1.3 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty
Bảng 9: Số đại lý cấp1 tại các tỉnh thành
Hà Nội 90 Nghệ An 31 Hưng Yên 13 Hải Phòng 27 Hà Tây 31 Hà Nam 5 Hà Tĩnh 12 Quảng Ninh 20 Bắc Giang 9 Bắc Ninh 8 Nam Định 16 Ninh Bình 9 Thanh Hoá 25 Thái Bình 20 Lạng Sơn 6 Sơn La 3 Phú Thọ 11 Vĩnh Phúc 8 Hải Dương 17 Tuyên Quang 9 Lào Cai 4 Hoà Bình 2 Thái Nguyên 13 Yên Bái 6 Hà Giang 7
Hầu hết ở các tỉnh miền Bắc do trụ sở chính của công ty tại Hà Nội chịu trách nhiệm đều đã có các đại lý cấp 1. Tuy nhiên số lượng đại lý chưa thực sự nhiều, và trong từng tỉnh việc phân bố các đại lý cũng chưa thực sự hợp lý. Công ty đang cố gắng hoàn thiện lại hệ thống kênh phân phối để tạo điều kiện khách hàng biết đến sản phẩm được dễ dàng hơn. Trong địa bàn từng tỉnh, có những huyện có đại lý của công ty nhưng có nhiều huyện cũng chưa có. Chẳng hạn như tại điạ bàn tỉnh Nghệ An, tại Thành phố Vinh có rất nhiều đại lý cấp 1 của công ty, và tại một số huyện cũng đã có như Quỳnh Lưu, Diễn Châu, Nghi Lộc, Đô Lương... tuy nhiên tại các huyện như Tân Kỳ, Tương Dương...thì chưa có cả đại lý cấp 1 lẫn cấp 2 của công ty. Đây là một hạn chế trong hệ thống kênh phân phối của công ty.
Về hoạt động quản trị hệ thống kênh phân phối. Sau khi lựa chọn và xây dựng được hệ thống kênh phân phối, vấn đề quan trọng là phải quản lý điều hành hoạt động của chúng. Công ty đã tổ chức nhiều hoạt động nhằm khuyến khích các thành viên kênh hoạt động dài hạn, giải quyết những vấn đề về sản phẩm, giá, xúc tiến qua kênh phân phối, và đánh gía hoạt động của các thành viên trong kênh.
Công ty tiếp nhận đơn đặt hàng qua điện thoại hoặc thông qua các đại diện thương mại, các cán bộ kinh doanh của công ty. Công ty đã xử lý các đơn đặt hàng một cách nhanh chóng, chính xác cho khách hàng. Việc điều hành phân phối hàng ngày của công ty diễn ra rất tốt.
Hơn nữa để quản lý tốt hơn kênh phân phối của mình, công ty cổ phần thiết bị điện Tam Kim đã có nhiều hoạt động để khuyến khích các thành viên trong kênh. Giữa công ty và các thành viên trong kênh phân phối có quan hệ hợp tác với nhau, cùng nhau góp ý để xây dựng kênh phân phối được hoàn chỉnh. Công ty đã chú ý đến những mong muốn, khó khăn của công ty để từ đó hỗ trợ, giúp đỡ các thành viên. Ngoài ra, công ty còn khuyến khích về mặt vật chất cũng như tinh thần cho các thành viên trong kênh. Giữa công ty và các thành viên trong kênh đã có mối quan hệ thân thiết, nhiều đại lý đã trung thành với công ty.
2.4 Về xúc tiến, khuyếch trương
2.4.1 Chính sách xúc tiến, khuyếch trương của công ty
Chính sách xúc tiến là tổng thể các nguyên tắc cơ bản, các phương pháp và giải pháp gắn với hoạt động tiêu thụ sản phẩm nhằm hạn chế hoặc xoá bỏ mọi trở ngại trên thị trường tiêu thụ, đảm bảo thực hiện các mục tiêu chiến lược đã xác định. Chính sách xúc tiến khuyếch trương bao gồm hàng loạt các chính sách sau: Chính sách quảng cáo, chính sách khuyến mại, chính sách thanh toán, chính sách phục vụ khách hàng.
Tại công ty cổ phần thiết bị điện Tam Kim đã có nhiều hoạt động xúc tiến, khuyếch trương cho công ty và sản phẩm của công ty.
Về chính sách quảng cáo: công ty đã lựa chọn hình thức quảng cáo cho sản phẩm của từng thương hiệu của công ty, các thương hiệu Kohan, Roman, Sunmax. Tuỳ từng phòng kinh doanh của từng thương hiệu, mà lực chọn những hình thức quảng cáo khác nhau. Nhưng công ty đã có những hình thức quảng cáo như: Công ty thực hiện hình thức quảng cáo trên các biển quảng cáo, tổ chức các hội nghị khách hàng trên điạ bàn từng tỉnh, từng khu vực tiêu thụ sản phẩm và tổ chức giới thiệu sản phẩm thông qua đại diện thương mại, các đại lý cấp 1. Một hình thức quảng cáo nữa đó chính là các nhân viên kinh doanh của các phòng kinh doanh trong công ty đến tận các đại lý tại đã hoặc chưa tiêu thụ sản phẩm của công ty để giới thiệu về các mặt hàng, đặc tính sản phẩm của nó. Mặc dù vậy, việc quảng cáo sản phẩm của công ty chưa có hiểu quả cao, việc quảng cáo chưa thực rầm rộ. Về ngân quỹ cho quảng cáo thì từng phòng kinh doanh tuỳ thuộc vào mức độ kinh doanh khác nhau được trích các quỹ quảng cáo khác nhau. Dựa vào đó các trưởng phòng kinh doanh xây dựng chương trình quảng cáo riêng cho sản phẩm của mình.
Về chính sách khuyến mại: trong 1 năm hoạt động công ty có những chương trình khuyến mại khác nhau cho từng mặt hàng. Chẳng hạn như chiết khấu phần trăm theo doanh số cho khách hàng, tặng quà khuyến mại, tặng thêm sản phẩm cho khách hàng, ….
Về chính sách thanh toán: Tại công ty cổ phần thiết bị điện Tam kim luôn tạo mọi điều kiện cho khách hàng thanh toán, công ty chấp nhận mọi hình thức thanh khác nhau như trả tiền mặt, chuyển khoản, thanh toán bằng tiền Việt hoặc ngoại tệ. Công ty tạo điều kiện cho khách hàng thanh toán một cách dễ dàng nhất.
2.4.2 Kết quả về hoạt động quảng cáo, khuyến mại
Công ty cổ phần thiết bị điện Tam Kim đã và đang tìm mọi cách để quảng bá thương hiệu của mình trên thị trường, mọi hoạt động marketing của công ty một mặt nhằm đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm, mặt khác công ty mong muốn sản phẩm của mình có chỗ đứng trên thị trường. Mọi hoạt động quảng cáo, khuyến mại của công ty đã đạt được nhiều kết quả, đóng góp vào thành công của công ty.
Trong năm 2006, tại các phòng kinh doanh phụ trách kinh doanh các sản phẩm mang thương hiệu Kohan, Roman, Sunmax, mỗi thương hiệu có một cách hoạt động quảng cáo, chương trình khuyến mại khác nhau, thời gian khác nhau và nội dung chương trình khuyến mại cũng khác nhau.
Hoạt động mạnh nhất và hiệu quả nhất mà công ty sử dụng để quảng bá sản phẩm đó chính là thông qua các cán bộ kinh doanh và đại diện thương mại . Tại mỗi phòng kinh doanh, các cán bộ kinh doanh và đại diện thương mại được phân công từng thị trường khác nhau nhằm chăm sóc khách hàng hiện tại, và tìm kiếm thêm nhiều khách hàng. Các cán bộ kinh doanh cùng đại diện thương mại đến từng cửa hàng, đại lý nhằm giới thiệu sản phẩm của công ty, giới thiệu mẫu mã, chất lượng, giá cả... về sản phẩm và các chương trình khuyến mại, các sản phẩm mới....
Ngoài ra, công ty còn có các hình thức quảng cáo khác như quảng cáo qua biển hiểu, quảng cáo qua phương tiện vận tại, quảng cáo qua điện thoại( do các trợ lý kinh doanh thực hiện) ....
Về quảng cáo qua phương tiện vận tại, công ty cho quảng cáo về thương hiệu sản phẩm của mình trên các phương tiện vận tải vẩn chuyến sản phẩm của mình
đến vơi khách hàng. Đây là hình thức quảng cáo có mức chi phí thấp. Xe chở hàng của công ty sẽ quảng cáo về sản phẩm của công ty. Trong năm 2006, có khoảng 16 xe ô tô bao gồm của cả công ty và xe của các đại lý có mang hình ảnh về sản phẩm và thương hiệu sản phẩm của công ty. Đây là một phương pháp khá tốt song nó cũng có hạn chế là dấu ấn về hình ảnh quảng cáo không lưu lại lâu trong tâm trí người tiêu dùng.
Quảng cáo qua biển hiểu cũng là hoạt động mạnh của công ty. Công ty làm biển hiệu quảng cáo cho các đại lý bán sản phẩm của mình và ngoài ra còn đặt tại những nơi thuận lợi để kích thích người tiêu dùng.
Bảng 10 : Số biển hiểu tại các đại lý năm 2006