2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công tyTECHSIMEX.
2.1.Chính sách kế toán của công ty.
- Chế độ kế tóan: áp dụng hệ thống kế toán ban hành kèm theo quyết định 1141/ TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 quy định về chế độ kế toán Việt Nam.
- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. - Hàng tồn kho đợc hạch toán theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Giá trị hàng tồn kho đợc xác định theo phơng pháp thực tế đích danh.
- TSCĐ và khấu hao TSCĐ: Đợc hạch toán theo nguyên giá, giá trị hao mòn luỹ kế và giá trị còn lại.
- Đồng tiền hạch toán: Việt Nam Đồng(VNĐ).
Nguyên tắc chuyển đổi: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ trong năm đợc quy đổi theo giá thực tế tại thời điểm phát sinh, phần chênh lệch tỷ giá đợc chuyển vào thu nhập hoặc chi phí tài chính trong kỳ.
- Ghi nhận doanh thu: Doanh thu đợc ghi nhận khi hàng hoá đã hoàn thành và khách hàng chấp nhận thanh toán.
2.2.Hình thức sổ kế toán:Hình thức kế toán mà Công ty đang áp dụng là hình thức
chứng từ ghi sổ, do vậy về số lợng và loại sổ kế toán đợc mở phù hợp với yêu cầu của hình thức này và bám sát tình hình kinh doanh của công ty.
Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
- Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái.
- Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ đợc đánh số hiệu liên tục trong cả năm (theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) có chứng từ gốc đính kèm và kế toán trởng phải duyệt trớc khi ghi sổ.Hệ thống sổ sách của Công ty đang dùng bao gồm: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái, Các sổ thẻ kế toán chi tiết theo quy định của chế độ kế toán hiện hành.
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán. Số liệu ghi trên sổ cái dùng để kiểm tra đối chiếu với số liệu ghi trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, các sổ thẻ kế toán chi tiết dùng để lập báo cáo tài chính.
Sổ thẻ kế toán chi tiết: Là sổ dùng để phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tợng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế toán tổng hợp cha phản
ánh đợc. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các chỉ tiêu chi tiết về tình hình tài sản, nguồn vốn và kết quả kinh doanh của công ty.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bằng chứng từ gốc cùng loại để lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ đã lập ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Sau đó dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ đựơc dùng để ghi vào các sổ thẻ kế toán chi tiết.
Cuối mỗi tháng kế toán tiến hành khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Báo cáo tàichính
Chứng từ gốc (Bảng tổng hợp
chứng từ gốc
Chứng từ ghi sổ Báo cáo quỹ
hàng ngày
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng cân đối tài khoản Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ hợp chi tiếtBảng tổng Số cái TK 151,156,157,632, 511,911...
nợ, tổng số phát sinh có và số d của từng tài khoản trên sổ cái. căn cứ vào sổ cái để lập bảng cân đối phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập báo cáo tài chính.
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đợc phản ánh rõ ràng đầy đủ vào chứng từ, các chứng từ kế toán ban đầu chính là cơ sở để ghi chép sổ sách kế toán, các chứng từ trong công ty bao gồm: Phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn mua hàng, bán hàng, hợp đồng kinh tế, giấy tạm ứng tiền mặt, giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng...
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các mẫu sổ ghi chép theo quy định của Bộ tài Chính nh: Sổ TSCĐ, sổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, sổ chi tiết thanh toán với ngời bán, ngời mua,...
Về tổ chức hệ thống tài khoản: Công ty áp dụng hệ thống tài khoản thống nhất theo quy định của Bộ Tài Chính và có mở thêm một số tài khoản cấp 3, 4 cho phù hợp với đặc điểm riêng của đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu để thuận tiện cho việc theo dõi hạch toán.
Nhìn chung các chứng từ ban đầu của công ty sử dụng giống mẫu của chế độ kế toán ban hành.
Căn cứ vào số liệu cuả từng bộ phận vào cuối mỗi tháng, sau khi đã đối chiếu lại với các bộ phận liên quan kế toán tiến hành lập báo cáo tài chính. Các báo cáo thờng đợc lập định kỳ 3 tháng 1 lần. Kế toán tổng hợp kết hợp với kế toán trởng lập báo cáo sau đó chuyển cho giám đốc xem xét và xét duyệt.
Định kỳ cuối năm kế toán lập báo cáo quyết toán, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lu chuyển tiền tệ.
Theo quy định công ty phải nộp báo cáo cho: Cơ quan thuế, cơ quan thống kê, bộ kế hoạch và đầu t, bộ tài chính, cơ quan chủ quản là Phòng Thơng mại và công nghiệp Việt nam.
3.Thực trạng kế toán nghiệp vụ xuất khẩu tại công ty
3.1.Đặc điểm nghiệp vụ xuất khẩu tại công ty.
3.1.1.Ph ơng thức xuất khẩu:
Hiện nay, Công ty xuất khẩu theo phơng thức tự cân đối. Với phơng thức này Công ty chủ động tự tìm kiếm bạn hàng và tự tổ chức hoạt động xuất khẩu từ khâu đầu tiên đến khâu cuối cùng sao cho hoạt động xuất khẩu đạt hiệu quả nhất.
3.1.2.Hình thức xuất khẩu:
Công ty thực hiện xuất khẩu theo 2 hình thức chủ yếu là xuất khẩu trực tiếp và xuất khẩu uỷ thác.
Về hình thức xuất khẩu uỷ thác, Công ty chỉ nhận uỷ thác xuất khẩu chứ không giao uỷ thác xuất khẩu.
Nhận uỷ thác xuất khẩu là hình thức mà ở đó các doanh nghiệp có mặt hàng xuất khẩu nhng không đợc trực tiếp xuất khẩu mà phải ký kết hợp đồng với công ty TECHSMEX để xuất khẩu hộ. Công ty sẽ đứng ra chịu trách nhiệm xuất khẩu toàn bộ lô hàng, trên cơ sở đó đợc nhận một khoản hoa hồng uỷ thác xuất khẩu.
3.1.3.Giá cả hàng hoá xuất khẩu:
Đối với hàng xuất khẩu đợc thực hiện theo từng hợp đồng, Công ty thờng bán hàng theo giá FOB.
3.1.4.Quy trình bán hàng xuất khẩu diễn ra nh sau:
Khảo sát nguồn hàng Tổ chức chào bán Ký kết hợp đồng Thu mua hàng Khách hàng thanh toán Xuất khẩu hàng Làm thủ tục xuất khẩu Nhận và chấp nhận L/C hoặc T/T của khách
3.1.5. Ph ơng thức thanh toán:
Công ty chủ yếu áp dụng phơng thức thanh toán bằng L/C. Phơng thức này đảm bảo chắc chắn cho việc thu đợc tiền hàng từ khách hàng. Ngoài ra tuỳ từng trờng hợp cụ thể Công ty còn có thể áp dụng các phơng thức thanh toán nh: nhờ thu kèm chứng, T/T.
3.2.Chứng từ và tài khoản sử dụng:
3.2.1.Chứng từ:
Đối với hàng hoá xuất khẩu bao gồm các chứng từ sau: - Hoá đơn mua hàng.
- Bộ chứng từ hàng hoá xuất khẩu gồm: + Hoá đơn thơng mại (Invoice)
+ Vận đơn (Bill of Lading) + Bảng kê đóng gói
+ Giấy chứng nhận số lợng/chất lợng + Giấy chứng nhận nguồn gốc mua h àng 3.2.2. Tài khoản sử dụng:
Đặc điểm riêng của Công ty Techssimex là không có kho hàng nên Công ty theo dõi hàng hoá xuất khẩu chỉ thông qua tài khoản 157
TK 157- Hàng gửi bán
Kết cấu TK 157
Bên Nợ:
+ Trị giá mua hàng hoá đã gửi cho khách hàng + Thuế xuất khẩu phải nộp
+ Trị giá hàng hoá đã đợc khách hàng thanh toán
Số d bên Nợ:
+ Trị giá hàng đã gửi đi cha đợc thanh toán + Số thuế xuất khẩu cha nộp
Tài khoản 511 Doanh thu bán hàng“ ”
Phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp thực thực trong một kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh
Bên Nợ:
+Kết chuyển doanh thu thuần trong TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” Bên Có:
+ Doanh thu bán hàng của doanh nghiệp thực trong kỳ hạch toán TK 511: không có số d cuối kỳ
TK511 đợc chi tiết thành các TK cấp 2 sau: TK511A: Doanh thu bán hàng nội địa TK511B: Doanh thu bán hàng xuất khẩu
Tài khoản 112- Tiền gửi ngân hàng đợc theo dõi chi tiết theo tiền nội tệ và ngoại tệ
-TK 331 " Phải trả cho ngời bán" -TK 3388 " Phải trả, phải nộp khác" -TK 3331 " Thuế GTGT đầu ra" -TK3333 "Thuế xuất, nhập khẩu" -TK 1331" Thuế GTGT đầu vào” -TK413 “Chênh lệch tỷ giá”
-TK 632 “Giá vốn hàng bán" -TK 641 “ Chi phí bán hàng"
-TK 642 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp"
-TK 911 “ Xác định kết quả kinh doanh" . Và các tài khoản kế toán khác...