I. Đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức công tác kế toán ở Công ty Công ty
1. Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty
1.1. Vài nét về lịch sử phát triển
Công ty TNHH máy tính á Châu đợc thành lập theo Quyết định số 4060 GP/TLDN, ngày 8/2/1999 của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội.
- Tiên thân của Công ty là cửa hàng sửa chữa máy tính Hải Hùng tại địa điểm của trờng Đại học Bách khoa. Trớc yêu cầu phát triển của Công ty cũng nh đòi hỏi của thị trờng, cửa hàng đã xin giấy phép lập là Công ty TNHH máy tính á
Châu.
1.2. Chức năng nhiệm vụ của Công ty
- Bán buôn t liệu sản xuất, t liệu tiêu dùng - Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng
- Dịch vụ khoa học kỹ thuật trong lĩnh vực điện tử tin học. Vốn kinh doanh: 15550.000.000đ
Vốn điều lệ: 700.000.000đ Vốn huy động: 850.000.000đ
1.3. Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý
- Công ty TNHH Máy tính á Châu hạch toán độc lập đứng đầu Công ty là Giám đốc - Giám đốc Công ty là ngời điều hành mọi hoạt động của Công ty, giúp việc có phó Giám đốc, kế toán trởng và các trởng phòng đơn vị.
- Phó giám đốc: trực tiếp phụ trách chỉ đạo phòng nghiệp vụ kinh doanh, thay mặt giám đốc điều hành công việc chung khi Giám đốc đi vắng.
- Phòng tổ chức hành chính: - Một trởng phòng
Phòng này có nhiệm vụ tổ chức, sắp xếp, quản lý CBCNV, mua sắm, sửa chữa các phơng tiện phục vụ làm việc, lu trữ hồ sơ, tài liệu; quản lý con dấu, và trụ sở làm việc của Công ty đảm bảo an toàn hàng hoá và tài sản.
+ Phòng Tài vụ: - Một kế toán trởng
- Bộ phận kế toán TSCĐ, thanh toán công nợ, tiền lơng và BHXH - Bộ phận kế toán tiền mặt, vật t hàng hoá
- Bộ phận kế toán vay tín dụng, ngân hàng - Thủ quỹ
Phòng Tài vụ có nhiệm vụ mở hệ thống sổ sách quản lý theo dõi hoạt động tài chính của Công ty theo quy định của Bộ tài chính; xây dựng kế hoạch thu chi tài chính, kế toán vay vốn đảm bảo kịp thời phụ vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty; thực hiện chế độ quyết toán theo từng thời điểm 6 tháng, 1 năm để báo cáo cấp trên xét duyệt kịp thời, chính xác và thực hiện chế độ thanh toán nội bộ với các phòng.
+ Phòng nghiệp vụ kinh doanh và kỹ thuật: - Một trởng phòng
- Các nhân viên
Phòng này có nhiệm vụ tổ chức dịch vụ khai thác, tiếp nhận kinh doanh hàng hoá vật t, tìm nguồn tiêu thụ hàng hoá.
Sơ đồ mô hình tổ chức Công ty
Giám đốc Phó Giám đốc Phòng Tổ chức hành chính Phòng Tài vụ Phòng nghiệp vụ kinh doanh và kỹ thuật
Kế toán trởng Kế toán tiêu thụ, công nợ Tiền lơng BHXH Kế toán Vật t hàng hoá, Tiền mặt TSCĐ Kế toán Ngân hàng, vay Tín dụng Thủ quỹ * Khảo sát tình hình tài chính
Chỉ tiêu Số tiềnNăm 2001 TT (%) Số tiềnNăm 2002 TT (%) Chênh lệch 2002/2001Số tiền TL (%) 1. Nợ phải trả 14,110,117,606 78% 18,942,023,599 81% 4831905993 34,2% 2. NV chủ SH 3,987,854,386 22% 4492854387 19% 505000000 12,7% 3. Tổng NV 18,097,971,992 100% 23434777986 100% 5336905993 29,5%
Tổng số vốn kinh doanh của Công ty là: 1551 triệu đồng, trong đó: Vốn cố định: 415,5 triệu đồng
Vốn lu động: 113,5 triệu đồng Vốn khác: 22 triệu đồng
Bảng 1: Tình hình nguồn vốn của Công ty Bảng 2: Các chỉ tiêu tài chính
Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Chênh lệch 1. DT thuần 65.267.281.778 77.792.448.857 12.525.167.069 2. Lợi nhuận trơc thuế 529.008.302 650.493.869 12.185.556 3. Thuế thu nhập phải nộp 169.282.657 208.158.038 38.875.381 4. Lợi nhuận sau thuế 359.725.645 442.335.931 82.310.186 5. Thu nhập bình quân 780.000 1.200.000 420.000
Nhìn chung, hoạt động kinh doanh của Công ty trong 2 năm gần đây đã cho một kết quả khả quan do Công ty có chính sách về giá, hỗ trợ sau bán hàng, nhận đợc hợp đồng cung cấp lớn.
2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty
2.1. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán
Công ty TNHH máy tính á Châu tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung
Sơ đồ bộ máy kế toán
- Kế toán trởng là ngời trực tiếp báo cáo lên Giám đốc và chịu trách nhiệm chủ yếu về các chứng từ liên quan đến tài chính của Công ty, mặt khác kế toán tr- ởng quản lý và theo dõi việc thực hiện nhiệm vụ của các kế toán viên và thủ quỹ.
- Kế toán tiêu thụ, công nợ, tiền lơng BHXH: có nhiệm vụ theo dõi tình hình xuất bán hàng hoá, công nợ với khách hàng, thanh toán tiền lơng cho cán bộ công nhân viên và các khoản BHXH.
- Kế toán TSCĐ, vật t hàng hoá, tiền mặt: có trách nhiệm quản lý sự biến động của các mặt hàng, kinh doanh cũng nh TSCĐ của Công ty và các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt.
- Kế toán Ngân hàng, vay tín dụng: phụ trách các nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến ngân hàng, các hoạt động tín dụng (vay - cho vay).
- Thủ quỹ: có nhiệm vụ quản lý và thực hiện các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt và ngân phiếu.
Các kế toán viên đều chịu trách nhiệm ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào tài khoản liên quan. Mỗi ngời chịu trách nhiệm ghi chép theo dõi tổng hợp trên một số khoản nhất định.
2.2. Hình thức kế toán của Công ty
Căn cứ vào đặc điểm, quy mô kinh doanh, căn cứ vào tổ chức bộ máy kế toán, Công ty TNHH Máy tính á Châu áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ để phù hợp với yêu cầu quản lý của mình.
- Niên độ kế toán: 01/01/N đến 31/12/N, sử dụng thống nhất đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam (VNĐ).
- Kỳ hạch toán của Công ty là quý, hàng quý kế toán tiến hành khoá sổ, lập các BCTC cần thiết.
- Công ty sử dụng phơng pháp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ. - Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.