3.2.3.1. Áp dụng phương pháp phân tích định lượng đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên
Nhằm đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên tại Công ty được chính xác và công bằng, đạt được những mục đích thiết thực từ việc đánh giá này, một số giải pháp có thể nêu ra như sau:
- Lãnh đạo Công ty cần xác định rõ các lĩnh vực, kỹ năng, kết quả nào cần đánh giá đối với từng nhân viên cụ thể. Chẳng hạn đối với nhân viên hành chính sẽ khác với công nhân kỹ thuật và cũng sẽ khác với nhân viên kế toán,... Không xây dựng cách đánh giá chung chung cho mọi nhân viên (như cách xác định h3j đang áp dụng). Riêng việc đánh giá các trưởng phòng ban, đơn vị cũng cần được xây dựng cách thức đánh giá kết quả thực hiện công việc của họ một cách cụ thể, không để họ tự đánh giá như hiện nay.
- Xét đặc thù của PTC4, Phương pháp phân tích định lượng là phù hợp hơn cả. Các phương pháp khác sẽ ít hoặc không phù hợp, ví dụ nếu dùng Phương pháp xếp hạng luân phiên, Phương pháp so sánh cặp và Phương pháp lưu trữ sẽ gặp phải khó khăn vì số lượng nhân viên tại Công ty khá lớn (hiện nay hơn 2.200 người), kết quả
thực hiện công việc của từng người chênh lệch nhau không nhiều,... Còn nếu sử dụng Phương pháp quan sát hành vi và Phương pháp quản trị theo mục tiêu sẽ khó phù hợp với loại hình sản xuất truyền tải điện do địa bàn SXKD phân tán (các trạm biến áp và tuyến đường dây hiện diện ở nhiều nơi), nhân viên thường xuyên đi công tác và trong SXKD chủ yếu Công ty thực hiện nhiệm vụ do EVN giao,...
Theo Phương pháp phân tích định lượng, cách thực hiện như sau: + Bước 1: Xác định được các yêu cầu chủ yếu khi thực hiện công việc. + Bước 2: Phân loại các mức độ thỏa mãn yêu cầu khi thực hiện công việc. + Bước 3: Đánh giá tầm quan trọng (trọng số) của mỗi nhóm yêu cầu đối với hiệu quả thực hiện công việc của nhân viên.
+ Bước 4: Đánh giá tổng hợp về năng lực thực hiện công việc của nhân viên.
i n i i i b t K G K G ∑ = = 1 / Trong đó:
◦ Gt/b: Điểm tổng hợp cuối cùng, đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên
◦ n: Số lượng các yêu cầu chủ yếu đối với nhân viên thực hiện công việc
◦ Ki: Điểm số chỉ tầm quan trọng của yêu cầu chủ yếu i
◦ Gi: Điểm số đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên theo yêu cầu i. Gi được xác định căn cứ trên cơ sở so sánh tình hình thực hiện công việc của nhân viên với mức độ phân loại trong bước 2
Nếu nhân viên bị đánh giá kém ở bất kỳ yêu cầu chủ yếu nào, nhân viên sẽ bị đánh giá chung là kém. Khi không bị bất kỳ điểm kém nào, căn cứ vào số điểm Gt/b
tính được, nhân viên sẽ được đánh giá như sau: Nếu Gt/b ≥ 8,5: Đánh giá xuất sắc Nếu 7,0 ≤ Gt/b < 8,5: Đánh giá khá
Nếu 5,5 ≤ Gt/b < 7,0: Đánh giá trung bình Nếu Gt/b < 5,5: Đánh giá yếu
Phụ lục 4 sẽ trình bày một số ví dụ minh họa.
- Không đưa chức danh, trình độ, tay nghề và thâm niên công tác vào việc đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên. Các yếu tố này sẽ được dùng để: Xác định hệ số lương cấp bậc, thời gian nâng lương, phụ cấp trong thù lao,...
- Những người làm công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên cần tham gia các khóa học về kỹ năng đánh giá nhân viên. Công ty cũng có thể mời các chuyên gia hướng dẫn vấn đề này ngay tại Công ty. Thực hiện được như vậy sẽ góp phần đưa công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên ngày một khách quan, khoa học và công bằng hơn.
- Phải thảo luận với nhân viên về kết quả đánh giá, vạch ra được phương hướng, cách thức cải tiến thực hiện công việc sao cho tốt hơn, nếu cần sẽ có sự hỗ trợ từ phía người lãnh đạo. Kích thích nhân viên tự nỗ lực phấn đấu.
Một điều cần lưu ý rằng cách thức đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên tại Công ty trước khi sửa đổi áp dụng cần lấy ý kiến rộng rãi trong Công ty. Khi tình hình Công ty thay đổi thì cách thức đánh giá cũng cần thay đổi theo cho phù hợp.
3.2.3.2. Cần tổ chức tốt việc cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên
Cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên là một việc làm rất cần thiết nhằm: - Cung cấp cho nhân viên những sai sót để kịp thời khắc phục.
- Khuyến khích nhân viên khẳng định những thành tích mà họ đạt được.
- Nhờ cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên chúng ta có thể bổ sung vào các dự án đào tạo nhân viên.
- Cung cấp thông tin phản hồi là làm cho nhân viên hiểu rõ yêu cầu của Công ty. Để tổ chức tốt việc cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên, cần tiến hành thực hiện theo các bước như sau:
- Bước 1: Cần điều tra thu thập thông tin về tình hình thực hiện công việc của nhân viên.
- Bước 2: Đối chiếu với tiêu chuẩn trong Bảng tiêu chuẩn công việc. Tổng hợp những thành tựu đạt được và những tồn tại.
- Bước 3: Cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên: + Khẳng định những thành tựu nhân viên đã đạt được. + Gợi ý để nhân viên tự nêu lên những tồn tại.
+ Bổ sung thêm những tồn tại mà nhân viên chưa nêu lên.
+ Cùng với nhân viên tìm nguyên nhân của những tồn tại, đồng thời đề xuất các giải pháp khắc phục, trong điều kiện cần thiết có thể nêu lên những giải pháp hỗ trợ của Công ty.
+ Gợi ý cho nhân viên cam kết sửa chữa sai sót.
3.2.3.3. Hoàn thiện chế độ tiền lương
a. Xây dựng tiêu chí đánh giá thành tích của từng phòng ban, đơn vị
- Để đánh giá thành tích trong tháng của phòng ban, đơn vị trong PTC4 có thể thực hiện theo cách sau:
+ Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban, đơn vị để xây dựng các tiêu chí đánh giá. Đồng thời xác định tầm quan trọng Ki của từng tiêu chí.
+ Hằng tháng tiến hành đánh giá thành tích của từng phòng ban, đơn vị bằng cách cho điểm Gi đối với từng tiêu chí (chi tiết được trình bày tại Phụ lục 5). Sau đó tính điểm trung bình Gt/b của các phòng ban, đơn vị:
i n i i i b t K G K G ∑ = = 1 /
- Căn cứ vào Gt/b tính được sẽ quy đổi sang hệ số thành tích Kk trong tháng của phòng ban, đơn vị đó:
- Cuối cùng mới tính lương mềm trong tháng VMk cho từng phòng ban, đơn vị:
Gt/b Kk Gt/b ≥ 9,5 3,0 8,5 ≤ Gt/b < 9,5 2,5 7,0 ≤ Gt/b < 8,5 2,0 5,5 ≤ Gt/b < 7,0 1,5 Gt/b < 5,5 1,0 VMk = Kk x (Lk x HCBk x TLmin)
b. Cần bổ sung điểm đánh giá năng lực thực hiện công việc trong năm của nhân viên khi phân phối tiền lương bổ sung năm
- Trả lương bổ sung năm không chỉ phụ thuộc vào hệ số lương cấp bậc và ngày công của người lao động mà nhất thiết phải tính thêm yếu tố kết quả thực hiện công việc của nhân viên (việc đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên được nêu lên cách làm hoàn thiện hơn so với cách PTC4 đang vận dụng, tại mục 3.2.3.1), khi đó:
LBSNi = VCL x
∑(HSLCBi x NCNi x Gt/bi ) (HSLCBi x NCNi x Gt/bi)
Trong đó:
+ LBSNi: Lương bổ sung trong năm cho người lao động thứ i + VCL: Phần còn lại của tổng quỹ tiền lương trong năm
+ NCNi: Số ngày công thực tế làm việc trong năm của người lao động thứ i + Gt/bi: Điểm tổng hợp đánh giá năng lực thực hiện công việc trong năm
- Ví dụ: Trong năm 2007, PTC4 xác định VCL = 10 tỷ đồng, tính ∑(HSLCBi x NCNi x Gt/bi) = 6.448.841,19 thì một người có HSLCBi = 2,96; NCNi = 264 và Gt/bi = 8,5 sẽ được phân phối tiền lương bổ năm là: 2,96 264 8,5 10.299.897
19 6.448.841, 000 . 000 . 000 . 10 x x x = đồng
c. Cần bổ sung hệ số giờ công khi tính số ngày công
- Ngày công lao động có ảnh hưởng rất lớn trong cách tính lương tại PTC4. Do vậy cần có cơ chế giám sát vấn đề này chặt chẽ hơn. Các giải pháp có thể thực hiện: + Bấm thẻ từ khi nhân viên đến làm việc và khi ra về.
+ Cần giao khối lượng công việc cụ thể kèm theo tiến độ thực hiện để tránh trường hợp công việc thiếu tải. Áp dụng phương pháp làm giàu công việc hoặc mở rộng công việc.
- Ngoài ra có thể thống kê số ngày nghỉ cũng như hiện tượng đi trễ, về sớm của người lao động để có những biện pháp khắc phục.
d. Cần đưa ra tiêu chuẩn nâng lương trước thời hạn và ngược lại kéo dài thời hạn nâng lương nếu hiệu quả công việc không tốt
Chỉ tiêu cụ thể: Nếu 2 năm liền đạt điểm tổng hợp năng lực thực hiện công việc xuất sắc sẽ nâng lương trước thời hạn. Nếu 3 năm liền điểm tổng hợp năng lực thực hiện công việc là kém sẽ kéo dài 4 năm mới nâng lương.
e. Cần có chế độ thưởng sáng kiến theo giá trị sáng kiến đóng góp (giá trị làm lợi cho Công ty)
- Không nên hạn chế mức tối đa là 5.000.000 đồng/sáng kiến mà nên xác định thưởng 20% giá trị làm lợi cho Công ty.
- Muốn thực hiện cần có điều kiện: Có Hội đồng xét duyệt sáng kiến và sáng kiến cần có kiểm chứng giá trị làm lợi cho Công ty.
g. Cần điều chỉnh kịp thời mức lương theo CPI
- Nghiên cứu thường xuyên chỉ số CPI.
- Giải trình với EVN về chỉ số CPI để xin điều chỉnh hệ số tổng lương.
- Điều chỉnh ngay lương cho CBCNV khi được EVN cho tăng tổng quỹ lương.
h. Áp dụng các giải pháp phòng ngừa sự cố về điện
Bằng các giải pháp:
- Xây dựng Bảng mô tả công việc, Bảng tiêu chuẩn công việc cho từng nhân viên. Giao trách nhiệm rõ ràng cho từng nhân viên ở từng khâu.
- Tăng cường các thiết bị Pakoyoke để báo trước sự cố. Như vậy sẽ tăng uy tín với đối tác và nhân viên sẽ được tăng thu nhập thông qua tiền thưởng VHAT.
3.2.3.4. Hoàn thiện việc đánh giá thi đua cho các phòng ban, đơn vị
Để có cơ sở đánh giá thi đua cho các phòng ban, đơn vị trong PTC4 một cách hợp lý, phát huy được tác dụng kích thích các phòng ban, đơn vị phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ SXKD, cần thực hiện các thay đổi sau:
- Xem xét lại chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban, đơn vị. Nếu phát hiện những điểm chưa phù hợp, còn chồng chéo,... phải sửa đổi lại ngay.
- Đánh giá theo giá trị công việc cụ thể đạt được của từng phòng ban, đơn vị vì chức năng nhiệm vụ của mỗi phòng ban, đơn vị là khác nhau và mang tính đặc thù. Rà soát lại tình hình thực tế của mỗi phòng ban, đơn vị (tổng số lao động, cơ cấu lao động, điều kiện làm việc,...) và các chỉ tiêu kế hoạch được xây dựng. Các chỉ tiêu này một khi đã thiết thực, giao cho từng phòng ban, đơn vị cụ thể thực hiện thì khi đó dựa vào mức độ hoàn thành chúng sẽ là căn cứ đánh giá thi đua cho các phòng ban, đơn vị.
3.2.4. Các biện pháp hỗ trợ để hoàn thiện quản trị nguồn nhân lực 3.2.4.1. Thiết lập hệ thống thông tin 3.2.4.1. Thiết lập hệ thống thông tin
- Thiết lập và phát triển hệ thống thông tin của ngành điện, của khâu truyền tải và thông tin thị trường lao động.
- Thông tin về các ngành nghề trong hoạt động truyền tải điện và các lĩnh vực SXKD khác mà PTC4 có tham gia.
- Thông tin về các nơi đào tạo và NNL tại đó.
- Thông tin báo cáo về NNL: Dự báo nhu cầu về NNL, sự phát triển của NNL cũng như những biến động của NNL trong tương lai.
- Các thông tin khác: Bao gồm các thông tin về kế hoạch, chính sách, chế độ phát triển NNL ngành điện,...
Trên cơ sở những thông tin có được nêu trên sẽ tạo điều kiện cho PTC4 lập kế hoạch, chương trình phát triển NNL cho riêng mình.
3.2.4.2. Phát triển văn hóa tổ chức phù hợp với môi trường kinh doanh
Để đảm bảo vận hành lưới điện an toàn, liên tục, ổn định và giảm tổn thất truyền tải, cải thiện hình ảnh ngành điện trong suy nghĩ của khách hàng sử dụng điện,... cũng như hướng đến SXKD đa ngành, một trong những vấn đề then chốt mà PTC4 cần quan tâm là tạo ra văn hóa tổ chức phù hợp với các giá trị văn hóa, truyền thống tốt đẹp của Công ty, nâng cao ý thức trách nhiệm, thay đổi nếp nghĩ “điện là độc quyền” và hướng tới phương châm “phục vụ khách hàng”, nâng cao quyền hạn và trách nhiệm cho nhân viên, khơi dậy ý thức kỷ luật tự giác, tác phong làm việc nghiêm túc,...
Ngoài ra, khi hình thành và phát triển văn hóa tổ chức, các nhà lãnh đạo của PTC4 cũng cần lưu ý tìm hiểu đặc điểm tâm lý của nhân viên, khám phá xem nhân viên mong đợi gì ở doanh nghiệp, thu hút họ làm việc theo nhóm, biết cầu tiến, thật thà, tích cực tham gia quản lý doanh nghiệp. Thường xuyên tổ chức các hình thức sinh hoạt, tuyên truyền giáo dục về truyền thống và các giá trị văn hóa được đề cao tại Công ty, tạo ra trong nhân viên trào lưu gắn bó lâu dài và cống hiến hết mình.
3.2.4.3. Nâng cao nhận thức của xã hội về lĩnh vực truyền tải điện năng nhằm giảm bớt áp lực cho nhân viên trong vấn đề sự cố lưới điện
Nâng cao ý thức xã hội về bảo vệ an toàn các công trình lưới điện cao áp, xem đây không chỉ là nhiệm vụ của riêng PTC4 mà cần sự chung tay của cả cộng đồng. Có như vậy sẽ ủng hộ rất lớn cho nhân viên của Công ty trong việc đối phó và khắc phục các sự cố về điện, áp lực về sự cố lưới điện sẽ giảm, hiệu suất truyền tải điện sẽ cao, lượng điện năng truyền tải được nhiều hơn, đáp ứng tốt hơn nhu cầu tiêu thụ điện của xã hội, CBCNV trong PTC4 cảm thấy tự tin hơn, phấn chấn hơn, nỗ lực làm việc nhiều hơn để có kết quả cao hơn. Một số lưu ý về bảo vệ các công trình lưới điện cao áp:
- Không lắp đặt ăng ten, dây phơi, giàn giáo, biển, hộp đèn quảng cáo và các vật dụng khác tại các vị trí mà khi bị đổ, rơi có thể va quệt vào công trình lưới điện cao áp.
- Không thả diều, vật bay gần công trình lưới điện cao áp; thả bất kỳ vật gì có khả năng gây hư hại đến công trình lưới điện cao áp;...
3.2.4.4. Áp dụng các thành tựu của công nghệ thông tin
Ngày nay, công nghệ thông tin đã làm thay đổi bộ mặt cuộc sống. Đối với một doanh nghiệp, công nghệ thông tin giúp quản trị hoạt động SXKD được chính xác hơn, nhanh hơn, khoa học hơn và có hiệu quả hơn. Nếu xét riêng hoạt động quản trị NNL tại PTC4, các thành tựu của công nghệ thông tin có thể áp dụng tiêu biểu cho:
- Quản lý CBCNV: Quản lý toàn bộ thông tin của CBCNV từ lúc tuyển dụng, thử việc, trở thành nhân viên chính thức đến khi thôi việc.
- Chương trình tính lương, thưởng VHAT điện,...: Giúp tính nhanh, chính xác