1. Thực trạng quản lý chất lượng
1.2.1. Đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu đầu vào:
Đặc điểm vật tư của Xí Nghiệp là rất dễ bảo quản, chủng loại vật tư đa dạng, khối lượng lớn bao gồm các loại sắt thép, nhôm, kẽm, nhựa vòng bi, vòng đao… Chính vì vậy việc đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu đầu vào là rất quan trọng tại Xí Nghiệp
Tại Xí Nghiệp cơ khí 79 , vật tư dùng để sản xuất các mặt hàng Quốc phòng được Bộ cung cấp với số lượng lớn phù hợp với kế hoạch chỉ tiêu được giao nên Xí Nghiệp không hề gặp khó khăn nào trong việc tổ chức tìm mua các loại vật tư này.
Vật tư dùng để sản xuất các mặt hàng kinh tế, Xí Nghiệp phải tìm mua trên thị trường. Chính vì vậy, việc xác định nhà cung ứng có ý nghĩa tích cực trong việc sản xuất xem xét vấn đề giá cả chất lượng của từng loại, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, cách vận chuyển…Xí Nghiệp xác định cho mỗi loại vật tư từ hai đến ba nhà cung ứng, tham khảo giá và các yêu cầu khác nhau để lựa chọn sao cho chi phí thấp nhưng phải đáp ứng đủ uy tín, năng lực, thời hạn cung ứng , chất lượng nguyên vật liệu, việc thực hiện được hợp đồng… từ đó sẽ chủ động tìm nguồn cung ứng thích hợp. Các loại vật liệu chính dùng để sản xuất các loại sản phẩm như thép các loại ( thép cacbon, théo hợp kim , thép dụng cụ …) nhôm, đồng, gang …. Xí Nghiệp phải mua ở các công ty vật tư nhập khẩu tổng hợp. Các loại vật liệu này công nghiệp
hợp với năng lực tài chính của Xí Nghiệp. Còn đối với các loại vật tư phụ như que hàn, than, vòng bi, dây đai, các dụng cụ đo, dụng cụ cắt… bán nhiều trên thị trường, đặc biệt là thị trường Hà Nội, Xí Nghiệp có thể dễ dàng mua mỗi khi có nhu cầu mà không gặp khó khăn nào cả.
Công tác tổ chức tiếp nhận vật tư ở Xí Nghiệp là bước chuyển giao trách nhiệm giữa bộ phận mua, vận chuyển và bộ phận quản lý vật tư. Tất cả các loại vật tư nhập về đều tiến hành nhập kho, việc thu mua cung cấp vật tư cho sản xuất đều được Phòng Kế hoạch vật tư đảm nhận.
Vật tư mua về phải được kiểm nghiệm về chất lượng, số lượng, chủng loại, quy cách xem có hợp tiêu chuẩn không. Ban kiểm nghiệm gồm có một đại diện Phòng Kế hoạch – vật tư thường là phó phòng , người chuyên điều hành các vấn đề liên quan đến vật tư, một đại diện phòng KCS ( Phòng Quản lý chất lượng của Xí Nghiệp), và một thủ kho ( kho vật tư tổng hợp). Theo tiến trình công việc, đại diện phòng KCS tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng của từng loại trước sự chứng kiến của ban kiểm nghiệm, lập hai biên bản kiểm nghiệm một giao cho phòng Kế hoạch- vật tư, một giao cho Phòng
Kiểm tra chất lượng, số lượng nguyên vật liệu Không bình thường Lập biên bản kèm các giấy tờ đến bên bán vật tư giải quyết. Trình Giám đốc Bình thường
Lập phiếu kiểm định
Nhập kho nguyên vật liệu
tư để giải quyết, sau đó đại diện Phòng Kế hoạch- vật tư trình bày lên ban giám đốc và chờ ý kiến chỉ đạo của cấp trên, Trường hợp vật tư đúng tiêu chuẩn, quy cách thì nhập kho đúng theo thủ tục ( Mẫu biên bản kiểm nghiệm và mẫu nhập kho).
Trên cơ sở hoá đơn và giấy báo nhận hàng và các biên bản kiểm nghiệm Phòng Kế hoạch vật tư lập “ Phiếu nhập kho” thành 3 liên có thể lập chung cho nhiều vật tư cùng loại, cùng kho hoặc có thể riêng cho từng loại. Trong đó một liên giao cho người nhập, một liên giao cho Phòng kế hoạch- vật tư, một liên giao cho người nhập, một liên giao cho phòng Kế toán để làm thủ tục thanh toán. Vật tư sau khi làm đầy đủ mọi thủ tục tiếp nhận được chuyển vào kho của Xí Nghiệp, được quản lý bảo quản không để xảy ra tình trạng hư hỏng thất thoát.
Đơn vị:….. Bộ phận:…..
Mẫu số 05- VT
Ban hành theo quyết định số 186C/CĐKT ngày 14-3-1995
Của Bộ Tài Chính
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
( Vật tư, sản phẩm, hàng hoá) - Căn cứ …số … ngày… tháng …năm…của …..
- Ban kiểm nghiệm gồm:
Ông (Bà):……… Trưởng ban Ông (Bà):……… Uỷ viên Ông (Bà):……… Uỷ viên - Đã kiểm nghiệm các loại:
ST T Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất VT( SP, Hàng hoá ) Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ
Kết quả kiểm nghiệm Số lượng đúng quy cách phẩm chất Số lượng không đúng quy cách phẩm chất Ghi chú A B C D E 1 2 3 F
Mẫu 2: PHIẾU NHẬP KHO Đơn vị:….. Địa chỉ:…. TC/QĐ/CĐKT PHIẾU NHẬP KHO Ngày… tháng ….năm…. Nợ…… Số…. Có……..Số… Họ tên người giao hàng……… -Theo………..số……..ngày………..tháng……….năm………..của……… - Nhập tại kho:……… STT Tên, nhãn hiệu,quy cách phẩm chất VT (SP, HH) Mã số ĐVT Số lượng Theo chứng từ Thực xuất Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4 Cộng Cộng thành tiền ( bằng chữ):………. Nhập, ngày ………tháng………….năm………. Mẫu số: 01-VT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của Bộ Tài Chính
doanh mà còn sản xuất hàng cho Bộ Quốc Phòng nên Ban lãnh đạo Xí Nghiệp cơ khí 79 rất chú trọng đến khâu kiểm tra, kiểm soát chất lượng vật tư và thành phẩm sản xuất. Biện pháp chủ yếu của Xí Nghiệp là thực hiện nghiêm ngặt việc kiểm tra chất lượng vật tư khi mua và thành phẩm cuối cùng. Phòng KCS của Xí Nghiệp chịu trách nhiệm xây dựng và ban hành tiêu chuẩn sản phẩm, các tài liệu để kiểm tra và thử nghiệm vật tư, bán thành phẩm, thành phẩm bao gồm các quy trình, hướng dẫn phân tích và kiểm tra tiêu chuẩn cho vật tư, bán thành phẩm, thành phẩm.
- Đối với vật tư do Bộ Quốc Phòng cấp thì Xí Nghiệp không tiến hành kiểm định chất lượng. Đối với nguyên vật liệu mua từ bên ngoài phục vụ cho sản xuất kinh doanh, Xí Nghiệp xác định cho mỗi loại vật tư từ hai đến ba nhà cung ứng, tham khảo giá và các yêu cầu khác nhau để lựa chọn sao cho chi phí thấp nhưng phải đáp ứng đủ uy tín, năng lực, thời hạn cung ứng , chất lượng nguyên vật liệu, việc thực hiện được hợp đồng… từ đó sẽ chủ động tìm nguồn cung ứng thích hợp đạt tiêu chuẩn chất lượng. Phòng Kế hoạch – vật tư thương lượng giá cả và giao kết hợp đồng.
xưởng, tổ trưởng sẽ tiến hành giám sát chất lượng từng bán thành phẩm. Nếu có thành phẩm nào hỏng không đạt yêu cầu thì sẽ đề nghị công nhân làm lại, nếu sản phẩm có xu hướng hỏng đồng loạt thì sẽ cho dừng sản xuất, báo cáo với phòng KCS, phòng Kỹ thuật để tìm ra nguyên nhân sai hỏng hàng loạt và quyết định tái chế hoặc vẫn cho tiếp tục nếu việc khắc phục lỗi dễ dàng.
- Đối với việc kiểm tra thành phẩm: Sau khi sản xuất xong phòng Kỹ thuật và phòng KCS tiến hành lấy mẫu kiểm tra kiểm định chất lượng. Nếu như không đảm bảo chất lượng theo quy định thì yêu cầu phân xưởng làm lại, nếu như phân xưởng đó không đáp ứng được yêu cầu thì sẽ chuyển giao cho phân xưởng khác làm, bố trí làm thêm giờ để đảm bảo thời gian giao hàng đúng, đủ cho khách hàng. Nếu như sản phẩm đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho và bảo quản tuỳ theo đặc điểm của sản phẩm.
- Để thuận tiện cho công tác quản lý và bảo quản vật tư, Xí Nghiệp đã xây dựng hệ thống kho tàng cách hợp lý để thuận tiện cho việc cấp phát và tiếp nhận vật tư, thành phẩm. Các phân xưởng tiến hành làm thủ tục nhập kho thành phẩm chuẩn bị cho công tâc tiêu thụ sản phẩm của Xí Nghiệp. Phần sản phẩm hỏng các phân xưởng thu hồi nhập kho phế liệu chờ kế hoạch tái chế lại.
Hình 1.3. Hệ thống kho tàng của Xí Nghiệp
Kho Vật liệu
chính Kho tổng hợp của Xí Nghiệp Kho Cơ điện
Kho Thành phẩm Kho Vật liệu phụ Kho bán thành phẩm mua ngoài
Kho dụng cụ Kho phế liệu, Phé phẩm