Để hạn chế phần nào những tồn tại đồng thời góp phần cho công tác kế toán bán hàng ở công ty phù hợp với chế độ kế toán tài chính em xin kiến nghị một vài ý kiến sau trên cơ sở yêu cầu của việc hoàn thiện:
ý kiến 1: Việc hạch toán trên máy vi tính
Phản ánh, theo dõi, xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính nhằm hạn chế sai sót dễ mắc phải khi tiến hành công tác kế toán bằng phơng pháp thủ công đồng thời giúp công ty hoà nhập với thị trờng thơng mại trong nớc và quốc tế.
ý kiến 2: Về hệ thống chứng từ
- Là đơn vị kinh doanh XNK do vậy chứng từ kế toán mua hàng của công ty rất đa dạng nhng phức tạp, mất nhiều thời gian khi kiểm tra sử lý. Do vậy để tạo điều kiện cho những nhân viên làm công tác kế toán về nghiệp vụ mua hàng công ty cần hạn chế tối đa những thủ tục không cần thiết, thiếu tính khoa học trong hệ thống chứng từ kế toán gây ra.
ý kiến 3: Việc sử dụng TK 007 "ngoại tệ các loại"
- Khi phát sinh các nghiệp vụ về thanh toán bằng ngoại tệ, kế toán phải ghi sổ kế toán và lập báo cáo kế toán bằng đơn vị tiền tệ thống nhất là VND. Ngoài ra ngoại tệ phải đợc theo dõi trên tài khoản ngoài bảng 007- Ngoại tệ các loại theo từng tài khoản phản ánh vốn bằng tiền.
Nếu việc hạch toán sử dụng cả tỉ giá thực tế và tỉ giá hạch toán thì phải sử dụng tài khoản 413 " Chênh lệch tỉ giá" để hạch toán.
Do đặc điểm công ty phải thờng xuyên thu chi bằng ngoại tệ , mỗi lần thu hoặc chi đều phản ánh vào TK 1112 và TK 1122 theo những tỷ giá khác nhau do đó số tiền ghi sổ không có sự tơng đồng vơí nhau. Cuối kỳ, công ty cộng dồn TK 1112 và TK 1122 để tính ra số d cả theo nguyên tệ lẫn theo ngoại tệ . Việc sử dụng thêm TK 007 - ngoại tệ các loại tuy làm cho công tác kế toán của công ty thêm phức tạp nhng đảm bảo đánh giá chính xác vốn hiện có của công ty và thực hiện bảo toàn vốn kinh doanh .
ý kiến 4: Việc lập dự phòng phải thu khó đòi
Trờng hợp những khách hàng có tình hình tài chính kém, không có khả năng thanh toán, Công ty cần tiến hành theo dõi riêng để trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp hoặc có biện pháp xử lý cho phù hợp.
Đối với những khoản thu khó đòi kéo dài trong nhiều năm, nếu Công ty cố gắng mọi biện pháp nhng không thu đợc nợ và khách hàng thực sự không còn khả năng thanh toán thì cần xoá các khoản nợ phải thu khó đòi trên sổ kế toán và chuyển sang theo dõi chi tiết thành khoản nợ khó đòi đã xử lý.
Các khoản phải thu khó đòi đợc theo dõi ở TK 139 - DPPTKĐ * Kết cấu TK 139 - dự phòng phải thu khó đòi
Bên nợ:
- Xoá sổ nợ khó đòi không đòi đợc
- Hoàn nhập số dự phòng phải thu không dùng đến Bên có:
Trích lập dự phòng phải thu khó đòi
D có: Số dự phòng phải thu khó đòi hiện còn * Phơng pháp hạch toán
- Cuối niên độ kế toán, hoàn nhập toàn bộ số dự phòng còn lại của năm cũ cha dùng đến
Nợ TK 139 Có TK 721
Đồng thời trích lập dự phòng cho năm tới Nợ TK 6426
Có TK 139
- Trong niên độ kế toán tiếp theo
+ Ghi nhận số nợ khó đòi không đòi đợc, xử lý xoá sổ Nợ TK 004
+ Trích bổ sung số nợ xoá sổ lớn hơn dự phòng về chúng đã lập (nếu có) Nợ TK 6426
Có TK 139
+ Hoàn nhập số dự phòng không dùng đến của số nợ khó đòi đã thu đợc Nợ TK 139
Có Tk 721
- Cuối niên độ kế toán, tiến hành hoàn nhập và trích lập dự phòng phải thu khó đòi nh trên
ý kiến 5: Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Công ty xuất nhập khẩu Khoáng sản nên tiến hành trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc lập vào cuối niên độ kế toán nhằm ghi nhận phần giá trị dự tính giảm sút so với giá thực tế của hàng tồn kho nhng cha chắc chắn. Cuối kỳ, nếu kế toán nhận thấy có bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thờng xuyên xảy ra trong kỳ kế toán thì tiến hành trích lập dự phòng.
Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm giúp Công ty bù đắp các khoản thiệt hại thực tế xẩy ra do hàng hoá tồn kho bị giảm giá đồng thời cũng để phản ánh đúng trị giá thực tế thuần tuý hàng tồn kho của Công ty khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hạch toán. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc hạch toán trên TK 159 - dự phòng giảm giá hàng tồn kho
* Kết cấu TK 159
Bên nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá Bên có: Trích lập dự phòng giảm giá
D có: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện còn * Phơng pháp hạch toán
- Cuối niên độ kế toán hoàn nhập toàn bộ số dự phòng đã lập năm trớc Nợ TK 159
Có TK 721
Nợ TK 6426 Có TK 159
- Trong niên độ tiếp theo, mọi biến động về giá cả hàng tồn kho phản ánh ở TK412.
- Cuối niên độ kế toán tiến hành hoàn nhập và trích lập dự phòng nh trên ý kiến 6: Việc sử dụng TK 003 - hàng hoá nhận bán hộ, ký gửi
Đối với hoạt động nhận uỷ thác xuất khẩu, kế toán nên mở thêm TK ngoài bảng 003 "hàng hoá nhận bán hộ ký gửi" để tiện cho việc theo dõi, quản lý số hàng giữ hộ cho bên giao uỷ thác. Mặt khác tránh trờng hợp nhầm lẫn, mất mát hàng hoá.
Một đơn vị chuyên kinh doanh xuất khẩu uỷ thác thì luôn xẩy ra trờng hợp giữ hộ hàng cho chủ hàng, nên sổ TK 003 là căn cứ để so sánh, đối chiếu với sổ hàng uỷ thác xuất kho thực tế, hạn chế những sai sót đáng tiếc xẩy ra.
ý
kiến 4 : Về Tài khoản sử dụng và phơng pháp kế toán
• Việc kế toán chi tiết chi phí doanh thu - kết quả sẽ giúp cho chủ doanh nghiệp quyết định nên mở rộng hay thu hẹp quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh. Do vậy doanh thu bán hàng phải đợc tổ chức kế toán chi tiết cho từng loại hình kinh doanh, theo từng loại sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ nhằm phục vụ cho việc xác định đầy đủ, chính xác kết quả kinh doanh theo yêu cầu quản lý tài chính và lập báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty.
- Công ty cần tiến hành chi tiết các khoản giảm trừ doanh thu: TK531, TK532 phát sinh thực tế trong kỳ phải đợc hạch toán trên các TK sổ kế toán liên quan.
Việc hạch toán doanh thu bán hàng phải phù hợp theo niên độ kế toán. Riêng đối với những sản phẩm, dịch vụ Công ty đã cung cấp cho khách hàng và đợc khách hàng trả trớc một lần cần hạch toán riêng thành khoản doanh thu nhận trớc, sau đó sẽ tính toán kết chuyển sổ doanh thu tơng ứng của từng kỳ vào khoản doanh thu bán hàng.
Trờng hợp hàng bán phải chịu các thuế suất khác nhau, Công ty còn phải theo dõi chi tiết doanh thu theo từng loại thuế suất
• Việc quản lý tình hình hạch toán công nợ bán hàng
Mục đích của việc bán hàng là thu đợc tiền để bù đắp trang trải các chi phí liên quan đến việc sản xuất, chế tạo sản phẩm hay cung cấp thực hiện lao vụ dịch vụ và chi phí liên quan trong qúa trình bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Do vậy cùng với việc thúc đẩy quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá dịch vụ là quá trình thu hồi kịp thời số tiền mà khách hàng phải trả về số hàng Công ty đã cung cấp. Việc theo dõi, kiểm tra và đôn đốc khách hàng thanh toán kịp thời có ảnh hởng lớn đến quá trình thu hồi vốn để tiếp tục hoạt động kinh doanh. Vì thế đối với những khách hàng còn nợ tiền, công ty cần phải tổ chức kế toán chi tiết riêng theo từng khách hàng trên các tài khoản, sổ kế toán liên quan.
Công ty phải mở chi tiết tài khoản 131 thành các tài khoản cấp hai riêng cho từng khách hàng
VD: TK 1311 -Phải thu của khách hàng A TK 1312- Phải thu của khách hàng B
Việc theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, ngời mua trên sổ chi tiết thanh toán với ngời mua giúp cho doanh nghiệp biết đợc số tiền còn phải thu đối với từng khách hàng, thông qua đó mà có biện pháp đôn đốc kịp thời đảm bảo thu hồi đủ.
Ngoài việc mở các tài khoản chi tiết để theo dõi chi tiết từng loại doanh thu cũng nh các khoản thanh toán với từng khách hàng, Công ty cần phải mở các sổ kế toán chi tiết tơng ứng để theo dõi phù hợp với yêu cầu quản trị doanh nghiệp
Mẫu sổ chi tiết doanh thu bán hàng có thể kết cấu nh sau: Sổ chi tiết doanh thu bán hàng
Tên sản phẩm : Ngày
tháng
Chứng từ
Số Ngày Nội dung TKĐƯ
Doanh thu Các khoản tính trừ Số lợng ĐG Thành tiền Khác Thuế tiêu thụ Cộng PS
Doanh thu thuần Giá vốn hàng bán Lãi gộp
Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng đợc mở riêng cho từng khách hàng để theo dõi tình hình thanh toán giữa khách hàng với công ty. Trờng hợp phát sinh các nghiệp vụ bằng ngoại tệ thì phải theo dõi riêng cả nguyên tệ và quy đôỉ ra VND. Cũng có thể mở sổ theo dõi thanh toán với khách hàng bằng tiền Việt nam riêng và bằng ngoại tệ riêng, song có thể kết hợp với nhau.
* Công ty XNK khoáng sản với chức năng kinh doanh XNK hàng hoá nên có rất nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ
Có thể phân tích cụ thể việc hạch toán ngoại tệ tại công ty nh sau:
VD: Công ty tổ chức mua một lô hàng từ nớc ngoài , thanh toán bằng điện chuyển tiền
+khi hàng về nhập kho của công ty , kế toán ghi :
Nợ TK 1561 : Giá mua theo tỷ giá thực tế (không thuế nhập khẩu) Có TK 331
+ Khi thanh toán bằng điện chuyển tiền, nhận đợc giấy báo nợ của ngân hàng, kế toán ghi :
Nợ TK 331 : Giá thực tế Có TK 1122
Việc ghi giá thực tế vào TK 1561 phản ánh đúng trị giá thực tế của hàng nhập khẩu. Tuy nhiên việc ghi giá thực tế vào TK 1122 sẽ làm nảy sinh nhiều vấn đề .
Sổ chi tiết ngoại tệ Loại ngoại tệ Năm:
Chứng từ Số Ngày
Diễn giải Tỉ giá T K Đ Ư Số PS Số d Nợ Có Nợ Có Ngoại tệ V N D Ngoại tệ V N D Ngoại tệ V N D Ngoại tệ V N D Số DĐK Số PS ... ... ... Cộng số PS DCK
Kết luận
Trong điều kiện nền kinh tế thị trờng có sự cạnh tranh gay gắt ở nớc ta hiện nay buộc các doanh nghiệp phải tìm cho mình phơng hớng kinh doanh riêng,phù hợp với điều kiện thực tế của mình nhằm đảm bảo kinh doanh có lợi nhuận và thực hiện tốt nghĩa vụ với nhà nớc.Muốn vậy , cùng với hàng loạt chế độ quản lý kinh tế tài chính,doanh nghiệp phải phát huy vai trò quan trọng của kế toán bởi vì kế toán luôn là công cụ quản lý hữu hiệu trong bất ký một cơ chế quản lý nào .
Trong xu thế đó thì việc hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở các doanh nghiệp thơng mại nói chung và công ty XNKKS nói riêng là một tất yếu . Mục đích của việc hoàn thiện nhằm giúp các doanh nghiệp thơng mại xây dựng cho mình một hệ thôngs các phơng thức bán hàng hiệu quả, từ đó xác định đúng dắn kết quả và thực lực kinh doanh tránh tình trạng ngộ nhận về khả năng kinh doanh, góp phần làm lành mạnh hóa thị trờng, tạo điều kiện cho nền kinh tế phát triển . Với mục tiêu nghiên cứu việc hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty XNKKS ,luận văn này đã đề cập đến vấn đè cơ bản nhất trong doanh nghiệp Thơng Mại hiện nay ,trên cơ sở đó đa ra một số ý kiến nhằm ngày càng hoàn thiện hơn công tác kế toán bán hàng và xác định KQKD ở doanh nghiệp.
Tuy nhiên do thời gian thực tập để tìm hiểu thực tế không nhiều nên luận văn không tránh khỏi những thiếu sót ,hạn chế nhất định . Kính mong nhận đợc sự đóng góp ý kiến của thầy cô để luận vănhoàn thiện hơn.
Một lần nữa em xin cảm ơn sự tận tình giúp đỡ của thầy Vũ Đức Chính, các cô chú phòng kế toán tài vụ công ty XNKKS tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành đề tài của mình. Hà Nội Ngày 20-4-2001 Sinh viên Trần Thị Phơng Chi Mục lục Lời mở đầu
Chơng 1:Những vấn đề lý luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thơng mại
1.Một số vấn đề chung về bán hàng và xác định kết quả bán hàng . 1.1.Khái niệm bán hàng và xác định kết quả bán hàng
1.2.Mối quan hệ giữa bán hàng và xác định kết quả bán hàng. 1.3.Vai trò của bán hàng và xác định kết quả bán hàng
1.4.Phân loại bán hàng
1.5.Phơng thức bán hàng và thủ tục chứng từ về bán hàng 1.6 Phơng pháp xác định kết quả bán hàng
2.Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 2.1.Nhiệm vụ của kế toán bán hàng
2.2.Kế toán tổng hợp nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả bán hàng
Chơng 2 :Tình hình thực hiện công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty XNKKS
1.Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty XNKKS 1.1Quá trình hình thành và phát triển
1.2 tình hình tài chính công ty
1.3.Chức năng nhiệm vụ của công ty XNKKS 1.4.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty 1.5 Tổ chức bộ máy kế toán ở công ty XNKKS
2.Tình hình thực tế về tổ chức kế toán bán hàng và xác dịnh kết quả bán hàng ở công ty XNKKS
2.1.TK sử dụng
2.2.Kế toán tổng hợp nghiệp vụ bán hàng và xác địng kết quả bán hàng 2.3.Chứng từ ,sổ sách kế toán phục vụ cho công tác bán hàng ở công ty.
Chơng3: Phơng hớng và biện pháp hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty XNKKS
1.sự cần thiết và những yêu cầu cơ bản đối với việc hoàn thiện cônh tác kế toán bán hàng và xác đinhj kết quả bán hàng
1.1.sự cần thiết phải hoàn thiện
1.2.yêu cầu cơ bản của việc hoàn thiện 2. Những nhận xét chung
3.Những vấn đề còn tồn tại
4.Phơng hớng hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty XNK Khoáng sản