Đối với Khách hàng B, KTV đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ là trung bình nên KTV sẽ thực hiện tuần tự thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản trong thực hành kiểm toán báo cáo tài chính.
Để thực hiện các thử nghiệm kiểm soát, KTV sử dụng các kỹ thuật: phỏng vấn, kiểm tra tài liệu.
• Phỏng vấn: trong quá trình kiểm toán, các nhân viên kế toán, Kế toán tr- ởng có trách nhiệm giải trình cụ thể các sai sót trong việc thực hiện các thủ tục kiểm soát cũng nh sai sót về mặt số liệu. KTV thờng tập trung vào các thử nghiệm kiểm soát trên khoản mục trọng yếu, theo nhận định có thể hàm chứa rủi ro.
• Kiểm tra tài liệu:
KTV trong quá trình kiểm toán sẽ kiểm tra các Quy chế pháp lý, các chính sách, quy định đợc đặt ra với từng khoản mục
Kiểm tra quy định mở sổ theo dõi chi tiết nh: tiền mặt, khoản phải thu, chi phí.
Ví dụ các thử nghiệm kiểm soát đợc áp dụng tại Công ty B:
* Đối với các khoản phải thu khách hàng thử nghiệm kiểm soát là:
- Phỏng vấn những ngời chịu trách nhiệm theo dõi các khoản phải thu có đợc đảm nhận các trách nhiệm về công tác giao hàng và thu chi tiền không.
- Phỏng vấn và kiểm tra sự đầy đủ về các thủ tục đối với việc chấp nhận một phơng thức thanh toán, điều kiện ràng buộc trong thanh toán.
- Phỏng vấn và kiểm tra xem các hồ sơ khách hàng có đợc bổ sung trên cơ sở các thông tin hàng ngày hay không
- Kiểm tra các thông báo hàng tháng có đợc gửi trực tiếp đến khách hàng hay không.
- Kiểm tra và phỏng vấn các khoản tín dụng có đợc chấp nhận và kiểm soát không.
- Phỏng vấn xem các chính sách tín dụng có đợc đánh giá lại định kỳ đối với khoản phải thu bị mất (nợ khó đòi) và các khoản bán chịu không.
* Đối với các khoản phải trả ngời bán.
- Kiểm tra các hồ sơ liên quan tới việc khảo sát khoản phải trả có đợc cất trữ đầy đủ không.
- Kiểm tra các giao ớc trong quan hệ với việc chi trả, trong quan hệ với các yếu tố kiểm soát có liên quan, đặc biệt là những khoản phải trả có tính tới lãi phải trả quá hạn.
- Kiểm tra và phỏng vấn các chính sách, thủ tục giải quyết các khoản chi trả ngời bán có đầy đủ hay không, chúng đợc quản lý nh thế nào.
* Đối với tiền mặt:
- Phỏng vấn các khoản tiền thu về có đợc gửi ngay vào ngân hàng hay không
- Phỏng vấn xem doanh nghiệp có duy trì một số tiền nhất định trong két không.
- Kiểm tra quy định về mức chi tiêu tiền mặt hàng.
- Kiểm tra trên các chứng từ tài liệu về chi tiền xem có đủ chứng từ chữ ký không.
Chơng III
bài học kinh nghiệm và một số kiến nghị nhằm hoàn thiện đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ do công ty kiểm toán và t vấn tài chính kế toán sài gòn thực hiện
3.1. Bài học kinh nghiệm về đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ do Công ty Kiểm toán và T vấn Tài chính Kế toán Sài Gòn thực hiện
Trong thực tiễn kiểm toán tại AFC Sài Gòn, trớc khi tiến hành một cuộc kiểm toán, KTV phải tiếp cận với khách hàng. Thông thờng khách hàng là ngời có nhu cầu kiểm toán nên họ sẽ liên hệ trực tiếp với công ty kiểm toán. Tuy nhiên trong nền kinh tế thị trờng tự do cạnh tranh và hội nhập khu vực, các công ty kiểm toán phải chịu sức ép từ nhiều phía nh tăng chất lợng và giảm giá phí dịch vụ cung cấp để có thể cạnh tranh đợc với các công ty kiểm toán trong nớc và nớc ngoài. Do đó các công ty kiểm toán nói chung và AFC Sài Gòn nói riêng không thể ngồi chờ khách hàng đến mà chủ động tìm kiếm khách hàng nhằm mở rộng hoạt động của mình trên khắp cả nớc. Đầu tiên AFC Sài Gòn gửi th chào hàng đến khách hàng nh một th hẹn kiểm toán, Công ty kiểm toán sẽ tiến hành khảo sát tại khách hàng sau đó hai bên gặp gỡ, trao đổi để đi đến thống nhất là ký hợp đồng kiểm toán. Công việc phê duyệt th hẹn kiểm toán và đa ra ký kết hợp đồng kiểm toán do Giám đốc AFC Sài Gòn trực tiếp đảm nhận.
Các phòng nghiệp vụ nhận lệnh từ Giám đốc, mỗi phòng cử các KTV có nhiều kinh nghiệm tiến hành khảo sát tại khách hàng. Tiếp đó các KTV tiến hành tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát của khách hàng. Các KTV của AFC Sài Gòn thờng có sự phân biệt hai loại khách hàng chủ yếu, đó là khách hàng mới và khách hàng thờng xuyên. Đối với khách hàng mới, tùy thuộc vào quy mô của doanh nghiệp mà mức độ tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ cũng khác nhau. Những khách hàng có quy mô nhỏ, cuộc kiểm toán chỉ cần có sự quan sát ban đầu của Ban Giám đốc và KTV chính, các bớc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ đợc rút ngắn đi khá nhiều, tiết kiệm đợc thời gian và chi phí
việc đánh giá HTKSNB đợc tiến hành tơng đối kỹ lỡng với độ tin cậy vào HTKSNB đợc đánh giá thấp hơn khách hàng mới có quy mô nhỏ và khách hàng thờng xuyên. Với khách hàng thờng xuyên, KTV đã có đợc sự hiểu biết nhất định về hệ thống kiểm soát nội bộ nhờ những thông tin đợc lu trong hồ sơ kiểm toán năm trớc. Do vậy KTV chỉ tìm hiểu những thay đổi lớn về chính sách, về nhân sự, những vấn đề còn tồn tại của năm trớc và xem xét đánh giá lại những mặt mạnh, mặt yếu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Với những mặt mạnh KTV dựa vào KSNB của đơn vị để giảm bớt thử nghiệm cơ bản trên số d và nghiệp vụ nhằm giảm nhẹ khối lợng công việc phải thực hiện, tiết kiệm chi phí kiểm toán. Với những mặt yếu, KTV bố trí giảm thiểu các thử nghiệm kiểm soát, tăng cờng các thử nghiệm cơ bản và đa ra lời t vấn cho khách hàng để khắc phục những mặt yếu này nhằm hoàn thiện hơn hệ thống kiểm soát nội bộ tại khách hàng. Việc t vấn cho khách hàng có thể thực hiện bằng lời nói nếu những điểm yếu đó không ảnh hởng trọng yếu đến báo cáo tài chính hoặc có thể bằng văn bản dới hình thức th quản lý. Để chứng tỏ Công ty kiểm toán đã t vấn cho khách hàng các KTV phát hành th quản lý. Mặt khác, th quản lý còn là tài liệu quan trọng cho các KTV trong cuộc kiểm toán năm sau, giúp cho KTV có thể nhìn tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ khách hàng. Ví dụ: trích th quản lý của AFC Sài Gòn gửi cho Công ty A
Biểu số 14: Th quản lý (1)
Th quản lý (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kính gửi: Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc công ty Cổ phần A Trong quá trình kiểm toán, Hệ thống kế toán và Hệ thống kiểm soát nội bộ của Quý Công ty cũng đã đợc chúng tôi nghiên cứu và đánh giá ở mức độ cần thiết. Với mục đích chủ yếu nhằm giúp Ban Giám đốc Công ty nâng cao hơn nữa môi trờng kiểm soát, hoàn thiện công tác quản lý và kiện toàn Hệ thống kế toán và Hệ thống kiểm soát nội bộ, chúng tôi xin gửi kèm theo th này một số nhận xét và kiến nghị mà chúng tôi có đợc từ cuộc kiểm toán, gồm các nội dung chính sau:
- Lu trữ chứng từ kế toán.
(1): Hồ sơ kiểm toán năm của Khách hàng A
Trên thực tế khi KTV có sự hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ khách hàng sẽ mô tả trên giấy tờ làm việc theo ba cách: mô tả bằng bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ, bảng tờng thuật và lu đồ. Các KTV sử dụng chủ yếu là bảng câu hỏi và bảng tờng thuật. Lu đồ sẽ đợc sử dụng kết hợp với bảng câu hỏi và bảng tờng thuật đối với những khách hàng kiểm toán năm đầu tiên, khách hàng có quy mô lớn, thủ tục kiểm soát phức tạp.
Chúng tôi xin lu ý những nhận xét, kiến nghị mà chúng tôi có đợc thông qua việc thực hiện các bớc kiểm toán cơ bản thông thờng nhằm đa ra ý kiến về BCTC, không phải là tất cả những đề xuất nhằm hoàn thiện Hệ thống kế toán và Hệ thống kế toán và Hệ thống KSNB của Công ty Cổ phần A mà một cuộc kiểm toán đặc biệt có thể nêu ra.
1. Lu giữ chứng từ kế toán
Phát hiện: Qua kiểm tra chọn mẫu chứng từ thu, chi và tạm ứng của năm tài chính
2002, chúng tôi thấy Công ty cha lu đủ phiếu thu, phiếu chi và bảng tổng hợp quyết toán của các tour du lịch.
Việc lu giữ chứng từ hoàn ứng còn cha nhất quán: chứng từ hoàn ứng của các tour du lịch lu theo quyết toán tour, chứng từ hoàn ứng khác lu cùng phiếu chi.
ả nh hởng: việc lu trữ chứng từ không đầy đủ và nhất quán nh trên sẽ gây trở ngại cho việc kiểm tra, soát xét và đối chiếu trong công tác quản lý tài chính của Công ty.
Kiến nghị của KTV: Phòng Tài chính kế toán của Công ty cần lu trữ chứng từ đầy
đủ và khoa học. Chứng từ nên đợc lữu trữ theo từng phần hành công việc, đánh số thứ tự liên tục để tiện cho việc kiểm soát và tránh mất mát chứng từ.
ý kiến của Công ty: Đồng ý với ý kiến của KTV
2. Quản lý tiền mặt
Phát hiện: Qua kiểm tra kiểm chọn mẫu chứng từ chi tiết, chúng tôi thấy khoản chi
mua 03 máy vi tính tháng 08/2004 với số tiền 18.952.000 đồng (PC 07/04) có chi trên sổ quỹ nhng không đợc phản ánh trong sổ chi tiết tiền mặt.
ả nh h ởng: việc không đối chiếu thờng xuyên giữa sổ quỹ và sổ chi tiết tiền mặt dẫn tới một số khoản chi cha đợc ghi nhận và cha phù hợp với quy định về quản lý tài chính.
Kiến nghị của KTV: Phòng Tài chính Kế toán của Công ty cần đối chiếu giữa sổ kế
toán và sổ quỹ định kỳ để phát hiện chênh lệch.
ý
Bảng câu hỏi đợc thiết kế chung cho mọi cuộc kiểm toán nên trong quá trình kiểm toán, các KTV có thể căn cứ vào loại hình doanh nghiệp, quy mô doanh nghiệp, lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp để sửa đổi và tự hoàn thiện bảng câu hỏi này. Do đó các bảng câu hỏi khá sát với các doanh nghiệp.
Bảng tờng thuật cũng đợc sử dụng để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, nhng phơng pháp này chỉ áp dụng với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, thủ tục kiểm soát đơn giản đồng thời nó cũng dễ thực hiện, dễ kiểm tra, dễ soát xét.
Trong các cuộc kiểm toán, các KTV thờng có xu hớng đánh giá rủi ro kiểm soát cao hơn để tăng cờng các thử nghiệm cơ bản, giảm các thử nghiệm kiểm soát nhằm mục đích hạn chế rủi ro kiểm toán. Bởi lẽ, nớc ta trong giai đoạn chuyển sang nền kinh tế thị trờng còn nhiều vấn đề cha đợc giải quyết đồng bộ nh các yếu tố về luật pháp, luật định, quy chế do đó việc quản lý và…
điều hành của các doanh nghiệp còn gặp nhiều khó khăn. Thực tế, nhiều doanh nghiệp có những biểu hiện không thống nhất, đồng bộ, các việc vi phạm quy chế, nghiệp vụ vẫn lặp đi lặp lại, cha đợc giải quyết triệt để.
Các KTV tập trung đánh giá rủi ro kiểm soát ở giai đoạn đánh giá sơ bộ hơn là chú trọng nhiều vào đánh giá lại rủi ro kiểm soát bằng cách tiến hành các thử nghiệm kiểm soát nhằm thu thập thêm bằng chứng kiểm toán về tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ để giảm rủi ro kiểm toán xuống mức thấp nhất có thể. Do đó các thử nghiệm cơ bản sẽ đợc sử dụng nhiều hơn trong giai đoạn thực hành kiểm toán.
3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ
3.2.1. Đối với Công ty Kiểm toán và T vấn Tài chính Kế toán Sài Gòn
3.2.1.1. Xây dựng bảng câu hỏi về môi trờng kiểm soát trong hệ thống kiểm soát nội bộ, bảng đánh giá u nhợc điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ và bảng mô hình kiểm soát
Khi tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng, việc xây dựng các bảng câu hỏi là phơng pháp rất quan trọng để thu thập đợc thông tin về hệ thống kiểm soát nội bộ. Trong quá trình kiểm toán, bên cạnh việc xây dựng bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ cho từng khoản mục trong bảng cân
đối kế toán hoặc cho từng chu trình nghiệp vụ, Công ty nên xây dựng thêm bảng câu hỏi chung về môi trờng kiểm soát nh: bảng câu hỏi về triết lý, phong cách điều hành, trình độ của Ban Giám đốc, của nhân viên kế toán, các chính sách đãi ngộ của công ty với nhân viên … (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Biểu số 15: Bảng câu hỏi về Ban Giám đốc
Câu hỏi Có Không
1/ Ban Giám đốc có quan tâm đến đời sống nhân viên trong công ty không?
2/ Ban Giám đốc có bị chi phối bởi một hoặc một nhóm ngời nào không?
3/ Liệu Ban Giám đốc có thiếu kinh nghiệm trong việc lãnh đạo công ty không?
4/ Ban Giám đốc có đặt ra kế hoạch phát triển cho từng phòng ban không?
5/ Ban Giám đốc có chấp nhận rủi ro hay họ chống đối rủi ro? 6/ Các kế hoạch lợi nhuận và số liệu dự toán đợc lập là các kế hoạch “khả thi nhất” hay là những chỉ tiêu “có khả năng nhất”?
Biểu số 16: Bảng câu hỏi về nhân viên kế toán
Câu hỏi Có Không
1/ Số lợng nhân viên có phù hợp với quy mô của doanh nghiệp không?
2/ Các nhân viên kế toán có qua trờng lớp đào tạo chính quy không?
3/ Các nhân viên kế toán có mối quan hệ mật thiết nào với các KTV độc lập không?
4/ Các nhân viên kế toán có mối quan hệ nào với các thành viên trong Ban Giám đốc không?
5/ Các nhân viên kế toán có đảm nhận làm những phần hành kế toán không?
Biểu số 17: Bảng câu hỏi về chính sách nhân sự
Câu hỏi Có Không
1/ Có các chính sách nhân sự và thủ tục liên quan để có thể tuyển dụng và phát triển đội ngũ nhân viên có năng lực và trung thực để phục vụ hữu hiệu cho đơn vị?
Sau khi tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ KTV nên lập một bảng đánh giá những mặt mạnh, mặt yếu về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng để lu vào file làm tài liệu cho cuộc kiểm toán vào năm sau. (Biểu số 19)
Thêm vào đó, KTV nên xây dựng bảng mô hình kiểm soát để giúp cho quá trình đánh giá rủi ro kiểm soát. Phần lớn các thể thức liên quan với kiểm soát ảnh hởng đến nhiều mục tiêu kiểm soát hơn và thờng một vài thủ tục kiểm soát khác nhau ảnh hởng đến cùng một mục tiêu kiểm soát nhất định. Tính chất phức tạp này khiến cho bảng mô hình kiểm soát là một cách làm hữu ích giúp cho việc đánh giá rủi ro kiểm soát. Bảng mô hình kiểm soát đợc dùng cho việc nhận diện cả quá trình kiểm soát lẫn những nhợc điểm, và khi đánh giá rủi ro kiểm soát.
Hình sau minh họa việc sử dụng Bảng mô hình kiểm soát đối với các nghiệp vụ bán hàng. Khi xây dựng Bảng mô hình, các mục tiêu của kiểm soát nội bộ của việc bán hàng đợc liệt kê theo cột, và các quá trình kiểm soát thích hợp đợc liệt kê theo hàng. Ngoài ra, khi nhận diện đợc những nhợc điểm đáng kể thì chúng cũng đợc liệt kê theo hàng ở phía dới danh sách các quá trình kiểm