V. Hệ thống sổ sách hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp
5. Bộ máy kế toán công ty Cổ phần Thơng mại và Xây dựng Hoàng Vơng
5.1. Hình thức tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán
Công ty Cổ phần Thơng mại và Xây dựng Hoàng Vơng tổ chức công tác kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán: ở các chi nhánh xí nghiệp trực thuộc có tổ chức kế toán riêng tiến hành hạch toán theo hình thức phân tán, tổ chức kế toán của đơn vị làm nhiệm vụ từ khâu hạch toán ban đầu, ghi sổ kế toán đến lập báo cáo kế toán gửi về phòng kế toán công ty. Các tổ đội trực thuộc không có bộ phận kế toán tiến hành hạch toán báo sổ theo hình thức tập trung: ở bộ phận này có các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu (thu thập, kiểm tra, xử lý chứng từ và gửi về
toán toàn đơn vị, nhận chứng từ của các đơn vị hạch toán tập trung ghi sổ kế toán, nhận báo cáo kế toán của các chi nhánh, xí nghiệp hạch toán độc lập tổng hợp số liệu để lập báo cáo kế toán toàn công ty.
Để phù hợp với đặc điểm tổ chức hoạt động SXKD và tổ chức công tác kế toán, bộ máy kế toán công ty đợc tổ chức theo sơ đồ sau:
Sơ đồ: 2.2 Bộ máy kế toán công ty Cổ phần Thơng mại và Xây dựng Hoàng Vơng
Kế toán trư ởng Phó Kế toán trưởng KT thu chi KT TSCĐ VT CCDC KT TL & BHXH, YT, KPCĐ KT T.T NS NN KT tổng hợp & theo dõi công nợ KT ngân hàng Thủ quỹ KT TSCĐ KT vật tư Trưởng Ban kế toán KT tiền lương CF & ZKT KT thanh toán
Nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong công ty, công việc phòng kế toán đợc chia thành các phần hành kế toán. Mỗi phần hành công việc kế toán đợc đảm nhiệm bởi một nhân viên kế toán riêng biệt, độc lập, đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm của kế toán. Vì mỗi phần hành công việc kế toán là một khâu của quá trình hạch toán nên chúng có quan hệ mật thiết với nhau. Để thấy đợc mối quan hệ đó ta đi tìm hiểu khái quát các phần hành công việc:
- Kế toán thu chi: hàng ngày căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán, đơn xin tạm
ứng, giấy nộp tiền đã có sự phê chuẩn của giám đốc và của kế toán trởng, lập các chứng từ thu chi, rồi chuyển cho thủ quỹ, theo dõi tình hình công nợ trong nội bộ công ty.
- Kế toán TSCĐ, vật t, CCDC: căn cứ vào hoá đơn chứng từ liên quan đến
nhập xuất kho công cụ dụng cụ, vật t, tăng, giảm tài sản cố định qua mua sắm mới, bán, thanh lý, điều chuyển nội bộ công ty nh: hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, giấy điều chuyển nội bộ tài sản cố định, biên bản thanh lý tài sản cố định... ghi sổ kế toán liên quan: sổ cái TK152, sổ cái TK 153, sổ cái TK 211, các sổ chi tiết tơng ứng, báo cáo nhập xuất tồn của từng kho, sổ tăng giảm tài sản cố định..., theo dõi tình hình sử dụng vật t, tài sản của đơn vị . Đầu năm, lập kế hoạch khấu hao cả năm cho toàn công ty. Hàng tháng, tính số tiền khấu hao TSCĐ toàn công ty, phân bổ cho các chi nhánh, xí nghiệp, rồi ghi vào các sổ nh sổ khấu hao, bảng chi tiết khấu hao theo dõi tình hình thanh toán tiền khấu hao, tiền lãi do sử dụng vốn vay của công ty, lập báo cáo: báo cáo tổng hợp tăng giảm TSCĐ, báo cáo kiểm kê vật t, CCDC, thành phẩm, hàng hoá... giúp nhà quản trị công ty ra quyết định đúng đắn
-Kế toán tiền lơng, BHXH, BHYT, KPCĐ: hàng tháng căn cứ vào bảng
chấm công của tổ đội sản xuất, khối văn phòng, khối lợng công việc đã hoàn thành và mức lơng khoán, kế toán tiến hành tính lơng cho ngời lao động, tính các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ theo chế độ và ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các sổ kế toán liên quan. Định kỳ lập báo cáo tình hình sử dụng quỹ lơng và thu nhập bình quân của ngời lao động toàn công ty.
-Kế toán ngân hàng: căn cứ vào kế hoạch sử dụng vốn và nhu cầu vốn phát
sinh trong quá trình hoạt động SXKD của các chi nhánh xí nghiệp thành viên, lập giấy uỷ nhiêm thu, chi, lập hồ sơ xin vay vốn ngân hàng, rút tiền từ ngân hàng về quỹ. Định kỳ lập báo cáo sử dụng tiền gửi ngân hàng.
-Kế toán thanh toán với ngân sách nhà nớc: căn cứ vào các chứng từ có hoá
đơn thuế (cả đầu ra và đầu vào) ghi vào sổ kế toán liên quan. Hàng tháng, nhận bảng kê khai thuế của các chi nhánh, xí nghiệp, lập bảng kê khai thuế: tính số thuế đầu vào đợc khấu trừ và tính số thuế đầu ra phải nộp cho ngân sách nhà nớc căn cứ vào giá trị khối lợng công việc thực hiện trong tháng. Theo dõi tình hình thanh toán với ngân sách nhà nớc. Cuối năm quyết toán tổng số thuế đợc khấu trừ, tổng số thuế phải nộp với ngân sách nhà nớc, định kỳ lập báo cáo thuế.
-Kế toán tổng hợp và theo dõi công nợ: căn cứ vào các chứng từ kế toán do các bộ phận liên quan tập hợp và gửi tới tiến hành nhập số liệu vào máy, cuối mỗi kỳ kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển giữa các tài khoản liên quan, tính giá thành, xác định kết quả kinh doanh trong kỳ. Theo dõi tình hình thanh toán công nợ giữa đơn vị và các khách hàng, định kỳ lập báo cáo quản trị, báo cáo tài chính cho toàn công ty.
-Thủ quỹ: căn cứ phiếu thu, chi do kế toán lập tiến hành thu chi tiền mặt, ghi vào sổ quỹ. Cuối ngày tập hợp chứng từ chuyển cho kế toán nhật ký chung, khoá sổ quỹ, đối chiếu số liệu trên sổ quỹ với sổ cái và sổ chi tiết các loại tiền mặt tơng ứng.
-Ban kế toán của các chi nhánh, xí nghiệp hạch toán độc lập gồm có trởng