1. Công tác khai thác bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu vận chuyển
1.2. Quá trình cấp đơn bảo hiểm: quá trình cấp đơn bảo hiể mở PJICO có
khác nhau đối với hàng hoá nhập khẩu và hàng hoá xuất khẩu.
1.2.1.Đối với hàng hoá nhập khẩu, bao gồm 4 bớc sau: B
ớc 1: Kiểm tra chứng từ liên quan.
Khi nhận đợc giấy yêu cầu bảo hiểm của khách hàng (giấy này làm theo hình thức một đơn bảo hiểm) phải đợc kiểm tra xem chứng từ có hợp lệ không? Một giấy yêu cầu bảo hiểm đợc coi là hợp lệ phải có đủ những yêu cầu sau:
− Trên giấy yêu cầu phải kê khai rõ ràng tất cả các đề mục đã in sẵn trên đơn. Trong trờng hợp khai thiếu những đề mục nh: số B/L, ký mã hiệu, trọng l- ợng, số kiện (do cha đợc thông báo đầy đủ) thì vẫn chấp nhận cấp đơn nhng yêu cầu khách hàng phải bổ sung ngay khi nhận đợc thông báo.
− Nếu thiếu một trong những đề mục cơ bản nh: số tiền bảo hiểm (trị giá hàng FOB hoặc C&F), tên tàu vận chuyển, ngày khởi hành, cảng đi và điều kiện bảo hiểm thì giấy yêu cầu đó coi nh cha hợp lệ cần trả lại cho khách hàng đồng thời giải thích rõ yêu cầu của bảo hiểm để họ kê khai đầy đủ mới cấp đơn bảo hiểm.
Phải xem xét kỹ tính chất và phơng thức xếp dỡ của từng mặt hàng có phù hợp với điều kiện bảo hiểm mà khách hàng lựa chọn không để giải thích và yêu cầu khách hàng điều chỉnh lại cho thích hợp với mặt hàng đó. Trên giấy yêu cầu bảo hiểm phải đòi hỏi khách hàng trả lời đợc các nội dung yêu cầu của phòng Kế
toán- tài vụ quy định nhằm giúp phòng làm đủ các thủ tục thu phí một cách nhanh chóng.
Lu ý: Giấy yêu cầu bảo hiểm phải có đẩy đủ tên, dấu và chữ ký của khách hàng. Giấy chứng nhận bảo hiểm phải đánh máy đủ 08 bản. cần xem kỹ tên tàu vận chuyển (nếu là tàu vận chuyển), phải yêu cầu khách hàng kê khai quốc tịch tàu, tuổi tàu. Nếu là tàu già phải thu thêm phí nh đã quy định trong biểu phí bảo hiểm. Trờng hợp trị giá hàng bảo hiểm cao trên mức quy định phân cấp của công ty, trớc khi cấp đơn cần thông báo và trao đổi ý kiến với phòng tái bảo hiểm để có kế hoạch phân tán rủi ro.
B
ớc 2 : Vào sổ cấp đơn, lấy số đơn và xếp chuyến tàu:
Sau khi kiểm tra xong các chứng từ liên quan nếu hợp lệ thì vào sổ cấp đơn theo từng danh mục ghi trong sổ. Sổ đơn bảo hiểm lấy theo sổ thứ tự trong sổ cấp đơn. Xếp chuyến tàu theo số thứ tự trong sổ đăng ký số tàu.
Lu ý: − Thông thờng luồng Châu á đi trong khoảng 20-30 ngày làm một chuyến. − Luồng Châu âu tàu đi trong khoảng 2-4 tháng làm 1 chuyến.
− Số đơn bảo hiểm và số chuyến tàu ghi rõ trong đơn, số chuyến ghi trớc và số đơn bảo hiểm ghi sau.
Ví dụ: Số đơn bảo hiểm là 100, số tàu là 8 thì ghi: 8/100
B
ớc ba: Tính phí bảo hiểm sửa đổi và huỷ đơn bảo hiểm.
Trớc khi tính phí bảo hiểm phải xác định số tiền bảo hiểm. Số tiền bảo hiểm đợc tính theo công thức:
CIF = C+F
1-R Trong đó: C- là giá trị hàng hoá theo giá FOB
F- là cớc phí vận chuyển R- là tỷ lệ phí bảo hiểm
Trong trờng hợp khách hàng nhập theo giá FOB, nếu họ không xác định rõ đợc phí vận tải thì bảo hiểm ớc tính nh sau: đối với luồng Châu á cớc phí vận tải F=5% giá FOB và luồng Châu âu là F=10% giá FOB. R áp dụng cho từng mặt hàng tuỳ theo từng điều kiện bảo hiểm. R=R1+R2 trong đó R1 bao gồm tỷ lệ phí chính + tỷ lệ phí theo luồng. R2 là tỷ lệ phí phụ - tỷ lệ phí phụ đợc cộng thêm khi khách hàng mua thêm các điều kiện bảo hiểm phụ nh bảo hiểm chiến tranh, bảo hiểm đình công, thiếu nguyên kiện, thiếu hụt trọng lợng...
Lu ý: Mỗi một mặt hàng có tỷ lệ phí bảo hiểm khác nhau tuỳ theo từng điều kiện bảo hiểm. Do đó, khi tính phí phải xem xét kỹ tính chất của từng mặt hàng,
hiểm đối với mặt hàng đó không, trên cơ sở đó để xác định tỷ lệ phí cho chính xác. Phí bảo hiểm đợc tính trên cơ sở số tiền bảo hiểm và tỷ lệ phí bảo hiểm: I = CIF * R
Trong trờng tàu già khi tính phí bảo hiểm sẽ tính nh sau:
CIF = C+F
1-R I = CIF * R/
R=R1+R2 R/=R1+R2+R3 Trong đó R3 là tỷ lệ phí tàu già.
Trờng hợp khách hàng xin điều chỉnh trị giá bảo hiểm nh điều chỉnh giá FOB, CF, cớc phí vận tải và điều kiện bảo hiểm thì phải tính lại giá CIF và phí bảo hiểm bằng hình thức cấp cho khách hàng 4 giấy sửa đổi bổ sung và thu lệ phí sửa đổi đơn. Phần chênh lệch tăng đề nghị khách hàng thanh toán thêm phí, phần chênh lệch giảm bảo hiểm sẽ hoàn lại phí cho khách hàng. Trừ trờng hợp điều chỉnh số B/L, trọng lợng.
Lu ý: Trớc khi làm sửa đổi bổ sung phải yêu cầu khách hàng gửi lại toàn bộ đơn bảo hiểm đã cấp để điều chỉnh. Sau khi làm xong giấy sửa đổi bổ sung phải ghi rõ trên đơn các giấy tờ sửa đổi để bộ phận bồi thờng dễ xem xét. Sau đó gửi trả lại đơn của khách hàng kèm theo giấy sửa đổi.
Nếu khách hàng yêu cầu huỷ đơn phải xem xét rõ lý do, sau đó cấp cho khách hàng giấy sửađổi: Huỷ đơn, hoàn trả lại cho khách hàng toàn bộ số phí đã thu và trừ lệ phí huỷ đơn đồng thời thu hồi lại toàn bộ đơn gốc đã cấp để huỷ bỏ đi. Đơn thu lại phải huỷ ngay để tránh nhầm lẫn. Giấy sửa đổi bổ sung in ra thành 06 bản (1 bản lu kèm theo công văn yêu cầu sửa đổi của khách hàng, 1 bản gửi cho Tái bảo hiểm, 1 bản trả khách hàng). Trờng hợp:
- Yêu cầu khách hàng thanh toán thêm phí: đa Tài vụ 3 bản - Hoàn phí và huỷ đơn: đa Tài vụ 2 bản
- Điều chỉnh tên tàu: đa Tài vụ một bản
Sau khi lập đơn, kiểm tra lại và đóng dấu “thu phí bảo hiểm bằng ngoại tệ” hoặc “thu phí bảo hiểm bằng đồng Việt Nam” lên đơn theo yêu cầu thanh toán phí của khách hàng.
Sau khi thực hiện 3 bớc trên, đánh máy, trình ký và đóng dấu xong chứng từ đợc phân ra nh sau: bản gốc viết tay (bản đầu tiên) lu phòng Nghiệp vụ, 3 bản lu phòng Tài vụ, 1 bản gửi Tái bảo hiểm, nếu chi nhánh cấp đơn thì gửi 1 bản cho công ty còn lại trả cho khách hàng.
Đối với hàng hoá xuất khẩu: bao gồm 4 bớc sau:
Bớc 1: Kiểm tra chứng từ- tơng tự nh bớc 1 đối với hàng hoá nhập khẩu.
Lu ý: - Đối với hàng hoá xuất khẩu chỉ bảo hiểm bằng ngoại tệ không bảo hiểm bằng đồng Việt Nam.
- Đơn bảo hiểm hàng hoá xuất khẩu và giấy sửa đổi bổ sung phải đánh máy bằng tiếng Anh hoặc tiếng Pháp.
- Phải chú ý đến “điều kiện bảo hiểm” do khách hàng đề nghị. Nếu theo tín dụng th (L/C- Letter of credits) thì phải làm đúng tín dụng th đã mở, nhng nếu điều kiện đề nghị có những điểm bất hợp lý hoặc vợt quá phạm vi trách nhiệm thông thờng của công ty thì phải sửa lại (nếu việc sửa lại đó không mâu thuẫn với th tín dụng về cơ bản) hoặc hỏi lại ngời mua hàng ở nớc ngoài.
- Đối với hàng xuất t nhân của các đại sứ quán phải yêu cầu khách hàng cung cấp “bản kê chi tiết hàng hoá” và trị giá tiền của mỗi loại. Chỉ bảo hiểm theo điều kiện “mọi rủi ro” cho các loại hàng hoá mới, đối với hàng cũ bảo hiểm theo điều kiện C. Trớc khi chấp nhận bảo hiểm phải yêu cầu khách hàng cho xem cụ thể hàng hoá và bao bì để xác định trị giá hàng hoá và điều kiện bảo hiểm. Giấy chứng nhận bảo hiểm chỉ cần in 06 bản là đủ.
B
ớc 2: Vào sổ cấp đơn
Sau khi kiểm tra các chứng từ có liên quan, nếu hợp lệ thì vào sổ cấp đơn theo từng danh mục ghi trong sổ. Số đơn bảo hiểm đã đợc in sẵn trên đơn nếu chỉ cần đánh máy thêm ký hiệu của địa phơng đó để nghiệp vụ tiện theo dõi.
Ví dụ: Đơn do chi nhánh TP. HCM cấp, số đơn bảo hiểm là 1580 thì ghi nh sau:1580-HX/HCM/95
B
ớc 3: Tính phí bảo hiểm và huỷ bỏ đơn bảo hiểm
Số tiền bảo hiểm hàng hoá xuất khẩu chính là giá CIF mà khách hàng kê khai trên giấy yêu cầu bảo hiểm cộng thêm 10% lãi dự tính hay 10%CIF. Vì vậy phí bảo hiểm đợc tính theo công thức (CIF + 10%CIF)* R trong đó R là tỷ lệ phí bảo hiểm đợc tính theo từng luồng, theo từng điều kiện bảo hiểm và chủng loại hàng hoá.
Lu ý:- Đối với hàng xuất của đại sứ quán các nớc đóng tại Việt Nam, số tiền bảo hiểm chính là giá trị hàng hoá mà khách hàng kê khai cộng thêm 10%.
- Trờng hợp khách hàng xin điều chỉnh giá trị bảo hiểm, điều kiện bảo hiểm thì phải tính lại giá CIF và phí bảo hiểm bằng hình thức cấp cho khách hàng 1 giấy sửa đổi bổ sung.
- Điều chỉnh số B/L, trọng lợng và huỷ đơn cách thức tơng tự nh hàng nhập ở bớc 3.
B
ớc 4: Giao chứng từ cho các bộ phận liên quan
Sau khi thực hiện 3 bớc trên, nộp đơn trình ký và không cần đóng dấu tròn, chứng từ đợc phân ra nh sau: 3 bản đầu giao cho khách hàng, 1 bản lu Nghiệp vụ, 3 bản giao cho Tài vụ, 1 bản giao cho Tái bảo hiểm.
Lu ý: - Đối với hàng xuất của đại sứ quán các nớc đặt tại Việt Nam thì chứng từ đa sang Tài vụ chỉ cần 1 bản để theo dõi tiền về.
- Khi giao chứng từ cho các bộ phận liên quan phải ghi vào sổ giao chứng từ và có ký nhận.
- Đối với hàng xuất 3 bản đầu giao cho khách hàng không đợc ghi tỷ lệ phí bảo hiểm và phí bảo hiểm chỉ cần ghi giá CIF là đủ.
- Đơn giao cho tái bảo hiểm đa qua bộ phận thống kê của phòng vào sổ thống kê sau đó mới đa sang tái bảo hiểm.
- Bản nghiệp vụ giữ để lu theo từng chi nhánh và phân theo từng tàu. Mỗi cán bộ nghiệp vụ cuối tháng/quý/năm phải nắm đợc sổ phí thu của từng khách hàng mà mình phụ trách và tổng kim ngạch hàng nhập và xuất qua bảo hiểm trong tháng đó của khách hàng để phân tích, đánh giá đợc tình hình kinh doanh.
Là công ty cổ phần đầu tiên trong ngành bảo hiểm, PJICO có thế mạnh là các cổ đông có lợng hàng hoá xuất nhập khẩu hàng năm khá lớn (Tổng công ty xăng dầu Việt Nam - Petrolimex, Tổng công ty thép Việt Nam - VSC). Vì vậy ngay từ năm đầu tiên hoạt động (tháng 06/1995) nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đờng biển đã chiếm tỷ trọng lớn trong tổng doanh thu hoạt động kinh doanh của PJICO và từ đó tới nay nghiệp vụ này đã không ngừng tăng trởng và phát triển cả về chiều rộng và chiều sâu. Nhờ có sự ủng hộ, trợ giúp của các Bộ, Ngành liên quan, các tổ chức kinh tế, sự chỉ đạo đúng đắn kịp thời của các cấp lãnh đạo PJICO và đặc biệt là sự cố gắng phấn đấu
trờng cạnh tranh, nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đờng biển của PJICO đã đạt đợc lợng doanh thu phí khá lớn. Tỷ trọng trung bình chiếm từ 15%-20% trong tổng doanh thu phí bảo hiểm của toàn công ty và chiếm khoảng hơn 2% tổng doanh thu phí bảo hiểm của toàn thị trờng. Cụ thể ta có:
Để phân tích một cách cụ thể và chi tiết, ta tính một số chỉ tiêu sau:
Bảng 7: Bảng chỉ tiêu đánh giá kết quả hoạt động khai thác bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đờng biển ở PJICO từ 1995-2000.
Chỉ tiêu 1995 1996 1997 1998 1999 2000 1.Số tiền BH bình quân một đơn cấp(Triệu:VND) 1.146 1.159 1.588 1.546 1.586 2.296 2.Tốc độ tăng DT phí BH (%) - 204,2 55,7 66,0 26,1 15,3 3.Tốc độ tăng KNHH tham gia BH (%) - 180 70,8 49,8 22,7 54,6 4.Tốc độ tăng (giảm) tỷ lệ phí BH bình quân (%) - 8,7 (8,9) 10,7 2,7 (25,5) Qua bảng số liệu trên ta có thể nhận xét rằng hoạt động khai thác bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đờng biển ở PJICO đạt kết quả tơng đối cao. Trớc hết là số đơn cấp hàng năm tăng nhanh, nếu nh 6 tháng năm 1995 chỉ khai thác đợc 427 đơn cấp thì đến năm 2000 con số này đã đạt tới 2.896 đơn. Cùng với sự biến động về tỷ lệ phí bảo hiểm trên toàn thị trờng nói chung và của công ty nói riêng thì số tiền bảo hiểm bình quân một đơn cấp có xu hớng tăng dần qua các năm, điều này đợc thể hiện: năm 1995 số tiền bảo hiểm bình quân một đơn cấp là 1.146 triệu nhng đến năm 2000 số tiền bảo hiểm trong một đơn cấp đạt tới 2.296 triệu lớn gấp 2 lần năm 1995, điều đó chứng tỏ PJICO ngày càng thu hút đợc nhiều hợp đồng bảo hiểm có giá trị cao của các khách hàng lớn. Mặt khác ta thấy tốc độ tăng doanh thu phí bảo hiểm và tốc độ tăng kim ngạch hàng hoá tham gia bảo hiểm đều có xu hớng giảm dần và tốc độ tăng doanh thu phí bảo hiểm bình quân 1995/2000(1) lại nhỏ hơn tốc độ tăng kim ngạch hàng hoá tham gia bảo hiểm bình quân trong cùng thời kỳ(2)nhng sự chênh lệch này là tơng đối nhỏ. Nguyên nhân của sự chênh lệch này là do PJICO đã điều chỉnh tỷ lệ phí bảo hiểm phù hợp với sự biến động của thị trờng. Quá trình điều chỉnh tỷ lệ phí làm cho tỷ lệ phí có xu hớng chung là giảm xuống từ 1995/2000 (từ 0,3795% xuống còn 0,3187%). Nhìn vào bảng chỉ tiêu đánh giá ta có thể thấy rằng chiến lợc khai thác
của PJICO là hết sức linh hoạt và có hiệu quả đặc biệt là việc điều chỉnh tỷ lệ phí bảo hiểm qua các năm cho phù hợp với tình hình chung của toàn thị trờng bảo hiểm. Điều chỉnh tỷ lệ phí lần 1 năm 1997 giảm 8,9% so với năm 1996 do nhiều nguyên nhân, cơ bản là do hai nguyên nhân sau: chủ quan là do chiến lợc phát triển của công ty và khách quan là do cuộc khủng hoảng tài chính tiền tệ khu vực Châu á. ảnh hởng đến toàn bộ nền kinh tế trong nớc, khu vực và trên thế giới. Mặc dù tỷ lệ phí giảm song doanh thu phí bảo hiểm không những không giảm xuống mà còn tăng 55,7% so với năm 1996. Có sự tăng lên của tổng doanh thu phí trong khi tỷ lệ phí giảm xuống là do tổng kim ngạch hàng hoá tham gia bảo hiểm tăng lên (70,8%) và do tốc độ tăng này lớn hơn nên có thể bù đắp đợc phần doanh thu giảm đi do giảm tỷ lệ phí bảo hiểm. Điều chỉnh giảm tỷ lệ phí lần hai năm 2000 so với năm 1999 xuống còn 0,3187 năm 2000 do có sự cạnh tranh gay gắt giữa các công ty bảo hiểm trên thị trờng và do tỷ lệ tổn thất năm 1998, 1999 đã giảm xuống dẫn đến tỷ lệ bồi thờng giảm theo. Và cũng tơng tự lần 1 mặc dầu tỷ lệ phí bảo hiểm bình quân giảm mạnh song tổng doanh thu phí bảo hiểm tăng lên 15,3% tức là tăng thêm 2.750 triệu đồng. Có sự tăng lên của doanh thu phí bảo hiểm này là do sự điều chỉnh tỷ lệ phí bảo hiểm đã thu hút thêm đợc đông đảo khách hàng tham gia bảo hiểm tại công ty làm cho kim ngạch hàng hoá tham gia bảo hiểm tăng 54,6% bù đắp đợc phần doanh thu phí giảm do tỷ lệ phí bảo hiểm giảm do tỷ lệ phí giảm. Lại lấy ví dụ quá trình điều chỉnh tỷ lệ phí bảo hiểm năm 1998 tăng 10,7% so với năm 1998, tỷ lệ thu phí tăng lên do rất nhiều nguyên