L ời cam đoan
3.2.2Hồn thiện hệ thống tài liệu
5. Kết cấu của đề tài
3.2.2Hồn thiện hệ thống tài liệu
Hệ thống tài liệu là tấm gương của hệ thống quản lý chất lượng, nhằm thơng báo các ý định và tạo ra sự nhất quán trong hành động. Số lượng tài liệu phụ thuộc vào quy mơ, loại hình tổ
chức, sự phức tạp và tương tác các quá trình, sự phức tạp của quá trình tạo sản phẩm, năng lực
của nhân viên,…Hệ thống tài liệu là cơ sở cho đảm bảo và cải tiến chất lượng. Do vậy, nội
dung tài liệu phải phù hợp với hoạt động thực tế và tuân thủ nguyên tắc “Viết ra những gì đang
làm”
- Để giải quyết triệt để những tồn tại trong hệ thống tài liệu, Phịng Đảm bảo chất lượng của
Hịa Bình phải đảm bảo nguyên tắc sau trong quá trình xây dựng hệ thống tài liệu: o Các thành viên trong tổ chức phải tham gia cơng tác soạn thảo và gĩp ý tài liệu.
o Trưởng các bộ phận, Ban chỉ huy cơng trường phải xem xét, hoàn thiện các tài liệu liên
quan đến hoạt động của đơn vị
o Tất cả các tài liệu sau khi ban hành phải được triển khai áp dụng vào hoạt động thực tế để đánh giá tính phù hợp và hiệu quả.
o Các thành viên tham gia vào quá trình soạn thảo, xem xét tài liệu phải nắm rõ các yêu cầu của tiêu chuẩn và hoạt động của Cơng ty.
- Đề xuất một số nội dung để hoàn thiện hệ thống tài liệu sau:
o Về hình thức: điều chỉnh cách cho ký hiệu tài liệu dựa trên gĩp ý của các thành viên. Ký hiệu tài liệu được quy định lại như sau: XX-YY-ZZ trong đĩ:
XX: viết tắt của nhĩm tài liệu, gồm
Nhĩm tài liệu Ký hiệu Nhĩm tài liệu Ký hiệu
Quy trình QT Hướng dẫn HD
Quy định QĐ Biểu mẫu BM
Bản vẽ BV Sổ tay ST
YY: viết tắt của bộ phận soạn thảo tài liệu
Bộ phận Ký hiệu Nhĩm tài liệu Ký hiệu
Hành chánh – tổ chức HC Hợp đồng – vật tư VT
Kế tốn – tài chính TV Ban an tồn AT
Kỹ thuật – dự thầu KT Ban quản lý thiết bị TB
Cơng trường TC Đảm bảo chất lượng CL
Ban Giám Đốc GĐ
Cách ký hiệu tài liệu như trên sẽ giúp cho các phịng ban và phịng đảm bảo chất lượng
dễ dàng kiểm sốt hệ thống tài liệu. Đồng thời cùng với danh mục tài liệu, các thành viên trong tổ chức sẽ dễ dàng tra cứu tài liệu của từng phịng ban.
ZZ: là số thứ tự tài liệu cĩ trong nhĩm của từng bộ phận. o Về nội dung:
Rà sốt và điều chỉnh một số quy trình để tránh trùng lắp về nội dung hoặc khơng cần
thiết: Quy định an toàn vệ sinhlao động và Quy trình sức khỏe và an tồn; Quy trình
liên thơng đấu thầu – hợp đồng - thi cơng và quy trình triển khai thi cơng; Quy trình kiểm sốt tiến độ thi cơng và quy trình kiểm sốt phát sinh hợp đồng; các quy trình kế (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
tốn tài chính.
Cùng với sự hồn thiện về cơ cấu tổ chức và nhằm nâng cao vai trị quản lý thiết bị
thi cơng và kiểm sốt an toàn thi cơng của Ban quản lý thiết bị, Ban an toàn, các quy trình thuộc trách nhiệm của hai Ban này nên được tách ra khỏi nhĩm quy trình thi cơng. Ngồi ra, nên tách cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận,
mơ tả cơng việc ra khỏi sổ tay chất lượng và lập thành một quy định riêng để dễ
Nên gộp chung các hướng dẫn kiểm tra cơng việc (thực chất là các biểu mẫu kiểm
tra và ghi nhận kết quả thực hiện cơng việc) và hướng dẫn thực hiện cơng việc để tăng tính logic cho tài liệu.
Cần bổ sung nội dung về trách nhiệm thu thập, phân tích và kiểm sốt thơng tin, các chỉ
tiêu kiểm sốt hiệu quả cơng việc vào hệ thống tài liệu. o Về cơng tác cập nhật và quản lý:
Duy trì việc cập nhật hệ thống tài liệu trên website nội bộ của Cơng ty và đĩa CD để
phân phối cho tất cả các cơng trường vào đầu mỗi quý. Đồng thời thơng báo những thay đổi trong hệ thống tài liệu trong các buổi họp giao ban đầu quý.
Xây dựng đội ngũ nhân viên phụ trách chất lượng trong từng phịng ban, cơng
trường để cập nhật, quản lý tài liệu và kiểm sốt tình hình áp dụng.
Phịng Đảm bảo chất lượng cần lập kế hoạch để hỗ trợ và giám sát tình hình áp dụng tài liệu ở từng đơn vị đặc biệt là khối cơng trường.