Nếu một TSCĐ sau thời gian sử dụng lâu dài, bị hư hỏng hoặc trong trạng thái không sử dụng được nữa thì Bộ phận quản lý lập Tờ trình xin thanh lý TSCĐ rồi đưa cho TGĐ duyệt. Sau đó Tờ trình được chuyển xuống phòng Kế Toán và Kế toán TSCĐ sẽ xem lại Nguyên giá, Khấu hao đã trích rồi báo lại giá trị còn lại cho Hội đồng giá. Hội đồng giá họp và mời khách hàng muốn mua lại TSCĐ để họ tham gia đấu giá. Sau khi Hội đồng giá quyết định bán TSCĐ ở mức giá phù hợp, Hội đồng giá sẽ gửi thông báo trúng thầu cho khách hàng và yêu cầu Phòng kế toán lập Bộ hồ sơ thanh lý. Căn cứ vào bộ hồ sơ đó, bộ phận quản lý bán TSCĐ và lấy Hóa Đơn. Kế toán TSCĐ sẽ ghi giảm TSCĐ.
2.6.5. Ví dụ minh họa:
1. Ngày 02/07/2008, mua mới 4 máy điều hòa nhiệt độ của công ty TNHH Thiên Minh Phú trị giá 33.704.490, VAT 10%, chưa thanh toán.
Nợ TK 211: 33.704.490 Nợ TK 133: 33.704.49 Có TK 331: 37.074.939
2. Ngày 07/10/2008, xuất thanh lý lô thiết bị nguyên giá 560.000.000, đã khấu hao 320.000.000, số tiền thu được từ thanh lý là 147.000.000, VAT 5%
Thanh lý TSCĐ
Nợ TK 214: 320.000.000 Nợ TK 811: 140.000.000
Quy trình kế toán TSCĐ
Giám đốc P. Cơ điện Kế toán Bộ phận liên quan Bắt đầu Lập tờ trình Ký duyệt Lập Lệnh điều động Lệnh điều động Yes N Lập PXK PXK N Phiếu XK Phiếu XK Xử lý chứng từ N Kết thúc No Ký duyệt Xử lý chứng từ Đánh giá lại TS No Yes Lập chứng từ thanh lý
Sơ đồ 2.10 – Quy trình kế toán TSCĐ (2)
Có TK 211: 560.000.000
Tiền thu được từ thanh lý
Nợ TK 131: 147.000.000 Có TK 3331: 7.000.000 Có TK 711: 140.000.000