III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
5. Bệnh viện Quận
3.1.1. Giai đoạn từ 03/2009 đến 09/
Dựa vào kết quả khảo sát mô hình tổ chức và quản lý dược bệnh viện ở một số bệnh viện tuyến quận huyện cùng cấp và một số bệnh viện tuyến trên, và tình hình thực tế tại bệnh viện, đề xất trưởng khoa dược và Ban giám đốc bệnh viện Quận 3, áp dụng mô hình nghiên cứu vào tổ cức - quản lý dược tại bệnh viện.
Sắp xếp lại cở vật chất khoa dược.
Khoa dược gồm 1 phòng hành chính, 3 kho: - Phòng hành chính
- Kho Y dụng cụ, hóa chất: Bố trí lại vị trí kho xuống tầng trệt và riêng biệt. Với diện tích 20 m2, tạo điều kiện thuận lợi trong việc xuất nhập hàng cồng kềnh, thể tích lớn và đảm bảo công tác bảo quản, phòng chát chữa cháy.
- Kho và bộ phận cấp phát: Xây mới kho và phân làm hai kho riêng biệt, kho chẵn và kho lẽ (cấp phát điều trị nội trú và cấp phát Bảo hiểm y tế). Thiết kế theo quy trình một chiều, bệnh nhân sau khi khám bệnh tại các khoa phòng sẽ nhận thuốc tại khâu cuối cùng. Diện tích kho chẵn 35 m2, kho lẽ cấp phát 16 m2 đảm bảo việc thực hiện quy chế bảo quản và cấp phát thuốc được thuận tiện.
- Kho thuốc đông y: Vẫn giữ nguyên vị trí nhưng được sữa chữa gia cố, thông thoáng đảm bảo điều kiện bảo quản thuốc được tốt hơn.
3.1.1.1. Nhân lực khoa dược
Tổng số lượng nhân viên khoa dược 14 trên tổng số cán bộ công nhân viên toàn bệnh viện là 161. Chiếm tỉ lệ 8,69%.
Bổ sung thêm 01 dược sĩ đại học, 01 dược sĩ trung học, 2 dược sơ cấp, 01 kế toán. Kho chẵn (Diện tích 35 m2) Kho lẽ (Diện tích 16 m2) Kho Y dụng cụ, hóa chất (Diện tích 20 m2) Bệnh nhân chờ nhận thuốc Phòng khám Kho chẵn Hành chính, nhân bệnh Kho lẽ Kho YDC, HC Phòng khám Phòng khám Hành chính, nhận bệnh Kho cấp phát
Trình độ chuyên môn Số lượng Tỉ lệ
Dược sĩ đại học 2 14,3%
Dược sĩ trung học 3 21,4%
Dược sơ cấp 8 57,2%
Sơ đồ tổ chức khoa
Bộ phận Dược sĩđại học trung họcDược sĩ Sơ cấpDược Kế toán Dược sĩ trưởng khoa quản lý chung
Hành chính dược, thống kê, pháp chế Dược lâm sàng, thông tin thuốc
01 01 01 01 Bộ phận cấp phát - Kho y dụng cụ, hóa chất - Kho chẵn - Kho lẽ cấp phát 01 01 01 01 01 05 Tổng cộng 02 03 08 01 Phó Giám Đốc (Phụ trách chuyên môn)
Trưởng khoa Dược
Bộ phận cấp phát
Dược lâm sàng, Thông tin thuốc
Nhà thuốc
Kho Y dụng cụ,
Hóa chất Kho chẵn
Kho lẽ cấp phát điều trị nội viện
Kho lẽ cấp phát Bảo hiểm y tế Hành chính dược, Pháp chế, Thống kê Kho đông y
Nhà thuốc bệnh viện:
Nhà thuốc bệnh viện do công ty Sapharco tổ chức, đạt chuẩn thực hành tốt nhà thuốc (GPP), về mặt nhân sự và tài chánh do công ty Sapharco chịu trách nhiệm, Phó giám đốc bệnh viện Quận 3 phụ trách chuyên môn giám sát về thực hiện quy chế hành nghể dược.
Ký kết trách nhiệm giữa công ty Sapharco và bệnh viện Quận 3 về mặt quản lý giá thuốc và thực hiện đúng các quy định về thực hành tốt nhà thuốc (GPP) tại nhà thuốc bệnh viện:
Quy định thặng dư bán lẻ theo quyết định số 24/2008 về tổ chức hoạt động nhà thuốc bệnh viện
STT Trị giá của thuốc tính trên giá gốc của đơn vị đóng gói nhỏ nhất
Thặng dư số bán lẽ tối đa
01 Nhiều hơn hoặc bằng 1.000đ 20%
02 Trên 1.000đ đến 5.000đ 15%
03 Trên 5.000đ đến 100.000đ 10% 04 Trên 100.000đ đến 1.000.000đ 7%
05 Trên 1.000.000đ 5%
Công tác cung ứng và quản lý thuốc:
a. Dự trù mua, vận chuyển và kiểm nhập thuốc:
Xây dựng danh mục thuốc chữa bệnh chủ yếu sử dụng tại bệnh viện.
- Căn cứ vào vào quyết định 05/2008/QĐ-BYT ngày 01/02/2008 của Bộ y tế về việc “ban hành danh mục thuốc chữa bệnh chủ yếu sử dụng tại các cơ sở khám bệnh chữa bệnh” dành cho bệnh viện hạng 3.
- Căn cứ thông tin liên tịch số 10/2007/TTLT-BYT-BTC của Bộ Y tế và Bộ Tài chính ngày 10/08/2007 về việc hướng dẫn đấu thầu mua thuốc trong các cơ sở y tế công lập. Bệnh viện Quận 3 thực hiện việc mua thuốc theo hình thức áp kết quả thầu của các bệnh viện có tổ chức đấu cùng tuyến và tuyến trên.
- Căn cứ vào nhu cầu và định mức sử dụng thực tế tại bệnh viện, khoa dược xây dựng danh mục thuốc tân dược và danh mục thuốc y học cổ truyền, kế hoạch sử dụng hóa chất, y dụng cụ.
- Danh mục xây dựng cho kế hoạch sử dụng cho cả năm, trong đó có đầy đủ tên gốc (generic Name), tên biệt dược, nước sản xuất, công ty phân phối, số lượng dự trù, đơn giá theo kết quả áp thầu.
Mục tiêu
- Đảm bảo sử dụng thuốc hợp lý, an toàn, hiệu quả; - Đáp ứng yêu cầu điều trị cho người bệnh;
- Đảm bảo quyền lợi về thuốc chữa bệnh của người bệnh tham gia Bảo hiểm y tế; - Phù hợp với khả năng kinh tế của người bệnh và khả năng chi trả của Bảo hiểm Y tế.
Nguyên tắc lựa chọn thuốc trong danh mục Thuốc đảm bảo hiệu lực điều trị, an toàn
- Danh mục thuốc chủ yếu xây dựng trên cơ sở Danh mục thuốc thiết yếu của Việt Nam và của Tổ chức Y tế thế giới hiện hành.
- Thuốc phải có hiệu quả rõ rệt trong điều trị, tham khảo ý kiến của hội đồng thuốc và điều trị của bệnh viện.
- Thuốc được Bộ Y tế cho phép lưu hành tại Việt Nam (được cấp số đăng ký còn hiệu lực, được duyệt) và có tần xuất sử dụng nhiều tại các cơ sở khám chữa bệnh;
- Danh mục thuốc Y học cổ truyền thêm các tiêu chuẩn sau: Ưu tiên lựa chọn thuốc sản xuất tại Việt Nam; những chế phẩm cổ phương và những chế phẩm đã có uy tín trên thị trường nhiều năm; thuốc có công thức trong Dược điển Việt Nam. Thuốc giữ được phương pháp bào chế truyền thống của thuốc y học cổ truyền, đồng thời đảm bảo dạng dùng thích hợp cho sử dụng, bảo quản và lưu thông phân phối.
Thuốc ngoài danh mục
- Thuốc tân dược: Thuốc thành phẩm có phối hợp nhiều đơn chất được Bảo hiểm y tế thanh toán nếu các đơn chất đều có trong Danh mục.
Với thuốc Y học cổ truyền: sử dụng các chế phẩm thay thế khi chế phẩm đó được cấp số đăng ký còn hiệu lực và có công thức hoặc công dụng tương tự thuốc cần thay thế có trong danh mục.
Quy trình xây dựng danh mục
- Khoa dược xây dựng danh mục có tham khảo ý kiến của hội đồng thuốc và điều trị của bệnh viện.
- Trình ban giám đốc bệnh viện ký duyệt.
- Giám đốc bệnh viện thống nhất với giám đốc cơ quan Bảo hiểm xã hội thanh toán tiền thuốc cho người bệnh tham gia bảo hiểm Y tế.
- Trình ủy ban nhân dân quận ký duyệt danh mục và ban hành.
Phương thức mua thuốc:
- Khoa dược soạn thảo hợp đồng trách nhiệm với với các công ty dược theo kết quả áp thầu.
- Trình ban giám đốc ký duyệt.
- Khoa dược nhập hàng theo từng đợt trên tổng số giá trị hợp đồng.
Kiểm nhập:
Xây dựng quy trình chuẩn về Kiểm nhập: Thành phần kiểm nhập:
- Dược sĩ trung học phụ trách kho chẵn. - Kế toán dược.
- Kế toán bệnh viện. - Nhân viên giao hàng. Quy trình kiểm nhập:
- Đối chiếu hóa đơn với phiếu dự trù nhập.
- Kiểm tra số lượng, quy cách đóng gói, hàm lượng, số lô, số đăng ký, hạn dùng, công ty sản xuất, công ty phân phối phù hợp với hóa đơn.
- Kiểm tra về chất lượng, hàng phải nguyên đai nguyên kiện, đối với các loại thuốc tiêm, thuốc nước, thuốc bột phải kiểm tra trực tiếp bằng cảm quan.
- Thành phần kiểm nhập ký nhận đầy đủ trên hóa đơn nhập - Để vào khu vực hàng mới nhập để chờ sắp xếp, phân loại.
- Kế toán dược giữ bản sao hóa đơn nhập và nhập số liệu vào phần mềm quản lý. - Kế toán bệnh viện giữa bản chính hóa đơn nhập, ký nhận vào sổ giao nhận hóa đơn tại kho chẵn.
Riêng đối với thuốc gây nghiện, hướng tâm thần phải do chính dược sĩ đại học phụ trách kho kiểm nhập theo quy trình trên và phải đưa ngay vào khu vực bảo quản riêng không qua khu vực hàng mới nhập.
b. Quản lý thuốc, hóa chất và vật dụng y tế tiêu hao tại các khoa:
- Thuốc theo y lệnh lĩnh về phải được dùng trong ngày; riêng ngày lễ và chủ nhật thuốc được lĩnh vào hôm trước ngày nghỉ.
- Phiếu lĩnh thuốc thường phải theo đúng mẫu quy định có chữ ký giao nhận của nhân viên khoa dược và nhân viên lãnh thuốc.
- Thuốc gây nghiện, thuốc hướng tâm thần có sổ riêng theo quy chế. Có chữ ký giao nhận của dược sĩ phụ trách kho và trưởng khoa điều trị. Kho chẵn giữ 01 liên.
- Bông, băng, vật dụng y tế tiêu hao, lĩnh hàng tuần. - Hóa chất chuyên khoa, lĩnh hàng tháng.
- Thuốc cấp phát theo đơn ở khoa khám bệnh cuối tháng sẽ thanh toán với phòng tài chính kế toán bệnh viện.
- Trưởng khoa điều trị có trách nhiệm kiểm tra, theo dõi bảo quản, sử dụng thuốc, hóa chất, vật dụng y tế tiêu hao trong khoa.
- Tại khoa cấp cứu và các khoa điều trị, cận lâm sàng có tủ thuốc trực, cấp cứu. Kiểm kê thuốc, hóa chất, dụng cụ y tế tiêu hao:
- Thực hiện việc kiểm kê định kỳ: hàng tháng đối với kho lẽ, hàng quý đối với kho chẵn và kho y dụng cụ hóa chất. 2 lần trong năm đối với các khoa, kiểm kê đột xuất khi có xảy ra vụ việc mất thuốc.
- Hội đồng kiểm kê bệnh viện:
+ Kiểm kê tháng, quý gồm: trưởng khoa dược, kế toán dược và phòng tài chính kế toán.
+ Kiểm kê cuối năm gồm: đại diện ban giám đốc bệnh viện là trưởng đoàn; trưởng khoa dược; trưởng phòng tài chính kế toán, trưởng phòng kế hoạch tổng hợp.
- Nội dung kiểm kê tại khoa dược:
+ Đối chiếu sổ xuất, sổ nhập với chứng từ.
+ Đối chiếu sổ sách với hiện vật về số lượng và chất lượng.
+ Đánh giá lại thuốc, hóa chất, vật dụng y tế tiêu hao; tìm nguyên nhân chênh lệch, hư hao. Nếu chất lượng không đạt yêu cầu, hội đồng làm biên bản xác định trách nhiệm và đề nghị cho xử lý.
+ Mở sổ sách cho năm mới.
- Nội dung kiểm kê của hội đồng kiểm kê bệnh viện, các ủy viên xuống từng khoa: + Xác định lại số lượng, chất lượng và nguyên nhân thừa thiếu.
+ Xử lý thuốc, hóa chất, vật dụng y tế tiêu hao cần hủy bỏ. + Điều hòa thuốc, hóa chất thừa thiếu.
+ Tổng kết công tác kiểm kê toàn bệnh viện.
Nhập số liệu, thống kê báo cáo:
- Theo dõi xuất nhập thuốc, hóa chất, vật dụng y tế tiêu hao bông, băng, cồn, gạc, bằng phần mềm quản lý dược. Lưu trữ chứng từ, đơn thuốc theo quy định.
- Thống kê, báo cáo sử dụng thuốc:
+ Thống kê dược nhập đơn thuốc xuất hàng ngày bằng phần mềm quản lý dược. Kế toán dược kiểm tra lại trên phần mềm và đối chiếu kiểm tra, lưu dữ liệu.
+ Cuối tháng tổng hợp số lượng xuất, nhập, tồn.
+ Từ ngày 01 – 05 đầu tháng hoàn thành báo cáo, ký duyệt trưởng khoa dược, trình ban giám đốc ký duyệt và gửi báo cáo về cơ quản Bảo hiểm y tế.
3. Kho và công tác bảo quản cấp phát:
Kho chẵn:
Kho chẵn được phân thành 3 khu vực:
- Khu vực bảo quản (Có tủ riêng bảo quản thuốc gây nghiện và hướng tâm thần). - Khu vực hàng mới nhập.
- Khu vực hàng trả về và tủ biệt trữ. Nguyên tắc sắp xếp hàng hóa trong kho:
Thuốc được sắp xếp phân loại theo tác dụng dược lý, riêng với thuốc tiêm, tiêm truyền, thuốc nước có khu vực bảo quản riêng. Thuốc yêu cầu bảo quản ở nhiệt độ thấp được bảo quản trong tủ lạnh.
Nguyên tắc 3 dễ:
Dễ thấy: thuốc được sắp xếp nhãn quay ra ngoài, mỗi khối hàng được ghi thêm một nhãn lớn.
Dễ lấy: Thuốc được xếp thành từng dãy hàng, khối hàng có chiều cao vừa phải, thuốc thường xuyên xuất nhập được để bên ngoài.
Dễ kiểm tra: Thuốc được xếp cách nên 0,1 m và cách tường 0,2 m. Thường xuyên kiểm tra phát hiện sự thâm nhập, phá hoại của mối, chột, nấm mốc.
Nguyên tắc 5 chống:
Chống ẩm nóng: Thường xuyên theo dõi nhiệt độ kho, thông hơi, thông gió.
Chống mối mọt, chuột, nấm mốc: định kỳ vào thứ sáu cuối tuần xịt thuốc chống mối mọt …
Chống cháy nổ: thực hiện nghiêm chỉnh các quy định về phòng cháy chữa cháy, định kỳ kiểm tra và bảo dưỡng thiết bị phòng cháy chữa cháy.
Chống quá hạn dùng: áp dụng nguyên tắc FEFO và FIFO.
Chống đổ vỡ, hư hao, mất mác, nhầm lẫn: điều kiện kho rộng rãi hạn chế được việc đổ vỡ hư hao, thực hiện tốt quy định kho, không mang đồ đạc cá nhân vào kho.
Kho y dụng cụ, hóa chất:
Kho được chia thành 03 khu vực: - Khu vực y dụng cụ
- Khu vực hóa chất thường - Khu vực hóa chất dễ cháy nổ
Nguyên tắc sắp xếp trong kho:
Y dụng cụ, hóa chất được sắp xếp theo từng nhóm khoa phòng tạo điều kiện thuận lợi khi cấp phát. Riêng các hóa chất cần điều kiện bảo quản lạnh phải báo khoa phòng đến nhận ngay để có điều kiện bảo quản tốt tại khoa.
Tuân thủ tốt nguyên tắc 3 dễ và 5 chống như trên. Kho đông y:
Điều lưu ý đối với kho đông y là vấn đề ẩm và mối mọt, chuột, nấm mốc. Sau khi sửa chữa kho đã đảm bảo kín và thông thoáng tốt. Việc sắp xếp thuốc tại kho đông y do bộ phận chuyên môn tại khoa đông y chịu trách nhiệm.
Công tác thông tin và tư vấn về sử dụng thuốc:
- Trưởng khoa dược giám sát việc sử dụng thuốc an toàn, hợp lý và hiệu quả.
- Công tác dược lâm sàng trong bệnh viện do dược sĩ trưởng khoa kiêm nhiệm, tuy nhiên chưa có điều kiện thực hiện thường xuyên.
- Phản ứng có hại của thuốc (ADR: adverse drug reactions) chủ yếu là do phản ánh từ các khoa điều trị, khoa dược tổng hợp và báo cáo hội đồng thuốc điều trị.
Đánh giá mô hình tổ chức – quản lý dược tại các khoa điều trị, cận lâm sàng:
Nhân lực khoa dược hiện tại 14 nhân viên đạt (8,69%) so với tổng nhân lực bệnh viện :
Ý kiến n %
Đủ để đáp ứng công việc 27 93,1
Chưa đủ để đáp ứng công việc 02 6,9
Nhiều so với yêu cầu 00 00
3. Trình độ chuyên môn tại khoa Dược: Dược sĩ đại học 02, Dược sĩ trung học 03, dược sơ cấp 08, kế toán 01.
Ý kiến n %
Hợp lý 26 89,7
Chưa hợp lý 03 10,3
Ý kiến khác:
- Thiếu dược sĩ trung học, thừa dược sơ cấp.
- Phân bổ chưa đều về tỉ lệ dược sĩ trung cấp, sơ cấp và kế toán dược. - Cần bổ sung dược sĩ đại học và dược sĩ trung học.
4. Sơ đồ tổ chức – quản lý dược:
Ý kiến n %
Hợp lý 29 100
Chưa hợp lý 00 00
5. Đánh giá hiệu quả việc áp dụng phần mềm quản lý dược hiện đang áp dụng tại khoa dược trong công tác chuyên môn:
Ý kiến n %
Nhanh hơn 25 86,2
Ít sai sót hơn 06 20,7
Không hiệu quả 00 00
Ý kiến khác:
- Phụ thuộc vào việc thiết kế phần mềm hoàn chỉnh.
6. Theo anh (chị) việc triển khai phần mềm toàn diện, nối mạng từ khâu nhận bệnh, phân phòng khám, cận lâm sàng, kê đơn, nhận thuốc, kế toán cho toàn bệnh viện là:
Ý kiến n %
Hết sức cần thiết 26 89,7
Cần thiết 03 10,3
Không cần thiết 00 00