229 Đồng Khởi, Phờng Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh.
2.2.2.1.Thu thập bằng chứng kiểm toán khoản mục hàng tồn kho đối với Công ty ABC
Công ty ABC
Khi thực hiện kiểm toán hàng tồn kho, các kiểm toán viên A&C CO tuân thủ theo chơng trình kiểm toán hàng tồn kho đã đợc xây dựng trớc. Chơng trình kiểm toán đợc chi tiết cụ thể thành các mục: Tài liệu yêu cầu khách hàng chuẩm bị; các mục tiêu kiểm toán; các thủ tục kiểm toán(các thủ tục bắt buộc và thủ tục bổ xung). Chơng trình kiểm kê hàng tồn kho cũng đợc xây dựng rất chi tiết từ khâu chuẩn bị kiểm kê đến khi kết thúc kiểm kê, Chơng trình còn lu ý đối với các kiểm toán viên các bằng chứng kiểm toán cần phô tô từ bản gốc nh: Phiếu nhập, xuất cuối cùng trong ngày; Biên bản kiểm kê, Biên bản xử lý (nếu có),.. Ngoài ra, Ch- ơng trình cũng yêu cầu các kiểm toán viên phải ghi nhận trên giấy tờ làm việc các ghi chú về hàng hoá giữ hộ, cho thuê kho bãi, hoạt động gia công,.. Các ghi chú này là các bằng chứng kiểm toán quan trọng và đợc lu vào hồ sơ kiểm toán.
Trong kiểm toán khoản mục hàng tồn kho, các bằng chứng kiểm toán thờng đ- ợc thu thập thông qua các phơng pháp nh:
Phơng pháp phỏng vấn
Mục đích của phơng pháp phỏng vấn nhằm thu thập đợc các thông tin khái quát về khoản mục hàng tồn kho. Đối tợng phỏng vấn là kế toán hàng tồn kho, thủ kho, kế toán trởng, các bộ phận liên quan khác nh bộ phận cung ứng vật t, bộ phận sản xuât .V.v..
Đối với việc kiểm soát hàng tồn kho, kiểm toán viên đa ra các câu hỏi nh: - Công ty có xây dựng quy trình quản lý nhập, xuất vật t hay không?: √
- Các quy trình này có đợc xây dựng bằng văn bản hay không? : 0
Qua xem xét, phỏng vấn đơn vị tại phòng kế toán, kiểm toán viên A&C CO đã mô tả đợc quy trình quản lý nhập, xuất vật t qua hai Sơ đồ 2.3 và 2.4:
Sơ đồ2.3. Quy trình quản lý nhập vật t
Ghi chú: Phiếu nhập kho chỉ đợc lập khi có đầy đủ hoá đơn, chứng từ và kế toán của Công ty ABC chỉ thực hiện hạch toán khi có các thủ tục này. Thông qua phỏng vấn Phòng kế hoạch vật t, kiểm toán viên biết thêm rằng:Tổ thu mua nguyên vật liệu là một bộ phận không tách rời của Phòng kế hoạch vật t, hoạt động dới sự chỉ đạo giám sát của Trởng phòng kế hoạch vật t và Ban Giám đốc(có Quy chế làm việc kèm theo).
Sơ đồ2.4. Quy trình quản lý xuất vật t
Thanh toán và hạch toán
Kế toán thanh toán kiểm tra, kế toán trưởng duyệt Mua hàng, nhập kho, lập phiếu nhập kho Trình Tổng giám đốc duyệt Nhu cầu vật tư Trình Tổng giám đốc duyệt Phân xưởng có
nhu cầu Kế toán kiểm tra và hạch toán
Trưởng phòng kế hoạch vật tư duyệt, lập phiếu
Sau khi thu thập các thông tin về quản lý nhập xuất vật t, kiểm toán viên tiếp tục với các câu hỏi phỏng vấn:
- Cuối kỳ đơn vị có tiến hành kiểm kê hàng tồn kho không? : √
- Có thờng xuyên đối chiếu giữa kế toán vật t và thủ kho không? : √
- Công ty có xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật cho sản phẩm sản xuất không? : √ Để khẳng định tính chính xác và trung thực của bằng chứng kiểm toán thu đợc qua phỏng vấn, kiểm toán viên tiếp tục tiến hành một số bớc kiểm tra khác. Kiểm toán viên kiểm tra ngẫu nhiên một số nghiệp vụ bất kỳ theo quy trình nhập kho hoặc xuất kho, bằng chứng kiểm toán thu loại này đợc đính kèm với bằng chứng thu đợc qua phỏng vấn.
Phơng pháp quan sát
Khi vận dụng phơng pháp quan sát để thu thập thông tin, kiểm toán viên ghi nhận vào giấy tờ làm việc(Bảng 2.8) nh sau:
Bảng 2.8. Bằng chứng về khoản mục hàng tồn kho thu đợc qua quan sát
Khách hàng: Công ty ABC Niên độ kế toán: 31/12/2003
Khoản mục: Hàng tồn kho Ngời thực hiện: Hiền
Thông tin thu thập qua quan sát Ngày thực hiện : 20/3/2004
- Thủ tục nhập, xuất vật t về cơ bản đã hình thành theo thói quen. Tổng giám đốc cha ban hành các văn bản chính thức về quy trình quản lý nhập, xuất vật t.
- Mua vật t đợc thực hiện trên các hợp đồng kiểm toán.
- Phần lớn vật t mua về không tiến hành nhập kho mà xuất thẳng cho các xí nghiệp sản xuất.
- Tại Xí nghiệp 2, các loại thành phẩm xếp chung với nhau mà không xếp theo từng mặt hàng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sự kết hợp hai phơng pháp phỏng vấn và quan sát đã cung cấp cho kiểm toán viên những bằng chứng kiểm toán về điểm mạnh và điểm yếu trong hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng. Dựa trên những bằng chứng này, kiểm toán viên đánh giá mức rủi ro kiểm soát đối với các cơ sở dữ liệu về hàng tồn kho và xác định các thử nghiệm cần thiết.
Phơng pháp phân tích
Trong phơng pháp phân tích, kiểm toán viên A&C CO cũng dựa trên các bằng chứng kiểm toán thu thập qua phơng pháp phân tích để đa ra các phán đoán về khoản mục hàng tồn kho của đơn vị. Các dữ liệu phục vụ cho phân tích đợc lấy trên Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh. Với khoản mục hàng tồn kho, kiểm toán viên có thể so sánh số liệu năm nay với năm trớc, hoặc năm nay với kế hoạch. Thủ tục phân tích đợc mô tả trên giấy tờ làm việc(Bảng 2.9) của kiểm toán nh sau:
Bảng 2.9. Thủ tục phân tích đối với khoản mục hàng tồn kho
a) Hàng tồn kho 2003/2002 = 6.664.195.01910.123.594.548 X100% = 65,83% b) Cơ cấu hàng tồn kho năm 2003
Chỉ tiêu 31/12/2003 % Nguyên vật liệu 3.769.385.145 57 Công cụ, dụng cụ 1.723.256.327 26 Chi phí sxkd dở dang 975.180.718 15 Thành phẩm 111.030.812 2 Hàng gửi bán 85.342.017 1 Tổng 6.664.195.019 100
c) Tỷ lệ hàng tồn kho trong tổng tài sản
- Hàng tồn kho/Tổng tài sản 2003 = 6.664.195.01963.440.089.146 X100% = 10,50%
- Hàng tồn kho/Tổng tài sản 2002 = 10.123.598.54835.749.752.325 X100% = 28,30% Nhận xét: Tỷ lệ hàng tồn kho đối với tổng tài sản có sự biến động lớn từ 28,30% giảm còn 10,50%. Đối chiếu với Bảng phân tích các biến động trên Bảng cân đối kế toán, kiểm toán viên nhận thấy khoản mục nguyên vật liệu tồn kho, chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, thành phẩm tồn kho có tỷ lệ biến
Phơng pháp kiểm tra vật chất (kiểm kê)
Trong kiểm kê, thành phần tham gia kiểm kê bao gồm 2 kiểm toán viên và 4 nhân viên khách hàng, cuộc kiểm kê đợc tiến thành theo chơng trình đã thống nhất giữa A&C CO và khách hàng. Bằng chứng kiểm toán quan trọng thu đợc là các Biên bản kiểm kê(Bảng 2.10)
Bảng 2.10. Biên bản kiểm kê hàng tồn kho
Biên bản kiểm kê tháng 12 năm 2003 tại Xí nghiệp in số 1
1. Giấy đế tồn đầu kỳ: 70.997,4 kg
2. Giấy đế nhập trong kỳ : 999.927,9 kg 3. Giấy đế đa vào sản xuất : 950.293,8 kg 4. Giấy đế tồn cuối kỳ : 130.631,5 kg 5. Giấy thành phẩm tồn đầu kỳ : 4292,1 kg 6. Giấy thành phẩm sản xuất trong kỳ : 923.530,5 kg 7. Giấy đế xuất khẩu trong kỳ : 907.200 kg 8. Giấy thành phẩm tồn kho cuối kỳ : 206226,9 kg 9. Tỷ lệ hao hụt : 2,8%
Tiếp theo, kiểm toán viên A&C CO tiến hành thu thập các Biên bản kiểm kê của các xí nghiệp còn lại. Đính kèm Biên bản kiểm kiểm kê bao gồm nhiều bằng chứng kiểm toán khác trong đó có nhận xét của kiểm toán viên qua cuộc kiểm kê nh sau:
- Việc kiểm kê chủ yếu dựa trên những ớc tính về trọng lợng mà không tiến hành chọn mẫu cân thử từ đó làm giảm tính chính xác của số liệu kiểm kê. - Thành phần kiểm kê không đầy đủ cán bộ kỹ thuật, điều này cũng làm giảm
tính chính xác của số liệu kiểm kê thực tế.
Kết thúc kiểm kê, kiểm toán viên thu thập đợc các bằng chứng vật chất cần thiết. Tuy nhiên, bằng chứng này chỉ cho biết sự tồn tại thực tế về số lợng của vật t, hàng hoá, còn quyền sở hữu thì cha xác định đợc.
Phơng pháp tính toán lại
Phơng pháp tính toán đợc sử dụng để thu thập bằng chứng về tính chính xác số học khi kiểm tra chi tiết tất cả các khoản mục. Cách thu thập đơn giản nhất mà kiểm toán viên A&C CO sử dụng là tính cộng dồn các số d, số phát sinh theo tháng, theo quý của từng tài khoản để xác định số d cuối kỳ của từng tài khoản đang kiểm tra.
Qua quá trình tính toán, kiểm toán viên nhận thấy:
- Số d đầu kỳ khớp với Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kiểm toán năm 2002 do Công ty AASC thực hiện.
- Số d cuối kỳ lệch 22.563.003 đồng so với Biên bản kiểm kê kho ngày 31/12/2003. Kiểm toán viên yêu cầu kế toán viên giải trình và đợc biết nhập, xuất vật t chỉ đợc kế toán hạch toán khi có hoá đơn giá trị gia tăng.
Do vậy, một số vật t đã mua về đa vào sản xuất nhng do cha có hoá đơn giá trị gia tăng thì cha đợc kế toán Công ty phản ánh nhập, xuất kho. Để phản ánh chí phí tiêu hao hàng quý thì kế toán trích trớc vào chi phí sản xuất. Kiểm toán viên A&C CO cũng vận dụng phơng pháp này để khẳng định tính chính xác của các phép tính trên các hoá đơn, phiếu nhập, phiếu xuất .V.v..
Phơng pháp kiểm tra, đối chiếu tài liệu
Trong phơng pháp kiểm tra, đối chiếu tài liệu, kiểm toán viên chọn ra một số nghiệp vụ nhập, xuất vật hàng hoá và vật t có giá trị lớn, có định khoản bất thờng hoặc các nghiệp vụ vào cuối kỳ để tiến hành kiểm tra, đối chiếu. Cách thức đối chiếu tài liệu đợc thực hiện theo các hớng nh: Đối chiếu số liệu đầu năm trên Sổ cái, Sổ chi tiết vật t với số liệu đã kiểm toán năm trớc; đối chiếu số liệu giữa Bảng cân đối phát sinh với Sổ cái, Báo cáo nhập-xuất-tồn; đối chiếu giữa Sổ chi tiết với Báo cáo nhập-xuất-tồn.
Quá trình kiểm tra chọn mẫu một số các nghiệp vụ về hàng tồn kho đợc kiểm toán viên A&C CO ghi chép vào giấy tờ làm việc(Bảng 2.11) nh sau:
Bảng 2.11. Kiểm tra chọn mẫu nghiệp vụ về hàng tồn kho
Khách hàng: Công ty ABC Niên độ kế toán: 31/12/2003 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Khoản mục: Hàng tồn kho Ngời thực hiện: Bảng
Kiểm tra chọn mẫu nghiệp vụ Ngày thực hiện : 20/3/2004
Chứng từ
SH NT Nội dung TK đối ứng Số tiền Ghi chú
873 21/2 Nhập quạt
hút 1111 35.000.000 Phiếu nhập vật t, hoá đơn GTGT
1167 23/3 Thu mua Tre
dóc 1111 30.580.020 Phiếu nhập vật t, Biên nhận bán hàng
1453 5/4 Chi mua bạc
và gia công 331 21.000.000 Phiếu nhập vật t, hóa đơn tài chính, phần gia công không
có chứng từ
.V.v.. - - - - -
6185 31/12 Mua dầu 1111 6.060.000 Phiếu nhập, hoá đơn tài
chính
Nhận xét: Đối với các nghiệp vụ nhập kho cha thanh toán, kế toán cha lu cùng các chứng từ gốc để chứng minh cho các phiếu nhập. Tuy nhiên các chứng từ gốc này lại đợc lu cùng với phiếu chi tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng khi thanh toán. Lu trữ nh vậy sẽ khó khăn trong việc kiểm tra, tìm kiếm chứng
Một cách tơng tự, các kiểm toán viên A&C CO cũng chọn mẫu một số mặt hàng để kiểm tra chi tiết hơn việc tính toán giá thành. Nếu việc tính giá đợc nhất quán theo một phơng pháp thì giá trị hàng tồn kho cũng nh giá vốn hàng xuất kho không bị sai lệch.
Qua kiểm tra, kiểm toán viên đa ra nhận xét:
- Công ty ABC tính giá hàng tồn kho theo phơng pháp giá bình quân gia quyền tháng.
- Phơng pháp tính giá đợc thực hiện nhất quán giữa các tháng, phù hợp với thuyết minh Báo cáo tài chính của đơn vị.
Việc kiểm tra tính giá hàng tồn kho của Công ty ABC đem lại các bằng chứng kiểm toán khẳng định về tính hợp lý của giá trị hàng tồn kho trên Bảng cân đối kế toán.