229 Đồng Khởi, Phờng Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh.
2.2.2.2. Thu thập bằng chứng kiểm toán khoản mục tài sản cố định đối với Công ty XYZ
Công ty XYZ
Trớc tiên, các kiểm toán viên xác định phạm vi kiểm toán của khoản mục tài sản cố định(TSCĐ) nhằm thu thập các bằng chứng kiểm toán thích hợp và đầy đủ. Khoản mục TSCĐ bao gồm: TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình, TSCĐ thuê tài chính và hao mòn TSCĐ. Do khuôn khổ giới hạn, nên bài viết chỉ trình bày phơng pháp thu thập bằng chứng kiểm toán vơi khoản mục TSCĐ hữu hình và hao mòn TSCĐ hữu hình.
Phơng pháp phỏng vấn
Với phơng pháp phỏng vấn, kiểm toán viên thực hiện phỏng vấn nhằm tìm hiểu các quy trình về TSCĐ, từ đó có ý kiến đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty ABC. Đối tợng của phỏng vấn là kế toán TSCĐ và các bộ phận phòng ban có liên quan. Các thông tin thu đợc từ phỏng vấn đợc kiểm toán viên ghi chép vào giấy tờ làm việc và đợc minh hoạ qua Bảng 2.12.
Bảng 2.12. Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ với các quy trình về TSCĐ
Khách hàng: Công ty XYZ Niên độ kế toán: 31/12/2003
Khoản mục: TSCĐ hữu hình và khấu hao Ngời thực hiện: Phong
Tóm tắt các quy trình Ngày thực hiện : 21/3/2004
ằ Đầu t-mua sắm TSCĐ hữu hình
Quy trình đầu t-mua sắm TSCĐ đợc tiến hành qua các bớc:
- Các bộ phận có nhu cầu lập kế hoạch mua sắm TSCĐ trình lên Giám đốc.
- Giám đốc ra Quyết định đầu t, phòng kế hoạch chào thầu(ký hợp đồng trực tiếp), phòng vật t trực tiếp mua.
- Bộ phận KCS kiểm tra và giao cho bộ phận sử dụng. Phòng kế toán thực hiện hạch toán căn cứ vào Quyết định của Giám đốc, Hợp đồng kinh tế, Hoá đơn tài chính, biên bản nghiệp thu.
ằThanh lý
- Lập Hội đồng thanh lý TSCĐ.
- Công ty thông báo nội bộ, trờng hợp TSCĐ có giá trị lớn thì Công ty thông báo đến cả các đối tợng bên ngoài Công ty.
- Hội đồng thanh lý duyệt giá bán.
- Ký hợp đồng mua bán và phát hành hoá đơn GTGT.
ằQuy trình theo dõi và hạch toán khấu hao TSCĐ
- Khấu hao TSCĐ đợc thực hiện trên phần mềm tính khấu hao TSCĐ. - Năm sử dụng TSCĐ là thời gian sử dụng còn lại.
Phơng pháp quan sát
Phơng pháp quan sát trong trờng hợp này bị hạn chế vì phần lớn TSCĐ hữu hình của Công ty XYZ nằm ở các khu sản xuất khác nhau, trên các địa bàn khác nhau. Do đó, kiểm toán viên không thể thực hiện đợc phơng pháp quan sát để đánh giá tình hình sử dụng và bảo quản TSCĐ. Tuy nhiên,với các máy móc thiết bị nằm tại các văn phòng quản lý, kiểm toán viên có thể xem xét và đánh giá tình hình sử dụng và bảo quản phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật của thiết bị.
Phơng pháp phân tích
Với phơng pháp phân tích, cũng tơng tự nh khi phân tích khoản mục hàng tồn kho, phơng pháp phân tích thực hiện với TSCĐ thông qua việc đánh giá, so sánh một số tỷ suất tài chính. Các tỷ suất đợc kiểm toán viên tập hợp từ Bảng cân đối phát sinh, Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh. Kiểm toán viên A&C CO có thể thực hiện so sánh tỷ suất TSCĐ/ΣTS của năm nay so với năm trớc, qua đó kiểm toán viên đánh giá mức độ đầu t, cơ cấu tài sản của doanh nghiệp có mang lại hiệu quả không. Phơng pháp phân tích đợc mô tả trên giấy làm việc(Bảng 2.13) nh sau:
Bảng 2.13. Phân tích biến động TSCĐ hữu hình
Khách hàng: Công ty XYZ Niên độ kế toán: 31/12/2003
Khoản mục: Tài sản cố định Ngời thực hiện: Phong
Ngày thực hiện : 21/3/2004
ằ Phân tích biến động của loại tài sản
Chỉ tiêu Số đầu năm Số cuối năm Tăng, giảm %
Nguyên giá TSCĐ hữu hình 7.986.868.322 8.032.668.319 45.799.997 0,57
Nhà cửa, vật kiến trúc 2.368.350.195 2.368.350.195 0 0,00
Máy móc thiết bị 2.419.123.956 2.630.775.628 211.651.672 8,75
Phơng tiện vận tải 2.764.799.068 2.547.818.068 -216.981.000 -7,85
Thiết bị, dụng cụ quản lý 434.595.104 485.724.429 51.129.325 11,76
Hao mòn TSCĐ hữu hình 5.210.116.203 5.272.119.554 62.003.351 1,19
Nhà cửa, vật kiến trúc 1.031.307.154 1.104.290.621 72.983.467 7,08
Máy móc thiết bị 1.810.612.337 2.063.836.461 253.224.124 13,99
Phơng tiện vận tải 213.191.5751 1.807.829.781 -324.085.970 -15,20
Thiết bị, dụng cụ quản lý 236.280.961 296.162.691 59.881.730 25,34
ằ Phân tích cơ cấu tài sản Năm 2002 Năm 2003
Phơng pháp kiểm tra vật chất (kiểm kê)
Trong phơng pháp kiểm tra vật chất, kiểm toán viên A&C CO tiến hành thu thập Biên bản kiểm kê TSCĐ(Bảng 2.14). Biên bản kiểm kê này đợc Công ty tổng hợp từ số liệu kiểm kê do các bộ phận thực hiện.
Bảng 2.14. Biên bản kiểm kê TSCĐ
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập-Tự do-Hạnh phúc
Biên bản kiểm kê tài sản cố định
( Hồi 0h00 ngày 01 tháng 01 năm 2004) Tham gia kiểm kê gồm có:
- Ông Vơng Quốc Quân- Chức vụ: Giám đốc - Ông Phan Thanh Bình-Chức vụ: Kế toán trởng - Ông Lê Văn Kiên-Chức vụ: Trởng phòng KH-TT - Ông Vũ Khánh Việt- Nhân viên
- Bà Trần Châu Huệ-Nhân viên
Ban kiểm kê tiến hành kiểm kê toàn bộ số lợng TSCĐ thực tế tại văn phòng và tổng hợp Báo cáo kiểm kê của các bộ phận gửi về. Cuộc kiểm kê kết thúc vào hồi 18h30’ cùng ngày. Kết quả cho thấy số lợng TSCĐ kiểm kê thực tế khớp với số lợng trên Sổ chi tiết (kèm theo Biên bản kiểm kê là các Báo cáo chi tiết).
Phơng pháp tính toán lại
Với phơng pháp tính toán lại, tơng tự nh kiểm toán khoản mục hàng tồn kho, kiểm toán viên cộng dồn các số d, số phát sinh theo tháng, theo quý của từng tài khoản theo đối ứng bên nợ, bên có để xác định số d cuối kỳ của từng tài khoản đang kiểm tra.
Phơng pháp kiểm tra, đối chiếu tài liệu
Với phơng pháp kiểm tra, đối chiếu tài liệu, kiểm toán viên A&C CO kiểm tra 100% các nghiệp vụ tăng, giảm TSCĐ phát sinh trong năm(Bảng 2.15 và 2.16) vì số lợng các nghiệp vụ TSCĐ phát sinh không nhiều, trong khi đó giá trị của TSCĐ tơng đối lớn.
Bảng 2.15. Kiểm tra các nghiệp vụ tăng TSCĐ phát sinh
Khách hàng: Công ty XYZ Niên độ kế toán: 31/12/2003
Khoản mục: Tài sản cố định Ngời thực hiện: Phong
Kiểm tra TSCĐ tăng trong năm Ngày thực hiện : 22/3/2004
Tên TSCĐ Đơn vị Nguyên giá Biên bản nghiệm thu Ghi chú 1)Máy khâu bao 2 12.638.620 07/3/03 KH 5 năm
+QĐ 314 của Giám đốc Công ty +Hợp đồng kinh tế +HĐGTGT; Thẻ TSCĐ 2) Xe xúc lật 1 53.188.000 16/5/2003 KH 6 năm +QĐ 350/ Công ty-KH(12/5/03) +QĐ 115/ CT-VT(14/5/03) +Hoá đơn GTGT 3) Máy ép 1 882.445.275 17/11/03 KH 8 năm
+TSCĐ tăng từ đề tài nghiên cứu +QĐ 425 (17/3/03) v/v phê duyệt kế hoạch
+QĐ 2087 (25/4/03) v/v thành lập hội đồng đánh giá.
+QĐ triển khai đề tài
+Biên bản họp bàn chế tạo máy.
Cộng 948.271.895
Bảng 2.16. Kiểm tra các nghiệp vụ giảm TSCĐ
Nh vậy, ngoài việc kiểm tra, đối chiếu việc ghi nhận TSCĐ từ các chứng từ gốc và sổ kế toán, kiểm toán viên còn đánh giá đợc tính tuân thủ trong việc thực hiện đầu t-mua sắm và thanh lý TSCĐ.
Khách hàng: Công ty XYZ Niên độ kế toán: 31/12/2003
Khoản mục: Tài sản cố định Ngời thực hiện: Phong
Kiểm tra TSCĐ tăng trong năm Ngày thực hiện : 22/3/2004
Chứng từ
SH NT Nội dung TK đối ứng Giá trị Ghi chú
(a) (b) (c) (d) Thanh lý xe tải 811 31.678.863 2141 326.371.16 4 X X X X Thanh lý máy pho to 8112141 18.600.72515.218.775 X X X X .V.v.. - - - - - - Cộng 902471898
Ghi chú: (a), (b), (c), (d) là trình tự của quy trình; x: các tài liệu, bằng chứng phù hợp với quy trình đã tìm hiểu.
Bớc tiếp theo, kiểm toán viên A&C CO kiểm tra việc tính và trích khấu hao TSCĐ bao gồm:
- Đối chiếu tổng chi phí khấu hao và khấu hao luỹ kế với Sổ cái. - Đối chiếu chi phí khấu hao với các Bảng chi phí có liên quan.
- Đối chiếu tỷ lệ khấu hao của từng loại TSCĐ có phù hợp với quy định hiện hành hay không?. Việc áp dụng cách tính khấu hao có nhất quán hay không?. Nếu tỷ lệ khấu hao thay đổi thì phải thu thập các bằng chứng để chứng minh sự thay đổi đó có hợp lý và hợp pháp không?.
- Đối chiếu chi phí khấu hao giữa các năm và giải thích sự khác biệt hoặc thay đổi bất thờng. Với khoản thay đổi bất thờng, kiểm toán viên A&C CO tính toán lại chi phí khấu hao và đối chiếu với Biên bản chi phí đã ghi chép. Qua các bớc thực hiện trên, kiểm toán viên nhận thấy chi phí khấu hao của Công ty ABC có sự nhầm lẫn giữa cách tính khấu hao theo nguyên tắc tròn tháng với cách tính khấu hao theo nguyên tắc tròn quý. Kiểm toán viên thực hiện việctính toán lại và đa ra số liệu chênh lệch cần điều chỉnh(Bảng 2.17) nh sau:
Bảng 2.17. Bảng tính lại chi phí khấu hao
2.2.2.3 Một số kiểu mẫu bằng chứng kiểm toán khác thu thập trong quá
Khách hàng: Công ty XYZ Niên độ kế toán: 31/12/2003
Khoản mục: Tài sản cố định Ngời thực hiện: Phong
Kiểm tra hao mòn TSCĐ Ngày thực hiện : 22/3/2004
TSCĐ tăngTG Số năm khấu
hao Nguyên giá
Số KH đơn
vị Số tính lại Chênh lệch Ghi chú
Máy khâu bao 7/3 5 12.638.620 1.895.793 1.895.793 0
Xe xúc lật 16/5 6 53.188.000 4.432.333 5.171.056 738.723
Máy ép 17/11 8 882.445.275 0 9.192.138 9.192.138
6.328.126 16.258.987 9.930.861 adj
Ghi chú:
trình kiểm toán Công ty XYZ
Với các khoản mục khác nhau sẽ có các kiểu mẫu bằng chứng kiểm toán đặc trng cho khoản mục đó. Do vậy, các kiểm toán viên phải định hớng đợc mối quan tâm đúng mức tới các loại bằng chứng cũng nh các phơng pháp thu thập bằng chứng kiểm toán đối với từng khoản mục.
Dới đây bài viết muốn trình bày về kiểm toán khoản mục tiền nhằm giới thiệu thêm một số kiểu mẫu bằng chứng kiểm toán khác và các phơng pháp thu thập t- ơng ứng.
Phơng pháp xác nhận
Kiểm toán viên sử dụng phơng pháp xác nhận để thu thập bằng chứng kiểm toán về tiền gửi ngân hàng. Kiểm toán viên thực hiện giám sát quá trình gửi th xác nhận và trực tiếp nhận th phúc đáp từ các bên thứ ba này.
Thông thờng, các ngân hàng gửi th xác nhận số d tài khoản vào ngày 31/12. Giấy xác nhận số d cuối mỗi năm minh hoạ qua Bảng 2.18:
Bảng 2.18. Giấy xác nhận số d cuối năm
Bắc giang, ngày 25 tháng 01 năm 2004 Kính gửi: Công ty XYZ
41 Đờng T-Thị xã Bắc Giang
V/v: Xác nhận số d tài khoản của Công ty XYZ
Theo yêu cầu ngày 15 tháng 01 năm 2004 của Công ty XYZ về việc xác nhận số d tài khoản đến ngày 31/12/2003 của Công ty XYZ tại sở giao dịch Ngân hàng Công Thơng Bắc Giang, Ngân hàng chúng tôi xác nhận nh sau: A.Tài khoản vãng lai
Tên tài khoản Số tài khoản Loại tài khoản Loại tiền Số d ngày 31/12/2003
Bắc Giang XYZ 43211.137.00288 Tài khoản vãng lai USD 3.987,5
Bắc Giang XYZ 4311.100.00028 Tài khoản vãng lai VND 60.547.500
Bắc Giang XYZ 43111.100.00180 Tài khoản vãng lai VND 25.874.400
Việc xác nhận đợc đa ra theo yêu cầu của Công ty và mang tính tuyệt mật, Ngân hàng cũng nh nhân viên của Ngân hàng hoàn toàn không chịu bất cứ trách nhiệm nào do việc xác nhận gây ra.
Tơng tự, kiểm toán viên thu thập các Giấy xác nhận số d của các ngân hàng còn lại và pho to các Giấy xác nhận số d này để lu vào hồ sơ kiểm toán. Bớc tiếp theo, kiểm toán viên tính toán tiền gửi ngân hàng để kiểm tra, đối chiếu với Sổ tiền gửi ngân hàng và các sổ liên quan khác. Qua kiểm tra, kiểm toán viên khẳng định đợc giá trị hợp lý của chỉ tiêu tiền gửi ngân hàng trên Báo cáo tài chính.
Phơng pháp kiểm tra vật chất
Phơng pháp kiểm tra vật chất đợc sử dụng để thu thập bằng chứng về tiền mặt tại quỹ. Kết quả của phơng pháp thu thập này là Biên bản kiểm kê quỹ(Bảng 2.19) tại thời điểm 31/12/2003.
Bảng 2.19. Biên bản kiểm kê quỹ
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập-Tự do-Hạnh phúc
Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt
( Hồi 17h00 ngày 31 tháng 12 năm 2004)
Tham gia kiểm kê gồm có :
- Ông Nguyễn Văn Nam - Chức vụ: Phó giám đốc Công ty - Ông Phan Thanh Bình-Chức vụ: Kế toán trởng
- Bà Lơng Hồng Nhung- Chức vụ: Thủ quỹ
Danh mục kiểm kê :
Stt Diễn giải Đơn vị Số lợng Giá trị Ghi chú
I Số d theo sổ quỹ 17.492.906 II Số kiểm kê thực tế 1 Loại 100.000 VND 30 3.000.000 2 Loại 50.000 VND 250 12.500.000 3 Loại 20.000 VND 50 1.000.000 4 Loại 10.000 VND 85 850.000 5 Loại 5.000 VND 17 85.000 6 Loại 2.000 VND 26 52.000 7 Loại 1.000 VND 5 5.000 8 Loại 500 VND 2 1.000 9 Loại 200 VND 0 0
2.2.3. Thu thập bằng chứng trong giai đoạn kết thúc kiểm toán
Kiểm toán viên kiểm tra lại các tài liệu liên quan đến công nợ của Công ty ABC, phỏng vấn thêm kế toán trởng những điều cha rõ. Kiểm toán viên nhận thấy không có sự kiện nào xảy ra sau khi kết thúc niên độ có ảnh hởng trọng yếu đến Báo cáo tài chính, vấn đề này đợc Ban Giám đốc Công ty xác nhận trong Báo cáo Ban Giám đốc và kiểm toán viên coi đây là bằng chứng kiểm toán cam kết về những dữ kiện xảy ra sau ngày lập Báo cáo tài chính của Công ty ABC.
Trong giai đoạn kết thúc kiểm toán, kiểm toán viên A&C CO thống nhất với Công ty ABC để đa ra các bút toán điều chỉnh với số d của các khoản mục trên Báo cáo tài chính còn tồn tại sai sót. Các bút toán điều chỉnh(Bảng 2.20) đợc ghi chép lại trong hồ sơ làm việc nh sau:
Bảng 2.20. Bút toán điều chỉnh năm 2003
Khách hàng: Công ty ABC Niên độ kế toán: 31/12/2003
Ngời thực hiện: Bảng Ngày thực hiện : 27/3/2004
Nội dung Nợ Có Số tiền Lãi(+), Lỗ (-) TKKQ