II. thực trạng triển khai nghiệp vụ bảo hiểm thân tàu biển ở PJICO
1. Công tác khai thác
Việc định phí bảo hiểm ở công ty bảo hiểm cổ phần PETROLIMEX đợc tiến hành nh sau:
Phí bảo hiểm thân tàu thủy bao gồm:
- Phí bồi thờng cho tổn thất toàn bộ
- Phí bồi thờng tổn thất bộ phận bao gồm các chi phí sửa chữa tạm thời, chính thức và cha sửa chữa
- Phụ phí gồm chi phí quản lý, chi phí đề phòng và hạn chế tổn thất, chi phí tuyên truyền quảng cáo…
Vậy:
phí bảo phí bồi phí bồi phụ hiểm thân = thờng tổn + thờng tổn + phí
tàu thủy thất toàn bộ thất bộ phận khác
Phí bảo hiểm không đợc quá số phí bảo hiểm thực sự cho tất cả các quyền lợi đợc bảo hiểm trong thời gian không quá 12 tháng, đợc giảm dần mỗi tháng theo tỷ lệ (loại trừ những chi phí bảo hiểm đã đợc bảo hiểm theo các
đoạn trên, song nếu yêu cầu thì đợc bao gồm cả phí bảo hiểm hoặc đóng góp - ớc tính về bảo hiểm với Hội chủ tàu hay rủi ro chiến tranh).
Phí bảo hiểm hoàn lại: Số tiền bảo hiểm không đợc quá số thật sự đợc hoàn lại, đợc thừa nhận theo mọi bảo hiểm song không đợc hoàn lại trong tr- ờng hợp tổn thất toàn bộ của tàu do hiểm họa đợc bảo hiểm hay thế nào khác.
Việc hoàn lại phí nh sau:
Theo tỉ lệ tháng phí bảo hiểm thuần cho mỗi tháng cha đợc bảo hiểm nếu bãi bỏ bảo hiểm này theo thỏa thuận.
Cho mỗi thời hạn 30 ngày liên tục khi tàu đậu trong cảng hay nơi đậu khác miễn là cảng hay nơi đậu đó đã đợc bảo hiểm chấp thuận (với những chiếu cố đặc biệt dới đây).
- Phần trăm phí thuần nếu không sửa chữa. - Phần trăm phí thuần nếu đang sửa chữa
Tàu sẽ không đợc xem xét là đang sửa chữa nếu việc sửa chữa nhằm mục đích sửa chữa sự hao mòn và cũ kỹ thông thờng của tàu và/hoặc theo khuyến cáo trong biên bản giám định của cơ quan phân cấp tàu, nhng bất kỳ sự sửa chữa nào nhằm mục đích sửa chữa tổn thất hay tổn hại của tàu hoặc liên quan đến việc thay đổi cấu trúc tàu, dù có đợc bảo hiểm theo bảo hiểm này hay không sẽ đợc xem xét là đang sửa chữa.
Nếu tàu sửa chữa trong một phần thời gian đợc tính để đòi lại phí bảo hiểm thì phí bảo hiểm hoàn lại sẽ đợc tính theo tỷ lệ số ngỳ nói ở (a) và (b).
Quy định:
- Phải là không có tổn thất toàn bộ của tàu dù do những hiểm họa đợc bảo hiểm hay không đã xảy ra trong thời hạn hiệu lực của bảo hiểm này hay trong thời gian gia hạn bảo hiểm.
- Nhất thiết không hoàn lại phí bảo hiểm nếu tàu đậu ở những nơi trống trải hay không đảm bảo an toàn hoặc tại cảng hay nơi đậu không đợc ngời bảo hiểm công nhận.
- Vẫn đợc hoàn lại phí bảo hiểm khi có công tác bốc dỡ hay dỡ hàng hoặc khi còn hàng hóa trên tàu nhng không đợc hoàn lại phí bảo hiểm cho bất cứ thời gian nào đã sử dụng tàu để chứa hàng hoặc để vận chuyển hàng nh một sà lan.
- Trờng hợp có sửa đổi giá phí bảo hiểm năm các ngạch giá trên đây phải đợc điều chỉnh theo đó.
- Trờng hợp hoàn lại phí trên cơ sở 30 ngày liên tục mà lại lấn sang bảo hiểm kế tiếp lập cho cùng ngời đợc bảo hiểm ấy thì bảo hiểm này chỉ chịu trách nhiệm về số tiền đợc tính theo tỷ lệ ngạch giá hạn ký ở(a) và/hoặc (b) trên cho số ngày thuộc thời hạn của bảo hiểm này và là thời hạn thực sự đợc tính hoàn lại phí bảo hiểm. Tùy theo chọn lựa của ngời đợc bảo hiểm, thời gian lấn sang đó có thể tính từ ngày bắt đầu đậu hoặc tính từ ngày đậu củ kỳ hạn 30 ngày liên tục nh đã quy định ở (a) hay (b) hay phần “quy định” trên.
Bảng 2: Sơ đồ quy trình khai thác nghiệp vụ bảo hiểm tàu thủy
Trách nhiệm Tiến trình Mô tả công việc,
tài liệu - Khai thác viên - Khai thác viên - Khai thác viên - L nh đạo phòngã nghiệp vụ - L nh đạoã - Khai thác viên - L nh đạo phòngã nghiệp vụ - L nh đạoã - L nh đạoã - Khai thác viên - Khai thác viên - Kế toán viên
Ghi sổ theo dõi cá nhân Xem B1
Bản điều tra đánh giá rủi ro
XemB2
Phân cấp khai thác
Hồ sơ, số liệu của khách hàng
Xem B3 và 1.3 (I)
Điều khoản, biểu phí bảo hiểm theo từng loại nghiệp vụ đợc áp dụng cho từng loại hình bảo hiểm.
Xem B4
Khách hàng phải có Giấy yêu cầu bảo hiểm bằng văn bản. Xem B4 Quy chế quản lý ấn chỉ Xem B5 Vào sổ khai thác/ thống kê
Theo dõi thu phí và tái tục Xem B6
Tìm kiếm thông tin
Thông báo tái bảo hiểm Cấp đơn bảo hiểm.
Thu phí bảo hiểm Phân tích, tìm hiểu, đánh giá rủi ro Tiến hành chào, đàm phán, chào phí Chấp nhận bảo hiểm
Theo dõi thu phí . tiếp nhận giải quyết mới
Lưu hồ sơ Xem xét đề nghị bảo Tái bảo hiểm
Bảng 3: Sơ đồ hớng dẫn xử lý khai thác viên phân cấp
Trách nhiệm Tiến trình Mô tả công việc,
tài liệu - Khai thác viên - Khai thác viên - L nh đạo công tyã - Khai thác viên - L nh đạo phòng nghiệpã vụ - Các bộ phận liên quan - L nh đạo công tyã - L nh đạo phòngã - L nh đạo phòng nghiệpã vụ - Khai thác viên - L nh đạo đơn vịã
- Ghi sổ theo dõi cá
nhân - Tình hình thị tr- ờng, thống kê tổn thất của đối tợng bảo hiểm. - Phân cấp khai thác
- Hồ sơ, số liệu của
khách hàng. I Nhận thông tin từ cơ sở II ý kiến các bộ phận liên quan Xem xét đề xuất của đơn vị Thông báo các đơn vị Xem xét chào Chấp nhận bảo hiểm
Các b ớc trong quy trình khai thác
B1- Nhận thông tin từ khách hàng:
- Tiếp xúc một số cơ quan liên quan nh: các cơ quan quản lý, Ngân hàng, Quỹ hỗ trợ đầu t, các nhà máy đóng tàu v.v. để tìm hiểu thông tin về việc mua, đóng mới tàu hoặc các tàu cha tham gia bảo hiểm.
- Tiếp xúc khách hàng để tìm hiểu thông tin về bảo hiểm, tuyên truyền vận động khách hàng tham gia bảo hiểm, hoặc nhận thông tin về nhu cầu bảo hiểm từ đại lý.
- Khách hàng thông báo các thông tin liên quan đến đối tợng cần đợc bảo hiểm (tài sản, con ngời, trách nhiệm v.v. ).
- Xử lý ban đầu của Khai thác viên khi nhận đợc thông tin từ khách hàng.
B2- Phân tích, tìm hiểu và đánh giá rủi ro:
- Thông qua các số liệu thống kê về khách hàng để t vấn cho Lãnh đạo về chính sách khách hàng, về công tác quản lý rủi ro.
- Căn cứ vào các thông tin đợc cung cấp, Khai thác viên tự đánh giá rủi ro để có thể đa ra một mức chào phí cho đối tợng đợc bảo hiểm.
- Khai thác viên hoặc Giám định viên đánh giá rủi ro trên cơ sở tiếp xúc trực tiếp với đối tợng bảo hiểm (đánh giá trực tiếp đối với tài sản, con ngời, trách nhiệm).
- Những trờng hợp đặc biệt cần có Giám định viên đánh giá rủi ro của các cơ quan chuyên môn khác hoặc của Tổ chức nớc ngoài.
B3- Xem xét đề nghị bảo hiểm:
- Trên cơ sở các thông tin khách hàng cung cấp kết hợp với báo cáo đánh giá rủi ro và các số liệu thống kê. Chính sách khách hàng. Khai thác viên cung cấp phí, điều kiện bảo hiểm cho khách hàng.
- Trờng hợp phải tham khảo phí bảo hiểm của thị trờng tái bảo hiểm, thì chỉ chào phí bảo hiểm cho khách hàng khi đã nhận đợc thông báo phí của thị trờng tái bảo hiểm.
- Đối với các tàu trớc đây đã tham gia bảo hiểm ở Công ty bảo hiểm khác thì cần tìm hiểu kỹ các thông tin về tình hình tổn thất, thanh toán phí bảo hiểm, tình hình tài chính của chủ tầu.
- Đối với các tàu trớc đây đã tham gia bảo hiểm tại một Chi nhánh trực thuộc PJICO thì sử dụng điều kiện và tỷ lệ phí bảo hiểm nh đã áp dụng trớc đây. Nếu tàu còn nợ phí bảo hiểm thì không nhận bảo hiểm.
+ Trờng hợp các yêu cầu trên không đợc thỏa mãn, Khai thác viên có thể thông báo bằng những văn bản từ chối nhận bảo hiểm.
+ Trờng hợp những dịch vụ đặc biệt có gí trị lớn, khách hàng lớn, tính kỹ thuật phức tạp, Khai thác viên đề xuất với Lãnh đạo Phòng, Lãnh đạo Chi nhánh hoặc Lãnh đạo Công ty phơng án đàm phán.
+ Nếu trên mức phân cấp khai thác, Chi nhánh trực thuộc PJICO tiến hành các bớc theo nh nh mục các b ớc trong quy trình khai thá c và đợc cụ thể hóa dới đây.
H
ớng dẫn xử lý khai thác trên phân cấp
Trờng hợp dịch vụ khai thác lớn, vợt quá mức trách nhiệm đợc phân cấp theo loại hình nghiệp vụ đối với Chi nhánh, thì Chi nhánh phải có công văn thông báo về Văn phòng Công ty xin ý kiến chỉ đạo.
Nội dung công văn do Lãnh đạo Chi nhánh ký, gồm những điểm chính nh sau: số liệu về khách hàng, về đối tợng bảo hiểm, ý kiến phân tích, đề xuất h- ớng giải quyết nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng.
Khai thác viên nghiên cứu, đề xuất phơng án giải quyết. Lãnh đạo Phòng Hàng hải xem xét, nếu thuộc phân cấp của Lãnh đạo Phòng thì thông báo cho Chi nhánh ngay.
Trờng hợp giá trị tham gia bảo hiểm lớn, mức trách nhiệm cao, vợt mức đ- ợc phân cấp của Lãnh đạo Phòng, Phòng Hàng hải làm tờ trình phơng án giải quyết gửi các Phòng liên quan (Tái bảo hiểm) và báo cáo Lãnh đạo Công ty
xin ý kiến dhỉ đạo. nếu cần có thể tiến hành đàm phán với Lãnh đạo đơn vị khách hàng.
Sau khi Lãnh đạo Công ty đồng ý phê duyệt, Phòng nghiệp vụ thông báo cho Chi nhánh để tiến hành cấp Đơn bảo hiểm.
B4- Tiến hành đàm phán và chấp nhận bảo hiểm:
- Phí bảo hiểm đã chào cho khách hàng nhng cha đợc chấp nhận thì tùy từng trờng hợp, Lãnh đạo Phòng, Lãnh đạo Chi nhánh hoặc Lãnh đạo Công ty sẽ có cuộc gặp với khách hàng hợc tính toán lại phơng án chào phí cho phù hợp.
- Việc đàm phán có thể tiếhn hành trong nhiều ngày và liên quan đến nhiều Phòng cho đến khi khách hàng đồng ý tham gia bảo hiểm tại PJICO hợc khách hàng không chấp nhận những điều kiện mà PJICO đa ra.
- Trong quá trình đàm phán, các yếu tố liên quan nh Quy tắc bảo hiểm, biểu phí, hồ sơ số liệu về khách hàng, chính sách khách hàng, phí của nhà tái bảo hiểm hàng đầu sẽ đợc Lãnh đạo xem xét để đa ra đợc mức phí phù hợp, đáp ứng đợc nhu cầu bảo hiểm của khách hàng.
- Lãnh đạo chấp nhận bảo hiểm trên cơ sở khách hàng chấp nhận phí bảo hiểm mà PJICO đa ra.
B5- Cấp Đơn bảo hiểm:
- Khi khách hàng chấp nhận bản chào phí bảo hiểm, đề nghị gửu Giấy yêu cầu bảo hiểm hoàn chỉnh chính thức bằng văn bản cho PJICO (yêu cầu có ký tên và đóng dấu).
- Giấy yêu cầu bảo hiểm là một bằng chứng và là cơ sở pháp lý thể hiện ý trí của khách hàng về việc đồng ý tham gia bảo hiểm và là một bộ phận cấu thành của Hợp đồng bảo hiểm.
B5.a Nguyên tắc chung:
Việc cấp Đơn, Giấy yêu cầu bảo hiểm phải theo đúng những quy định trong:
Phân cấp quản lý nghiệp vụ bảo hiểm tàu thủy. Hợp đồng bảo hiểm đã ký giữa PJICO và chủ tàu. Hớng dẫn bảo hiểm tàu thủy hàng năm của Công ty.
B5.b Cấp Đơn bảo hiểm:
Kiểm tra giấy tờ, kiểm tra tàu
Nhận và kiểm tra Giấy yêu cầu bảo hiểm:
Khi nhận đợc Giấy yêu cầu bảo hiểm của chủ tàu, cán bộ khai thác phải kiểm tra Giấy yêu cầu bảo hiểm có hợp lệ không. Giấy yêu cầu bảo hiểm đợc coi là hợp lệ khi ghi đầy đủ các mục sau:
Tên ngời đợc bảo hiểm.
Tên tàu và các đặc điểm riêng của tàu nh: quốc tịch, cảng đăng ký, năm nơi đóng tàu, loại tàu, GT, DWT v.v.
Giá trị tàu, giá trị tham gia bảo hiểm (đối với trờng hợp có tham gia bảo hiểm thân tàu).
Phạm vi hoạt động.
Thời hạn tham gia bảo hiểm. Điều kiện tham gia bảo hiểm.
Kiểm tra tàu:
Đối với những tàu tham gia bảo hiểm lần đầu tại PJICO và/ hoặc tham gia bảo hiểm không liên tục thì Chi nhánh bắt buộc phải kiểm tra tàu trứơc khi nhận bảo hiểm. Khi kiểm tra tàu phải điền đầy đủ các nội dung theo mẫu Biên bản kiểm tra đính kèm h ớng dẫn này . Riêng đối với các tàu đóng mới và mua nhận ở nớc ngoài thì có thể căn cứ hồ sơ Đăng Kiểm tàu mà không cần kiểm tra trớc.
Cấp Đơn, Giấy yêu cầu bảo hiểm
Sau khi kiểm tra Giấy yêu cầu bảo hiểm, hồ sơ Đăng kiểm của tàu và tình trạng kỹ thuật của tàu, nếu tàu đủ khả năng hoạt động an toàn theo quy định thì căn cứ vào Giấy yêu cầu bảo hiểm t iến hành cấp Đơn, Giấy chứng
nhận bảo hiểm trong vòng 05 ngày kể từ ngày nhận đợc yêu cầu bảo hiểm hợp lệ. Trờng hợp từ chối cấp Đơn bảo hiểm hoặc cấp Đơn chậm hơn 05 ngày thì phải thông báo rõ lý do từ chối hoặc chậm trễ cho chủ tàu.
Trờng hợp trên mức phân cấp, Chi nhánh phải thông báo cho Công ty các nội dung sau:
Tên ngời đợc bảo hiểm.
Tên tàu và các đặc điểm riêng của tàu nh: quốc tịch, cảng đăng ký, năm nơi đóng tàu, loại tàu, GT, DWT…
Giá trị tàu, giá trị tham gia bảo hiểm (đối với trờng hợp có tham gia bảo hiểm thân tàu).
Phạm vi hoạt động.
Thời hạn tham gia bảo hiểm. Điều kiện tham gia bảo hiểm.
Các kiến nghị của Chi nhánh đối với việc bảo hiểm tàu.
Chỉ sau khi có ý kiến xác nhận đồng ý bảo hiểm của Công ty thì Chi nhánh mới tiến hành cấp Đơn hoặc Giấy chứng nhận bảo hiểm cho tàu.
Những tr ờng hợp cần l u ý khi cấp Đơn, Giấy chứng nhận bảo hiểm :
Trờng hợp cho tàu hoạt động tuyến nớc ngoài thì phí bảo hiểm phải thanh toán bằng ngoại tệ (USD). Nếu chủ tàu thanh toán phí bảo hiểm bằng đồng Việt Nam thì khi bồi thờng PJICO sẽ chỉ thanh toán bằng tiền Việt Nam theo tỷ giá chuyển đổi lúc chủ tàu thanh toán phí bảo hiểm.
Trờng hợp chủ tàu tham gia dới giá trị yêu cầu phải ghi rõ giá trị thực tế và số tiền tham gia bảo hiểm trên Đơn bảo hiểm. Khi tàu bị tổn thất bộ phận PJICO chỉ bồi thờng theo tỷ lệ giữ số tiền tham gia bảo hiểm và giá trị thực tế của tàu đó.
Trờng hợp những tàu qua kiểm tra có khiếm khuyết mà chủ tàu không khắc phục theo đúng yêu cầu kỹ thuật thì khi nhận bảo hiểm phải loại trừ các khiếm khuyết đó và ghi rõ loại trừ trên Đơn, Giấy chứng nhận bảo hiểm. Nếu tình
trạng kỹ thuật quá yếu kém không đảm bảo khả năng đi biển thì không nhận bảo hiểm.
Đối với các tàu trớc đó đã tham gia bảo hiểm ở Công ty bảo hiểm khác thì cần xem xét kỹ các yếu tố nh: tỷ lệ tổn thất, tình hình thanh toán phí bảo hiểm v.v. để xem xét có nhận bảo hiểm hay không?
Đối với các tàu trớc đó đã tham gia bảo hiểm tại một Chi nhánh bảo hiểm khác thuộc PJICO thì cần tìm hiểu rõ lý do vì sao tàu lại thay đổi Chi nhánh bảo hiểm? Nếu tàu còn nợ phí thì không nhận bảo hiểm.