phạt từ phía đối tác. Như vây, chỉ những điều rất nhỏ cũng có thể làm xấu đi mối quan hệ giữa Vietran tour và đối tác. Do đó, duy trì mối quan hệ tốt trước, trong và sau khi đoàn khách kết thúc chương trình du lịch rất khó, đòi hỏi thiện chí của cả hai phía.
3.2.4.2. Ý kiến đóng góp của cá nhân.
- Nắm chắc luật pháp quốc tế và luật pháp nước sở tại.
Kiến thức về luật pháp quốc tế rất cần thiết cho mọi doanh nghiệp. Đặc biệt là với các doanh nghiệp lữ hành quốc tế do có sự hợp tác trực tiếp với các doanh nghiệp nước ngoài. Trước khi Vietran tour tham gia kinh doanh, Vietran tour nên trang bị đầy đủ mọi kiến thức về luật pháp quốc tế và luật pháp nước sở tại. Điều này sẽ giúp Vietran tour tự bảo vệ quyền lợi và kinh doanh hiệu quả mà không gặp phải trở ngại từ chính quyền nước sở tại.
- Nắm chắc những quy định riêng về kinh doanh của doanh ngiệp lữ hành đó.
Để tránh tình trạng thông tin bị sai lệch hoặc bị hiểu sai, Vietran tour và đối tác nên có những thoả thuận, quy ước mặc định trong quá trình
kinh doanh. Ví dụ như Vietran tour nên thông báo về đoàn khách vào thời điểm cụ thể nào để phía công ty nhận khách tiếp nhận thông tin nhanh và chính xác nhất…
- Thường xuyên tiến hành hoạt động chăm sóc các doanh nghiệp lữ hành đó.
Sau khi kết thúc mỗi chuyến du lịch, Vietran tour nên gửi thư và quả để cảm ơn công ty nhận khách đã cho du khách những khoảng thời gian tốt đẹp. Nhân các dịp lễ tết của quốc gia đó hay ngày kỷ niệm những sự kiện trọng đại của công ty đó, Vietran tour cũng có thể gửi thiệp chúc mừng. Những chuyến đi thực tế hàng năm, Vietran tour có thể mang những món quà Việt Nam tặng đối tác, nhất là những đối tác có văn hoá hoàn toàn khác biệt với văn hoá Việt Nam. Những món qùa có ý nghĩa nhất là những đồ gốm nhỏ xinh, tranh thêu, áo dài, khăn lụa, giỏ mây… và trên những món quà đó có logo của cả hai công ty.
- Đặt banner của các doanh nghiệp lữ hành đối tác trên website của công ty.
Hiện tại Vietran tour đang duy trì song song hai trang web tiếng Anh và tiếng Việt. Trang web của Vietran tour nên tạo một count view để tạo điều kiện thuận lợi hơn khi chứng minh sức hút của công ty với du khách Việt Nam và quốc tế trong quá trình đàm phán với đối tác. Hơn nữa, từ số lượt truy cập vào trang web lớn, Vietran tour đưa ra ưu đãi đặt banner của công ty đối tác trên website sẽ làm đối tác hài lòng vì tiết kiệm được phí quảng cáo.
- Giúp đối tác PR tại Việt Nam.
Vietran tour có thể giúp đối tác nâng cao uy tín tại thị trường Việt Nam bằng cách giúp đỡ đối tác tiến hành các hoạt động PR như cung cấp thông tin của đối tác cho phóng viên Việt Nam ( được sự đồng ý
của công ty đối tác ), trưng bày những ấn phẩm của đối tác tại văn phòng của Vietran tour…
- Giới thiệu những công ty lữ hành quốc tế Việt Nam làm đối tác cho các doanh nghiệp lữ hành nhận khách đó.
Vietran tour có thể giới thiệu nhiều đối tác Việt Nam cho công ty nhận khách đó. Như vậy, mối quan hệ giữa hai công ty càng bền chặt. Vietran đã giúp công ty nhận khách đó có thêm nguồn khách ổn định và giảm chi phí tìm kiếm đối tác.