Chức năng quan trọng nhất của nhà quản trị trong quá trình điều khiển hoạt động kinh doanh là ra quyết định. Để đảm bảo hiệu quả của các quyết định đưa ra nhà quản trị doanh nghiệp thường phải cân nhắc kỹ để chọn lựa một phương án tối ưu từ nhiều phương án khác nhau. Mỗi phương án hành động là một tình huống, có số loại, số lượng các khoản mục chi phí và thu nhập khác nhau và chỉ có chung một đặc điểm là đều gắn liền với thông tin kế toán.
Mục tiêu của phần này nhằm cung cấp một số công cụ và giới thiệu cách vận dụng chúng trong các tình huống khác nhau để ra quyết định trong ngắn hạn và dài hạn.
Thông tin thích hợp của kế toán cho việc ra quyết định ngắn hạn
Để đảm bảo quyết định ngắn hạn được đề ra là đúng đắn, nhà quản trị cần phải có công cụ thích hợp giúp họ phân biệt thông tin cần thiết với thông tin không cần thiết. Thông tin không cần thiết cần phải được loại bỏ ra khỏi cơ cấu thông tin trong các quyết định kinh doanh.
Xét về mặt thời gian, một quyết định được xem là ngắn hạn nếu chỉ liên quan đến một thời kỳ hoặc ngắn hơn, nghĩa là kết quả của nó thể hiện rõ trong một kỳ kế toán. Xét về mặt vốn đầu tư thì quyết định ngắn hạn là quyết định không đòi hỏi vốn đầu tư lớn.
Vì vậy quyết định ngắn hạn có tính dễ thay đổi hơn nhiều so với quyết định dài hạn. Ngoài ra, mục tiêu của quyết định ngắn hạn là nhằm phục vụ cho việc thực hiện mục tiêu lâu dài của quyết định dài hạn.
Tiêu chuẩn kinh tế của việc chọn quyết định ngắn hạn chỉ là: Chọn hành động được dự tính là sẽ mang lại thu nhập cao nhất (hoặc có chi phí thấp nhất) cho doanh nghiệp. Việc vận dụng nguyên tắc này để chọn quyết định đúng đắn không phải lúc nào cũng đơn giản nên còn có 2 vấn đề khác cần được xem xét bổ sung như: các khoản thu và chi duy nhất thích hợp cho việc ra quyết định là các khoản thu và chi phí ước tính mà khác với các khoản thu và chi phí có trong các phương án có sẵn. Các khoản thu đã thu được hoặc các khoản chi đã chi thì sẽ không thích hợp cho việc xem xét quyết định. Cách sử dụng duy nhất đối với các khoản này là căn cứ trên đó để dự đoán các khoản thu và chi tương lai.
Phân tích thông tin thích hợp của kế toán
Quá trình phân tích thông tin thích hợp đối với việc ra quyếtđịnh gồm 4 bước:
Bước 1: Tập hợp tất cả thông tin về các khoản thu và chi có liên quan với những phương án đang được xem xét
Bước 2: Loại bỏ các khoản chi phí chìm, là những khoản chi phí không thể tránh được ở các phươngán đang xem xét
Bước 3:Loại bỏ các khoản thu và chi như nhau ở các phương án đang xem xét
Bước 4: Những khoản thu và chi còn lại là các thông tin thích hợp cho việc lựa chọn quyết định đầu tư ngắn hạn.
Ở đây cần ghi nhận một điều quan trọng là những thông tin thích hợp trong một tình huống quyết định này không nhất thiết sẽ thích hợp trong tình huống khác. Nhận định này xuất phát từ quan điểm những mục đích khác nhau cần các thông tin khác nhau của kế toán quản trị. Đây là quan điểm cơ sở của kế toán quản trị, được vận dụng thường xuyên trong các quyết định kinh doanh.
Thông tin của kế toán quản trị cho việc ra quyết định vốn đầu tư dài hạn
Các quyết định về vốn đầu tư đều hướng vào mục tiêu của quá trình sinh lời của vốn mà doanh nghiệp đã bỏ ra kinh doanh. Quá trình sinh lời của vốn lại phụ thuộc vào việc chọn lựa một phương án đầu tư đúng đắn đối với nguồn vốn hạn chế để tạo ra lợi nhuận cao nhất.
Các quyết định mua máy mới nhằm giảm chi phí, lựa chọn thiết bị sản xuất, mua hay thuê ngoài tài sản cố định… thường cần số tiền lớn và thời hạn đầu tư dài, thường vượt qua giới hạn của một kỳ kế toán, nên gọi là đầu tư dài hạn.
Để có quyết định đầu tư khôn ngoan, các nhà quản trị doanh nghiệp cần có các công cụ hướng dẫn họ trong quá trình so sánh những ưu điểm và nhược điểm của các phương án đầu tư khác nhau. Các công cụ liên quan đến các quyết định về vốn đầu tư dài hạn mà chủ yếu sử dụng thông tin do kế toán quản trị cung cấp như: đặc điểm của vốn đầu tư, phương pháp giá trị thuần hiện tại NPV, phương pháp tỷ lệ sinh lời điều chỉnh theo thời gian…