2.5.1.1. Chứng từ sử dụng:
Chứng từ bên ngoài:
o Đối với nguyên phụ liệu mua nội địa:
Hóa dơn GTGT
Hợp đồng với nhà cung cấp.
o Đối với nguyên phụ liệu nhập khẩu:
Purchase contract (Hợp đồng)
Commercial invoice (Hóa đơn thương mại)
Tờ khai hải quan
Chứng từ khác (nếu có)
Chứng từ bên trong công ty:
o Hóa dơn
o Phiếu nhập kho
o Lệnh cấp phát kiêm phiếu xuất vật tư theo hạn mức
o Lệnh cấp phát kiêm xuất vật tư thuê ngoài chế biến
o Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
2.5.1.2. Tài khoản sử dụng:
Số hiệu Tên Tài khoản
152 Nguyên liệu, vật liệu
152104 Nguyên liệu
152201 Phụ liệu
152401 Nhiên liệu
152501 Phụ tùng thay thế
152801 Vật tư đưa ngoài gia công, chế biến
Các tài khoản liên quan
331103 Phải trả trong nước 331104 Phải trả nước ngoài
154101 CPSXKD DD hàng FOB xuất khẩu
154102 CPSXKD DD hàng FOB nội địa
154103 CPSXKD DD hàng FOB tiết kiệm
154104 CPSXKD DD hàng FOB đưa ngoài gia công 154105 CPSXKD DD hàng gia công xuất khẩu 154106 CPSXKD DD hàng gia công lại xuất khẩu 154107 CPSXKD DD hàng đưa ngoài gia công xuất khẩu 136831 Phải thu nội bộ khu B
136851 Phải thu nội bộ khu C 136861 Phải thu nội bộ khu D 136871 Phải thu nội bộ khu E
136891 Phải thu nội bộ Xí nghiệp may Nam Tiến 138821 Phải thu, chi nội bộ khác
2.5.1.3. Sổ kế toán: Thẻ kho Sổ chi tiết Bảng kê Nhật ký chứng từ 2.5.1.4. Sơ đồ hạch toán:
2.5.1.4.1. Sơ đồ hạch toán chi tiết ở kho:
Kế toán kho Nhân viên kho
INVOICE HĐ GTGT
PNK PXK PNK PXK
Sổ chi tiết NPL (trên máy tính) Thẻ kho (trên máy tính) Tại kho:
o Thống kê kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn về mặt số lượng.
o Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất nguyên phụ liệu thống kê xuất – nhập và căn cứ vào số lượng thực tế giữa thủ kho và người giao nhận ký xác nhận để nhập vào máy. Cuối ngày phần mềm vi tính tự tính ra số tồn kho của từng nguyên phụ liệu, trên từng thẻ kho (trên máy vi tính).
o Cuối kỳ, thống kê kho và kế toán kho đối chiếu số liệu trên thẻ kho để nhận xét, đánh giá.
Tại phòng kế toán:
o Kế toán nguyên phụ liệu sử dụng thẻ chi tiết nguyên phụ liệu để ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn của từng mã nguyên phụ liệu trên máy tính cả về số lượng lẫn giá trị.
o Khi nhận được các chứng từ nhập – xuất, kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy vi tính để vào sổ chi tiết nguyên phụ liệu theo mã nguyên phụ liệu.
o Cuối tháng, kế toán nguyên phụ liệu tính số phát sinh nhập – xuất để tính số tồn kho theo từng mã nguyên phụ liệu và đối chiếu với số trên thẻ kho. Nếu có sai sót sẽ tiến hành điều chỉnh.
o Cuối quý trên bảng báo cáo nhập – xuất – tồn thể hiện giá trị nguyên phụ liệu phát sinh nhập, đưa vào sử dụng trong kỳ, tồn cuối kỳ.
Đối với phần xuất dùng trong tháng, kế toán căn cứ vào bảng tổng cộng trên bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ. Sau đó tính số tồn kho cuối tháng.
Sau khi lập bảng kê, kế toán sẽ đối chiếu bảng số 03 với bảng kê nhập – xuất – tồn, sổ cái tổng hợp các tài khoản do phần mềm tạo ra để phát hiện sai sót. Ngoài ra, phần mềm còn giúp lập tài khoản chữ T để giúp kế toán kiểm tra số liệu khi nhập chứng từ thật chính xác.
2.5.1.4.2. Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên phụ liệu:
Chứng từ nhập Thẻ kho
Sổ chi tiết NPL Chứng từ xuất
Việc xuất kho NPL theo từng mã hàng dựa trên định mức tiêu hao NPL do phòng Kế hoạch Thị trường lập phiếu lệnh cấp phát kiêm phiếu xuất kho vật tư. Được lập làm 3 liên đưa xuống kho vật tư. Sau đó tổng hợp số lượng vào thẻ kho rồi chuyển kế toán 1 liên, 1 liên để nơi phát hành phiếu, bên nhận hàng giữ 1 liên. Dựa vào chứng từ xuất kho, kế toán kho vào sổ chi tiết TK 152 theo từng mã hàng.
Quy trình nguyên phụ liệu Kho Kế toán Phòng KH-TT Bắt đầu Lập lệnh cấp phát kiêm phiếu XK Lệnh cấp phát kiêm phiếu XK Lệnh cấp phát kiêm phiếu XK A A Nhập liệu Lập phiếu XK
Phiếu xuất kho
Nhập liệu
N Bên nhận
hảng
N
Sơ đồ 2.7 – Quy trình nguyên phụ liệu
2.5.1.5. Sơ đồ hạch toán chữ T:
TK 331103,331104 TK 152104, 152201 TK 632
NVL mua ngoài NVL xuất bán
TK 1388 TK 1368
NVL nhập hồi NVL xuất nội bộ
TK 154 TK 1388
NVL sử dụng không hết NVL xuất trả, xuất đổi
TK 621 NVL xuất sản xuất
NVL xuất cho may mẫu
TK 157 NVL xuất cho gửi bán
TK 152801 NVL xuất đưa ngoài gia công
2.5.2. Kế toán công cụ, dụng cụ: 2.5.2.1. Chứng từ sử dụng: Tờ trình Hóa đơn GTGT Hóa đơn bán hàng Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Bảng kê Công cụ, dụng cụ
2.5.2.2. Tài khoản sử dụng:
Số hiệu Tên Tài khoản
153 Công cụ, dụng cụ 15310 1 Công cụ, dụng cụ 15320 1 Bao bì 15330 1 Đồ dùng cho thuê