III- Những hạn chế, thiếu sót trong triển khai hoạt động PR tại Vnnetsoft
2. Đảm bảo nguồn lực để thực hiện
Để triển khai thành công chiến lược PR đề ra cần đảm bảo rất nhiều điềm kiện cho nó. Có hai nguồn lực chủ yếu nhằm đảm bảo cho việc triển khai đúng kế hoạch là:
- Nguồn lực về con người: trong đó cần chú ý tới công tác tuyển dụng, tổ chức phòng quan hệ công chúng; bồi dưỡng, đào tạo nâng cao chuyên môn; chính sách tiền lương và các chế độ liên quan nhằm thu hút và giữ chân người tài.
- Nguồn lực về tài chính: bao gồm nguồn huy động, công tác phân bổ và tổ chức quản lý về tài chính.
Sau đây tôi sẽ trình bày cụ thể từng nguồn lực chính trên:
Muốn thành công trong kinh doanh thì việc quan trọng là chinh phục khách hàng, tức là thu phục được nhân tâm, một cách hiệu quả nhằm thu phục nhâm tâm là dụng sức mạnh của bên thứ ba- sức mạnh của báo chí và giới truyền thông. Mà muốn thu hút được sự chú ý của bên thứ ba và được họ nhắc đến thì trước hết phải có cái mới mẻ và khác biệt. Cái mới mẻ và khác biệt này từ đâu mà có chính là những ý tưởng PR do nhân viên PR hay nhân viên công ty sáng tạo, đề xuất ra. Điêù này đặt vị trí nguồm nhân lực lên hàng quan trọng nhất trong việc triển khai thực hiện chiến lược PR.
2.1.1 Tổ chức phòng quan hệ công chúng
Trước tiên vì Công ty Vnnetsoft chưa có phòng chuyên trách và nhân viên chuyên trách mảng hạt động quan hệ công chúng vì thế mà việc đầu tiên phải làm là trong quá trình triển khai thực hiện chiến lược PR là phải cơ cấu lại tổ chức công ty có thêm phòng quan hệ công chúng. Ta xây dựng cơ cấu cho phòng PR trước rồi mới thực hiện công tác tuyển dụng sau nhằm đảm bảo tuyển đủ, đúng người đúng việc.
- Số lượng nhân viên của phòng PR: tuy đây không phải là điều quan trọng trong việc tổ chức phòng quan hệ công chúng nhưng cũng cần phăi đưa ra xem xét. Vnnetsoft xác định sẽ có 3 nhân viên trong phòng PR bao gồm một trưởng phòng và hai nhân viên
- Yêu cầu công việc: Phòng PR sẽ trực hiện những công việc cụ thể sau * Tư vấn chiến lược với lãnh đạo công ty: nhiệm vụ hàng đầu của phòng quan hệ công chúng là dành thời gian tham mưu cho ban lãnh đạo tối cao, đề ra những chương trình tích cực và tránh những hành động thực tiễn không chắc chắn để khỏi gây ra những dư luận không tốt
* Quan hệ với báo chí: tổ chức họp báo, soạn thảo thông cáo báo chí, thu xếp các buổi phỏng vấn...Mục đích của của các quan hệ với báo chí là đăng tải những thông tin có giá trị trên các phương tiện truyền thông dại
chúng có thể thu hút sự chú ý đến một con người, sản phẩm dịch vụ, hay tổ chức của công ty
* Tuyên truyền sản phẩm: Tuyên truyền sản phẩm là nhưng nỗ lực khác nhau nhằm công bố về những sản phẩm cụ thể. Có thể thực hiện việc tuyên truyền sản phẩm qua việc tổ chức các sự kiện, các hoạt động tài trợ cộng đồng hay các hoạt động phi thương mại với khách hàng.
*Truyền thông của công ty: hoạt động này bao gồm truyền thông đối nội và đối ngoại làm cho mọi người hiểu sâu hơn về công ty. Để thực hiện được có thể sử dụng các công cụ như các xuất bản phẩm, các bài viết về con người, tổ chức liên quan đến công ty...
* Vận động hành lang: là làm việc với các nhà lập pháp và các quan chức trong chính phủ để cổ động, ủng hộ hây huỷ bỏ một đạo luật hay một quy định nào đó. Việc này có thể được thực hiện thông qua việc tham gia xây dựng các dự thảo luật của chính phủ.
2.1.2 Tuyển dụng nhân viên PR
Nhân viên PR nên là các nhà báo, người làm truyền hình có mối quan hệ xã hội rộng, quen biết nhiều với các biên tập viên của các phương tiện truyền thông. Một trong những tài sản quý giá của những người làm quan hệ công chúng là những mối quan hệ của họ và khả năng khai thác các mối quan hệ đó phục vụ cho công việc của mình. Họ biết những biên tập viên cần thông tin gì, vào lúc nào và công việc của họ không đơn thuần là truyền những thông tin sẵn có của công ty mà quan trọng hơn là phải biết tạo ra những tin tức đắt giá, độc đáo từ những câu chuyện hết sức bình thường về công ty. Họ biết cách làm thế nào để thu hút sự chú ý của giới báo chí, nhân viên PR xem các biên tập viên của các phương tiện truyền thông là một thị trường cần thoả mãn để họ tiếp tục sử dụng những tư liệu của mình.
Tính sáng tạo linh hoạt, khả năng xử lý tình huống cũng là những yêu cầu rất quan trọng đối với nhân viên PR. Từ các yêu cầu đó mà công ty có kế
hoạch tuyển dụng hợp lý, lựa chọn được người có năng lực làm việc và yêu thích công việc PR.
2.1.3 Chế độ lương bổng và các điều kiện khác để thu hút và giữ chân người tài.
Đây được xem như một giải pháp tốt để có được những nhân viên giỏi. Những gì họ cống hiến cho công ty chắc chắn sẽ rất lớn và để đáp lại công ty phải có chế độ trả công xúng đáng với công lao đó. Xong lương chưa phải là tất cả còn có nhiều yếu tố khác ảnh hưởng tới kết quả làm việc của họ như thái độ quan tâm của ban lãnh đạo công ty, mục tiêu để họ phấn đấu, điều kiện làm việc hấp dẫn, có nhiều thử thách trong công việc tăng tính hấp dẫn của công viậc.... Giải quyết tốt những vấn đề này còn có tác động tích cực tới thái độ làm việc của không những các nhân viên PR mà còn ảnh hưởng tốt tới tất cả nhân viên trong công ty, góp phần củng cố sự gắn bó, tinh thần cống hiến cho công ty.
2.1.4 Công tác bồi dưỡng đào tạo nhân lực
Bên cạnh việc tuyển dụng cần phải chú ý cả tới công tác bồi dưỡng, đào tạo nâng cao chuyên môn cho nhân viên PR. Cách bồi dưỡng tốt nhất có lẽ là những cơ hội tham gia các buổi hội thảo chuyên đề về hoạt động PR. Đây là cơ hội tốt để họ hoàn thiện kỹ năng, học hỏi kinh nghiệm từ các nhà làm quan hệ công chúng nhiều kinh nghiệm và thành đạt.
Tạo cơ hội cho họ mở rộng các mối quan hệ xã hội cần thiết, công ty có thể tổ chức các buổi lễ, liên hoan để nhân viên PR có cơ hội tiếp xúc nhiều hơn vói đông đảo công chúng quan tâm tới công ty.
Có được những nhân viên PR giỏi là công ty đang sở hữu một tài sản vô cùng lớn, vậy có lý do gì để bạn không đầu tư hoàn thiện các tài năng đó.
2.2 Nguồn lực về tài chính.
Để đảm bảo cho chiến lược PR được triển khai theo đứng dự kiến ban đầu thì một yếu tố không kém phần quan trọng đó là nguồn tài chính phục vụ
cho hoạt động triển khai thực hiện. Vói định hướng PR sẽ là tạo sự biết đến và xây dựng sự tín nhiệm với các mục tiêu cụ thể đã nêu thì việc xác định nguồn tài chính cần được phòng quan hệ công chúng xem xét đề ra mức thích hợp. Ban lãnh đạo công ty cần có sự quan tâm thoả đáng tạo điều kiện cho hoạt động PR được triển khai hiệu quả. Một số vấn đề nguồn kinh phí cần phải chú ý như:
Thứ nhất là về số lượng và nguồn của kinh phí. Như đã dự đoán từ phần xây dựng chiến lược PR, thì ngân sách cho chiến lược PR trong một năm vào khoảng từ 100- 150 triệu VNĐ và có xu hướng tăng qua các năm. Nguồn kinh phí này được lấy từ đâu? Thường thì hoạt động PR mang tính dài hạn, hiệu quả của nó ít khi thấy được ngay nhưng kinh phí cho nó thì cần có đủ và đúng lúc mới có khả năng phát huy tác dụng. Một khi cơ hội đi qua thì rất khó có được một cơ hội khác tốt như vậy và dù có nhiều kinh phí hơn nữa cũng chưa chắc sẽ tổ chức được một hoạt động PR hiệu quả bằng trước đó.Vì vậy mà việc đảm bảo ngân sách cho hoạt động PR là rất cần thiết và quan trọng. Vnnetsoft xác định cho mình hai nguồn huy động ngân sách cho hoạt động PR của mình là:
- Nguồn vốn tự có của doanh nghiệp, đây là nguồn có sẵn tính sẵn có của nguồn này rất cao dẽ dàng huy động khi cần nhưng cùng có những hạn chế nhất định. Ta nên xác định nguồn này chỉ chiếm khoảng 1/3 ngân sách và có xu hướng giảm dần. Điều này đảm bảo cho các hoạt động khác của công ty vẫn diễn ra bình thường và hỗ trợ tốt cho hoạt động quan hệ công chúng
- Nguồn vay dài hạn. Đây sẽ là nguồn huy động chính cho ngân sách hoạt động của quan hệ công chúng. Tuy không sẵn có như nguồn tự có của công ty nhưng nó là nguồn có số lượng lớn, có thể giúp công ty giải quyết những khoản chi lớn, lâu dài đủ để hoạt động PR phát huy tác dụng làm lợi cho công ty.
Thứ hai là về cơ cấu chi ngân sách cho các hoạt động PR cụ thể. Ngân sách này sẽ được phân bổ chủ yếu cho hoạt động với giới báo chí truyền thông thông qua các hoạt động như tổ chức sự kiện gây quỹ làm từ thiện, tài trợ cho các chương trình truyền hình hấp dẫn.... Nó sẽ chiếm khoảng 80% ngân sách hoạt động quan hệ công chúng, phần còn lại sẽ để sử dụng cho các hoạt động nhỏ khác hay đẻ dự trù các khoản chi phí phát sinh khi cần thiết. Trong quá tình sử dụng ngân sách này cho các hoạt động cụ thể cần
Thứ ba là vấn đề quản lý ngân sách của hoạt động PR. Cần pahỉ tổ chức công tác quản lý thu chi chặt chẽ nhưng cũng phải linh hoạt. Tại sao lại nói như vậy bởi nếu không quản lý chặt chẽ việc sử dụng ngân sách thì rất có thể ngân sách sẽ được sử dụng không đúng mục đích hoặc lãng phí... còn nếu quá cứng nhắc trong việc quản lý thì lại có thể gây ra tình trạng để tuột mất thời cơ làm quan hệ công chúng, nếu cần phải chi thì phải giải quyết khoản chi đó thật nhanh để nhân viên PR có thể triển khai hoạt động hiệu quả nhất có thể. Thu chi phải hợp lý, đảm bảo tính minh bạch rõ ràng vừa phải tạo động lực cho hoạt động PR diễn ra đúng kế hoạch vừa đảm bảo hiệu quả sử dụng vốn.