Để đổi mới cơ cấu và tạo cơ sở cho việc tổ chức, sắp xếp và sử dụng nguồn
nhân lực hợp lý và có hiệu quả nhất, các DNVVN cần phải phân tích công việc để
được coi là giải pháp mang tính nền tảng để chọn và sử dụng nguồn nhân lực trong
doanh nghiệp có hiệu quả nhất.
Bảng mô tả công việc là văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối
quan hệtrong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc. Bảng mô tả công việc giúp cho chúng
ta hiểu được nội dung, yêu cầu của công việc và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm
khi thực hiện công việc.
Bảng tiêu chuẩn chức danh là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các
kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp nhất cho từng chức danh. Bảng tiêu chuẩn chức danh giúp chúng ta hiểu được doanh nghiệp đang cần nhân viên
như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất.
Việc xây dựng tiêu chuẩn chức danh công việc phải căn cứ vào sự phân tích, đánh giá sâu sắc các yêu cầu và nội dung công việc từng bộ phận phòng ban của
từng đơn vị trên cơ sở quy mô, cơ cấu tổ chức đã được thiết lập, để định biên lao
động một cách khoa học và riêng biệt:
- Xác định từng bộ phận cần những chức danh gì? - Công việc cụ thể của từng chức danh đó ra sao?
- Yêu cầu về mức độ hiểu biết trên các lĩnh vực như thế nào? - Mô tả cụ thể các công việc phải làm và mức độ hoàn thành.
Các tiêu chuẩn chức danh từ nhà quản trị cấp cao (Giám đốc v à Phó Giám đốc Công ty) đến các cán bộ quản trị cấp trung- điều hành nghiệp vụ chuyên môn
(Trưởng- Phó phòng) và đến từng cán bộ, nhân viên phải rõ ràng, cụ thể và chính xác. Nên tránh tình trạng các yêu cầu về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm và các phẩm chất cá nhân của các chức danh đ ược thể hiện một cách chung chung nh ư
nhau hoặc có xây dựng cụ thể nh ưng không áp dụng một cách nghiêm túc, triệt để.
Cần phải gắn việc xây dựng tiêu chuẩn chức danh công việc với ph ương pháp và tư tưởng của Bộ tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO9001:2000, liệt kê những gì sẽ làm; làm đúng những gì đã viết, đã cam kết; kiểm tra, kiểm soát thực hiện; các
hoạt động phòng ngừa và cải tiến,... để làm sao phát huy được năng lực, khả năng,
lòng nhiệt tình với trách nhiệm cao nhất của mỗi ng ười. Tiêu chuẩn chức danh công
việc phải chuẩn xác, cụ thể để mỗi CBCNV đảm nhiệm chức danh đó phải hiểu được: Chức trách, danh phận và vai trò của mình là gì? Làm được, làm tốt các công
việc gì? Tiến hành công việc như thế nào, phối hợp tổ chức quan hệ công tác với ai
ra sao?