- Ghi giảm phát sinh trên tài khoản 152 và 331 trong niên độ 2001 Nợ TK 331: 86
2.3.2.1 Kiểm kê hàng tồn kho của công ty A
Công việc này thờng đợc tiến hành vào lúc khách hàng thực hiện kiểm kê thực tế hàng tồn kho vào cuối năm hoặc cuối kỳ kế toán. Trong cuộc kiểm toán Hàng tồn kho, thông thờng kiểm toán viên thu thập bằng chứng về tính hiện hữu và tình trạng của hàng tồn bằng cách tham dự vào cuộc kiểm kê khô tại doanh nghiệp. Trừ khi công việc tham dự vào cuộc kiểm kê là không thể. Trờng hợp này, công ty CPA sẽ tiến hành kiểm kê mẫu một số mặt hàng nếu đợc sự đồng ý của khách hàng, để thoả mạn tính hiện hữu của hàng tồn kho. Ngợc lại nếu khách hàng không cho phép kiểm kê chọn mẫu thì kiểm toán viên sẽ tiến hàng 1 số thủ tục khác hoặc quyết định đa ra ý kiến chấp nhận toàn phần về tính hiện hữu của hàng tồn kho.
Tham dự vào cuộc kiểm kê không chỉ cho phép kiểm toán viên kiểm tra thực tế hàng tồn kho mà còn giúp kiểm toán viên quan sát hoạt động của những thủ tục kiểm soát trong quá trình kiểm kê. Từ đó kiểm toán viên thu thập đợc những bằng chứng về tính hiệu lực của sự thiết kế và hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ. Sử dụng ph- ơng pháp kiểm kê thì kiểm toán viên sẽ thu thập đợc những bằng chứng có độ tin cậy cao. Đồng thời kết hợp với các bằng chứng khác thu thập đợc khi kiểm tra chi tiết sổ
sách chứng từ cho phép kiểm toán viên đa ra kết luận của mình về số d các khoản mục hàng tồn kho đợc phản ánh trên Báo cáo tài chính.
Vì công ty CPA có mối quan hệ kiểm toán với công ty A đã nhiều năm (năm 1999 và năm 2000), công ty A xác định đối tác kiểm toán năm 2001 vẫn là công ty CPA nên cuộc kiểm kê hàng tồn kho năm 2001 vào ngày 31/12/2001 đợc thông báo từ trớc. Công tác tham dự cuộc kiểm kê đợc CPA chuẩn bị và các khâu công việc đợc tiến hành theo các bớc.
Tổng hợp số liệu về hàng tồn kho của công ty A
Công việc này đợc tiến hành trớc khi kiểm kê, các số liệu đợc kiểm toán viên thu thập từ các sổ sách của công ty A. Đây là cơ ssở để kiểm toán viên đối chiếu với số hàng tồn trong kho. Biểu số ……
Bảng tổng hợp hàng tồn kho ngày 31/12/2001 của công ty A Số TT Tên vật t, thành phẩm Mã số Đơn vị tính Khối l- ợng Thành tiền Ghi chú 1 Bánh gạo 001 Kg 435,4 32.705.881 2 Bánh bột mỳ 002 Kg 421,1 29.523.875 3 Thóc tồn kho 01 Kg 5.400 7.020.000 4 Gạo nếp 021 Kg 2.154 12.924.000 X 5 Gạo tẻ 022 Kg 1.012 4.351.600 6 Trứng vịt tồn kho 03 Quả 25.000 22.625.000 X
7 Gia vị Hải Châu 04 Gói 480 648.000
8 Ga 05 Bình 445 42.275.000 9 Phẩm màu 06 Gói 978 733.500 10 Tinh bột thịt 07 Gói 8000 42.400.000 11 Đờng caramen Kg 400 2.240.000 X … Tổng cộng số tồn kho cuối kỳ
Dấu x là phát hiện những vật liệu kém phẩm chất hoặc thiếu hụt.
Tham gia quan sát kiểm kê: Trớc khi tham gia kiểm kê kiểm toán viên lập kế hoạch kiểm kê nhằm xác định các công việc sẽ phải làm và đa ra những lu ý cho quá trình quan sát cuộc kiểm kê. Với công ty A 3 kiểm toán viên của công ty CPA đợc cử đến để cùng tham dữ kiểm kê vào ngày 31/12/2001. Kết quả sau cuộc kiểm kê bao gồm:
* Các loại hàng tồn kho:
- Nguyên vật liệu chính là đối tợng tham vào vào quá trình cấu thành sản phẩm bao gồm: Thóc, gạo, trứng vịt, Đậu hà lan, Tinh bột thịt…
- Vật liệu phụ: Phẩm màu đỏ, phẩm màu xanh, Axít amoni… - Thành phẩm bao gồm: Bánh gạo, bánh bột mỳ
* Sau quá trình kiểm đếm kiểm toán viên phát hiện một số vấn đề sau: - Số trứng thiếu hụt so với sổ sách là: 53 quả x 905 = 47.965 Đ.
- Do thời gian lu kho quá dài nên có 2 bao gạo nếp bị kém phẩm chất: (2 x 50=) 100kg x 6.530 = 653.000 Đ.
- Trong số đờng caramen có 1 bao dở đã bị hỏng (chảy nớc): 30(kg)x 5.300= 159.000 Đ.
Những phát hiện này đợc thảo luận với ban giám đốc và đợc sự đồng ý điều chỉnh cho phù hợp.
* Kết thúc quá trình kiểm kê kiểm toán viên lập báo cáo kiểm kê công ty và đa ra ý kiến về cuộc kiểm kê: " Công ty A đã tiến hành cuộc kiểm kê với thái độ nghiêm túc, cẩn thận, đảm bảo các mục tiêu:
- Tất cả hàng tồn kho đều đợc đếm và đợc ghi chép lại (Tính đầy đủ).
- Hàng tồn kho đợc kiểm kê tại chỗ để đảm bảo sự tồn tại của chúng (Tính hiện hữu). - Hàng tồn kho đợc đếm chính xác về số lợng (Tính chính xác).
- Hàng tồn kho đang tồn bị h hỏng, mất giá trị, lỗi thời, cha hoàn thành quy trình công nghệ đều đ… ợc đánh giá đúng đắn (tính đánh giá).
- Hàng tồn kho đợc kiểm kê đều thuộc quyền sở hữu của công ty và hàng tồn kho không đợc kiểm đếm là hàng của bên thứ ba (Quyền sở hữu của doanh nghiệp).
Đối chiếu kết quả kiểm kê với Bảng tổng hợp hàng tồn kho: Sau khi có kết quả kiểm kê kiểm toán viên đối chiếu với số d hàng tồn kho đợc tổng hợp từ sổ sách của công ty về khối lợng, phẩm chất và đơn giá để thấy đơc sự chênh lệch giữa thực tế và sổ sách. Do công việc tiến hành kiểm kê đợc tiến hành (Ngày 31/12/2001) trớc khi thực hiện cuộc kiểm toán do đó sự chênh lệch này đã giúp kiểm toán viên có đợc những điểm cần lu ý khi tiến hành kiểm toán chu trình hàng tồn kho.