I. giới thiệu chung về công ty cơ khí điện thủy lợi
4. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cơ khí-Điện Thuỷ lợi
4.1. Tổ chức bộ máy kế toán :
Là một doanh nghiệp có quy mô vừa, tổ chức hoạt động tập trung trên cùng một địa bàn đồng thời để đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trởng, đảm bảo kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin kế toán giúp cho lãnh đạo công ty nắm đợc kịp thời tình hình hoạt động của công ty thông qua thông tin kế toán cung cấp, Công ty Cơ khí-Điện Thuỷ lợi đã áp dụng hình thức kế toán tập trung. Theo hình thức này, toàn bộ công việc kế toán đợc thực hiện tại phòng kế toán của công ty và ở các xí nghiệp trực thuộc không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên kế toán làm nhiệm vụ tổ chức ghi chép ban đầu, thu nhận chứng từ và gửi về phòng kế toán công ty. (Xem sơ đồ 13).
Xuất phát từ tình hình thực tế và yêu cầu quản lý của công ty, biên chế quân sự của phòng kế toán - thống kê hiện nay gồm 5 ngời dới sự lãnh đạo trực tiếp của kế toán trởng. Nhiệm vụ cụ thể của từng nhân viên kế toán nh sau:
- Kế toán trởng : Là ngời chỉ đạo, giám sát toàn bộ mạng lới kế toán của công ty. Kế toán trởng có nhiệm vụ giám sát việc chấp hành các chế độ bảo vệ tài sản, vật t, tiền vốn... Kế toán trởng điều hành và kiểm tra việc chấp hành chính sách kế toán- tài chính đồng thời phải báo cáo một cách kịp thời, chính xác, đúng đắn đối với giám đốc tình hình và kết quả hoạt động tài chính trong doanh nghiệp để tìm ra những mặt mạnh cần phát huy và những tồn tại cần khắc phục và đa ra những kiến nghị với giám đốc nhằm tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
- Kế toán vật t kiêm tiêu thụ : Có nhiệm vụ hạch toán, theo dõi tình hình biến động của vật liệu, công cụ dụng cụ cả về số lợng và giá trị. Đồng thời, kế toán còn căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn bán hàng, các chứng từ thanh toán, chứng từ chấp nhận thanh toán và các chứng từ liên quan khác để hạch toán doanh thu tiêu thụ sản phẩm.
- Kế toán tiền lơng : Có nhiệm vụ hạch toán và kiểm tra tình hình thực hiện quỹ lơng, phân tích việc sử dụng lao động và định mức lao động, lập bảng thanh toán tiền lơng, thanh toán bảo hiểm xã hội, thanh toán tiền thởng, lập bảng phân bổ tiền lơng.
- Kế toán thanh toán : Căn cứ vào các chứng từ hợp lệ nh hoá đơn bán hàng, các chứng từ nhập - xuất kho để lập các phiếu thu, phiếu chi, viết séc, uỷ nhiệm chi, lập bảng kê chứng từ thu, chi tiền mặt, lập bảng kê chứng từ ngân hàng, làm các thủ tục vay và trả nợ ngân hàng, vào sổ kế toán tài khoản tiền gửi, tiền vay, theo dõi tình hình tồn quỹ tiền mặt, đôn đốc tình hình thanh, quyết toán các công trình, theo dõi chi tiết các tài khoản công nợ.
- Thủ quỹ : Có nhiệm vụ gửi tiền mặt và rút tiền gửi ngân hàng về quỹ. Căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi hợp lệ để thu và phát tiền mặt.
- Kế toán tổng hợp : Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ kèm theo các bảng kê, các chứng từ gốc để vào Sổ cái, hàng quý tiến hành tập hơp chi phí, tính giá thành, xác định kết quả kinh doanh, lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính khác. Giám sát và hạch toán tình hình biến động tài sản cố định cả về số lợng và giá trị, hàng năm tiến hành kiểm kê tài sản, tính và trích khấu hao tài sản, phân tích phản ánh kết quả của công ty hàng quý và cả năm. Kế toán tổng hợp là ngời giúp việc chính cho kế toán trởng.
- Bộ phận kế toán ở các xí nghiệp : Có nhiệm vụ thu thập, kiểm tra và báo cáo về phòng kế toán thống kê của công ty theo đúng định kỳ.
Sơ đồ 13: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cơ khí-Điện Thuỷ lợi.
Công ty có trang bị máy vi tính nhằm giảm bớt khối lợng công việc cho các nhân viên kế toán, tuy nhiên, công việc kế toán không hoàn toàn đợc thực hiện bằng máy mà đó chỉ là một phần trợ giúp. Từ các chứng từ ghi sổ kế toán tiến hành nhập vào máy và sử dụng các công thức trong Excel (Công ty cha sử dụng phần mềm kế toán) để xử lý các số liệu đã nhập vào máy nhằm lên các sổ chi tiết, sổ cái và các sổ tổng hợp liên quan Nh… vậy, các chứng từ phát sinh đ- ợc thực hiện song song theo hai hớng là ghi sổ và nhập vào máy. Phần lớn các
Kế toán vật t và tiêu thụ Kế toán tiền lơng và BHXH Thủ quỹ Kế toán tổng hợp Kế toán trởng Kế toán thanh toán
sổ chi tiết và sổ tổng hợp đợc lập trên máy nhng vẫn song song theo dõi bằng tay. Kết quả trên máy và sổ đợc đối chiếu với nhau. Các báo cáo đợc in ra từ máy nên công việc hạch toán có đợc giảm bớt.
4.2. Hệ thống tài khoản sử dụng.
Công ty Cơ khí - Điện Thuỷ lợi đã đăng ký sử dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất của Bộ tài chính ban hành theo quyết định 1141 QĐ/ TC/CĐKT ngày 1/11/1995 và vào năm 1999 có bổ sung thêm một số tài khoản mới nhằm phục vụ công tác hạch toán thuế giá trị gia tăng. Đồng thời, công ty đã mở chi tiết một số tài khoản nhằm quản lý cụ thể, các loại vốn, tài sản và nhằm mục đích phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ của công ty.
4.3. Hình thức tổ chức kế toán của công ty.
Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh, quy mô của khối lợng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đồng thời căn cứ vào yêu cầu và trình độ quản lý, trình độ kế toán, hiện nay Công ty Cơ khí - Điện Thuỷ lợi đang áp dụng hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ và hệ thống sổ sách tổng hợp, chi tiết tơng ứng ban hành theo quyết định số 1141 QĐ/ TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính t- ơng đối phù hợp với tình hình hạch toán kế toán chung của công ty.
4.3.1. Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
ở Công ty Cơ khí - Điện Thuỷ lợi, bộ phận kế toán sử dụng các loại sổ, thẻ chi tiết sau:
- Sổ tài sản cố định
- Sổ chi tiết vật t, sản phẩm ; thẻ kho
- Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh; thẻ tính giá thành sản phẩm - Sổ chi tiết chi phí trả trớc, chi phí phải trả
- Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay
- Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán, ngời mua, ngân sách … - Sổ chi tiết bán hàng
- Các bảng phân bổ: Bảng phân bổ tiền lơng và BHXH, bảng phân bổ nguyên vật liệu và CCDC, bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định.
4.3.2. Các sổ kế toán tổng hợp : gồm Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, các sổ cái nh sổ cái TK 111, 112, 331, .…
4.3.3. Quy trình ghi sổ.
Cuối tháng, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó CTGS đợc dùng để nhập vào máy và xử lý dữ liệu đầu vào bằng cách sử dụng các công thức và hàm trong Excel. Để lên đợc các Sổ cái và bảng cân đối số phát sinh, kế toán phải sử dụng rất nhiều lệnh trong Excel. Công tác kế toán máy thực hiện qua các lệnh Excel rất tốn thời gian. Trờng hợp kế toán có sai sót trong sử dụng lệnh thì việc tìm kiếm ra sai sót là rất khó và mất nhiều thời gian. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ đợc dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng, kế toán phải khoá sổ, đối chiếu số liệu giữa sổ đăng ký CTGS với bảng cân đối số phát sinh, đối chiếu số liệu ghi trên Sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (đợc lập từ các sổ kế toán chi tiết ). Cuối năm, căn cứ vào số liệu trên bảng cân đối số phát sinh, Sổ cái và các tài khoản chi tiết có liên quan, kế toán tổng hợp tiến hành lập các báo cáo năm của công ty.
Sơ đồ 14: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ tại Công ty Cơ khí - Điện Thuỷ lợi
: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng
: Máy xử lý thông tin kết xuất thông tin. : Đối chiếu kiểm tra
Chứng từ gốc
Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứngtừ
gốc
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ Chứng từ ghisổ
Sổ cái Bảng tổng hợpchitiết Bảng cân đối số
phátsinh