Căn cứ điều 102 của bộ luật thuế đã quy định hình thức kiểm tra thuế thành ba hình thức như:
- Kiểm tra thường xuyên: là hoạt động kiểm tra diễn ra thường xuyên có giới hạn nhất định về thời gian, là quá trình kiểm tra thuế cuối năm phải kiểm tra báo cáo kế toán năm của các doanh nghiệp mà phải có các tài liệu khác có liên quan. Việc kiểm tra thường xuyên có thể được thực hiện tại văn phòng cơ quan hoặc xuống kiểm tra tại các cơ sở kinh doanh của các doanh nghiệp theo các trường hợp cần thiết mà các cán bộ thuế phải thu thập nghiên cứu, đánh giá các tài liệu kê khai thuế và phải căn cứ các thông tin số liệu và các tài liệu đã lưu trữ trong các hồ sơ.
- Kiểm tra có báo trước: là việc kiểm tra tức thì không nằm trong kế hoạch năm khi cần thiết nhưng trước khi kiểm tra phải báo cáo cho các doanh nghiệp biết trước chậm nhất 07 ngày trước khi xuống kiểm tra để các doanh nghiệp bị kiểm tra đó chuẩn bị các hồ sơ tài liệu liên quan để kiểm tập trung một số sắc thuế hay một số điều mục của sắc thuế nào đó như: kiểm điều mục của thuế doanh thu đã được miễn.
- Kiểm tra đột xuất là hoạt động kiểm tra cẩn cấp mà sẽ không báo cho đối tượng bị kiểm tra biết trước.
Căn cứ vào sách hướng dẫn kiểm tra số 0464/BTC, ngày 3/3/2006 đã quy
định về kiểm tra mà cục kiểm tra thuế đã dử dụng hiện hành, bao gồm có 4 bước như:
1. Chuẩn bị trước kiểm tra: công việc chuẩn bị trước kiểm tra thì cán bộ kiểm tra sẽ thực hiện trong 3 bước sau:
21
- Thu thập thông tin từ các báo cáo như: bảng kê khai nộp thuế, báo cáo tài chính năm, số đăng ký thuế, biên bản kiểm tra năm trước, thông tin từ lĩnh vực khác của Nhà nước và các số liệu khác có liên quan.
- Phân tích số liệu đã thu thập: xem xét mức độ phù hợp của các số liệu đã thu thập với số liệu mà các doanh nghiệp khê khai.
- Lập kế hoạch kiểm tra bước đầu: là quá trình lựa chọn lĩnh vực, trọng điểm sẽ tiến hành kiểm tra, nghiêm cứu thêm thời hạn và các sắc thuế phải kiểm tra.
- Quyết định kiểm tra: thảo luận với các cấp có thẩm quyền quyết định trong quá trình kiểm tra, phân chia và giao trách nhiệm cụ thể giữa các cán bộ
kiểm tra.
2. Kiểm tra sơ bộ:
- Quá trình hoạt động ban đầu mà kể cả việc thảo luận ban đầu: các doanh nghiệp kê khai về tình hình hoạt động kinh doanh của mình, các câu hỏi phỏng vấn của các cán bộ thuế về tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và các câu phỏng vấn khác. Tổng kết tóm tắt về thống kê kế toán và cách thức tổ chức kế toán, ý kiến thống nhất về việc cử người đại diện trả lời câu hỏi và địa điểm tiến hành kiểm tra.
- Kiểm tra bộ máy tổ chức kế toán của doanh nghiệp: cán bộ kiểm tra sẽ tìm hiểu cách lập hệ thống kế toán của doanh nghiệp, tìm hiểu thêm một số hoạt
động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Tiến hành xem xét: kiểm tra, tính toán giữa các tờ khai đã nộp với sổ sách kế toán khác, kiểm tra các báo cáo tài chính, kiểm tra quyết toán trong sổ
cái, kiểm tra bằng chứng chi tiêu tài chính, bằng chứng thu nhận tiền, kiểm tra kế toanh danh thu, kiểm tra từng sắc thuế.
- Phân tích số liệu đã thu thập: xem xét và phân tích các số liệu đã thu thập trong thời gian chuẩn bị trước kiểm tra với số liệu đã thu thập sơ bộ. Với
22
mục đích chọn lựa lĩnh vực, trọng điểm tiến hành kiểm tra ghi vào kế hoạch kiểm tra.
- Việc lập kế hoạch: là quá trình quy định lĩnh vực kiểm tra đã lựa chọn, quy
định thời hạn và các sắc thuế sẽ phải kiểm tra.
3. Kiểm tra lĩnh vực đã chọn đối với quá trình kiểm tra thuế: là quá trình quan sát lĩnh vực có vấn đề mà đã lựa chọn. Có các ý kiến sau khi kiểm tra mà có thể có điều chỉnh kế hoạch kiểm tra để phù hợp với tình hình thực tế khi gặp phải vấn đề nhằm đạt hiệu quả trong quá trình kiểm tra từng lần. Quá trình kiểm tra lĩnh vực đã chọn lựa đó có thể gồm nhiều lĩnh vực như: kiểm tra tài sản cố định, đánh giá lại giá trị hàng hóa trong kho và giá trị hàng hóa thực bán, các khoản chi không trích được và khoản thu có thể trích được theo luật pháp, kiểm tra danh thu và cách tính danh thu và đồng thời kiểm tra danh thu so với số thuếđã khai nộp.
4. Tổng kết và lập biên bản kiểm tra: bước cuối cùng trong quá trình kiểm tra thuế là tổng kết kết quả kiểm tra. Phần này sẽ bao gồm việc lập văn bản kiểm tra, gửi các biên bản kiểm tra cho các doanh nghiệp và các bên có liên quan để theo dõi việc trả nợ thuế và đối với việc thống kế, cuối cùng là việc lưu trữ các hồ sơ tài liệu kiểm tra.
- Quá trình lập biên bản kiểm tra: việc kiểm tra nên được kết luận bởi cách lập biên bản kiểm tra. Biên bản kiểm tra nên chứa những chi tiết sau:
+ Họ và tên, chức vụ, cấp, bậc và nơi làm việc của cán bộ kiểm tra.
+ Họ và tên, tuổi, quốc tịch, ngành nghề và địa chỉ của đối tượng nộp thuế. + Ngày, giờ và địa điểm bị kiểm tra.
+ Tình hình thực tếđã kiểm tra được trong thời gian kiểm tra.
Nên dùng biên bản kiểm tra mẫu (mẫu biên bản kiểm tra kèm theo của cán bộ thuế ). nên ghi rõ các câu hỏi cho từng các trường hợp, bắt đầu từ cách giải
23
thích nội dung các câu hỏi và việc áp dụng các phương pháp trong luật thuế. Tổng kết kết quả kiểm tra bởi cán bộ thuế và sẽ thay đổi các sắc thuế theo hình thức nào; - Việc thảo luận kết quả kiểm tra với đối tượng nộp thuế đã bị kiểm tra: biên bản kiểm tra nên được gửi cho doanh nghiệp. Việc kiểm tra nên hoàn tất trước khi làm việc với doanh nghiệp, nếu đối tượng nộp thuế không đồng ý với kết quả kiểm tra phải được ghi chú trong biên bản đó. Biên bản kiểm tra nên được lập 6 bản mà bên cán bộ kiểm tra và đối tượng nộp thuế phải ký trong biên bản đó đồng thời phải trình và cho giám đốc sở, cục trưởng hay phó cục là người chịu trách nhiệm
đối với việc kiểm tra thuếđể có hiệu lực về mặt pháp lý và thống kê số liệu chi trả
thuế.
- Lưu trữ tài liệu: các tài liệu kiểm tra được lưu trữ rất cẩn thận, các bản sao nên được lưu trữ cùng với các tài liệu kiểm tra.
Các cán bộ thuế có quyền kiểm tra lại sổ sách kế toán của đối tượng nộp thuế trong vòng 3 năm, kể từ ngày nhận được sổ sách kế toán đó.