I. KHÁI QUÁT CÔNG TY BẢO HIỂM HÀ NỘ
3. Cơ cấu tổ chức của công ty Bảo hiểm Hà Nội.
- Ban giám đốc gồm: giám đốc và 3 phó giám đốc.
- Phòng tổng hợp: có nhiệm vụ tổng hợp tình hình hoạt động kinh doanh của công ty để báo cáo lên ban giám đốc đồng thời quản lý và giải quyết công việc hàng ngày; tiếp nhận và gửi công văn đi, đến. Tổ chức và phục vụ các hội nghị của cơ quan, tổng kết… phòng tổng hợp là cơ quan tham mưu của lạnh đạo công ty Bảo hiểm Hà Nội.
- Phòng tổ chức nhân sự: chịu trách nhiệm những vấn đề có liên quan đến đội ngũ cán bộ của công ty như cân đối lực lượng với nhu cầu kinh doanh; có kế hoạch và xây dựng quy trình tuyển dụng, đào tạo, bố trí sử dụng và đánh giá hiệu quả công tác của cán bộ; xây dựng chính sách khen thưởng, kỷ luật nhằm đảm bảo kích thích người lao động.
- Phòng Marketing:có vị trí rất quan trọng nhất là ở công ty Bảo hiểm Hà Nội,hoạt động kinh doanh có hiệu quả hay không trước hết phụ thuộc vào hoạt động marketing. Vì vậy phòng marketing phải có chiến lược dài hạn, trung hạn và trước mắt rõ ràng. Phòng marketing phải xây dựng chiến lược:
+ Tuyên truyền, quảng cáo cho các sản phảm bảo hiểm.
+ Phải nghiên cứu, nắm bắt thị trường;khai thác thị trường để chiếm lĩnh thị trường, nâng cao thị phần.
+ Nghiên cứu, tạo ra sản phẩm mới phù hợp nhu cầu thị trường; đồng thời bổ sung, hoàn thiện sản phẩm đã có cho thích hợp với khách hàng.
+ Tổ chức phân phối sản phẩm của công ty đến tay khách hàng một cách hợp lý va thuận tiện.v.v….
- Phòng dịch vụ khách hàng: là bộ phận phục vụ khách hàng được bảo hiểm, bộ phận này có nhiệm vụ hỗ trợ các phòng các đại lý…trong việc quản lý khách hàng cũng như phục vụ khách hàng theo yêu cầu. Chẳng hạn, trả lời các yêu cầu của khách hàng về các thông tin liên quan; giải thích ngôn ngữ trong đơn bảo hiểm; thông báo cho khách hàng biết về phí bảo hiểm, thời gian thu phí; cách tính toán lãi cổ phần, lãi đầu tư.v.v… Dịch vụ khách hàng tốt sẽ hỗ trợ rất lớn cho khai thác bảo hiểm, làm cho khách hàng vừa lòng với hoạt động của
công ty nên sẽ tham gia bảo hiểm tiếp và lôi kéo các khách hang khác tham gia bảo hiểm ở công ty.
- Phòng tài chính – kế toán: có nhiệm vụ thanh quyết toán các hợp đồng, quản lý thu phí bảo hiểm gốc, chi trả tiền bồi thường; tổng hợp số liệu báo cáo tài chính, quyết toán kinh doanh lãi (hay lỗ), thực hiện nghĩa vụ nộp thuế với Nhà nước…
- Phòng thanh tra pháp chế: có nhiệm vụ nghiên cứu các văn bản pháp quy của Nhà nước có liên quan đến hoạt động kinh doanh bảo hiểm; kiểm tra tính chất pháp lý của các hợp đồng bảo hiểm cũng như hồ sơ bồi thường. Ban thanh tra còn kiểm tra các đơn vị trong việc thực hiện ký kết hợp đồng bảo hiểm và thủ tục bồi thường, phát hiện các trường hợp trục lợi bảo hiểm v.v…
- Phòng thông tin – tin học: có nhiệm vụ cung cấp những thông tin về kinh tế chính trị cũng như hoạt động của thị trường trong nước và quốc tế; những thông tin về hoạt động kinh doanh của công ty trong từng thời kỳ (tuần, tháng , quý.
- Phòng định giá phí bảo hiểm thực chất là tính phí bảo hiểm của các sản phẩm bảo hiểm. Về nguyên tắc, phí bảo hiểm được bộ tài chính xét duyệt trên cơ sở định phí của các doanh nghiêp. Phòng định phí bảo hiểm phải căn cứ xác suất rủi ro; các điều kiện, điều khoản và chế độ bảo hiểm có liên quan đến sản phẩm đó, tình hình đầu tư trên thị trường v.v… để định phí bảo hiểm cho sản phẩm sẽ triển khai hợp lý, đảm bảo nguyên tắc kinh doanh của doanh nghiệp bảo hiểm. Định phí bảo hiểm là công việc khó khăn; không chỉ liên quan đến yếu tố hình thành phí mà còn liên quân đến thị trường bảo hiểm trong nước và quốc tế; liên quan đến chiến lược hoạt động kinh doanh bảo hiểm của Nhà Nước. Vì vậy biểu phí bảo hiểm do Công ty Bảo hiểm Hà Nội xây dựng nhưng phải được Nhà Nước phê duyệt, điều chỉnh cho phù hợp chung của thị trường.
- Phòng đầu tư: Hoạt động kinh doanh bảo hiểm vì mục tiêu lợi nhuận, vì vậy bên cạnh việc đánh giá rủi ro quản lý rủi ro để đảm bảo kinh doanh bảo hiểm gốc và tái bảo hiểm có lãi phải có chiến lược đầu tư hợp lý để thu được lợ 28
nhuận. Đầu tư là bộ phận quan trọng của bộ phận kinh doanh bảo hiểm, phòng đầu tư có trách nhiệm xác định nguồn vốn đầu tư, phương thức đầu tư phù hợp với thị trường tài chính cũng như chiến lược doanh nghiệp xác định nguồn lợi thu được và phương pháp phân bổ nguồn lực v.v…nguồn vốn đầu tư của công ty bảo hiểm Hà Nội thông thường:
+ Vốn điều lệ
+ Quỹ dự trữ bắt buộc + Quỹ dự trữ tự nguyện + Lợi nhuận chưa phân phối
+ Vốn nhàn rỗi từ DPNV bảo hiểm
Phương thức đầu tư của Công ty Bảo hiểm Hà Nội : + Cho vay
+ Gửi Ngân hàng(VNĐ, ngoại tệ) + Kinh doanh bất động sản
+ Mua cổ phiếu và trái phiếu
- Ngoài ra còn có các phòng Bảo Hiểm Hàng Hải, Bảo Hiểm Hàng Không là những nghiệp vụ bảo hiểm lớn đòi hỏi phải có một phòng ban chuyên trách. Bên cạnh đó còn có bảo hiểm cháy và rủi ro, kinh doanh, bảo hiểm kĩ thuật là những nghiệp vụ bảo hiểm đòi hỏi phải có chuyên gia thẩm định để tránh bị thiệt hại do lừa bảo hiểm.
Thêm vào đó, ở mỗi quận huyện trong thành phố bảo hiểm Hà Nội đều có một phòng kinh doanh. Đây chính là chủ lực của Công ty, với cơ cấu gọn nhẹ mỗi phòng kinh doanh ở quận huyện bao gồm:
- Trưởng phòng phụ trách chung và chịu trách nhiệm trước công ty. - Phó phòng phụ trách về nhân sự và kinh doanh.
- Cán bộ kế toán cân đối thu chi của phòng và liên lạc thường xuyên với phòng kế toán cua công ty.
- Cán bộ bồi thường chuyên thẩm định và bồi thường các hợp đồng bảo hiểm.
- Cán bộ thống kê kưu giữ số liệu,làm báo cáo định kì. - Thủ quĩ nhận tiền bảo hiểm,chi tiền bồi thường.
- Cán bộ khai thác đi tiếp xúc và tìm kiếm khách hàng cho phòng.
- Ngoài ra còn có các phòng Bảo hiểm do các ban ngành trong thành phố như phòng bảo hiểm quốc phòng…Các phòng bảo hiểm này ngoài phaỉ cạnh tranh với các công ty bảo hiểm khác trên địa bàn,còn phải thi đua với nhau bởi phòng bảo hiểm của quận này có thể tìm khách hàng đang thường trú ở quận khác trong thành phố,do đó đòi hỏi các phòng phải năng động tìm kiếm, kí hợp đồng và chăm sóc khách hàng cẩn thận.
Với mỗi phòng ban lại có:điểm bán lẻ,cộng tác viên,đại lí.Đây là những cá nhân, tập thể ở ngoài công ty đứng ra tìm kiếm khách hàng cho công ty và lời nhuận họ thu được chính là phần trăm số tiền trên hợp đồng mà công ty kí kết đựơc với khách hàng do họ tìm ra.Đây chính là những chân rết đI sâu tìm kiếm khách hàng đắc lực cho công ty.Nhờ có một cơ cấu tổ chức thích hợp,Bảo Hiểm Hà Nội đã phát huy được sức mạnh của mình trên cơ sở khai thác được ưu thế hoạt động của tất cả các phòng ban cũng như các văn phòng chi nhánh công ty.